Grupos do Microsoft 365 no Outlook oferecem uma solução poderosa para comunicação e colaboração com pessoas dentro e fora de uma empresa. Crie um grupo para compartilhar uma caixa de entrada, calendário, OneDrive, site do SharePoint, notebook do OneNote e muito mais. Você também pode convidar convidados de fora da sua empresa para que eles possam colaborar usando os mesmos recursos.

Quando você cria um Grupo do Microsoft 365, o Outlook cria automaticamente uma caixa de entrada de Outlook compartilhada, calendário compartilhado e uma biblioteca de documentos para colaborar em arquivos. Você também pode criar uma Equipe da Microsoft e integrar tarefas com Planner no Teams. Você não precisa se preocupar em atribuir manualmente permissões a todos esses recursos porque adicionar membros ao grupo fornece automaticamente as permissões necessárias para as ferramentas que seu grupo fornece. 

Grupos do Microsoft 365 fornecer aos membros:

  • Caixa de entrada compartilhada – onde as conversas que você tradicionalmente tem em suas listas de distribuição ocorrem. Essa caixa de entrada compartilhada é totalmente pesquisável, portanto, cria um arquivo vivo das mensagens do grupo. Os recém-chegados ao grupo podem pesquisar ou percorrer o histórico para se atualizar rapidamente sobre o que foi postado no grupo anteriormente. Consulte: Enviar um email para um grupo no Outlook.

  • Biblioteca de arquivos compartilhados – Seu grupo tem uma biblioteca de arquivos do SharePoint na qual seus usuários podem armazenar, compartilhar e colaborar em documentos, pastas de trabalho, apresentações, imagens ou qualquer outro tipo de arquivo em que precisam trabalhar. Confira: Compartilhar arquivos com um grupo no Outlook.

  • Calendário compartilhado – Seu grupo obtém um calendário compartilhado para postar eventos relacionados ao grupo. Cada membro que se inscreveu no grupo é automaticamente convidado para eventos postados no calendário para que esses eventos também possam aparecer em seus calendários pessoais, se desejarem. Confira: Usar um calendário de grupo no Outlook para agendar e editar eventos.

  • Notebook compartilhado do OneNote – O grupo tem automaticamente um notebook compartilhado do OneNote em que os membros do grupo podem coletar e colaborar nas informações. Muitos grupos usam o notebook para criar uma wiki viva com perguntas frequentes e outros recursos.

  • Acesso de convidado – você poderia adicionar contatos externos a grupos de distribuição antes, mas tudo o que eles receberam foi email. Com grupos, você pode oferecer aos convidados acesso a conversas por email, arquivos e até mesmo ao notebook compartilhado do OneNote. Confira: Usar grupos no Outlook como convidado.

  • O conteúdo é detectável – os grupos no Outlook são públicos por padrão, o que significa que eles são fáceis para outras pessoas em sua organização descobrirem e ingressarem ou revisarem os materiais no grupo. Se o conteúdo do grupo for mais sensível, você poderá alternar o grupo para privado, o que oculta o conteúdo de não membros e exige que o proprietário do grupo aprove todas as solicitações para ingressar.

  • Criação de autoatendimento – a TI não precisa ser atolada por solicitações de usuários para criar grupos. Os usuários podem criar seus próprios grupos conforme necessário. Se você quiser controlar quais usuários em sua organização podem criar grupos, consulte: Gerenciar quem pode criar Grupos do Microsoft 365.

Administração de seus grupos

Microsoft 365 oferece várias ferramentas e recursos úteis para gerenciar e administrar seus grupos com mais facilidade. 

Dica: Indicador Grupos do Microsoft 365 – tarefas comuns para fácil acesso às informações do administrador sobre criação de grupo, delegação, gerenciamento de email, fluxo de email, restauração e scripts úteis.

Manter seu diretório sob controle é uma preocupação de todos os administradores. Aqui estão algumas das ferramentas Microsoft 365 ofertas para ajudar a facilitar isso:

  • Políticas de nomenclatura – As políticas de nomenclatura permitem que você defina o que são e não são nomes aceitáveis para seus grupos. Isso impede que os usuários dêem nomes profanos ou proibidos a grupos. Além disso, você pode impor prefixos ou sufixos padrão da empresa aos nomes de grupo.

