Quando configura o SharePoint no Microsoft 365, provavelmente tem documentos e ficheiros que pretende adicionar ao seu Site de Equipa. Eis algumas formas de adicionar diferentes tipos de conteúdo ao seu site.
Nota
Para ver um artigo sobre como configurar o OneDrive para trabalho ou escola e Sites de equipa para poder utilizá-los em conjunto, consulte Configurar Office 365 armazenamento e partilha de ficheiros.
Neste artigo
- Antes de começar
- Criar pastas, bibliotecas e subsites
- Carregar documentos, imagens e ficheiros
- Pondere criar listas do SharePoint para contactos, calendários e folhas de cálculo
- Considere soluções SharePoint para necessidades empresariais comuns
- Ajude os utilizadores do site a encontrar os seus conteúdos
Antes de começar
Antes de começar a mover ficheiros, verifique a quantidade de armazenamento do SharePoint no Microsoft 365 no Microsoft 365. Para encontrar informações sobre os limites de armazenamento do SharePoint no Microsoft 365, consulte Limites do SharePoint.
Sugestão
É importante lembrar que, no Microsoft 365, os limites de armazenamento para o SharePoint no Microsoft 365 (o seu Site de Equipa) diferem dos limites de armazenamento para Exchange Online (para contas de e-mail). Para obter mais informações sobre os limites de armazenamento de caixas de correio, consulte Destinatários nas Descrições de Serviços do Microsoft 365 para Exchange Online.
O próximo passo é analisar o conteúdo que você tem atualmente. Isto inclui documentos, imagens, formulários e assim sucessivamente.
Sugestão
No Explorador de Ficheiros, procure os seus ficheiros existentes por tamanho e por data. Isto pode ajudá-lo a identificar rapidamente os ficheiros que foram utilizados recentemente ou que são muito grandes.
Pense na quantidade do conteúdo que é utilizado regularmente e se pretende armazená-lo no Microsoft 365. Assim como você faria quando se mudasse para uma casa menor, o objetivo é decidir o que se encaixará no novo local. Por exemplo, se a sua organização utiliza agora mais armazenamento do que o limite do Microsoft 365 para o SharePoint no Microsoft 365, tem de tomar decisões como estas:
- Que ficheiros pretende mover?
- Quer comprar mais espaço de armazenamento?
- Deve planear ter espaço para o seu site crescer? (Com certeza vai)
Se a sua organização for grande ou complexa, considere convidar um especialista para o ajudar. Pode encontrar assistência fidedigna no Microsoft Pinpoint. O Pinpoint é uma forma rápida e fácil para empresas de todo o mundo encontrarem serviços e especialistas Microsoft certificados
Criar pastas, bibliotecas e subsites
Após identificar os conteúdos que pretende mover, pense em como pretende organizá-los. É recomendável começar por carregar ficheiros para a biblioteca Documentos no seu Site de Equipa. É uma boa ideia organizar o conteúdo, especialmente se espera vir a ter muitos ficheiros. À medida que o volume de conteúdo aumenta, pode criar bibliotecas de documentos, bibliotecas de formulários e bibliotecas de imagens adicionais para armazenar esse conteúdo. Também pode criar subsites para diferentes tipos de documentos ou projetos.
Para mais informações sobre como planear uma estrutura para organizar o conteúdo no seu site, consulte Planear o conteúdo para o seu Site de Equipa.
Carregar documentos, imagens e ficheiros
Para carregar ficheiros, como Word documentos, ficheiros PDF ou fotografias JPG, carregue-os para uma biblioteca ou para uma pasta numa biblioteca.
Nota
O tamanho máximo de ficheiro para um único ficheiro que pode ser carregado para uma biblioteca do SharePoint no Microsoft 365 é atualmente de 2 GB. Além disso, só pode carregar 100 ou menos ficheiros de cada vez.
A melhor forma de o fazer depende do número de ficheiros. Primeiro, navegue até à biblioteca de destino e, em seguida, utilize esta tabela para escolher um método:
| Número de ficheiros | Método de carregamento |
|---|---|
| Documento avulso | Selecione Novo Documento>CARREGAR FICHEIRO EXISTENTE e, em seguida, procure o ficheiro no seu computador. |
| Muitos documentos e pastas | Selecione o botão Abrir com o Explorador no separador Biblioteca do friso. Em seguida, arraste e largue os ficheiros utilizando o Explorador de Ficheiros. |
Para obter mais informações, consulte Carregar, criar ou excluir arquivos em uma biblioteca.
