Ghidul de confidențialitate pentru Detalii personale

Detaliile personale din Microsoft Viva Insights vă ajută să găsiți oportunități de a construi obiceiuri mai bune și de a relua controlul timpului dvs. Acest articol descrie modul în care Viva Insights utilizează datele cu caracter personal pentru detalii personale, unde stochează acele date și modurile în care a fost proiectat pentru a păstra aceste date în siguranță. De asemenea, descrie modul în care Viva Insights respectă reglementările GDPR. 

Principii cheie

• În calitate de utilizator Viva Insights, doar dvs. vă puteți vedea propriile date.
• Datele dvs. sunt stocate și calculate în cutia poștală Exchange Online.
• Puteți opta și renunța în orice moment.
• Detaliile personale din Viva Insights nu vă arată informații personale de identificare a colegilor, în afară de ceea ce puteți vedea deja în Outlook și Teams.

Aspecte-cheie privind confidențialitatea datelor

• Detaliile personale din Viva Insights nu sunt concepute să permită evaluarea, urmărirea, luarea automată a deciziilor, crearea de profiluri sau monitorizarea. Viva Insights vă oferă detalii personale prin intermediul aplicației Viva Insights din Microsoft Teams și pe web, programul de completare Outlook Detalii, e-mailurile de rezumat Viva, e-mailurile de informare și sugestiile în linie în Outlook. Detaliile personale din Viva Insights nu au niciun mecanism sau opțiune care să permită nimănui în afară de dvs. să acceseze informațiile personalizate afișate prin aceste suprafețe, cu excepția cazului în care le distribuiți în mod intenționat și independent. Datele despre detaliile personale furnizate de Viva Insights nu pot fi utilizate pentru luarea deciziilor automate sau pentru crearea de profiluri.
• Detaliile personale din Viva Insights nu le oferă angajaților acces la noi informații personale de identificare despre alți colegi. Viva Insights transformă datele în detalii personale, făcând calcule pe informațiile pe care le generați doar în timp ce vă desfășurați activitatea zilnică. Majoritatea datelor pe care le vedeți în detaliile personale din Viva Insights sunt pur și simplu o agregare de informații la care aveți deja acces, dar pentru care nu ați putea efectua rapid calcule fără asistență.
• Detaliile personale din datele Viva Insights sunt procesate și stocate în cutia poștală Exchange Online a angajatului. Viva Insights procesează date din aceste surse pentru detalii personale: date de e-mail și calendar Exchange Online, semnale de chat și apeluri din Skype for Business și din Teams. Viva Insights stochează și procesează aceste date în cutia poștală Exchange Online a fiecărui angajat.
• Detaliile personale din Viva Insights sprijină conformitatea cu Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR). Microsoft a conceput detalii personale în Viva Insights pentru a sprijini nevoile organizației dvs. de a respecta cerințele GDPR.

Unde să vedeți detalii personale

Detalii personale în Viva Insights:

• Viva Insights în Teams și pe web
• Viva Insights în Outlook
• Informare e-mailuri în Outlook
• E-mailuri de rezumat în Outlook
• Sugestii în linie în Outlook

Confidențialitatea în aplicația Viva Insights din Teams și pe web

Atunci când datele sunt procesate în aplicația Microsoft Viva Insights, Microsoft protejează confidențialitatea angajaților și respectă pe deplin reglementările locale, cum ar fi Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR). Viva Insights protejează confidențialitatea în următoarele moduri:

• Personal și privat – conținutul din detaliile dvs. este personal, privat, disponibil doar pentru dvs. Nimeni din organizația dvs. nu îl poate accesa.
• Datele tuturor sunt păstrate private - Viva Insights nu include informații noi de identificare personală despre alte persoane din organizația dvs. Detaliile și acțiunile se bazează pe informații generate de dvs. și de organizația dvs., pur și simplu în urma desfășurării zilei obișnuite de lucru. Detaliile dvs. se bazează pe informații la care aveți deja acces, dar pe care nu le puteți agrega rapid fără ajutor.
• Securitatea cutiei poștale - Viva Insights utilizează datele de e-mail și de calendar Exchange Online și procesează și stochează orice detalii sau acțiuni în cutia poștală Exchange Online, astfel încât securitatea datelor să fie încorporată și impusă de Exchange.
• Conform cu GDPR - Microsoft respectă GDPR atunci când furnizează detalii și acțiuni în aplicație.

Cum funcționează

Detaliile și acțiunile personale din aplicația Microsoft Viva Insights se bazează pe datele cutiei poștale Exchange Online, cum ar fi e-mailul și datele de calendar. Detaliile sunt derivate din datele care sunt deja disponibile pentru dvs. în cutia poștală Exchange Online. De exemplu, dacă doriți să determinați ce angajamente v-ați făcut față de alte persoane, puteți revizui manual fiecare e-mail din cutia poștală. Aplicația Viva Insights pur și simplu vă salvează de acest proces plictisitor.

Tipuri de date

Viva Insights oferă detalii personale cu următoarele tipuri de date. 

• Date din cutia poștală - e-mailul, calendarul, chatul și activitatea de apel pe care o generați utilizând Microsoft 365, cum ar fi timpul pe care îl petreceți în întâlniri sau e-mailurile pe care le trimiteți unei anumite persoane sau grupului.
• Date incrementale - Date care altfel nu ar fi disponibile pentru dvs., dar care sunt prezentate într-o formă agregată concepută pentru a proteja confidențialitatea persoanei.