    Associação dinâmica – A associação dinâmica permite definir a associação de grupo por regra, o que adiciona (ou remove) membros do grupo com base em metadados (como departamento ou função) em seu diretório ativo. Consulte Usar atributos para criar regras avançadas para obter mais informações sobre como criar associação dinâmica.

  • Associação oculta – Se você tiver uma razão para querer que a associação do seu grupo seja confidencial, por exemplo, se os membros forem estudantes, você poderá ocultar a associação de partidos externos.

  • Permissões de criação – pode haver algumas pessoas em sua organização que você não deseja ser capaz de criar novos grupos. Há várias técnicas para gerenciar permissões de criação em seu diretório. Consulte Gerenciar a Criação de Grupo do Microsoft 365.

  • Logs de auditoria - Você pode ter mais confiança permitindo que seus usuários criem grupos e gerenciem a associação de grupo porque Microsoft 365 Os logs de auditoria do Grupos permitem rastrear quem criou ou excluiu um determinado grupo ou fez alterações na associação do grupo. Confira: Pesquise o log de auditoria na Central de Conformidade do Microsoft 365 Security &.

O gerenciamento de entrega fornece alguns métodos para lidar com como as mensagens devem ser enviadas ou recebidas pelo grupo. Além disso, há ferramentas para monitorar o fluxo dessas mensagens. Consulte Grupos do Microsoft 365 – tarefas comuns para obter mais informações.

  • Enviar como ou Enviar em nome de - Essas configurações permitem que os usuários especificados enviem emails como se tivessem vindo ou estejam em nome do grupo.

  • Restrições do remetente – Essas configurações permitem controlar quem tem permissão para enviar mensagens para o grupo. O grupo pode ser configurado para permitir emails de partes externas, mas talvez você queira restringir isso apenas a partes externas específicas.

  • Suporte externo ao usuário – ao convidar convidados para seu grupo, você pode optar por incluí-los nas conversas de email no grupo. Consulte Adicionar convidados a grupos no Outlook para saber como adicionar convidados.

  • Regras de transporte – As regras de transporte funcionam para grupos da mesma forma que funcionam para o servidor exchange. As regras podem procurar mensagens que atendam a condições específicas e, em seguida, podem agir nessas mensagens.

  • MailTips – MailTips são mensagens informativas exibidas aos usuários enquanto compõem uma mensagem. Eles podem ajudar a reduzir os NDRs avisando um usuário se sua mensagem provavelmente for para partes externas ou exceder as cotas de mensagens.

  • Vários endereços proxy – um grupo pode ter aliases como uma caixa de correio do usuário. Endereços proxy adicionais podem ser úteis para aceitar mensagens enviadas para esses outros aliases ou para facilitar o acesso a um grupo que tenha um nome longo ou difícil de soletrar. Para obter mais informações, confira Escolher o domínio a ser usado ao criar grupos do Microsoft 365

  • Tamanho máximo de envio/recebimento – essas cotas podem ajudar a reduzir problemas com o grupo recebendo (ou enviando) mensagens extremamente grandes para gerenciar melhor os requisitos de armazenamento e largura de banda.

Microsoft 365 também fornece algumas ferramentas para gerenciar o tipo de conteúdo que é compartilhado em seu grupo. Consulte Grupos do Microsoft 365 – tarefas comuns para obter mais informações.

  • Diretrizes de uso – Você poderá definir diretrizes de uso para grupos de Microsoft 365, para instruir seus usuários sobre práticas recomendadas que ajudam a manter seus grupos eficazes e educá-los sobre políticas de conteúdo internas.

  • Classificação de dados – Você poderá criar um sistema de classificação de dados personalizável para grupos de Microsoft 365 que permite a separação de grupos por tipo de política (por exemplo, "não classificado", "confidencial corporativo" ou "ultra secreto"). Dessa forma, seus grupos podem exibir as políticas de outros conteúdos em sua organização. A política extensível permite que sua organização configure um ponto de extremidade chamado sempre que um grupo é criado ou alterado e você pode implementar suas próprias políticas para criação ou alteração de grupo.

