Importar uma agenda do Excel para Turnos

Este artigo aplica-se a gestores de primeira linha.

Pode utilizar um livro do Excel para colocar as suas agendas no Turnos. Importar a sua agenda do Excel para os Turnos pode ajudá-lo a configurar a sua equipa mais rapidamente, especialmente se gerir uma equipa grande.  

Neste artigo

Descrição geral

Passo 1: transferir o modelo do Excel

Passo 2: Preencher a sua agenda no Excel

Passo 3: carregar o seu ficheiro do Excel

Ver e corrigir erros de importação

O modelo do Excel

Descrição geral

Uma importação do Excel pode efetuar as seguintes ações, que de outra forma faria manualmente no Turnos:

• Atribua turnos e folgas a cada membro da sua equipa.
• Adicionar turnos abertos. 
• Organize turnos por grupo.
• Adicione membros de equipa a grupos. 
• Adicione notas para o dia.

Se preferir preencher manualmente um horário, consulte Criar um horário de equipa no Turnos e Adicionar turnos ao horário no Turnos.

Primeiro, introduza as informações da agenda num livro do Excel e, em seguida, importe o livro para o Turnos ao carregá-lo. O Turnos inclui um modelo do Excel que pode transferir e utilizar para introduzir as informações de agenda.

Pode criar um novo ficheiro baseado no modelo ou pode adicionar as informações da agenda diretamente no mesmo. Se utilizar o modelo, certifique-se de que elimina os dados de exemplo nele contidos antes de carregar o ficheiro.  
 

Passo 1: transferir o modelo do Excel

1. No Turnos para ambiente de trabalho ou Web, no canto superior direito da agenda, aceda a Mais opções, > Mais opções,Importar agenda.

2. Na página Importar agenda, selecione a ligação transferir o modelo para transferir o modelo do Excel.

   Por predefinição, o ficheiro é guardado na pasta Transferências no seu computador com o seguinte nome: ImportScheduleTemplate_ID de<equipa>.xlsx.

Passo 2: Preencher a sua agenda no Excel

1. Leia as instruções no modelo e consulte a secção modelo do Excel deste artigo para obter mais detalhes sobre como adicionar as informações da sua agenda. 
2. Preencha a sua agenda no Excel.

Passo 3: carregar o seu ficheiro do Excel

1. Depois de adicionar as informações de agenda, está pronto para importá-las para o Turnos. Na página Agenda de importação, selecione Carregar.

2. Na caixa de diálogo Carregar ficheiro do Excel , selecione Carregar ficheiro. Aceda ao local onde guardou o seu livro do Excel e, em seguida, selecione Abrir.

3. Depois de carregar o ficheiro, pode verificar o estado do carregamento e os detalhes na tabela Histórico de importação . Verá um dos seguintes estados na coluna Estado :

   • A importação indica que a sua agenda foi importada com êxito e é agora apresentada no seu calendário de Turnos.
   • O erro indica que a sua agenda contém erros e não foi importada ou foi parcialmente importada. Verá uma ligação Transferir relatório na coluna Estado caso a sua agenda tenha sido parcialmente importada. Saiba como ver e corrigir erros de importação.  

   Importante

   A tabela mostra o estado dos últimos 10 carregamentos da sua equipa nos últimos 30 dias. Pode ver os carregamentos seus e de outros gestores de primeira linha da sua equipa. Se vários gestores de primeira linha da sua equipa estiverem a importar agendas para o Turnos, certifique-se de que verifica o estado do carregamento antes de este ser removido da tabela.

Ver e corrigir erros de importação

Se a tabela Histórico de importação mostrar um estado de erro ao importar o seu ficheiro do Excel, siga estes passos para ver e corrigir os erros de importação.    

1. Selecione Transferir relatório na coluna Estado para transferir o ficheiro de erro do Excel.

   Por predefinição, o ficheiro é guardado na pasta Transferências no seu computador com o seguinte nome: ImportScheduleErrors_ID> de< equipa.xls.

2. Abra o ficheiro e vá para a folha de cálculo Erros . Cada linha mostra a localização de um erro e o que precisa de ser corrigido.

   

3. Aceda à folha de cálculo Turnos, Abrir Turnos ou Folga e corrija os erros. As localizações de erro são realçadas a vermelho.