Nota
Existem determinados tipos de ficheiro que não podem ser carregados para uma biblioteca. Para obter uma lista destes, consulte o artigo Tipos de ficheiros que não podem ser adicionados a uma lista ou biblioteca.
Pondere criar listas do SharePoint para contactos, calendários e folhas de cálculo
Todas as empresas têm dados em muitas formas, como calendários, tarefas e folhas de cálculo. Para este tipo de dados, pode mover ou converter esse conteúdo numa lista no seu site. Por exemplo, pode converter a sua lista de contactos profissionais numa lista de Contactos. Além disso, muitas vezes pode converter calendários num Calendar do SharePoint, que é um tipo especial de lista.
- Para saber como criar um calendário de grupo no SharePoint no Microsoft 365, veja este vídeo: Vídeo: Criar o seu próprio calendário.
Se utiliza atualmente folhas de cálculo do Microsoft Excel para controlar as informações, pode carregar estas folhas de cálculo diretamente para uma biblioteca de documentos no SharePoint no Microsoft 365. Em alternativa, pode importar uma folha de cálculo como listas do SharePoint. Uma vez que muitas pessoas podem atualizar uma lista ao mesmo tempo, as listas do SharePoint ajudam a incentivar a colaboração. Pode criar vistas diferentes de listas para expor exatamente as informações que pretende.
- Para saber mais sobre como trabalhar com listas, consulte Formação: Criar e configurar uma lista.
Considere soluções SharePoint para necessidades empresariais comuns
Outra forma de mover os conteúdos é utilizar uma solução do SharePoint para gerir melhor uma tarefa existente. Por exemplo, a maioria das organizações quer capturar e partilhar o conhecimento do dia-a-dia das pessoas que lá trabalham. Um wiki no seu site pode ser ótimo exatamente para este tipo de partilha.
Esta tabela descreve as funcionalidades do SharePoint que podem ajudá-lo a gerir processos de negócio.
| Processo de negócio | Descrição |
|---|---|
| Utilizar um wiki para partilhar conhecimentos da equipa e colaborar | Wikis são sites especiais onde uma comunidade de usuários cria e mantém informações. Os Wikis podem ser uma excelente ferramenta para capturar e partilhar informações sobre processos ou informações de referência gerais que são importantes para o seu trabalho.
|
| Mover o agendamento de recursos para calendários de grupo do SharePoint | Um calendário de grupo pode ser uma boa forma de agendar recursos comuns, como salas de conferência, equipamento audiovisual, entre outros. Como um calendário de grupo reside num site do SharePoint no Microsoft 365, todos os membros da sua equipa podem vê-lo facilmente no SharePoint ou no Outlook. |
| Converter programas de base de dados numa aplicação do Access | Pode utilizar Microsoft Access 2013 para estruturar e publicar uma base de dados e, em seguida, criar uma aplicação do Access para utilizar a base de dados no seu site de equipa. |
| Automatizar processos de negócio com um fluxo de trabalho | Os fluxos de trabalho automatizam e monitorizam as principais tarefas num processo empresarial. São ótimos para tarefas como processos de aprovação ou recolha de feedback. |
Ajude os utilizadores do site a encontrar os seus conteúdos
Depois de mover os seus documentos e ficheiros para o Site de Equipa, informe os outros utilizadores do site. Pode oferecer várias formas diferentes que podem utilizar para encontrar conteúdo no site.
Esta tabela descreve diferentes métodos que pode utilizar.
| Método | Descrição |
|---|---|
| Utilizar a pesquisa para localizar conteúdo | A forma mais fácil de localizar conteúdos num site do SharePoint no Microsoft 365 é através da funcionalidade de pesquisa.
|
| Configurar vistas em listas e bibliotecas para tornar o conteúdo detetável | Pode selecionar os elementos que aparecem numa vista. Por exemplo, numa vista, pode mostrar o título e o autor. Numa vista diferente, poderá querer mostrar apenas os itens que foram adicionados após uma certa data.
|
| Personalizar navegação no site | Pode personalizar a navegação do seu Site de equipa para facilitar aos utilizadores do site a localização de conteúdos. |
| Procurar conteúdo online quando estiver offline | Pode utilizar o OneDrive para o trabalho ou escola ou o Outlook para procurar conteúdos que estão no site do SharePoint no Microsoft 365 quando está offline
|
| Acompanhe as atualizações de conteúdo |
Para saber mais sobre as formas de ajudar os utilizadores do site a localizar conteúdo facilmente, consulte o artigo do Guia de Planeamento Planear o conteúdo dos seus Sites de equipa .
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