Qualquer assinatura do Microsoft 365 que tenha o Exchange Server e o SharePoint Online terá suporte para grupos. Incluindo os planos Business Essentials e Business Premium, e os planos Enterprise E1, E3 e E5.

Se você tiver um plano somente do Exchange, ainda é possível obter os recursos de Caixa de Entrada compartilhada e Calendário compartilhado de grupos no Outlook, mas você não terá a biblioteca de documentos, o Planner ou qualquer um dos outros recursos. 

Às vezes, os usuários estão desconfortáveis com a alteração, por isso é importante se comunicar com os membros existentes de suas listas de distribuição para que eles saibam o que esperar. Aqui estão algumas das informações que você deve incluir nesta mensagem, juntamente com algumas respostas que você pode achar úteis:

O que são grupos no Outlook?

Microsoft 365 grupos no Outlook são uma única solução de colaboração para equipes/grupos que desejam um lugar para compartilhar discussões, arquivos, calendários e anotações de uma maneira unificada que é fácil de encontrar.  Provavelmente o melhor recurso é que a caixa de entrada do grupo mantém um histórico das discussões, facilitando a pesquisa de discussões anteriores.

Encontre mais informações na experiência Grupos no Outlook.

Por que estamos fazendo essa mudança?

Pessoas têm solicitado frequentemente a capacidade de pesquisar as mensagens postadas em nossa lista de distribuição para encontrar informações que foram discutidas no passado. Atualizar a lista de distribuição para um grupo significa que as pessoas não precisam fazer ou responder às mesmas perguntas várias vez.

Além disso, o novo grupo incluirá um calendário para nossos eventos de grupo, uma biblioteca de arquivos compartilhados e um Notebook do OneNote em que podemos colaborar e coletar informações para referência futura.

Preciso fazer alguma coisa para ingressar nesse grupo se já fosse membro da lista de distribuição?

Não, se você já fosse um membro da lista de distribuição, automaticamente seria membro do novo grupo.

Como fazer acessar o novo grupo no Outlook? E o Outlook na Web?

Para acessar o novo grupo no Outlook, basta acessar a categoria Grupos na parte inferior do painel de navegação à esquerda. Se você usar esse grupo muitas vezes, considere fixá-lo como um favorito clicando com o botão direito do mouse nele e escolhendo Mostrar como favorito.

Além disso, há clientes móveis gratuitos para grupos de Microsoft 365 disponíveis em todas as plataformas móveis (iOS, Android etc.) para que você possa acessar facilmente o grupo em qualquer lugar.

Ainda não posso simplesmente enviar um email?

Sim, é claro. O mesmo alias de email usados para a lista de distribuição ainda funcionará muito bem para o grupo no Outlook.

Além disso…

Lembre-se de dizer a eles quando essa alteração está ocorrendo e quem eles devem entrar em contato se tiverem mais perguntas.

A Microsoft não fornece uma ferramenta para converter uma caixa de correio compartilhada em um grupo do Microsoft 365 ou vice-versa. No entanto, você pode atualizar listas de distribuição para grupos do Microsoft 365. É uma ótima maneira de dar às listas de distribuição da sua organização todos os recursos e funcionalidades dos grupos do Microsoft 365. Consulte Grupos do Microsoft 365 – tarefas comunspara obter mais informações.

Quais listas de distribuição não podem ser atualizadas para grupos do Microsoft 365? 

Você pode atualizar apenas listas de distribuição gerenciadas pela nuvem, simples e não aninhadas para grupos do Microsoft 365. Consulte Não é possível atualizar listas de distribuição para grupos do Microsoft 365.

Depois de atualizar o grupo de distribuição para um grupo deMicrosoft 365, existem algumas tarefas de seguimento que poderá querer efetuar para garantir que decorre sem problemas.

