Utilizarea șablonului de site de echipă pentru comunicarea în caz de criză

Mai întâi, urmați instrucțiunile despre adăugarea unui șablon de site la un site SharePoint nou sau existent.

Explorați conținutul de site prepopulat, părțile web și paginile și decideți ce particularizări de site vor fi necesare pentru a se alinia cu marca, vocea și obiectivul general al organizației dvs. de afaceri. 

Pagini de site prepopulate:

• Pagina de pornire - Oferă și locul de aterizare pentru vizitatori pentru a revizui știrile despre crizele în curs, actualizări de răspuns, informații despre politici și proceduri și resurse utile.

• Cea mai recentă actualizare - Această pagină vă oferă spațiu pentru a partaja știrile curente și actualizările legate de crize și organizația dvs.

• Plan de proiect - Urmăriți toate progresele de lucru legate de proiectele viitoare. Particularizați acest șablon de listă prin editarea câmpurilor text de listă.

• Programatorul de conținut - organizează conținutul care va fi partajat cu privire la evenimentele viitoare. Particularizați această listă editând șablonul de listă.

• Conversații - Se conectează la un alias de echipă partajat și la un calendar de echipă partajat în Outlook. Conectați acest site la un grup Microsoft 365 pentru a adăuga chat în timp real în Microsoft Teams.

• Documente - Se conectează la un alias de echipă partajat și la un calendar de echipă în Outlook. Conectați acest site la un grup Microsoft 365 pentru a adăuga chat în timp real în Microsoft Teams.

• Coș de reciclare - oferă acces la conținutul de echipă eliminat recent.

După ce ați adăugat șablonul de site de echipă pentru comunicarea în situații de criză, este timpul să îl particularizați și să-l personalizați. 

Prezentați știri și anunțuri importante - Utilizați partea web Erou pentru a evidenția protocoalele de criză, actualizările situaționale și resursele utile. Furnizați informații utile - Utilizați partea web Text pentru a furniza echipei informații utile. Evidențierea linkurilor către resurse utilizate frecvent - Utilizați partea web Linkuri rapide pentru a oferi acces ușor la resursele de criză. Oferiți acces la persoanele de contact cheie - Utilizați partea web Persoane pentru a lista persoanele de contact cheie pentru echipa de criză. Furnizare acces ușor la documente - Utilizați partea web Bibliotecă de documente pentru a furniza acces rapid la resurse departamentale și documente. Revizuiți activitatea recentă de pe site-ul de echipă - Utilizați partea web Activitate site pentru a vizualiza conținutul accesat recent de alți membri ai echipei. Oferiți acces la materiale de învățare și la alte resurse - Utilizați partea web Linkuri rapide pentru a gestiona o listă de resurse interne și externe ale agenției.

Particularizați aspectul site-ului, navigarea în site, părțile web și conținutul pentru a se potrivi nevoilor vizualizatorilor și ale organizației. Atunci când efectuați particularizări, asigurați-vă că site-ul este în modul de editare, selectând Editare în partea din dreapta sus a site-ului. Pe măsură ce lucrați, Salvați ca schiță sau Republicați modificările pentru a face editările vizibile pentru vizualizatori.

1. Utilizați partea web Erou pentru a evidenția protocoalele de criză, actualizările situației și resursele utile

1. Începeți prin a selecta partea web Erou și a selecta Editare parte web .

2. Apoi selectați opțiunile Strat și dală care se potrivesc cel mai bine nevoilor organizației.

Vedeți aspecte diferite și aflați mai multe despre editarea părții web Erou.

2. Utilizarea părții web Text pentru a furniza echipei informații utile

1. Începeți prin a selecta partea web Text și a selecta Editare parte web .

2. Editați textul direct în partea web. 

Aflați mai multe despre editarea părții web Text.

3.  Utilizarea părții web Linkuri rapide pentru a oferi acces ușor la resursele de criză

1. Navigați la partea web Linkuri rapide, selectați linkul, apoi selectați Editare parte web .

2. Editați linkul, titlul, pictograma și descrierea, dacă este necesar.

3. Pentru a adăuga un link, selectați + Adăugați linkuri.

Vedeți aspecte diferite și aflați mai multe despre editarea părții web Linkuri rapide.

4.  Utilizați partea web Persoane pentru a lista persoanele de contact cheie pentru echipa de criză

1. Începeți prin a șterge substituentul Persoane parte Web.

2. Apoi adăugați partea web Persoane, selectând linia cu un cerc +:

3. Selectați Editare parte Web .

4. Ajustați aspectul și introduceți numele unei persoane sau al unui grup, apoi selectați Salvare.

Aflați mai multe despre partea web Persoane.

