Utilizar os filtros para modificar uma vista do SharePoint

Os filtros reduzem a quantidade de dados devolvidos ao selecionarem os itens com base em operações (como maior ou menor que) e os dados correspondentes. Quando cria uma vista filtrada, a sua primeira coluna indexada na expressão do filtro deve reduzir imenso o conjunto de dados. Por exemplo, filtrar num campo de data ou de estado de filtragem pode muitas vezes reduzir bastante um conjunto de dados. Se tiver 15 000 itens, poderá ter o primeiro índice a devolver menos de 5000 itens. Mesmo que o conjunto de dados não tenha mais de 5000 itens, continua a ser uma boa prática.

O SharePoint seleciona a primeira coluna indexada numa consulta e, em seguida, utiliza as restantes colunas para selecionar os seus dados. As outras colunas que especificar no filtro de vista podem ou não ser indexadas. A vista não utiliza esses índices, mesmo que o resultado da vista filtrada devolva um número inferior ao Limiar da Vista de Lista.

Suponhamos que tem uma consulta: tamanho = grande E cor = vermelho. Na lista, o tamanho não é indexado, mas a cor é. Desde que existam menos de 5 000 itens "vermelhos" na lista, a consulta em lista grande é bem-sucedida. No entanto, se tiver um tamanho de consulta = grande OU cor = vermelho, apesar de a base de dados poder localizar todos os itens vermelhos, tem de procurar em toda a lista para encontrar todos os itens grandes. Se forem devolvidos mais de 5 000 itens, a consulta será limitada.

Se utilizar duas ou mais colunas na expressão de filtro, o índice ou índices que determinam deve utilizar um operador AND. Por exemplo, se quiser devolver Cães de uma grande lista de animais. Tem uma coluna não importada chamada Species, onde tem Dog como valor. Se apenas consultar Species = Dog, a sua consulta será limitada. No entanto, se tiver uma coluna indexada chamada Classe, a sua consulta torna-se Classe = Mamíferos E Espécies = Cão. Também pode procurar gatos e cães com a classe de consulta = Mamíferos E (Espécie = CÃO OU Espécie = Gatos). A segunda consulta seleciona todos os Mamíferos e, em seguida, filtra para Cães e Gatos.

Se as colunas que vai utilizar para filtrar não tiverem índices, poderá querer começar por criar índices. Para obter mais informações, consulte Adicionar um índice a uma coluna do SharePoint.

Pode utilizar colunas para filtrar os dados na lista, o que cria uma vista. Em seguida, pode editar a vista e eliminar filtros. As colunas ocultas também podem ser utilizadas para ordenar a lista, mesmo que não sejam apresentadas.

Criar uma vista

Abra a Lista ou Biblioteca onde pretende criar uma vista.

1. Clique no cabeçalho da coluna pela qual pretende filtrar e selecione Filtrar nas opções do menu.

   

2. No painel de filtros que é aberto no lado direito da página, selecione os valores das colunas pelos quais pretende filtrar a lista. Quando tiver terminado, selecione o botão Aplicar .
   
   
   
   Deverá agora reparar que o cabeçalho da coluna tem um ícone de filtro junto ao mesmo, para indicar que a sua lista está a ser filtrada por valores nessa coluna.
   
   
   
   Se quiser saber mais sobre o painel de filtros e como filtrar por valores armazenados em várias colunas diferentes, leia Qual é o painel de filtros de lista e biblioteca?

3. Repita os passos 1 e 2 para quaisquer outras colunas nas quais pretenda filtrar.

4. Observe o menu Vistas no canto superior direito da sua lista ou biblioteca. Deve reparar no nome da vista atual, com um asterisco (*) junto à mesma, que indica que a vista não está guardada. Para criar uma nova vista, selecione o nome da vista atual e, em seguida, selecione Guardar vista como nas opções do menu.
   
   

5. Na caixa "Guardar Como" apresentada, escreva um novo nome para a sua vista. (Se quiser que todos possam ver a vista, deixe a opção Tornar esta vista pública selecionada. Caso contrário, desmarque essa seleção para tornar a vista visível apenas para si.) Clique no botão Guardar para criar a nova vista.
   
   
   
   Deverá agora ver uma vista filtrada da sua lista ou biblioteca com o nome atribuído.

   Nota: É possível filtrar a sua lista ou biblioteca sem guardá-la como uma vista. 

Remover um filtro

Os filtros atuais são apresentados abaixo do título da lista. Para remover um filtro, basta selecionar o filtro abaixo do título da lista. Para remover todos os filtros de uma só vez, selecione Limpar filtros à direita.  

