Acest articol vă arată cum să vizualizați răspunsurile de colectare a datelor, cum puteți verifica setările de procesare a mesajelor de e-mail și pașii pe care îi puteți urma pentru a depana tipurile comune de mesaje de eroare sau problemele cu răspunsurile.
Caseta de dialog Gestionare mesaje de colectare a datelor vă ajută să gestionați atât mesajele de colectare a datelor pe care le-ați trimis destinatarilor de e-mail, cât și răspunsurile pe care le-ați primit pentru fiecare dintre aceste mesaje în Inboxul Outlook.
Dacă nu este vizibilă caseta de dialog, procedați astfel pentru a o deschide:
-
Deschideți baza de date care conține mesajul pe care doriți să-l gestionați.
-
Pe fila Date externe , în grupul Colectare date , faceți clic pe Gestionare răspunsuri.
Ce intenționați?
Vizualizarea răspunsurilor
Iată ce se întâmplă după ce trimiteți formularul de colectare a datelor prin e-mail. Destinatarii răspund la mesaj făcând clic pe Răspuns, completând formularul, apoi pe Trimitere. Această secțiune vă arată cum să vizualizați răspunsurile și ce să faceți dacă vreunul dintre ele nu este procesat corect. Indiferent dacă ați ales ca răspunsurile să fie procesate automat sau manual, puteți să deschideți răspunsurile manual sau să aflați cine a răspuns. Pentru mai multe informații despre configurarea opțiunilor de procesare a răspunsurilor, consultați articolul Adăugarea datelor colectate prin e-mailuri la baza de date Access.
Pentru a vizualiza răspunsurile, procedați astfel:
-
Deschideți Microsoft Outlook 2007 sau 2010 și navigați la folderul pe care l-ați desemnat pentru stocarea răspunsurilor de colectare a datelor.
Sfat: Dacă nu vă amintiți numele folderului, pe fila Date externe , în grupul Colectare date , faceți clic pe Gestionare răspunsuri. În caseta de dialog Gestionare mesaje colecție de date , veți găsi numele folderului în coloana Folder Outlook , în rândul corespunzător mesajului ale cărui răspunsuri doriți să le vizualizați.
-
Pentru a deschide un răspuns în Outlook, faceți dublu clic pe răspuns. Veți vedea formularul așa cum a fost completat de către expeditor.
Access nu va procesa răspunsurile la un mesaj de răspuns. Prin urmare, dacă vedeți că unul sau mai multe formulare de la destinatari sunt goale, incomplete sau nu sunt completate corect, trebuie să retrimiteți mesajul de e-mail inițial acestor utilizatori, în loc să utilizați comanda Răspuns . Pentru mai multe informații despre retrimiterea unui mesaj de colectare a datelor, consultați Retrimiterea unui mesaj de colectare a datelor.
În mod similar, dacă doriți să trimiteți solicitarea altor persoane, trebuie să retrimiteți mesajul inițial, în loc să îl redirecționați.
Verificarea setărilor pentru procesarea automată a răspunsurilor
Dacă ați ales ca răspunsurile să fie procesate automat, procedați astfel pentru a vă asigura că răspunsurile sunt procesate corect:
-
Pentru fiecare răspuns, revizuiți valorile din coloanele Semnalizator urmărire, Stare colectare date și Categorii .
Sfat: Dacă nu vedeți coloanele Semnalizare urmărire, Stare colectare date și Categorii în vizualizarea dvs., adăugați-le utilizând Selectorul de câmp. Faceți clic dreapta pe antetul coloanei, apoi faceți clic pe Selector de câmp. În caseta de dialog Selector de câmp, glisați fiecare câmp și fixați-l la dreapta sau la stânga unui antet de coloană existent.
În folderul Outlook, dacă semnalizarea de urmărire este setată la operațiunea de colectare a datelor a reușit, coloana Stare colectare date este necompletată și există un indicator verde în coloana Categorii , răspunsul a fost procesat cu succes.
-
În plus, se recomandă să revizuiți conținutul tabelelor destinație, pentru a vă asigura că vedeți datele colectate stocate fie ca înregistrări noi, fie ca actualizări ale înregistrărilor existente.
