Remover dados ocultos e informações pessoais ao inspecionar documentos, apresentações ou livros

O que o Inspetor de Documentos localiza e remove em documentos do Excel

Esta tabela lista os tipos de dados ocultos e informações pessoais que o Inspector de Documentos pode localizar e remover dos seus livros.

Para localizar e remover rapidamente dados e informações:

1. No Inspetor de Documentos, selecione ou desmarque as opções (conforme descrito abaixo) para remover ou guardar.

2. Selecione Inspecionar.

3. Reveja os resultados da inspeção e selecione Remover Tudo em todos os itens a eliminar.
   Para obter avisos e informações sobre a remoção de informações, consulte Utilizar o Inspetor de Documentos.

4. Selecione Reinspeccionar ou Fechar.

Nem todas as informações podem ser removidas. Para obter mais informações, consulte Informações que o Inspetor de Documentos localiza, mas não pode remover.

Localizar e remover dados ocultos e informações pessoais

Inspector de Documentos ajuda-o a localizar e remover dados ocultos e informações pessoais em livros Excel.

1. Abra o livro onde pretende verificar se existem dados ocultos e informações pessoais.

2. No separador Ficheiro, selecione Guardar Como e escreva um nome diferente na caixa Nome de ficheiro para guardar uma cópia do livro original.

3. Na cópia do livro original, no separador Ficheiro, selecione Informações.

4. Selecione Verificar Existência de Problemas e, em seguida, selecione Inspecionar Documento.

5. Na caixa Inspetor de Documentos , selecione as caixas dos tipos de conteúdo oculto que pretende que sejam inspecionados. Para obter mais informações sobre os inspetores individuais, consulte O que o Inspetor de Documentos localiza e remove em documentos do Excel.

6. Selecione Inspecionar.

7. Reveja os resultados da inspeção na caixa Inspetor de Documentos .

8. Selecione Remover Tudo junto aos resultados da inspeção para os tipos de conteúdo oculto que pretende remover do documento.

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   • Se remover conteúdo oculto do livro, poderá não conseguir restaurá-lo ao selecionar Anular.

   • Se remover linhas, colunas ou folhas de cálculo ocultas que contenham dados, poderá alterar os resultados dos cálculos ou fórmulas no livro. Se não souber que informações as linhas, colunas ou folhas de cálculo ocultas contêm, feche o Inspector de Documentos, mostrar as linhas, colunas ou folhas de cálculo ocultas e, em seguida, reveja os respetivos conteúdos.

   • Os inspetores de Comentários e Anotações, Propriedades do Documento e Informações Pessoais e Cabeçalhos e Rodapés não podem ser utilizados num livro que tenha sido guardado como livro partilhado (Rever > Partilhar Livro). Isto acontece porque os livros partilhados utilizam informações pessoais para permitir que pessoas diferentes colaborem no mesmo livro. Para remover estas informações de um livro partilhado, pode copiar o livro e, em seguida, anular a partilha. Para anular a partilha de um livro, no separador Rever, selecione Partilhar Livro e desmarque Permitir alterações por mais do que um utilizador ao mesmo tempo.

   • Se quiser remover dados ocultos e informações pessoais de folhas de cálculo guardadas no formato Folha de Cálculo OpenDocument (.ods), tem de executar o Inspector de Documentos sempre que guardar a folha de cálculo neste formato.

Tipos de dados ocultos e informações pessoais no Excel

Estes são alguns dos itens que podem ser a origem de dados ocultos e informações pessoais nos seus livros de Excel:

• Comentários e anotações a tinta digital     O seu livro pode conter itens como comentários ou anotações a tinta digital se tiver colaborado com outras pessoas para criar o seu livro. Estas informações podem permitir que outras pessoas vejam os nomes das pessoas que trabalharam no seu livro, comentários de revisores e alterações efetuadas ao seu livro.

• Propriedades do documento e informações pessoais     Os metadados ou as propriedades do documento no Excel, tal como noutras aplicações Microsoft 365, incluem detalhes como autor, assunto e título. Microsoft 365 mantém automaticamente o nome da pessoa que guardou recentemente um livro, a data de criação de um documento e a localização do documento (Excel 2013 ou versões posteriores). Podem existir tipos adicionais de informações pessoais (PII), como cabeçalhos de e-mail, informações de envio para revisão, deslizes de encaminhamento, propriedades da impressora (por exemplo, caminho da impressora e código de acesso de impressão seguro) e informações de caminho de ficheiro para publicação de páginas Web.

• Cabeçalhos e rodapés     Os livros podem ter informações em cabeçalhos e rodapés.