  • Dar seguimento aos seus utilizadores – contacte-os imediatamente após a conclusão da atualização e, em seguida, alguns dias depois. Mostrar que está a ouvir e a responder a quaisquer perguntas que possam ter será um longo caminho para as fazer felizes e confortáveis com a mudança.

  • Monitorizar os relatórios de cativação – o Portal do Microsoft 365 Administração tem alguns bons relatórios que lhe podem mostrar quantos utilizadores estão a utilizar o grupo, a frequência e as funcionalidades que estão a utilizar. Estes relatórios podem ajudá-lo a criar o seu seguimento e formação de utilizadores, bem como realçar onde os seus utilizadores estão a obter o maior valor do novo grupo. Veja: Relatórios de Atividade no Centro de administração do Microsoft 365.

  • Partilhar a sua experiência – informe outras equipas da sua empresa de que atualizou o seu grupo de distribuição e que passos tomou para o tornar bem-sucedido! Partilhar essas informações pode ajudar essas outras equipas a seguir o seu exemplo e a fazer uma atualização com êxito.

Tem dúvidas sobre Grupos do Microsoft 365? Visite o Grupos do Microsoft 365 Tech Community.

Dica: Por predefinição, todos os utilizadores podem criar grupos do Microsoft 365. Saiba mais em Gerir quem pode criar Grupos do Microsoft 365.

Pode criar Grupos do Microsoft 365 a partir de várias ferramentas, incluindo Outlook, Outlook na Web, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams e muito mais. A ferramenta a partir da qual escolhe começar depende do tipo de grupo com o qual está a trabalhar. Por exemplo, na Microsoft, tendemos a começar a partir de Outlook quando estamos a criar um Grupo organizado em torno do e-mail e do calendário. Se o Grupo for para comunicação a nível da empresa, tendemos a começar com Viva Engage. Para uma colaboração baseada em chat, iniciaríamos o nosso Grupo a partir do Microsoft Teams.

Nem grupos públicos nem grupos privados podem ser vistos ou acessados por pessoas de fora da sua organização, a menos que essas pessoas tenham sido chamadas especificamente como convidados. Consulte Adicionar convidados a Grupos no Outlook para obter mais informações.

Gerir proprietários, membros e convidados

Os proprietários do grupo são também seus moderadores. Eles podem adicionar ou remover membros e ter permissões exclusivas, como a capacidade de excluir conversas da caixa de entrada compartilhada ou alterar diferentes configurações sobre o grupo. Os proprietários de grupos podem mudar o nome do grupo, atualizar a descrição ou imagem e muito mais. Se estiver familiarizado com as funções do SharePoint, um proprietário de grupo é um administrador da coleção de sites.

Dica: É recomendável ter pelo menos dois proprietários para um grupo, se possível. Dessa forma, se um proprietário não estiver disponível, o outro poderá fazer alterações no grupo.

Os membros do grupo são os usuários comuns da organização que usam o grupo para colaborar. Podem aceder a tudo no grupo, mas não podem alterar as definições do grupo. No âmbito do SharePoint, eles são membros do site. Para obter informações sobre como adicionar ou remover membros do grupo, consulte Adicionar, editar e remover membros de Grupos no Outlook.

Os convidados são como membros do grupo, mas que estão fora da organização. Por predefinição, os seus utilizadores podem convidar convidados para aderirem ao seu grupo e pode controlar essa definição. Para obter mais informações, consulte Adicionar convidados a Grupos no Outlook.

Utilizar o Microsoft Teams para uma área de trabalho persistente baseada em chat

Uma excelente forma de manter o contacto com o seu grupo é o Microsoft Teams. O Microsoft Teams é o loop interno da sua equipe: um espaço de trabalho persistente baseado em chat no qual você pode ter conversas informais em tempo real sobre tópicos prioritários ou subgrupos específicos no grupo. Embora a integração do Teams não venha automaticamente, pode criar facilmente um grupo do Teams com base no seu Grupo do Microsoft 365.