Notă: Nu veți putea adăuga datele dintr-un răspuns prin e-mail dacă destinatarul a utilizat Hotmail sau Yahoo pentru a vă trimite formularul de colectare a datelor.
Depanarea problemelor pentru răspunsurile procesate automat
Destinatarii mesajului de e-mail pot raporta că au completat formularele și v-au trimis înapoi ca răspunsuri. Totuși, nu vedeți rezultatele așteptate în Access sau Outlook. De exemplu:
-
Nu vedeți datele din tabelele destinație în Access. Nu se adaugă înregistrări noi sau înregistrările existente nu se actualizează.
-
Coloana Stare colectare date pentru mesajul din Outlook afișează fie un mesaj de eroare, fie șirul "Mesaj neprocesat". În plus, coloana Categorii pentru mesaj afișează un pătrat roșu sau este necompletată.
Dacă întâmpinați aceste tipuri de probleme, consultați pașii de depanare din Răspunsurile mele de colectare a datelor nu sunt procesate automat.
În plus, consultați Adăugarea datelor colectate prin e-mail la baza de date Access dacă doriți să verificați dacă ați configurat corect procesarea automată.
Procesarea manuală a răspunsurilor
Procesarea manuală a unui răspuns implică pornirea operațiunii de export din Outlook. Puteți exporta un singur răspuns o dată. Evitați răspunsurile pentru care coloana Stare colectare date este setată la Colectarea datelor utilizând e-mailul a reușit. Această stare indică faptul că răspunsul a fost deja procesat cu succes. Răspunsurile pentru care coloana Stare colectare date este setată la Mesaj neprocesat trebuie să fie procesate manual. Un răspuns care are un mesaj de eroare în această coloană nu a reușit să fie procesat automat și va necesita unele depanări înainte de a-l putea exporta manual. Pentru ajutor la depanare, consultați Răspunsurile mele de colectare a datelor nu sunt procesate automat.
-
În Outlook, faceți clic dreapta pe răspunsul pe care doriți să-l procesați manual.
-
Faceți clic pe Export date în Microsoft Office Access.
-
În caseta de dialog Export date în Microsoft Access , revizuiți detaliile răspunsului, apoi faceți clic pe OK pentru a exporta. Dacă operațiunea de export reușește, vedeți mesajul Datele exportate cu succes în baza de date. Dacă operațiunea nu reușește, vedeți mesajul Imposibil de importat date din cauza erorilor, urmat de o descriere a problemelor care au cauzat eroarea. Următorul tabel listează problemele care pot cauza nereușită unei operațiuni de export.
Depanarea problemelor pentru răspunsurile procesate manual
|
Mesaj coloană Stare colectare date sau problemă |
Cauză |
Rezolvare |
|
Când fac clic dreapta pe un răspuns, nu văd comanda Export date în Microsoft Access . |
Mesajul selectat nu este un răspuns valid de colectare a datelor. |
Ștergeți mesajele care nu sunt răspunsuri de colectare a datelor din folderul desemnat. |
|
Un răspuns nu ajunge în folderul corect. |
Doar răspunsurile inițiale la un mesaj vor fi direcționate către folderul desemnat. Răspunsurile dvs. la propriile mesaje (dacă nu ați utilizat copia mesajului în folderul Elemente trimise pentru a genera răspunsul) și răspunsurile care fac parte dintr-un fir de mesaje de e-mail utilizat pentru discuție pot să nu se mute în folderul desemnat. Alte motive posibile ar fi: că Access nu este instalat sau că programul de completare necesar pentru procesarea răspunsurilor lipsește sau este deteriorat. |
Dacă unul dintre răspunsuri nu este procesat, completați formularul care se află în mesajul trimis din folderul Elemente trimise. Dacă un utilizator a completat un formular ca răspuns la un răspuns, solicitați-i utilizatorului să răspundă la mesajul inițial. Dacă suspectați că programul de completare lipsește sau este deteriorat, comutați la Outlook și parcurgeți următorii pași:
