Utilizar a ordenação para modificar uma vista do SharePoint

A ordenação ajuda-o a organizar os seus dados numa ordem específica com base nos dados da coluna. Ao ordenar, só está a reorganizar a forma como os dados são apresentados, não está a adicionar ou remover conteúdo que é apresentado na vista.

Existem duas formas de ordenar uma vista:

Ordenar dados rapidamente a partir de uma vista

Em qualquer vista, selecione o cabeçalho de uma coluna de uma lista ou biblioteca e selecione uma ordenação.

O menu de ordenação drop down num cabeçalho de coluna

Pode selecionar qualquer coluna para ordenar, mas apenas uma coluna de cada vez. Quando fechar a lista ou biblioteca, a coluna irá regressar à ordem de vista predefinida, a menos que guarde a vista.

Criar uma vista ordenada

Quando cria ou edita uma vista, pode especificar a ordenação por uma ou duas colunas. Pode ordenar em colunas, mesmo que não se encontrarem visíveis na vista. Para configurar uma ordenação, siga estes passos:

  1. Na barra de menus junto ao canto superior direito, selecione Mudar de opções de vista >Guardar vista como e introduza um nome: 

    O menu "Mudar de vista"

    (A ordenação que selecionou é guardada com a vista.)

  2. Na página criar ou editar uma vista, desloco-se para baixo até Ordenar. Na secção Ordenar, selecione o campo Ordenar primeiro pela coluna e selecione um campo. Este campo é uma das muitas colunas disponíveis para a sua lista ou biblioteca e pode ser uma que está na vista ou não.

  3. Selecione Mostrar os itens por ordem ascendente ou Mostrar os itens por ordem descendente.

  4. Desloco-se para a parte superior ou inferior da página e selecione OK.

Modificar uma vista ordenada

  1. Abra a lista ou biblioteca.

  2. Selecione Mudar de opções de vista e,em seguida, Editar vista atual.

    Menu de opções de mudança de vista
  3. Desloco-se para baixo até à secção Ordenar.

  4. Em seguida, pode alterar as definições conforme indicado nos passos 2 a 4 no procedimento Criar uma vista ordenada acima.

Quando uma coluna não ordena corretamente

Se uma coluna não estiver a ordenar corretamente, o motivo mais provável é que a coluna tenha sido configurada para um tipo de dados diferente do que contém.

Por exemplo, Números e Texto são tipos de dados diferentes e cada tipo é ordenado de forma diferente. Se uma coluna de Texto contiver números em vez de palavras, quando ordenar essa coluna, a numeração será ordenada de forma incorreta, da mesma forma: 

1, 11, 12, 2, 21, 22, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 ...

Pode corrigir esta situação ao alterar a definição de Tipo subdato da coluna, conforme descrito abaixo:

Alterar o Tipo de uma coluna para que seja ordenado corretamente

  1. Selecione o título da coluna que pretende alterar e, em seguida, selecione Coluna Definições > Editar.

  2. Em Tipo, selecione a seta para baixo para abrir o menu de opções.

  3. Selecione a opção que melhor se adequa ao tipo de dados na coluna. 

    Atenção: Quando altera o tipo de informação que uma coluna mantém, é possível que alguns dados existentes sejam perdidos da sua coluna. No entanto, se escolher uma opção que corresponda aos dados reais na coluna, é provável que a perda de dados não ocorra. Por exemplo, no exemplo anteriormente citado, em que tem uma Única linha de coluna de texto preenchida com números e altera o tipo para Números,os dados da coluna provavelmente não desapareceriam.

  4. Selecione Guardar.

  5. Teste a ordenação da coluna para garantir que funciona como esperado.

Como as pastas são ordenadas com outros itens

Por predefinição, as pastas são apresentadas acima de quaisquer ficheiros ou itens (numa ordenação ascendente) ou abaixo dos ficheiros ou itens (numa ordenação descendente), independentemente do nome da pasta.  

Se quiser que a ordenação também afete a posição das pastas na vista, selecione Ordenar apenas por critérios especificados (as pastas podem não ser apresentadas antes dos itens).

A coluna pela onde quero ordenar não está disponível na lista

Se uma coluna contiver um dos seguintes tipos de dados, não pode ser ordenada:

  • Várias linhas de texto

  • Escolha, onde são permitidos múltiplos valores

  • Hiperligação

  • Imagem

Filtrar e agrupar a sua vista de dados ordenada

Pode combinar a ordenação com uma vista filtrada e/ou agrupada. O agrupamento permite-lhe fechar áreas ordenadas por baixo de cabeçalhos e a filtragem pode ser utilizada para restringir uma lista grande de itens.

