Caixa de diálogo Editar Destinatários

Utilize esta caixa de diálogo para selecionar os destinatários para os quais pretende enviar o correio.

  • A lista de destinatários    Mostra todos os registos que serão utilizados na sua série de correio. Cada linha está selecionada por predefinição. Limpe os nomes que não pretende enviar.

  • Origem de Dados    Selecione Editar para alterar campos individuais ou adicionar registos. Se criou ou é o possuidor da lista, também pode eliminar registos ou personalizar colunas na origem de dados. A atualização irá atualizar a lista de destinatários, caso seja necessário.

  • Ordenar     Selecione até três níveis de campos para ordenar por ordem ascendente ou descendente. A lista de destinatários será apresentada de forma a refletir a ordenação. Para mais informações, consulte Caixa de diálogo Ordenar das Opções de Consulta.

  • Filtro    Compara os campos da lista e compara-os com uma ou mais cadeias que forneça. As comparações incluem:

    • Igual a ou Não é igual a

    • Menor ou Maior que

    • Menor ou igual ou maior do que ou igual

    • Está em branco ou Não está em branco

    • Contém ou Não contém

    As comparações não são sensíveis a casos sensíveis a casos, pelo que MEGAN corresponde a megan, Megan ou mEGAN. A lista de destinatários será apresentada de novo para refletir os resultados do filtro. Para mais informações, consulte Caixa de diálogo Filtro das Opções de Consulta.

  • Encontrar duplicados    Analisa e apresenta registos duplicados com base nos Nomes Próprios e Apelidos. Na lista, pode des limpar a caixa de correio de qualquer um que não queira incluir no correio. Limpar a caixa não remove o registo da lista de destinatários principal, apenas limpa a caixa associada ao nome.

  • Encontrar destinatário    Analisa e realça registos com campos que correspondem ao texto que introduza. Pode analisar todos os campos nos registos ou especificar apenas um, como Cidade ou Estado. Quando são encontrados mais do que um e o primeiro está realçada. Selecione Encontrar Seguinte para deslocar todas as correspondências.

  • Validar endereços    Utiliza uma tecnologia de validação de endereços de terceiros para verificar o endereço na sua origem de dados. Se não tiver uma configuração, selecionar esta opção irá dar-lhe a opção de ir para uma página para mais informações onde pode comprar o serviço.

  • OK    Sai da caixa de diálogo. As alterações já são guardadas à medida que aplica ordenações, filtros ou outros parâmetros.

Caixa de diálogo Editar destinatários

Editar a sua lista de correio

Aceder a Mailings >Editar a Lista de Destinatários para editar a lista de destinatários

Editar Entradas de Lista    Mostra a origem de dados, um registo de cada vez. Selecionar e editar qualquer um dos campos. As alterações são guardadas se mudar para outro registo ou selecionar OK.

Encontrar    Procura uma correspondência para uma cadeia que especificou para um campo na sua origem de dados. A caixa Deteção não é sensível a casos e, por isso, o MEGAN irá encontrar o Megan, o megan e o mEGAN. Se a caixa de diálogo Encontrar no Campo aparecer por cima da caixa de diálogo Editar Entradas da Lista, talvez seja melhor movê-la para fora do caminho para ver os registos que encontra. Selecione Encontrar Seguinte para continuar a procurar. Uma janela pop-up diz-lhe quando o Word chega ao fim da base de dados de origem de dados.

Ver Origem    Apresenta um documento com uma tabela das entradas no seu ficheiro de origem de dados. Pode usá-lo para fazer alterações a muitos campos rapidamente. Separador de campo para campo. Para adicionar registos, recomendamos que selecione a tabela e ativar os limites(Base > Limites). Ir para o último campo do último registo e premir Tab. Esta ação irá criar um novo registo. Também pode ir para Esquema junto a Estrutura da Tabela e selecionar Inserir acima ou abaixo para adicionar um novo registo.

OK    Fecha a caixa de diálogo.

Caixa de diálogo Editar destinatários

Ordenar a lista para encontrar grupos

Pode ordenar a sua lista de destinatários para agrupar as suas informações de determinadas formas, como por cidades específicas.

  1. Vá para Mailings >Filtrar Destinatários.

  2. Selecione Ordenar > Ordenar Pore selecione o nome do campo pelo que pretende ordenar.

    Clique em Ordenar Registos para ordenar itens na impressão em série

    Para ordenar por múltiplos campos — por exemplo, por estado e, em seguida, por cidade, selecione Depois Pore, em seguida, selecione os campos adicionais pelos quem pretende ordenar.

    Clicar para ordenar por vários campos

  3. Quando todos os campos estiverem ordenados da forma que pretende, selecione OK.

    Para mais informações, consulte Caixa de diálogo Ordenar das Opções de Consulta.

Filtrar a lista para ver apenas as linhas que pretende incluir

Pode filtrar a lista de modo a que apenas apareçam as pessoas ou itens que pretende incluir na impressão em série — por exemplo, apenas pessoas numa cidade específica ou itens de inventário a um preço específico.

  1. Selecione Mailings >Filtrar Destinatários.

    Clique para filtrar a lista de impressão em série

  2. Em Filtrar Registos, selecione a coluna pela onde pretende filtrar.

    Clique no campo pelo qual pretende filtrar

  3. SelecioneComparação e o tipo de comparação que pretende fazer.

    Clique nas opções de Comparação que pretende definir

  4. Na caixa Comparar com, escreva o valor a filtrar.

  5. Selecione E ou Oue, em seguida, adicione outra condição ao filtro, se quiser. Por exemplo, selecione Ou, selecione Cidade na lista Campo, selecione Iguala e, em seguida, escreva o nome da segunda cidade.

  6. Selecione OK.

  7. Para mais informações, consulte Caixa de diálogo Filtro das Opções de Consulta.

Agora está pronto para inserir os campos no documento que está a utilizar para a mensagem de e-mail ou para a Mensagem de Correio no Word.

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