Modificar uma vista

Abra a Lista ou Biblioteca onde pretende criar uma vista.

1. Faça uma alteração adicional à sua vista, como ordenar, agrupar ou adicionar filtros adicionais.

2. Siga as instruções nos passos 3 e 4 acima, mas, desta vez, não altere o nome da vista. Clique no botão Guardar. Esta ação irá atualizar a vista existente.

Modificar uma vista no editor de vistas clássicas

1. Desloque-se para baixo até à secção Filtros e selecione Mostrar itens apenas quando o seguinte for verdadeiro.

2. Adicione instruções para definir as colunas ou colunas que pretende filtrar.

   

   Se tiver instruções Or , especifique-as primeiro. Em seguida, adicione as instruções And necessárias.

3. Se precisar de adicionar outra entrada à definição de filtro, selecione Mostrar mais colunas no canto inferior direito. Pode ter até 10 instruções numa definição de filtro.

   

4. Quando terminar, selecione OK na parte superior ou inferior da página para guardar a vista.

   A página Editar Vista é fechada e é substituída pela vista que definiu.

Para uma vista filtrar rapidamente muitos itens, a primeira coluna no filtro tem de estar indexada. As outras colunas que especificar no filtro da vista podem ou não estar indexadas, mas a vista não utiliza esses índices. A primeira coluna do filtro de deve devolver menos itens do que o Limiar da Vista de Lista.

Se a primeira coluna do filtro devolver mais itens do que o Limiar de Vista de Lista, pode utilizar um filtro com duas ou mais colunas. Quando define uma vista filtrada que utiliza duas ou mais colunas, utilize um operador E para limitar o número total de itens devolvidos. Mas mesmo neste caso, é necessário especificar como primeira coluna no filtro, a coluna que provavelmente devolverá a menor quantidade de dados. Utilizar um filtro OU quase sempre aumenta o número de itens devolvidos e não será eficaz nestas circunstâncias.

Para obter mais informações sobre vistas, consulte Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca.

Existem duas palavras-chave que pode utilizar para filtrar com base no dia atual [Hoje] ou o utilizador atual [Eu]. Estas opções são dinâmicas pois são alteradas conforme o utilizador ou a data.

Utilizar [Eu] pode ser útil quando só pretende ver os seus documentos numa biblioteca grande. A palavra-chave [Eu] funciona em colunas baseadas em pessoas, como Criado por ou Modificado por. Por exemplo, para ver todos os documentos que criou, defina um filtro com a coluna Criado por igual a [Eu]. Se for um editor e quiser ver os últimos ficheiros em que estava a trabalhar, defina um filtro na coluna Modificado por igual a [Eu]. Para ver ambos, crie dois filtros ligados por Ou.

A palavra-chave [Hoje] funciona em colunas baseadas em datas. Pode utilizar expressões matemáticas para obter intervalos que mudem com a data de hoje. Por exemplo, para ver todos os documentos que foram modificados nos últimos 30 dias, pode criar um filtro na coluna Data que seja maior ou igual a [Hoje] - 30. Para não contabilizar o dia atual, defina um segundo filtro na coluna Data que seja menor do que [Hoje] e ligue-os com E.

Pode filtrar uma lista do SharePoint que tenha uma coluna de metadados. 

Adicionar uma coluna de metadados à sua lista

Aceda à sua lista e selecione +Adicionar coluna.

Selecione Mais... selecione o botão de opção Metadados Geridos e, em seguida, selecione OK.

Em alternativa, depois de criar uma coluna Metadados Geridos e adicionar itens à sua lista, pode aplicar etiquetas de metadados ao clicar no ícone Etiqueta no painel editar item de lista.

Aplicar etiquetas de metadados no painel vista de árvore.

Filtrar por etiquetas de Metadados Geridos

1. Selecione o ícone de filtro para aceder ao painel de filtros.

   

   Nota: Pode selecionar a opção Vista de Árvore na lista pendente na parte superior do painel, que fornece uma vista hierárquica dos termos associados à coluna selecionada.

2. Selecione as etiquetas de metadados que pretende filtrar.

   

3. Em alternativa, se tiver, pelo menos, 5 valores definidos na coluna Metadados Geridos, selecione a ligação Ver Tudo para ver o painel de filtro.

