Preparar a origem de dados do Excel para uma impressão em série do Word

Criámos uma lista de contactos e outros dados que pretende utilizar numa impressão em série do Word. Se a origem de dados for uma folha de cálculo do Excel existente, apenas tem de preparar os dados para uma impressão em série. No entanto, se a origem de dados for um ficheiro separado por tabulações (.txt) ou por vírgulas (.csv), primeiro tem de importar os dados para o Excel e, em seguida, prepará-los para uma impressão em série.

Passo 1: Configurar a origem de dados no Excel

Se estiver a utilizar uma folha de cálculo do Excel como origem de dados para uma impressão em série no Word, ignore este passo. Se a origem de dados for um ficheiro .txt ou um ficheiro .csv, importe-o para o Excel.

Depois de importar um ficheiro .txt ou .csv com êxito, vá para o Passo 2.

Abra o Excel.
Aceda a Dados > A Partir de Texto/CSV.
Selecione o ficheiro .csv ou .txt.
Na pré-visualização da importação, defina a coluna código postal como Texto.
Para concluir a importação, selecione Carregar (ou Importar) na pré-visualização da importação. Em seguida, o Excel insere os dados numa folha de cálculo.
Utilize esta folha como origem de dados para a sua impressão em série.

Abra o Excel.
Excel 2016 Aceda a Dados > Obter Dados Externos > A Partir do Texto .
Selecione o ficheiro .txt ou .csv que pretende e, em seguida, selecione Importar.
No Assistente de Importações de Texto, no painel Tipo de dados original, selecione Delimitado.
Selecione Os meus dados têm cabeçalhos acima do painel Pré-visualizar se o ficheiro tiver cabeçalhos e, em seguida, selecione Seguinte.
No painel Delimitadores, selecione a caixa de verificação que corresponde ao delimitador (por exemplo, uma Tabulação ou Vírgula) utilizado pelos dados e, em seguida, selecione Seguinte.
Em Pré-visualização de dados, escolha a coluna que contém códigos postais e, em Formato dos dados da coluna, escolha Texto.

Nota: Sempre que aplicar um formato de dados, Geral, Texto ou Data, a uma coluna, o nome do formato é apresentado no cabeçalho da tabela dessa coluna.
Repita o passo 7 conforme necessário, ao selecionar a coluna que pretende alterar e o formato de dados que pretende aplicar.
Selecione Concluir.
Na caixa de diálogo Importar Dados, aceite as predefinições da Folha de cálculo existente e o endereço da célula e, em seguida, escolha OK.

Atenção: O endereço da célula na caixa de diálogo Importar Dados mostra a célula atualmente selecionada. Os dados são importados a partir do endereço da célula com nome.
Guarde a folha de cálculo com um novo nome de ficheiro.

Passo 2: Preparar a origem de dados

Na origem de dados do Excel que irá utilizar para criar uma lista de correio numa impressão em série do Word, certifique-se de que formata as colunas de dados numéricos corretamente. Formate uma coluna com números, por exemplo, para corresponder a uma categoria específica, como moeda.

Se escolher percentagem como categoria, tenha em atenção que o formato de percentagem irá multiplicar o valor da célula por 100. Formate uma coluna de percentagens como texto se pretender evitar esse fator de multiplicação.

Os códigos postais têm de ser formatados como texto para preservar os dados durante uma impressão em série. Se não tiver sido feito quando foi importado, formate-o agora. Os zeros à esquerda, por exemplo, 00399, nos códigos desaparecem durante uma impressão em série se não estiverem formatados como texto.

Selecione a coluna que contém os códigos postais ou outros dados a serem formatados.
Aceda a Base e, no grupo Número, selecione a seta para baixo da caixa Formato do Número e, em seguida, selecione uma opção na lista (tal como Texto).

Certifique-se de que adiciona o símbolo adequado antes ou depois de um campo de impressão em série. Por exemplo, veja o aspeto dos valores de moeda e percentagem se omitir os símbolos.

O documento de impressão em série que indica "o seu contributo de 50,00" e "oferecem-lhe um desconto de 20".

Se incluir os símbolos, os números fazem mais sentido.

O documento de resultados da impressão em série indica "o seu contributo de $50,00" e "oferecem-lhe um desconto de 20%".

No documento de impressão em série, adicione os símbolos antes ou depois dos campos de impressão em série da seguinte forma:

Documento de impressão em série de exemplo onde um campo denominado Doação é precedido por um cifrão e um campo denominado Percentagem é seguido de um sinal de percentagem.