   

   Neste exemplo, o turno é superior a 24 horas. Para corrigir o erro, altere a data de início e de fim do turno.

4. Quando terminar de corrigir os erros, guarde o ficheiro e, em seguida, importe-o novamente para o Turnos.

Modelo do Excel

Utilize o modelo do Excel para o ajudar a expor a sua agenda no Excel. O modelo contém as seguintes folhas de cálculo:

• Instruções: Orientações sobre como introduzir as informações da sua agenda.
• Shifts, Time Off e Open Shifts: Para adicionar turnos, folgas e turnos abertos.
• Notas do dia: para inserir notas que correspondem a um dia específico. 
• Membros: uma lista só de leitura das pessoas da sua equipa às quais pode atribuir turnos. 

Também pode criar o seu próprio livro do Excel utilizando a estrutura descrita nas folhas de cálculo Turnos, Folgas, Turnos Abertos e Notas do Dia .

Folha de cálculo Turnos

Na folha de cálculo Turnos , cada turno aparece como uma linha com 12 colunas. Aqui estão detalhes sobre as colunas e como usá-las. 

Coluna	Propriedade	Tipo	Descrição	Entrada	Exemplo
A	Membro	Opcional	Nome do membro da equipa atribuído ao turno.	Introduza o nome do membro da equipa.	Martin Fitzgerald
B	Work Email	Obrigatório	Email endereço do membro da equipa.	Introduza o endereço de e-mail do membro da equipa.	mfitzgerald@contoso.com
C	Grupo	Obrigatório	Grupo de agendamento ao qual o membro da equipa pertence.	Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Pode adicionar um grupo novo ou existente.	Artigos de couro
D	Data de Início	Obrigatório	Data de início do turno.	Formato: dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa	08/13/2024 13/08/2024
E	Hora de Início	Obrigatório	Hora de início do turno.	Formato: 12h 24h	08h30 08:30 8:30
F	Data de Fim	Obrigatório	Data de fim do turno.	Formato: dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa	08/13/2024 13/08/2024
G	Hora de Fim	Obrigatório	Hora em que o turno termina.	Formato: 12h 24h	15h45 15:45 15:45
H	Cor do Tema	Opcional	Cor para categorizar o turno.	Introduza uma das seguintes opções: 1. Branco 2. Azul 3. Verde 4. Roxo 5. Rosa 6. Amarelo 7. Cinzento 8. Azul 9. Verde-escuro 10. Roxo escuro 11. Rosa escuro 12. Amarelo escuro	2. Azul
I	Etiqueta Personalizada	Opcional	Etiqueta para personalizar o turno.	Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Máximo de 23 carateres.	Pequenos artigos em couro
J	Pausa não remunerada (minutos)	Opcional	Duração da pausa do turno em minutos.	Introduza um número (em minutos) inferior à duração do turno.	45
K	Notas	Opcional	Notas para os membros da equipa sobre este turno específico.	Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Máximo de 500 carateres.	Utilize o nosso novo sistema para solicitar que os artigos sejam entregues na nossa loja.
L	Compartilhada	Obrigatório	Opção de partilhar o turno com a equipa assim que a informação é importada.	Selecione Partilhado ou Não Partilhado. Se optar por não partilhar, pode partilhar o turno depois de o mesmo ser importado através da opção Partilhar com equipa nos Turnos.	Não Partilhado

Folha de cálculo de folga

Na folha de cálculo Folga , cada item de folga aparece como uma linha com 11 colunas. Aqui estão detalhes sobre as colunas e como usá-las.  