   

4. Verifique as etiquetas de metadados que pretende filtrar e selecione Aplicar.

Seguem-se algumas sugestões para vistas típicas que funcionarão bem com colunas indexadas:

Para filtrar por:	Indexe:	Por exemplo:
Itens alterados recentemente	Coluna Modificado	Para ver apenas itens que foram alterados na semana passada, aplique o filtro Modificado é maior que[Hoje]-7.
Novos itens	Coluna Criado	Para criar uma vista que apresente apenas os itens que foram adicionados na semana passada, aplique o filtro Criadoé maior que[Hoje]-7.
Os meus itens	Coluna Criado Por	Para criar uma vista que apresente apenas os itens que adicionou, aplique o filtro Criado Poré igual a[Eu].
Itens com conclusão prevista para hoje	Coluna Data para Conclusão (criada pelo utilizador numa lista ou biblioteca)	Para criar uma vista que apresente apenas os itens com uma data de conclusão de hoje, aplique o filtro Data para Conclusão é igual a[Hoje].
Atualizações da área de debate	Coluna Última Atualização	Para criar uma vista que apresente apenas os debates atualizados no mês passado, aplique o filtro Última Atualização é maior que [Hoje]-30.
Arquivar ficheiros numa biblioteca de documentos	Data de Modificação	Para criar uma vista de documentos que não foram alterados desde o ano de 2016 (os quais pretende arquivar), aplique o filtro Data de Modificação é menor que 31 de dezembro de 2016.
Localizar um subconjunto de dados financeiros	Região, Ano (como dois índices simples)	Para criar uma vista de dados financeiros para a região Nordeste em 2015, aplique o filtro Região é igual a "NE" E Ano é igual a 2015 uma vez que é provável que a coluna Região tenha menos valores do que a coluna Ano.
Metadados	Coluna Metadados Geridos	Para criar uma vista de metadados geridos, aplique um filtro com base nas etiquetas de metadados que definir no painel de filtros de lista e biblioteca. Para obter informações, consulte Qual é o painel de filtros de lista e biblioteca?

Tipos de Coluna Suportados Uma linha de texto Escolha (valor único) Número Moeda Data e Hora Pessoa ou grupo (valor único) Metadados Geridos Sim/Não Pesquisa

Tipos de Coluna Não Suportados Várias linhas de texto Escolha (múltiplos valores) Calculado Hiperligação ou Imagem Colunas Personalizadas Pessoa ou Grupo (múltiplos valores) Dados externos

Os filtros reduzem a quantidade de dados devolvidos ao selecionarem os itens com base em operações (como maior ou menor que) e os dados correspondentes. Quando cria uma vista filtrada, a sua primeira coluna indexada na expressão do filtro deve reduzir imenso o conjunto de dados. Por exemplo, filtrar num campo de data ou de estado de filtragem pode muitas vezes reduzir bastante um conjunto de dados. Se tiver 15 000 itens, poderá ter o primeiro índice a devolver menos de 5000 itens. Se o seu conjunto de dados não tiver mais do que 5000 itens, continua a ser uma boa prática.

O SharePoint seleciona a primeira coluna indexada numa consulta e, em seguida, utiliza as restantes colunas para selecionar os seus dados. As outras colunas que especificar no filtro de vista podem ou não ser indexadas. A vista não utiliza esses índices, mesmo que o resultado da vista filtrada devolva um número inferior ao Limiar da Vista de Lista.

Suponhamos que tem uma consulta: tamanho = grande E cor = vermelho. Na lista, o tamanho não é indexado, mas a cor é. Desde que existam menos de 5 000 itens "vermelhos" na lista, a consulta em lista grande é bem-sucedida. No entanto, se tiver um tamanho de consulta = grande OU cor = vermelho, apesar de a base de dados poder localizar todos os itens vermelhos, tem de procurar em toda a lista para encontrar todos os itens grandes. Se forem devolvidos mais de 5 000 itens, a consulta será limitada.

Se utilizar duas ou mais colunas na expressão de filtro, o índice ou índices que determinam deve utilizar um operador AND. Por exemplo, se quiser devolver Cães de uma grande lista de animais. Tem uma coluna não importada chamada Species, onde tem Dog como valor. Se apenas consultar Species = Dog, a sua consulta será limitada. No entanto, se tiver uma coluna indexada chamada Classe, a sua consulta torna-se Classe = Mamíferos E Espécies = Cão. Também pode procurar gatos e cães com a classe de consulta = Mamíferos E (Espécie = CÃO OU Espécie = Gatos). A segunda consulta seleciona todos os Mamíferos e, em seguida, filtra para Cães e Gatos.

Se as colunas que vai utilizar para filtrar não tiverem índices, deverá começar por criar índices. Para obter mais informações, consulte Adicionar um índice a uma coluna do SharePoint.