Date din cutia poștală

Datele din cutia poștală reprezintă informații la care aveți deja acces prin simpla desfășurare a activității, de exemplu, trimiterea de mesaje de e-mail, aranjarea de întâlniri sau discutarea pe chat cu colegii. Viva Insights procesează și afișează informațiile în moduri care le fac acționabile. 

De exemplu, Viva Insights oferă vizualizări care vă permit să înțelegeți rapid cât timp petreceți zilnic în întâlniri și e-mail, cu cine colaborați cel mai mult, cu cine pierdeți legătura și cu cine ați luat angajamente și solicitări. 

Puteți lua măsuri în legătură cu aceste informații. De exemplu, este posibil să decideți că petreceți prea mult timp în întâlniri și să adoptați un obiectiv personal de a desfășura întâlniri mai eficiente. 

Detaliile personale sunt derivate din date care sunt deja disponibile pentru dvs. în următoarele locuri:

• Cutia poștală Exchange Online
• Activitatea dvs. în documentele OneDrive și SharePoint
• Istoricul chatului și al apelurilor din Teams și din Skype for Business

Viva Insights aplică pur și simplu câteva calcule și reguli de bază pentru a face aceste date mai ușor de utilizat. Datele din cutia poștală sunt stocate direct în cutia poștală Exchange Online. 

De exemplu, dacă doriți să determinați ce colegi v-au trimis cele mai multe e-mailuri în ultima săptămână, ați putea face acest lucru fără Viva Insights, numărând manual e-mailurile de la colegi în inbox. În mod similar, puteți determina timpul mediu de răspuns al colegilor la mesajele de e-mail pe care le-ați trimis, utilizând informațiile despre mărcile temporale disponibile imediat în cutia poștală. Viva Insights vă scutește de efortul de a fi nevoit să efectuați aceste calcule plictisitoare. 

Date incrementale

În câteva cazuri, detaliile personale din Viva Insights vă oferă informații anonimizate despre alte persoane care altfel nu ar fi fost disponibile pentru ele, cum ar fi ratele de citire ale e-mailurilor. 

Ratele de citire a e-mailului

Viva Insights urmărește procentul de destinatari care au deschis un mesaj de e-mail (în programul de completare Outlook) pentru e-mailul pe care l-ați trimis la cinci sau mai multe persoane. 

Pentru a păstra confidențialitatea, Viva Insights nu urmărește ratele de citire pentru mesajele trimise la mai puțin de cinci persoane. De asemenea, Viva Insights nu afișează rate de citire de "0 la sută" sau "100 la sută", deoarece acest lucru le-ar permite oamenilor să tragă concluzii definitive despre acțiunile individuale ale colegilor. În schimb, rata de citire în aceste cazuri este afișată ca un interval care cuprinde o valoare prag care depinde de numărul de destinatari ai mesajului de e-mail. 

Această măsurătoare este calculată pe baza semnalizării "citire" din Exchange Online. Pentru unele persoane, mesajele sunt semnalizate ca "citite" atunci când deschideți un mesaj în panoul de previzualizare Outlook. Pentru altele, poate fi necesar să faceți dublu clic pentru a deschide mesajul și a-l marca drept "citit".

Puteți controla această setare în setările Outlook. Pentru a afișa aceste semnale în cutia poștală a expeditorului, semnalizarea de "citire" este copiată în mediul Microsoft 365, apoi livrată în cutia poștală a expeditorului. 

Conformitatea cu GDPR

La fel ca în cazul suitei complete Microsoft 365, Viva Insights vă ajută să susțineți conformitatea cu cerințele GDPR. De exemplu, Viva Insights acceptă următoarele:

• Securizați și protejați datele cu caracter personal ale utilizatorilor – Detalii necesită o licență Exchange Online, iar toate datele sunt stocate în cutia poștală Exchange Online a angajaților. Măsurătorile calculate, cum ar fi activitățile, se adaugă la cutia poștală. Astfel, aplicația Viva Insights îndeplinește această obligație în temeiul Exchange Online care îndeplinește și obligația:

  • Microsoft nu va extrage datele clienților în Exchange Online pentru publicitate.
  • Microsoft nu va dezvălui în mod voluntar datele clienților Exchange Online agențiilor de aplicare a legii.
  • Microsoft va îndeplini toate cerințele legate de criptarea datelor Exchange Online și va implementa controale pentru a reduce riscurile de securitate și a contribui la asigurarea continuității activității, așa cum este descris în ISO 27001 și 27018.

• Notificați utilizatorii în cazul în care este detectată o încălcare - Microsoft va notifica persoanele de contact de confidențialitate ale clienților în termen de 72 de ore de la data la care Microsoft ia cunoștință de o încălcare de către procedurile de operare standard de răspuns la incidente Microsoft 365.

• Onorați solicitările utilizatorilor (DSR) de a exporta, a șterge sau a restricționa procesarea datelor cu caracter personal – Microsoft acceptă solicitările utilizatorilor, cum ar fi solicitările de export sau de ștergere a datelor.

Pentru mai multe informații, consultați conformitatea cu GDPR.