Assim que um grupo cumprir sua finalidade, é possível excluí-lo para liberar recursos do sistema e para removê-lo das listas de exibição. Consulte Editar ou eliminar um Grupo no Outlook para obter mais informações. Caso não queira ter de se lembrar de excluir grupos desatualizados, o administrador pode definir políticas de expiração que farão com que grupos antigos expirem e sejam removidos automaticamente após um período de tempo específico. Consulte também: Política de Expiração do Grupo do Microsoft 365.

Existem três modelos principais de aprovisionamentoGrupos do Microsoft 365: Aberto, liderado por TI ou Controlado. Cada um tem suas próprias vantagens.

Modelo

Vantagens

Aberto (padrão)

Os usuários podem criar os próprios grupos, conforme o necessário, sem precisar aguardar ou incomodar o setor de TI

Orientado pela TI

Os usuários solicitam um grupo ao setor de TI. O setor de TI pode orientá-los na seleção das melhores ferramentas de colaboração conforme suas necessidades

Controlado

Criação de grupos restrita a pessoas, equipas ou serviços específicos (Consulte: Controlar quem pode criar Grupos do Microsoft 365)

Se quiser controlar a forma como os seus Grupos do Microsoft 365 são nomeados, pode utilizar a política de nomenclatura para forçar os nomes dos grupos a cumprir determinadas normas, incluindo prefixos ou sufixos, bem como bloquear nomes censuráveis. Confira Política de Nomenclatura de Grupos do Microsoft 365 para obter mais informações.

Cada grupo tem pelo menos um proprietário que pode adicionar ou remover membros e realizar algumas atividades de gerenciamento básicas do grupo e seu conteúdo. Se o proprietário (ou proprietários) de um grupo deixar a organização por qualquer motivo, o administrador pode atribuir um novo proprietário ao grupo. Confira Atribuir um novo proprietário a um grupo órfão.

Além disso, se tiver permissões de Administrador Exchange Online, pode administrar os seus grupos a partir do Centro de Microsoft 365 Administração (Consulte Gerir associação a grupos no Centro de administração do Microsoft 365) ou a partir do PowerShell (Consulte Gerir Grupos do Microsoft 365 com o PowerShell.

Pode chegar o momento em que você deseja excluir um grupo de seu locatário. Para obter informações sobre como eliminar um grupo, consulte: Eliminar um grupo no Outlook. Se um grupo for eliminado acidentalmente, os administradores podem restaurar esse grupo até 30 dias. Consulte: Restaurar um Grupo do Microsoft 365 eliminado.

Se preferir uma forma mais automatizada de gerir o ciclo de vida do seu Grupos do Microsoft 365, pode utilizar políticas de expiração para expirar grupos num intervalo de tempo específico. Os proprietários do grupo receberão um e-mail 30, 15 e 1 dia antes da expiração do grupo que lhes permite renovar facilmente o grupo se ainda for necessário. Consulte: Política de Expiração do Grupo do Microsoft 365.

Limites do Grupo do Microsoft 365

Localize Limites de grupo em Descrição geral do Grupos do Microsoft 365 para administradores.

Se você pretende usar o recurso “Write-back de grupo” da ferramenta Azure Active Directory Connect, o comprimento máximo é de 448 caracteres relacionados ao atributo “Descrição”.

Para obter mais informações sobre o armazenamento do SharePoint Online, consulte Limites do SharePoint Online.

O gerenciamento dos Grupos do Microsoft 365 é mais eficaz quando você tem informações acionáveis sobre o uso deles. O Centro de Microsoft 365 Administração tem uma ferramenta de relatórios que lhe permite ver informações como a utilização do armazenamento, quantos Grupos ativos tem e até como os seus utilizadores estão a utilizar os Grupos. Consulte: Relatórios do Microsoft 365 no centro de administração para obter mais informações.

Grupos do Microsoft 365 fornece-lhe várias ferramentas para conformidade, proteção de informações e Deteção de Dados Eletrónicos.

Confira também

Facebook LinkedIn Email

Precisa de mais ajuda?

Quer mais opções

Explore os benefícios da assinatura, procure cursos de treinamento, saiba como proteger seu dispositivo e muito mais.

Benefícios da assinatura do Microsoft 365

Treinamento do Microsoft 365

Segurança da Microsoft

Centro de acessibilidade