• Linhas, colunas e folhas de cálculo ocultas    Os livros podem ter linhas, colunas e folhas de cálculo inteiras ocultas. Se distribuir uma cópia de um livro que tenha linhas, colunas ou folhas de cálculo ocultas, outras pessoas poderão mostrar-lhes para ver os dados que contêm.

• Propriedades do servidor de documentos     Os livros guardados numa localização num servidor de gestão de documentos, como um site de Área de Trabalho de Documentos ou uma biblioteca baseada em Windows SharePoint Services, podem conter propriedades de documentos adicionais ou informações relacionadas com a localização do servidor.

• Dados XML personalizados     Os livros podem ter dados XML personalizados que não estão visíveis no próprio documento. O Inspector de Documentos pode localizar e remover estes dados XML.

• Conteúdo invisível     Os livros podem ter objetos que não são visíveis porque estão formatados como invisíveis.

• Ligações externas    Os livros podem ter ligações para dados noutros livros (ligações externas). Os nomes das folhas de cálculo que contêm esses dados são então guardados com os livros, mas podem não estar visíveis.

• Ficheiros ou objetos incorporados    Os livros podem ter ficheiros incorporados (como um documento do Microsoft 365 ou texto) ou objetos incorporados (como um gráfico ou uma equação) que podem ter dados que não estão visíveis.

• Macros de código VBA    Os livros podem ter macros, módulos VBA, controlos COM ou ActiveX, Forms de Utilizador ou Funções de User-Defined (UDFs) que podem conter dados ocultos.

• Itens que podem ter dados em cache    Os livros podem ter dados em cache para tabelas dinâmicas, gráficos dinâmicos, segmentações de dados, linhas cronológicas e fórmulas de Cubo que podem não estar visíveis.

• Inquéritos do Excel    Os livros podem ter ocultado Excel perguntas do Inquérito que foram introduzidas no Excel para a Web e guardadas com o livro, mas que não estão visíveis no mesmo.

• Cenários do Gestor de Cenários    Os livros podem ter cenários que foram definidos com o Gestor de Cenários. Estes cenários podem conter dados ocultos ou em cache.

• Filtros    Os livros podem ter filtros de tabela ou Filtros automáticos ativos que podem fazer com que os dados ocultos ou em cache sejam guardados com o livro.

• Nomes ocultos    Os livros podem ter nomes ocultos que podem ser a origem de dados ocultos.

Informações que o Inspetor de Documentos localiza, mas não consegue remover

O Inspector de Documentos deteta os seguintes itens que podem ter dados que não estão visíveis no seu livro. O Inspetor não pode remover estes itens automaticamente porque pode fazer com que o livro não funcione corretamente. Pode examinar cada item encontrado e determinar se pretende removê-lo manualmente ou substituí-lo por um item que não contenha dados ocultos, como uma imagem estática.

Informações que o Inspetor de Documentos localiza e remove

Esta tabela lista os tipos de dados ocultos e informações pessoais que os Inspector de Documentos podem localizar e remover das suas apresentações do PowerPoint.

Para localizar e remover rapidamente dados e informações:

1. No Inspetor de Documentos, selecione ou desmarque as opções (conforme descrito abaixo) para remover ou guardar.

2. Selecione Inspecionar.

3. Reveja os resultados da inspeção e selecione Remover Tudo em todos os itens a eliminar.
   Para obter avisos e informações sobre a remoção de informações, consulte Utilizar o Inspetor de Documentos.

4. Selecione Reinspeccionar ou Fechar.

Nem todos os dados e informações ocultos podem ser removidos com Inspector de Documentos. Para obter mais informações, consulte Informações que o Inspetor de Documentos localiza, mas não consegue remover.

Se a sua organização personalizou o Inspector de Documentos ao adicionar módulos inspetor, poderá verificar se existem tipos de informações adicionais nas suas apresentações.

Localizar e remover dados ocultos e informações pessoais

1. Abra a PowerPoint apresentação que pretende inspecionar relativamente a dados ocultos e informações pessoais.

2. No separador Ficheiro , selecione Guardar Como e, em seguida, escreva um nome na caixa Nome de ficheiro para guardar uma cópia da sua apresentação original.

3. Na cópia da sua apresentação original, no separador Ficheiro , selecione Informações.

4. Selecione Verificar Existência de Problemas e selecione Inspecionar Documento.

5. Na caixa de diálogo Inspector de Documentos, selecione as caixas de verificação para escolher que tipo de conteúdo oculto pretende que seja inspecionado. Para obter mais informações sobre os Inspetores individuais, consulte Remover dados ocultos e informações pessoais ao inspecionar documentos, apresentações ou livros.

6. Selecione Inspecionar.

7. Consulte os resultados da inspeção na caixa de diálogo Inspetor de Documentos.

8. Selecione Remover Tudo junto aos resultados da inspeção para os tipos de conteúdo oculto que pretende remover do documento.

