Crearea unui spațiu de colaborare la proiecte SharePoint

SharePoint permite organizațiilor să găsească soluții la probleme obișnuite de afaceri, utilizând părți web și aplicații gata făcute. Scenariile dvs. unice de afaceri vor determina tipul de site și de părți web care vor fi utilizate.

Consultați articolul de mai jos ca exemplu pentru a afla mai multe despre procesul de creare a site-ului. Utilizați articolele pentru a vedea cum diferite tipuri de roluri și departamente din cadrul oricărei organizații pot lucra împreună pentru a răspunde nevoilor utilizatorilor și obiectivelor de afaceri. Înțelegeți etapele creării site-ului - planificarea, construirea și gestionarea - și tipurile de activități din fiecare etapă. Apoi începeți să vă creați site-SharePoint creați.

Luați în considerare utilizarea și particularizarea șablonului Project de site de gestionare pentru a începe rapid.

Mai multe resurse inspiraționale:

Vedeți ce este posibil cu SharePoint dvs.
Obțineți instrucțiuni pas cu pas pentru crearea site-ului, cu instrucțiuni ghidate
Citiți mai multe SharePoint despre crearea de site-uri

Scenariu: O echipă de produs trebuie să creeze un spațiu partajat și securizat pentru a stoca documente, a partaja actualizări de stare și a comunica

Iulia este un manager de proiect responsabil pentru a conduce o echipă care se îndreaptă spre lansarea unui produs nou în următoarele 6 luni. Știe că are nevoie de un loc pentru a stoca documentele echipei, a colabora la conținut, a partaja actualizări la știrile despre proiect și a comunica cu echipa. În prezent, echipa lui Iulia utilizează e-mailul ca formă principală de comunicare, iar unele documente de proiect sunt stocate într-un loc partajat, însă nu pot fi accesate în siguranță în afara biroului sau pe un dispozitiv mobil.

Site de echipă nou:

Imagine cu un site de echipă cu un contor de timp, un articol de știri și Planner

Obiective scenariu:

Stabiliți un loc unificat pentru știrile despre proiect, colaborarea în echipă și comunicarea în proiect
Activarea modalităților mai eficiente de comunicare prin utilizarea chatului în timp real și a conferințelor video
Unificați resursele echipei, cum ar fi un calendar de echipă, adresa de e-OneNoteși instrumentul de gestionare a activității
Stocați în siguranță fișiere și foldere într-un singur loc, care poate fi accesat de la distanță de pe orice dispozitiv

Pașii pentru a crea site-ul:

Planificarea site-ului - 1/2 zi

Iulia începe cu idei de brainstorming cu un alt manager de proiect, care a creat un site similar în trecut. Ea învață cea mai bună metodă de a începe site-ul de proiect este să-i cereți echipei feedback despre modul în care preferă să comunice, să colaboreze și despre tipurile de caracteristici care vor fi cele mai valoroase pentru noul site de proiect. Iulia identifică principalele priorități ale echipelor sale și începe să strângă documente, imagini și alt conținut.

Iulia determină că un site SharePoint de echipă este cel mai potrivit pentru nevoile echipei și ale proiectului său. Totuși, SharePoint site-ul de echipă nou nu permite chatul în timp real decât dacă integrați Microsoft Teams. Rea lucrează alături de SharePoint al entității găzduite, pentru a Microsoft Teams disponibil. Ea învață că organizația sa are deja permisiunea de a utiliza Microsoft Teams și tot ce trebuie să facă este să se asigure că site-ul ei de echipă este conectat la un grup Office 365 grup.

Acum, And este gata să înceapă să-și construiască spațiul Office 365 un spațiu de proiect conectat și un site de echipă.

Construirea site-ului - 1/2 zi

Builds a SharePoint team site, connects the site to an Office 365 group, and creates a connected Microsoft Team. Prin conectarea la grup, ea oferă automat echipei acces la resurse partajate, cum ar fi un calendar de grup, OneNote, Planner și adresa de e-mail.

Utilizând partea web Planner, echipapoate să urmărească și să partajeze detaliile progresului proiectului
Partea web Știri contribuie la comunicarea către organizație a actualizărilor de proiect și a jaloanelor
Echipa are acces ușor la disponibilitatea reciprocă, utilizând partea web Calendar grup
Utilizarea părții web Linkuri rapide, linkurile interne utilizate frecvent sunt evidențiate pentru acces ușor
Integrarea echipelor Microsoft permite noi modalități de comunicare și colaborare prin chat în timp real , conferințe video, opțiuni pentru înregistrarea întâlnirilor și stocarea resurselor partajate pe site-ulSharePoint echipă

Gestionarea site-ului - în curs de desfășurare

Săptămânal, Canalul de postează actualizările de stare ale proiectului sub formă de postări de știri care pot fi căutate, afișate în partea web Știri și publicate automat Teams știri
Site-ul de echipă este actualizat semi-lunar, pentru a asigura că termenele limită și știrile sunt actualizate
Atunci când se lansează proiectul, planurile plan pentru revizuirea porțiunilor conținutului și părților web ale site-ului pentru a se ajusta la noul ritm de business de asistență pentru produs
Lunar, Hosts live Q&A sessions hosted by Microsoft Stream, and automatically synced to the Stream tab in the Teams channel

Rezultate:

Le permite membrilor echipei să rămână conectați la actualizările cheie și să extindă conversațiile prin chat persistent și conferințe video
Productivitate sporită a echipei, permițând membrilor echipei să colaboreze la conținut în Teams sau SharePoint la care au lucrat vreodată
A scăzut volumul întâlnirilor și al mesajelor de e-mail înainte de lansarea site-ului de echipă, prin creșterea gradului de notificare a informațiilor
S-a permis membrilor echipei la distanță să lucreze mai eficient