Dacă vedeți intrarea sub Programe de completare pentru aplicație dezactivate, faceți clic pe săgeata din caseta Gestionare , selectați Elemente dezactivate, apoi, în caseta de dialog Elemente dezactivate , selectați Program de completare Microsoft Access Outlook pentru colectare și publicare de date și faceți clic pe Activare. Dacă nu vedeți programul de completare Microsoft Access Outlook pentru colectarea și publicarea datelor , încercați să instalați Access din nou. |
|
Imposibil de găsit baza de date. Găsiți baza de date și importați manual datele. |
Baza de date a fost mutată în altă locație, a fost redenumită sau ștearsă sau s-a deteriorat. |
Restaurați baza de date în locația inițială, apoi încercați din nou. |
|
Baza de date este deja în uz. |
Baza de date este deschisă în mod exclusiv și nu se pot efectua modificări la baza de date decât după ce se lansează blocarea exclusivă. |
Solicitați utilizatorului care are baza de date deschisă în modul exclusiv să închidă și să deschidă baza de date în modul normal. Apoi încercați să exportați manual răspunsul. |
|
Tabelul, interogarea sau un câmp lipsesc. |
Un tabel sau o interogare destinație a fost ștearsă sau redenumită sau structura sa a fost modificată astfel încât conținutul formularului să nu poată fi adăugat la tabele. |
Creați tabelele și interogările destinație care lipsesc sau creați și trimiteți un mesaj nou de colectare a datelor. |
|
Formularul este deteriorat sau a fost modificat. |
Formularul din răspuns este deteriorat sau o persoană (destinatarul sau expeditorul) a modificat formularul. |
Dacă destinatarul a modificat formularul, solicitați-i să vă trimită din nou formularul, apoi exportați manual răspunsul. Dacă formularul din mesajul inițial este deteriorat sau nu este valid, trebuie să creați și să trimiteți un mesaj nou. |
|
Informațiile necesare pentru finalizarea procesării lipsesc. |
Informațiile necesare mapării răspunsului la înregistrarea existentă care trebuie actualizată lipsesc. |
Setările mesajului trebuie sincronizate cu Outlook. În Access, pe fila Date externe , în grupul Colectare date , faceți clic pe Gestionare răspunsuri. În caseta de dialog Gestionare răspunsuri , selectați mesajul. Sub Detalii mesaj, Access afișează o casetă de avertizare. Faceți clic pe avertisment pentru a sincroniza setările, apoi închideți caseta de dialog. Comutați înapoi la Outlook, apoi încercați să exportați manual răspunsul. |
|
Imposibil de adăugat sau actualizat datele, deoarece datele ar avea ca rezultat o valoare dublată într-un câmp care acceptă doar valori unice. |
Un câmp a cărui proprietate Indexat este setată la Da (fără dubluri) nu poate conține valori dublate. Dacă valoarea atribuită câmpului formular există deja în câmpul corespunzător din tabel, operațiunea nu va reuși. |
Solicitați-le destinatarilor să trimită un alt răspuns, cu o altă valoare în câmpul de formular. |
|
Valoarea introdusă nu este un element din lista de opțiuni. |
Formularul include un câmp obligatoriu care caută valori, dar utilizatorul nu a specificat o valoare pentru câmp sau proprietatea LimitToList a câmpului este setată la Da și utilizatorul a specificat o valoare care nu se află în listă. |
Solicitați-le destinatarilor să retrimită răspunsul după ce completează toate câmpurile sau să completeze și să salveze formularul , apoi să încerce din nou exportul. |
|
Valoare nevalidă într-un câmp de formular. |
Destinatarul a introdus date nevalide într-unul sau mai multe câmpuri. |
Solicitați-le destinatarilor să retrimită răspunsul după ce completează toate câmpurile sau să completeze și să salveze formularul, apoi încercați să exportați din nou. |
|
Răspunsul conține un formular pe care trebuie să îl completați. Când ați terminat, trimiteți-l expeditorului acestui mesaj de e-mail. |
Destinatarul nu a completat formularul. |
Solicitați destinatarilor să trimită un alt răspuns după completarea formularului. |
Dacă mesajul inițial nu a ajuns la unii utilizatori, încercați să retrimiteți mesajul în loc să-l redirecționați. Pentru mai multe informații despre retrimiterea unui mesaj, consultați Retrimiterea unui mesaj de colectare a datelor.
