Resumo: Saiba mais sobre os elementos de uma solução de gestão de documentos e o processo de planeamento da gestão de documentos no SharePoint 2013.
Este artigo contém uma descrição de alto nível dos vários elementos de uma solução de gestão de documentos baseada no SharePoint Server 2016.
A gestão de documentos controla o ciclo de vida dos documentos na sua organização, como são criados, revistos, publicados e como são eliminados ou retidos. Embora o termo “gestão” implica que as informações são controladas a partir do topo da organização, um sistema de gestão de documentos deve refletir a cultura da organização que o utiliza. As ferramentas que utiliza para a gestão de documentos devem ser flexíveis o suficiente para lhe permitir controlar fortemente o ciclo de vida de um documento, se isso se adequar à cultura da sua empresa, mas também para lhe permitir implementar um sistema mais estruturado de forma mais flexível, se for mais adequado à sua empresa.
Os elementos de um sistema de gestão de documentos
Uma solução de gestão de documentos eficaz especifica o seguinte:
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Que tipos de documentos e outros conteúdos podem ser criados numa organização.
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Que modelo utilizar para cada tipo de documento.
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Que metadados fornecer para cada tipo de documento.
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Onde armazenar um documento em cada fase do ciclo de vida.
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Como controlar o acesso a um documento em cada fase do ciclo de vida.
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Como mover documentos dentro da organização à medida que os membros da equipa contribuem para a criação, revisão, aprovação, publicação e eliminação dos documentos.
O SharePoint Foundation 2013 inclui funcionalidades que implementam todos estes aspetos da gestão de documentos. O SharePoint Server 2016 inclui as mesmas funcionalidades e também adiciona o seguinte:
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Que políticas aplicar a documentos para que as ações relacionadas com documentos sejam auditadas, os documentos sejam retidos ou eliminados adequadamente e os conteúdos que são importantes para a organização sejam protegidos.
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Como lidar com documentos como dados empresariais, que têm de ser retidos de acordo com os requisitos legais e as diretrizes da empresa.
Para garantir que os trabalhadores de informação podem facilmente tirar partido destas funcionalidades sem terem de sair das suas operações diárias e ferramentas familiares, aplicações no Microsoft Office system, como o Microsoft Outlook e o Word também incluem funcionalidades que suportam cada fase no ciclo de vida de um documento.
O processo de planeamento
O processo de planeamento da gestão de documentos consiste nos seguintes passos principais:
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Identificar funções da gestão de documentos Certifique-se de que os seus planos incorporam o feedback dos principais participantes da sua organização, que tem a melhor equipe para implementar a solução e que sabe quem irá participar nos processos de gestão de documentos.
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Analisar a utilização de documentos Depois de identificar quem trabalha em documentos, determine os tipos de documentos em que trabalham e como os utilizam. Para obter mais informações, consulte Identificar utilizadores e analisar a utilização de documentos (SharePoint Server 2010).
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Planear a organização de documentos Pode organizar documentos em coleções de sites, sites e bibliotecas. O SharePoint Server 2016 oferece uma variedade de funcionalidades para ajudar a organizar e armazenar documentos, desde sites especializados a bibliotecas de documentos estruturadas livremente para criação e colaboração rápidas de documentos. Dentro de uma biblioteca, também pode organizar o conteúdo em pastas e subpastas. Para obter mais informações, consulte Planeamento da biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010).
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Planear a forma como os conteúdos se movem entre localizações Poderá ser necessário mover ou copiar um documento de um site ou biblioteca para outra em diferentes fases do ciclo de vida. Para obter mais informações, consulte “Planear o fluxo de conteúdo” em Planeamento da biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010).
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Planear tipos de conteúdos Utilize tipos de conteúdo para organizar informações sobre documentos, tais como metadados, modelos de documentos e processos de fluxo de trabalho. Este é um passo importante para o ajudar a organizar os seus documentos e a impor consistência na sua organização. Para obter mais informações, consulte Tipo de conteúdo e planeamento do fluxo de trabalho (SharePoint Server 2010).
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Planear fluxos de trabalho Ao planear fluxos de trabalho para a sua organização, pode controlar e monitorizar como os documentos se movem de um membro de uma equipa para outro à medida que cada participante colabora no ciclo de vida de um documento. O SharePoint Server 2016 inclui fluxos de trabalho para tarefas de grupo comuns, como rever e aprovar documentos. O SharePoint Server 2016 também suporta a criação e instalação de fluxos de trabalho personalizados. Para obter mais informações, consulte Tipo de conteúdo e planeamento do fluxo de trabalho (SharePoint Server 2010).
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Planear governança de conteúdos Pode planear o grau de controlo adequado baseado no tipo de conteúdo ou na localização de armazenamento. Por exemplo, poderá exigir que os documentos numa biblioteca específica sejam verificados antes de pode-los editar. Para obter mais informações, consulte Controlo de versões, aprovação de conteúdos e planeamento de saída (SharePoint Server 2010).
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Planear políticas Para cada tipo de conteúdo, planeie políticas de gestão de informações para se certificar de que os documentos estão auditados, retidos e tratados de outra forma de acordo com os requisitos legais e inconstitucionais da sua organização. O SharePoint Server 2016 inclui políticas que implementam auditoria, retenção de documentos e códigos de barras (para se certificar de que os conteúdos impressos podem estar correlacionados com ase versões eletrónicas correspondentes). Para obter mais informações, consulte Planeamento de políticas de gestão de informações (SharePoint Server 2010).
Nota: As políticas não estão disponíveis no SharePoint Foundation 2013.