Depois de indexar uma coluna, pode adicioná-la quando criar ou modificar uma vista e, em seguida, utilizá-la para filtrar a vista. Antes de criar uma vista, poderá ser útil adicionar mais colunas à lista para permitir maior flexibilidade para ordenar, agrupar e filtrar. Para ordenar e filtrar, pode escolher colunas que estejam no conjunto de dados, mas que não estejam apresentadas.

Criar uma vista

Abra a Lista ou Biblioteca onde pretende criar uma vista.

1. Clique no separador Lista ou Biblioteca e, em seguida, clique em Criar Vista.
   
   

2. Na página Tipo de Vista, clique na vista que pretende utilizar. Se não tiver a certeza, selecione Vista Padrão.

   

3. Escreva o Nome da Vista.

   

4. Edite o endereço Web da vista ou aceite a predefinição. Pode voltar e alterar isto mais tarde.

5. Na secção Filtrar, clique em Mostrar itens apenas quando o seguinte for verdadeiro e, em seguida, escolha como pretende filtrar os itens com base numa das colunas indexadas.

   Por exemplo, para criar uma vista que apresente apenas os itens alterados hoje, escolha a coluna Modificado (Indexada) e a condição é igual a e, em seguida, escreva [Hoje].

   

   Nota: Se não for possível ver quaisquer colunas que indiquem (Indexada) após o nome, não existem colunas com índices disponíveis para essa lista ou biblioteca. Em primeiro lugar, deverá Criar um índice simples ou composto.

6. Para limitar o número de itens mostrados em cada página, desloque até Limite de Itens e defina o valor de Número de itens a apresentar. Quando cria uma vista, o número predefinido de números apresentados é 30.

   

7. Pode escolher de entre duas opções quando definir um limite de itens numa página:

   • Mostrar itens em lotes do tamanho especificado, que cria uma apresentação dos dados por página que é útil quando procurar itens de uma forma não interativa.

     Quando houver mais itens do que a definição de limite, a apresentação será divida por páginas.

     

   • Limitar o número total de itens devolvidos à quantidade especificada cria um limite restritivo que poderá ou não devolver todos os resultados da operação de filtragem. Poderá ser útil quando testar a vista, criar um protótipo, ou se pretender obter apenas os valores superiores de uma vista.

8. Em Estilo, pode selecionar Painel de Pré-visualização para ver todas as informações de itens na sua lista num formato de painel vertical. O painel de pré-visualização é um dos Estilos de Vista que pode selecionar em Estilo ao editar ou criar uma vista.

   

   Pode navegar mais rapidamente pelos dados ao pairar com o rato sobre o título do item numa região de deslocamento de ecrã no lado esquerdo da página, para ver todos os valores da coluna do item atual listados verticalmente no lado direito da página. São apresentados menos dados iniciais e isto ajuda a que a vista seja apresentada mais rapidamente. Este estilo também é muito útil quando a lista é larga ou tem várias colunas e é necessário o deslocamento horizontal para ver os dados.

   

9. Clique em OK.

Pode fazer outras coisas com uma vista, mas isto é o suficiente para ver os dados que excederam o Limiar da Vista de Lista se estiver bloqueado. Também pode ordenar ou agrupar por algo, definir totais, expandir pastas e otimizar a vista de visualização com um dispositivo móvel.

Modificar uma vista

Abra a Lista ou Biblioteca onde pretende criar uma vista.

1. Clique no separador Lista ou Biblioteca , selecione a vista em Vista Atual e, em seguida, clique em Modificar Vista.
   
   

2. Desloque até à secção Vistas e, em seguida, clique numa vista.

3. Em seguida, pode alterar as definições conforme indicado nos passos 5 a 9, no procedimento Criar uma vista acima.

4. Clique em OK.

Para uma vista filtrar rapidamente muitos itens, a primeira coluna no filtro tem de estar indexada. As outras colunas que especificar no filtro da vista podem ou não estar indexadas, mas a vista não utiliza esses índices. A primeira coluna do filtro de deve devolver menos itens do que o Limiar da Vista de Lista.

Se a primeira coluna do filtro devolver mais itens do que o Limiar de Vista de Lista, pode utilizar um filtro com duas ou mais colunas. Quando define uma vista filtrada que utiliza duas ou mais colunas, utilize um operador E para limitar o número total de itens devolvidos. Mas mesmo neste caso, é necessário especificar como primeira coluna no filtro, a coluna que provavelmente devolverá a menor quantidade de dados. Utilizar um filtro OU quase sempre aumenta o número de itens devolvidos e não será eficaz nestas circunstâncias.

Para obter mais informações sobre vistas, consulte Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca.

Existem duas palavras-chave que pode utilizar para filtrar com base no dia atual [Hoje] ou o utilizador atual [Eu]. Estas opções são dinâmicas pois são alteradas conforme o utilizador ou a data.

