Obiectivul utilizatorului: Planificarea proiectului

Este bine să începeți să planificați înainte să deschideți Microsoft Project. Pentru a capta ideile inițiale despre obiectivele proiectului dvs., utilizați o aplicație precum Word, Excel, OneNote sau Outlook. După ce toți ceilalți v-au aprobat ideile, puteți să începeți să vă alcătuiți planificarea în Project. Întoarceți-vă la Ghidul Project pentru mai multe articole despre managementul proiectelor.

Sfaturi pentru managementul de proiect înainte de a începe . . .

• Asigurați-vă că aveți un proiect Asigurați-vă că la ce vă gândiți este un proiect real. Un proiect are trei caracteristici:

  • Este temporar și unic Proiectarea unei fabrici de producție auto este un proiect, deoarece este o activitate unică. Construirea mașinilor în fabrică este o serie de activități repetate, deci nu este un proiect.
  • Acesta are produse finale clar definite Produsele finale oferă o focalizare și un scop pentru proiect. Participanții direct interesați nu vor simți că merită să investească în proiect, dacă produsele finale nu sunt stabilite clar.
  • Are un început și un sfârșit Fără o dată de sfârșit a proiectului, participanții direct interesați și investitorii nu se vor bucura de rezultatul proiectului și de avantajele făcute posibile de investiția lor.
    Iată câteva exemple care vă ajută să decideți dacă aveți un proiect.

Activități care nu sunt proiecte	Proiecte definite clar
Construirea de mașini	Proiect pentru modernizarea unei fabrici, pentru a mări eficiența. Proiect pentru situarea facilităților de întreținere mai aproape de facilitățile de producție.
Reducerea riscului din partea concurenței	Proiect de înlocuire a software-ului de securitate. Proiect de recrutare a specialiștilor în risc din domeniile asociate.

• Identificați restricțiile proiectului Restricțiile sunt factori care limitează opțiunile managerului de proiect în proiectarea și gestionarea unui proiect. Majoritatea proiectelor au trei restricții:

  • Interval limitat de timp Datele de sfârșit pentru produsele finale majore fixează, de obicei, lungimea totală a proiectului.
  • Persoane și alte resurse limitate Managerii de proiect au, de obicei, un număr limitat de persoane care să lucreze la un proiect sau un buget limitat.
  • Domeniu mic Un proiect este, de obicei, restricționat de cât de mult poate realiza echipa. Dacă proiectul are prea multe produse finale sau caracteristici, se poate să nu fie timp suficient în planificare pentru a le termina pe toate.

O modificare într-o restricție le afectează de obicei pe celelalte două și poate afecta calitatea generală. De exemplu, micșorarea duratei proiectului forțează managerul de proiect să ia decizii despre numărul de muncitori care sunt necesari pentru a finaliza produsele finale ale proiectului. Dacă nu sunt suficienți muncitori, atunci scurtarea proiectului poate prezenta alte compromisuri, de exemplu reducerea întinderii proiectului.

• Identificați din timp participanții direct interesați Nimic nu dăunează unui proiect mai mult decât faptul că nu reușiți să identificați cine sunt participanții direct interesați critici și cum să comunicați cel mai bine cu aceștia. Dacă nu reușiți să identificați un participant direct interesant critic după începerea unui proiect, proiectul se poate opri sau poate depăși bugetul, pe măsură ce se propun noi obiective și metode de proiect.

Pasul 1: Captați-vă ideile inițiale

Capturați idei inițiale în OneNote	Luați notițe cu OneNote în timp ce vă gândiți la proiect și la ceea ce doriți să realizați. Notele dvs. pot conține mesaje de e-mail, linkuri către site-uri web, videoclipuri sau specificații timpurii.
Importul datelor Excel în Project	Uneori, proiectele debutează ca liste simple în Excel. Însă când se dezvoltă, importați-le în Project, unde puteți să organizați și să planificați mai eficient activitățile.
Utilizați Microsoft 365 pe orice PC pentru a captura note de proiect oriunde	Lucrați cu specificațiile timpurii ale proiectului utilizând Microsoft 365. Cât timp lucrați pe un PC cu o conexiune la internet, puteți să lucrați la documente utilizând versiunile complete de Word, Excel, PowerPoint sau OneNote oricând doriți, oriunde.
Utilizați Office Online într-un browser web	Lucrați cu Office pentru web fără Microsoft 365. Dacă aveți un cont Microsoft, puteți utiliza versiunile web de Word, Excel, PowerPoint sau OneNote pentru a vă capta ideile inițiale despre proiect.

Începutul paginii

Pasul 2: Contactarea participanților direct interesați

Raportați progresul timpuriu	Indiferent unde vă aflați în planificarea proiectului, un raport bine prezentat îi ajută pe participanții direct interesați să accepte produsele finale ale proiectului.
Asociați-vă la o întâlnire online	Dacă participanții direct interesați nu pot fi prezenți, utilizați întâlnirile online pentru a lua legătura cu aceștia. Partajați-vă diapozitivele PowerPoint, foile Excel sau notele OneNote pentru a discuta planurile de proiect inițiale. People poate participa la întâlniri microsoft Teams online în biroul său, în deplasare sau pe dispozitivul mobil.
Discutați pe chat cu un membru al echipei de proiect	Atunci când apar întrebări în timp ce lucrați la un program de proiect, discutați pe chat cu acestea online utilizând Teams.

Începutul paginii

Pasul 3: Pornirea unui proiect

Copiați și lipiți din Word, Outlook sau PowerPoint în Project	Copiați o listă de activități din Word, Outlook sau PowerPoint și lipiți-o în Project pentru a începe rapid o planificare. Project va păstra structura și formatarea schiței.
Creați un proiect nou pornind de la alt proiect sau șablon	Creați un proiect nou bazat pe un șablon prepopulat cu activități din proiecte asemănătoare cu al dvs. Experții din diversele domenii de activitate au creat multe dintre aceste proiecte pentru a vă ajuta să începeți lucrul rapid.
Importul datelor Excel în Project	Mutați în Project o listă de activități care a fost începută în Excel. Project va păstra structura și formatarea schiței.
Importul unei liste de activități SharePoint ca proiect inițial	Proiectele încep uneori ca liste de activități în SharePoint pentru partajarea cu persoane fără Project. După ce lista de activități ajunge la o anumită dimensiune, mutați-o în Project pentru a continua acolo lucrul la ea.
Obiectiv de management de proiect: Crearea unei noi planificări de proiect	După ce ați început proiectul în Project, puteți începe să adăugați activități, să le organizați, să le legați, să adăugați persoane și așa mai departe.

Întoarceți-vă la Ghidul Project