Para ver como agrupar dados numa vista, consulte Utilizar o agrupamento para modificar uma vista do SharePoint.

Para saber como filtrar dados numa vista, consulte Utilizar a filtragem para modificar uma vista do SharePoint.

Existem duas formas de ordenar uma vista:

Ordenar dados rapidamente a partir de uma vista

Em qualquer vista, selecione o cabeçalho de uma coluna de uma lista ou biblioteca e selecione uma ordenação.

O menu de ordenação drop down num cabeçalho de coluna

Pode selecionar qualquer coluna para ordenar, mas apenas uma coluna de cada vez. Quando fechar a lista ou biblioteca, a coluna irá regressar à ordem de vista predefinida, a menos que guarde a vista.

Criar uma vista ordenada

Quando cria ou edita uma vista, pode especificar a ordenação por uma ou duas colunas. Pode ordenar em colunas, mesmo que não se encontrarem visíveis na vista. Para configurar uma ordenação, siga estes passos:

  1. Selecione o separador Biblioteca e, em seguida, selecione Criar vista.

  2. Na página criar ou editar uma vista, desloco-se para baixo até Ordenar. Na secção Ordenar, selecione o campo Ordenar primeiro pela coluna e selecione um campo. Este campo é uma das muitas colunas disponíveis para a sua lista ou biblioteca e pode ser uma que está na vista ou não.

  3. Selecione Mostrar os itens por ordem ascendente ou Mostrar os itens por ordem descendente.

  4. Desloco-se para a parte superior ou inferior da página e selecione OK.

Modificar uma vista ordenada

  1. Abra a lista ou biblioteca.

  2. Selecione o separador Biblioteca e, em seguida, selecione Modificar Vista.

    Opção modificar vista no separador Biblioteca de Fitas do SharePoint Online

  3. Desloco-se para baixo até à secção Ordenar.

  4. Em seguida, pode alterar as definições conforme indicado nos passos 2 a 4 no procedimento Criar uma vista ordenada acima.

Quando uma coluna não ordena corretamente

Se uma coluna não estiver a ordenar corretamente, o motivo mais provável é que a coluna tenha sido configurada para um tipo de dados diferente do que contém.

Por exemplo, Números e Texto são tipos de dados diferentes e cada tipo é ordenado de forma diferente. Se uma coluna de Texto contiver números em vez de palavras, quando ordenar essa coluna, a numeração será ordenada de forma incorreta, da mesma forma: 

1, 11, 12, 2, 21, 22, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 ...

Pode corrigir esta situação ao alterar a definição de Tipo subdato da coluna, conforme descrito abaixo:

Alterar o Tipo de uma coluna para que seja ordenado corretamente

  1. Selecione o título da coluna que pretende alterar e, em seguida, selecione Coluna Definições > Editar.

  2. Em Tipo, selecione a seta para baixo para abrir o menu de opções.

  3. Selecione a opção que melhor se adequa ao tipo de dados na coluna. 

    Atenção: Quando altera o tipo de informação que uma coluna mantém, é possível que alguns dados existentes sejam perdidos da sua coluna. No entanto, se escolher uma opção que corresponda aos dados reais na coluna, é provável que a perda de dados não ocorra. Por exemplo, no exemplo anteriormente citado, em que tem uma Única linha de coluna de texto preenchida com números e altera o tipo para Números,os dados da coluna provavelmente não desapareceriam.

  4. Selecione Guardar.

  5. Teste a ordenação da coluna para garantir que funciona como esperado.

Como as pastas são ordenadas com outros itens

Por predefinição, as pastas são apresentadas acima de quaisquer ficheiros ou itens (numa ordenação ascendente) ou abaixo dos ficheiros ou itens (numa ordenação descendente), independentemente do nome da pasta.  

Se quiser que a ordenação também afete a posição das pastas na vista, selecione Ordenar apenas por critérios especificados (as pastas podem não ser apresentadas antes dos itens).

A coluna pela onde quero ordenar não está disponível na lista

Se uma coluna contiver um dos seguintes tipos de dados, não pode ser ordenada:

  • Várias linhas de texto

  • Escolha, onde são permitidos múltiplos valores

  • Hiperligação

  • Imagem

Filtrar e agrupar a sua vista de dados ordenada

Pode combinar a ordenação com uma vista filtrada e/ou agrupada. O agrupamento permite-lhe fechar áreas ordenadas por baixo de cabeçalhos e a filtragem pode ser utilizada para restringir uma lista grande de itens.

Para ver como agrupar dados numa vista, consulte Utilizar o agrupamento para modificar uma vista do SharePoint.

Para saber como filtrar dados numa vista, consulte Utilizar a filtragem para modificar uma vista do SharePoint.

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