"Você pode tê-lo bom, rápido ou barato. Escolha dois."
Há décadas que os engenheiros dizem isto aos gestores de projecto.
Em termos ligeiramente diferentes, cada projeto equilibra um "triângulo" de tempo, dinheiro e escopo - você não pode alterar um sem afetar pelo menos um dos outros. O trabalho do gestor de projetos é evitar que o triângulo se desfaça.
Como posso fazê-lo? Primeiro, quando surgir um problema, localize-o no triângulo do projeto — é sobre tempo (cronograma), dinheiro (orçamento) ou escopo? Em segundo lugar, descubra quais lados do triângulo você pode alterar e quais são "fixos" no lugar. Em terceiro lugar, ajuste o que puder para corrigir o problema e otimizar o projeto. Em quarto lugar, termine o projeto e comemore!
Neste artigo
- Tempo + dinheiro + âmbito = qualidade
- Saiba o que não pode alterar
- Otimizar a agenda
- Otimizar o orçamento
- Otimizar o âmbito
- Mais informações sobre a gestão de projetos
Tempo + dinheiro + âmbito = qualidade
O triângulo do projeto também é conhecido como o "triângulo de ferro" e, menos poeticamente, as "restrições triplas". Seja como for, equivale à mesma coisa: não pode alterar o orçamento, a agenda ou o âmbito de um projeto sem afetar pelo menos uma das outras duas partes.
Alguns exemplos de como funciona:
- Para introduzir a data de conclusão (hora), pode gastar mais em recursos (dinheiro) para concluir o trabalho mais rapidamente ou cortar funcionalidades (âmbito), de modo a que haja menos trabalho a fazer antes do novo prazo.
- Para terminar o projeto abaixo do orçamento (custo), pode eliminar as horas extraordinárias e terminar o projeto mais tarde (tempo) ou cortar funcionalidades (âmbito).
- Para adicionar funcionalidades a um produto (âmbito), pode expandir o prazo para reservar tempo para o novo trabalho (tempo) ou adicionar pessoas para o fazer mais rapidamente (custo). Você também pode fazer as duas coisas!
A qualidade é a quarta parte do triângulo do projeto. Ele fica no centro, onde qualquer mudança em qualquer lado o afeta.
Por exemplo, se estiver mais adiantado, poderá substituir as funcionalidades de corte ou permitir mais tempo às tarefas existentes. Com esse tempo e escopo adicionais, o resultado final pode ser um produto melhor.
Um ponto-chave: não existe um padrão universal de qualidade. Para qualquer projeto, a qualidade é definida dentro do próprio projeto. Para algumas empresas, manter um projeto dentro do orçamento é a medida mais importante de qualidade. Para outros, colocá-lo no mercado a tempo é mais importante. Um gerente de projeto precisa saber como a qualidade é definida para a organização e o projeto específico.
No exemplo anterior, você poderia simplesmente terminar o produto mais cedo com menos recursos, colocando-o no mercado à frente de seus concorrentes. Essa pode ser a definição de qualidade para aquele projeto na sua empresa.
Saiba o que não pode alterar
Na maioria dos projetos, pelo menos um lado do triângulo é fixo no lugar. Não pode alterá-la.
Talvez o orçamento seja inegociável. (Soa familiar?) Ou talvez o produto tenha absolutamente que entrar em promoção até uma determinada data. Talvez ambas sejam verdadeiras.
Muitas vezes, os elementos fixos de um projeto são ditados por cima do gestor de projetos, mas nem sempre. Às vezes, cabe a você decidir qual elemento é mais importante para o sucesso do projeto. E você realmente precisa ser claro sobre isso para quando os problemas aparecem (e eles sempre aparecem).
Quando o problema ocorre em um lado fixo, o curso de ação geralmente é claro. Por exemplo, se descobrir que uma funcionalidade de software irá demorar mais tempo a ser concluída do que o previsto e tiver assinado um contrato a informar que irá entregar essa funcionalidade (âmbito), terá de alterar a data de conclusão ou adicionar recursos para a concluir a tempo.
Se o lado fixo e o lado do problema forem diferentes, não desista. Essa é a beleza do triângulo do projeto; Há sempre espaço para fazer alterações. Por exemplo, se o projeto tiver de ser concluído dentro do prazo e o âmbito tiver aumentado, ainda pode ajustar os custos ao adicionar recursos.
Se os três lados do triângulo estiverem presos, não entre em pânico. O projeto pode estar com problemas, mas pelo menos você sabe que está com problemas e tem um bom ponto de partida para repensar os objetivos do projeto ou os padrões de qualidade.
Otimizar a agenda
Mais cedo ou mais tarde, você enfrentará um projeto que está prestes a ultrapassar um prazo inflexível.
Uma maneira infalível de encurtar o cronograma é encurtar o caminho crítico, uma série de tarefas cuja última tarefa termina na data de término do projeto. Alterar outras tarefas pode não reduzir a agenda, mas alterar tarefas de caminho crítico sim. Para encurtar o caminho crítico, pode:
- Reduza a duração das tarefas (reduza o âmbito ou adicione recursos).
- "Acelere a agenda": sobreponha tarefas para que as pessoas possam trabalhar nelas em simultâneo (adicionar recursos). Esta tática é melhor usada mais perto do início de um projeto.
- "Bloqueia" a agenda: adicione recursos para concluir tarefas mais rapidamente (dinheiro).
- Remover tarefas (reduzir o âmbito).
É claro que corrigir o cronograma dessa maneira pode ter efeitos dramáticos no orçamento, no escopo e na qualidade do projeto.
Otimizar o orçamento
Na maioria dos projetos, a maior fatia do orçamento consiste em custos de recursos: os custos fixos e baseados em taxas de pessoal, equipamentos e materiais. Manter-se dentro do orçamento pode exigir escolhas muito difíceis:
- Reduza o âmbito do projeto para que haja menos tarefas mais curtas que precisem de recursos.
- Remover recursos.
- Certifique-se de que as taxas, taxas e horas extras são adequadas.
- Verifique se os recursos se adequam melhor ao trabalho.
- Substitua um recurso caro por um menos dispendioso.
Controlar os custos pode forçar a saída do prazo ou exigir cortes no escopo do projeto. Por exemplo, se não permitir horas extraordinárias nas tarefas, poderá descobrir que a data de conclusão é um mês mais tarde. Ou, se cortar o âmbito, a data de conclusão poderá mudar.
Otimizar o âmbito
Você consideraria economizar dinheiro fazendo uma ponte alguns metros mais curta do que o rio que ela atravessa? Claro que não. Por vezes, não é possível alterar o âmbito do projeto, pelo que tem de efetuar outras ações:
- Adicione recursos para garantir que todas as tarefas estão concluídas (custo).
- Corte as tarefas que não estão no caminho crítico, se houver algum (custo).
- Adicione tarefas ou adicione duração a tarefas (custo).
- Prolongar o prazo para dar tempo a todas as tarefas com o nível atual de recursos (tempo).