   • Se remover conteúdo oculto da sua apresentação, poderá não conseguir restaurá-lo ao selecionar Anular.

   • Se quiser remover dados ocultos e informações pessoais das apresentações que guardar no formato Apresentação OpenDocument (.odp), tem de executar o Inspector de Documentos sempre que guardar a apresentação neste formato.

Tipos de dados ocultos e dados pessoais

PowerPoint apresentação pode guardar vários tipos de dados ocultos e informações pessoais. Embora estas informações possam não estar imediatamente visíveis, ainda podem ser obtidas a partir da sua apresentação.

As informações ocultas podem incluir os dados que PowerPoint adiciona para permitir que colabore na criação da apresentação com outras pessoas. Também pode incluir informações que designe intencionalmente como ocultas.

PowerPoint apresentações podem conter os seguintes tipos de dados ocultos e informações pessoais:

• Comentários e anotações a tinta digital    Se colaborar com outras pessoas para criar a sua apresentação, a sua apresentação poderá conter itens como comentários ou anotações a tinta digital. Estas informações podem permitir que outras pessoas vejam as alterações efetuadas e os nomes das pessoas que trabalharam na sua apresentação, juntamente com os comentários dos revisores.

• Dados de controlo de revisão   Quando colabora num documento partilhado armazenado na nuvem, PowerPoint 2016 para Microsoft 365 armazena dados sobre quem efetuou alterações ao documento e quando as alterações foram efetuadas.

• Propriedades do documento e informações pessoais     As propriedades do documento, também conhecidas como metadados, incluem detalhes sobre a sua apresentação, como autor, assunto e título. As propriedades do documento também incluem informações que são mantidas automaticamente por programas Microsoft 365, como o nome da pessoa que guardou recentemente um documento e a data em que um documento foi criado. Se utilizou funcionalidades específicas, o seu documento também poderá conter tipos adicionais de informações pessoais (PII), como cabeçalhos de e-mail, informações de envio para revisão, listas de encaminhamento e informações de caminho de ficheiro para publicar páginas Web.

• Conteúdo invisível no diapositivo     A sua apresentação pode conter objetos que não estão visíveis porque estão formatados como invisíveis.

• Conteúdo fora do diapositivo     PowerPoint apresentações podem conter objetos que não são imediatamente visíveis porque foram arrastados do diapositivo para a área fora do diapositivo. Este conteúdo fora do diapositivo pode incluir caixas de texto, ClipArt, gráficos e tabelas.

• Notas de apresentação     A secção Notas de uma PowerPoint apresentação pode conter texto que poderá não querer partilhar publicamente, especialmente se as notas tiverem sido escritas apenas para utilização da pessoa que está a fazer a apresentação.

• Propriedades do servidor de documentos     Se a sua apresentação tiver sido guardada numa localização num servidor de gestão de documentos, como um site da Área de Trabalho de Documentos ou uma biblioteca baseada em Windows SharePoint Services, a apresentação poderá conter propriedades de documentos adicionais ou informações relacionadas com esta localização do servidor.

• Dados XML personalizados    As apresentações podem conter dados XML personalizados que não estão visíveis no próprio documento. O Inspector de Documentos pode localizar e remover estes dados XML.

Informações que o Inspetor de Documentos localiza, mas não consegue remover

O Inspector de Documentos deteta os seguintes itens que podem ter dados que não estão visíveis na sua apresentação. Inspector de Documentos não consegue remover estes itens porque pode fazer com que a apresentação não funcione corretamente. Pode examinar cada item encontrado e determinar se pretende removê-lo manualmente ou substituí-lo por um item que não contenha dados ocultos, como uma imagem estática.

Inspetor de Documentos e dados pessoais

Os dados de controlo de revisão, introduzidos no PowerPoint 2016 compilação 8403 para Microsoft 365 Insiders, ilustram uma limitação do Inspector de Documentos. Por exemplo, a Margarida e a Linda colaboram na Apresentação A no Microsoft 365. Os dados de controlo de revisão (ou seja, os nomes de utilizador e as horas em que efetuou edições) são adicionados à apresentação. Se, posteriormente, o Mohammed abrir a Apresentação A no PowerPoint 2013 e executar Inspector de Documentos no ficheiro para remover dados pessoais, o Inspector de Documentos nessa versão do PowerPoint não conseguirá detetar e remover os dados de controlo de revisão adicionados à apresentação pela versão mais recente Microsoft 365 do PowerPoint utilizado por Kelly e Linda. O Mohammed não consegue remover os dados de controlo de revisão sem atualizar para a versão atual do PowerPoint e, em seguida, executar Inspector de Documentos