5.  Utilizarea părții web Bibliotecă de documente pentru a furniza acces rapid la resurse departamentale și documente

1. Pentru a modifica vizualizarea sau sursa de foldere pentru partea web Bibliotecă de documente, selectați partea web Editare .

2. Pentru a edita foldere de biblioteci de documente, etichete, conținut, navigați la biblioteca din Conținutul site-ului, efectuați editările, apoi vedeți actualizarea de conținut în partea web.

Aflați mai multe despre editarea părții web Bibliotecă de documente.

6.  Utilizați partea web Activitate site pentru a rămâne la curent cu activitatea echipei

1. Începeți prin a selecta partea web Activitate site și selectați Editare parte web .

2. Introduceți un număr în caseta de instrumente de sub Afișați acest număr de elemente simultan.

Aflați mai multe despre utilizarea părții web Activitate site.

7.  Utilizarea părții web Linkuri rapide pentru a gestiona o listă de resurse interne și externe ale agenției

1. Începeți prin a selecta partea web Linkuri rapide și selectați Editare parte web .

2. Editați linkul, titlul, pictograma și descrierea, dacă este necesar.

3. Pentru a adăuga un link, selectați + Adăugați linkuri.

Aflați mai multe despre utilizarea părții Linkuri rapide.

Particularizarea următoarelor pagini din site 

• Cea mai recentă actualizare - Furnizați actualizări despre crizele curente și răspunsul echipei dvs. Particularizați această pagină editând părțile web Text și Apel la acțiune .

• Plan de proiect - urmăriți orice probleme care pot apărea în calea proiectului. Particularizați acest șablon de listă prin editarea câmpurilor text de listă.

• Programator de conținut - Organizează conținutul care va fi partajat înaintea evenimentelor. Particularizați această listă editând șablonul de listă.

Particularizarea aspectului și a navigării în site

Înainte de a vă partaja site-ul cu alte persoane, puneți ultimele retușuri pe site- ul dvs., asigurându-vă că utilizatorii pot găsi site-ul, pot naviga cu ușurință prin linkuri și pagini și pot accesa rapid conținutul de pe site.

• Editați bibliotecile de documente actualizând numele folderelor și încărcând resurse.

• Editați și particularizați navigarea în site.

• Modificați aspectul site-ului particularizând tema, sigla, aspectele de antet și aspectul site-ului.

• Adăugați sau eliminați pagini la acest site sau la navigarea în site pentru a include conținutul existent.

• Alegeți să asociați acest site cu un site hub din organizația dvs. sau adăugați acest site la o navigare de site hub existentă , dacă este necesar.

Distribuiți site-ul către alte persoane după ce l-ați personalizat, l-ați verificat și ați publicat schița finală. 

1. Selectați Setări , apoi Permisiuni site.

2. Apoi selectați Invitați persoane, apoi selectați Adăugați membri la grup , apoi Adăugare pentru a acorda acces complet la conținutul site-ului de echipă, la resurse partajate, cum ar fi calendarul Outlook al echipei și drepturi de editare la site.

3. Apoi selectați Invitați persoane , apoi Partajați doar site-ul, apoi Salvați pentru a partaja site-ul, dar nu și resursele partajate sau drepturile de editare ale site-ului.

Aflați mai multe despre gestionarea setărilor site-ului de echipă, a informațiilor de site și a permisiunilor.

După ce creați și lansați site-ul, următoarea etapă importantă este menținerea conținutului site-ului. Asigurați-vă că aveți un plan pentru a menține la zi conținutul și părțile web. 

Cele mai bune practici de întreținere a site-ului:

• Plan pentru întreținerea site-ului - Stabiliți un program pentru revizuirea conținutului site-ului cât de des este necesar, pentru a vă asigura că tot conținutul este corect și relevant.

• Publicați cu regularitate știri - distribuiți cele mai recente anunțuri, informații și stare în cadrul organizației.  Aflați cum să adăugați o postare De știri pe un site de echipă sau pe un site de comunicare și cum să afișați altor persoane care vor publica anunțuri despre modul în care pot utiliza știrile SharePoint.

• Verificați linkurile și părțile web - Păstrați linkurile și părțile web actualizate pentru a vă asigura că beneficiați de întreaga valoare a site-ului.

• Utilizați analiza pentru a îmbunătăți implicarea - Vizualizați utilizarea site-ului utilizând raportul de date de utilizareîncorporat pentru a obține informații despre conținutul popular, vizitele pe site și multe altele.

• Revizuiți periodic setările site-ului : după ce ați creat un site în SharePoint, puteți efectua modificări la setări, informații despre site și permisiuni pentru site.