Utilizar [Eu] pode ser útil quando só pretende ver os seus documentos numa biblioteca grande. A palavra-chave [Eu] funciona em colunas baseadas em pessoas, como Criado por ou Modificado por. Por exemplo, para ver todos os documentos que criou, defina um filtro com a coluna Criado por igual a [Eu]. Se for um editor e quiser ver os últimos ficheiros em que estava a trabalhar, defina um filtro na coluna Modificado por igual a [Eu]. Para ver ambos, crie dois filtros ligados por Ou.

A palavra-chave [Hoje] funciona em colunas baseadas em datas. Pode utilizar expressões matemáticas para obter intervalos que mudem com a data de hoje. Por exemplo, para ver todos os documentos que foram modificados nos últimos 30 dias, pode criar um filtro na coluna Data que seja maior ou igual a [Hoje] - 30. Para não contabilizar o dia atual, defina um segundo filtro na coluna Data que seja menor do que [Hoje] e ligue-os com E.

Pode filtrar uma lista do SharePoint que tenha uma coluna de metadados. 

Adicionar uma coluna de metadados à sua lista

Aceda à sua lista e selecione +Adicionar coluna.

Selecione Mais... selecione o botão de opção Metadados Geridos e, em seguida, selecione OK.

Em alternativa, depois de criar uma coluna Metadados Geridos e adicionar itens à sua lista, pode aplicar etiquetas de metadados ao clicar no ícone Etiqueta no painel editar item de lista.

Aplicar etiquetas de metadados no painel vista de árvore.

Filtrar por etiquetas de Metadados Geridos

1. Selecione o ícone de filtro para aceder ao painel de filtros.

   

   Nota: Pode selecionar a opção Vista de Árvore na lista pendente na parte superior do painel, que fornece uma vista hierárquica dos termos associados à coluna selecionada.

2. Selecione as etiquetas de metadados que pretende filtrar.

   

3. Em alternativa, se tiver, pelo menos, 5 valores definidos na coluna Metadados Geridos, selecione a ligação Ver Tudo para ver o painel de filtro.

   

4. Verifique as etiquetas de metadados que pretende filtrar e selecione Aplicar.

Seguem-se algumas sugestões para vistas típicas que funcionarão bem com colunas indexadas:

Para filtrar por:	Indexe:	Por exemplo:
Itens alterados recentemente	Coluna Modificado	Para ver apenas itens que foram alterados na semana passada, aplique o filtro Modificado é maior que[Hoje]-7.
Novos itens	Coluna Criado	Para criar uma vista que apresente apenas os itens que foram adicionados na semana passada, aplique o filtro Criadoé maior que[Hoje]-7.
Os meus itens	Coluna Criado Por	Para criar uma vista que apresente apenas os itens que adicionou, aplique o filtro Criado Poré igual a[Eu].
Itens com conclusão prevista para hoje	Coluna Data para Conclusão (criada pelo utilizador numa lista ou biblioteca)	Para criar uma vista que apresente apenas os itens com uma data de conclusão de hoje, aplique o filtro Data para Conclusão é igual a[Hoje].
Atualizações da área de debate	Coluna Última Atualização	Para criar uma vista que apresente apenas os debates atualizados no mês passado, aplique o filtro Última Atualização é maior que [Hoje]-30.
Arquivar ficheiros numa biblioteca de documentos	Data de Modificação	Para criar uma vista de documentos que não foram alterados desde o ano de 2016 (os quais pretende arquivar), aplique o filtro Data de Modificação é menor que 31 de dezembro de 2016.
Localizar um subconjunto de dados financeiros	Região, Ano (como dois índices simples)	Para criar uma vista de dados financeiros para a região Nordeste em 2015, aplique o filtro Região é igual a "NE" E Ano é igual a 2015 uma vez que é provável que a coluna Região tenha menos valores do que a coluna Ano.
Metadados	Coluna Metadados Geridos	Para criar uma vista de metadados geridos, aplique um filtro com base nas etiquetas de metadados que definir no painel de filtros de lista e biblioteca. Para obter informações, consulte Qual é o painel de filtros de lista e biblioteca?

Tipos de Coluna Suportados Uma linha de texto Escolha (valor único) Número Moeda Data e Hora Pessoa ou grupo (valor único) Metadados Geridos Sim/Não Pesquisa

Tipos de Coluna Não Suportados Várias linhas de texto Escolha (múltiplos valores) Calculado Hiperligação ou Imagem Colunas Personalizadas Pessoa ou Grupo (múltiplos valores) Dados externos