Coluna	Propriedade	Tipo	Descrição	Entrada	Exemplo
A	Membro	Opcional	Nome do membro de equipa com folga.	Introduza o nome do membro da equipa.	Martin Fitzgerald
B	Work Email	Obrigatório	Email endereço do membro da equipa.	Introduza o endereço de e-mail do membro da equipa.	mfitzgerald@contoso.com
C	Data de Início	Obrigatório	Data de início da folga.	Formato: mm/dd/aaaa dd/mm/aaaa	08/13/2024 13/08/2024
D	Hora de Início	Obrigatório	Hora de início da folga.	Formato: 12h 24h	12:00 12:00 00:00
E	Data de Fim	Obrigatório	Data de fim da folga.	Formato: mm/dd/aaaa dd/mm/aaaa	08/20/2024 20/08/2024
F	Hora de Fim	Obrigatório	Tempo em que a folga termina.	Formato: 12h 24h	12:00 12:00 00:00
G	Motivo de folga	Obrigatório	Razão que justifica a folga.	Introduza um motivo de folga na lista de motivos de folga disponíveis nas definições de Turnos da sua equipa.	Férias
H	Cor do Tema	Opcional	Cor para categorizar a folga.	Introduza uma das seguintes opções: 1. Branco 2. Azul 3. Verde 4. Roxo 5. Rosa 6. Amarelo 7. Cinzento 8. Azul 9. Verde-escuro 10. Roxo escuro 11. Rosa escuro 12. Amarelo escuro	7. Cinzento
I	Notas	Opcional	Notas para o membro de equipa sobre a folga.	Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Máximo de 500 carateres.	Aproveite as suas férias.
J	Compartilhada	Obrigatório	Opção de partilhar a folga com o membro de equipa assim que a informação é importada.	Selecione Partilhado ou Não Partilhado. Se optar por não partilhar, pode partilhar o turno depois de o mesmo ser importado através da opção Partilhar com equipa nos Turnos.	Partilhada

Abrir a folha de cálculo Turnos

Na folha de cálculo Turnos Abertos , cada turno aberto é apresentado como uma linha com 11 colunas. Aqui estão detalhes sobre as colunas e como usá-las.  

Coluna	Propriedade	Tipo	Descrição	Entrada	Exemplo
A	Grupo	Obrigatório	Grupo de agendamento ao qual pode ser pedido o turno aberto.	Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Pode adicionar um grupo novo ou existente.	Artigos de couro
B	Data de Início	Obrigatório	Data de início do turno aberto.	Formato: mm/dd/aaaa dd/mm/aaaa	08/13/2024 13/08/2024
C	Hora de Início	Obrigatório	Hora de início do turno aberto.	Formato: 12h 24h	08h30 08:30 8:30
D	Data de Fim	Obrigatório	Data de fim do turno aberto.	Formato: mm/dd/aaaa dd/mm/aaaa	08/13/2024 13/08/2024
E	Hora de Fim	Obrigatório	Hora em que o turno aberto termina.	Formato: 12h 24h	15h45 15:45 15:45
F	Slots em aberto	Obrigatório	Número de turnos abertos disponíveis para os membros do grupo solicitarem.	Introduza um número de 1 a 255.	2
G	Cor do Tema	Opcional	Cor para categorizar o turno aberto.	Introduza uma das seguintes opções: 1. Branco 2. Azul 3. Verde 4. Roxo 5. Rosa 6. Amarelo 7. Cinzento 8. Azul 9. Verde-escuro 10. Roxo escuro 11. Rosa escuro 12. Amarelo escuro	6. Amarelo
H	Etiqueta Personalizada	Opcional	Etiqueta para personalizar o turno aberto.	Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Máximo de 23 carateres.	Pequenos artigos em couro
I	Pausa não remunerada (minutos)	Opcional	Duração da pausa do turno em minutos.	Introduza um número (em minutos) inferior à duração do turno.	45
J	Notas	Opcional	Notas para os membros da equipa sobre este turno aberto específico.	Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Máximo de 500 carateres.	Utilize o nosso novo sistema para solicitar que os artigos sejam entregues na nossa loja.
K	Compartilhada	Obrigatório	Opção de partilhar o turno com o membro de equipa assim que as informações são importadas.	Selecione Partilhado ou Não Partilhado. Se optar por não partilhar, pode partilhar o turno depois de o mesmo ser importado através da opção Partilhar com equipa nos Turnos.	Não Partilhado

Folha de cálculo Notas do Dia

Para cada dia, você pode adicionar uma nota. 

Coluna	Propriedade	Tipo	Descrição	Entrada	Exemplo
A	Data	Obrigatório	Data em que pretende que a nota apareça na agenda.	Formato: mm/dd/aaaa dd/mm/aaaa	08/13/2024 13/08/2024
B	Nota	Obrigatório	Mensagem para a sua equipa.	Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Máximo de 500 carateres.	Formação no local

Nos Turnos, as notas serão apresentadas junto ao topo da agenda, por baixo da data.

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