Fiecare șablon inclus în Access este o aplicație de urmărire completă care conține tabele, formulare, rapoarte, interogări, macrocomenzi și relații predefinite. Aceste șabloane sunt proiectate să fie imediat utile predefinite, astfel încât să puteți crea o nouă bază de date care se bazează pe un șablon și să începeți lucrul rapid. Totuși, pot exista momente când doriți să modificați noua bază de date, de exemplu, să adăugați sau să redenumiți un câmp sau să modificați un raport.
Acest articol vă arată cum să efectuați cele mai comune modificări pe care doriți să le aplicați la o bază de date care a fost creată dintr-un șablon. Consultați linkurile la articole pentru mai multe informații detaliate despre anumite zone.
Ce intenționați?
Învățați noțiunile de bază despre tabele și câmpuri
Atunci când creați o bază de date, stocați datele în tabele, liste de rânduri și coloane bazate pe subiect. Stocați informațiile pe care doriți să le urmăriți în câmpuri (numite și coloane). De exemplu, într-un tabel Persoane de contact, puteți crea câmpuri pentru Nume, Prenume, Număr de telefon și Adresă. Pentru un tabel Produse, puteți crea câmpuri pentru Nume produs, ID produs și Preț.
Este important să alegeți câmpurile cu atenție. De exemplu, de obicei este o idee proastă să creați un câmp pentru a stoca o valoare calculată. În majoritatea cazurilor, poate fi necesar Access calculați valoarea atunci când este necesară. Atunci când alegeți câmpuri, încercați să stocați informațiile în cele mai mici părți utile ale sale. De exemplu, în loc de un nume complet într-un singur câmp, luați în considerare stocarea separată a prenumelui și numelui. În general, dacă trebuie să raportați, să sortați, să căutați sau să efectuați un calcul pentru un element informațional, amplasați-l singur într-un câmp.
Pentru mai multe informații despre proiectarea unei baze de date și alegerea câmpurilor, consultați articolul Elemente de bază în proiectarea bazelor de date.
Un câmp are anumite caracteristici definitorii. De exemplu, fiecare câmp are un nume care identifică în mod unic câmpul dintr-un tabel. Un câmp are, de asemenea, un tip de date ales pentru a corespunde informațiilor de stocat. Tipul de date determină valorile care pot fi stocate și operațiunile care pot fi efectuate asupra acestor valori, precum și cantitatea de spațiu de stocare de rezervat pentru fiecare valoare. Fiecare câmp are, de asemenea, un grup asociat de setări denumit proprietăți care definesc aspectul sau caracteristicile de comportament ale câmpului. De exemplu, proprietatea Format definește aspectul de afișare al unui câmp, adică modul în care ar trebui să apară atunci când este afișat.
Adăugarea unui câmp la un tabel
Puteți adăuga cu ușurință un câmp la un tabel în Vizualizarea foaie de date. Cu toate acestea, puteți adăuga un câmp la un tabel în Vizualizarea proiect. În Vizualizarea foaie de date, adăugați câmpul tastând unele date în celula de sub titlul de coloană Faceți clic pentru adăugare . De asemenea, puteți adăuga un câmp la tabel în Vizualizarea proiect.
Pentru a afla mai multe despre adăugarea unui câmp la un tabel în Vizualizarea foaie de date, consultați articolul Adăugarea sau ștergerea unei coloane într-o foaie de date.
Pentru a afla mai multe despre adăugarea unui câmp la un tabel în Vizualizarea proiect, consultați articolul Crearea unui tabel și adăugarea câmpurilor.
Notă: Atunci când adăugați un câmp nou la un tabel, câmpul nu este adăugat automat la formularele și rapoartele existente. Trebuie să adăugați manual câmpul la acele formulare și rapoarte pentru ca acesta să apară în ele.
Ștergerea unui câmp dintr-un tabel
Dacă este posibil, ar trebui să evitați ștergerea unui câmp dintr-o bază de date care a fost generat dintr-unul dintre șabloanele furnizate; probabil câmpul este utilizat în alte obiecte ale bazei de date, cum ar fi formulare și rapoarte. Astfel, ștergerea câmpului va crea consecințe atunci când încercați să utilizați alte obiecte de bază de date care utilizează câmpul; obiectele bazei de date nu vor funcționa așa cum vă așteptați. Va trebui să eliminați orice referințe la câmp din toate obiectele care îl utilizează pentru ca celelalte obiecte să funcționeze corect.
Când decideți că trebuie să ștergeți un câmp dintr-o bază de date care a fost generat dintr-un șablon, puteți face acest lucru fie în Vizualizare foaie de date, fie în Vizualizare proiect. Rețineți că, dacă alte obiecte ale bazei de date fac referire la câmpul șters, trebuie să modificați celelalte obiecte pentru a elimina referința. De exemplu, dacă un raport include un control legat la câmpul șters și rulați raportul, apare un mesaj de eroare, deoarece Access nu poate găsi datele pentru câmp.
Atunci când ștergeți un câmp, ștergeți definitiv toate informațiile stocate în acel câmp. Din acest motiv, trebuie să fiți precaut atunci când ștergeți câmpuri și ar trebui să creați o copie backup a bazei de date înainte de a șterge câmpul.
Înainte de a putea șterge un câmp, trebuie să vă asigurați că acesta nu participă la nicio relație între tabele. Dacă încercați să ștergeți un câmp pentru care există relații, Access vă avertizează că trebuie mai întâi să ștergeți relațiile.
Pentru instrucțiuni pas cu pas despre cum să ștergeți o relație între tabele, consultați articolul Crearea, editarea sau ștergerea unei relații.
Pentru instrucțiuni pas cu pas despre cum să ștergeți câmpuri din tabele, consultați articolul Ștergerea unui câmp.
Redenumirea unui câmp sau a unui tabel
Dacă este posibil, ar trebui să evitați redenumirea unui câmp sau a unui tabel dintr-o bază de date care a fost generat dintr-unul dintre șabloanele furnizate; probabil câmpul sau tabelul este utilizat în alte obiecte ale bazei de date, cum ar fi formularele și rapoartele. Astfel, redenumirea câmpului sau tabelului poate crea consecințe atunci când încercați să utilizați celelalte obiecte ale bazei de date care utilizează câmpul sau tabelul. Este posibil ca celelalte obiecte să nu funcționeze așa cum vă așteptați dacă fac referire încă la numele vechi. Pentru ca celelalte obiecte să funcționeze corect, numele vechi trebuie să fie schimbat la numele nou. Dacă este bifată caseta de selectare Corectare automată nume în categoria Baza de date curentă a casetei de dialog Opțiuni Access , mare parte din această activitate se va efectua automat.
Se recomandă să modificați textul care apare într-un titlu de coloană în Vizualizarea foaie de date. Puteți face acest lucru fără a fi necesar să redenumiți câmpul. Dacă doriți să modificați doar textul din titlul coloanei și nu doriți să redenumiți câmpul, consultați secțiunea Modificarea textului care apare într-un titlu de coloană.
Atunci când este necesar, puteți să redenumiți un tabel în Panoul de navigare sau să redenumiți un câmp în Vizualizarea foaie de date sau Vizualizarea proiect. Înainte de a face acest lucru, ar trebui să luați în considerare activarea opțiunii Corectare automată nume , dacă nu este activată deja.
Activarea opțiunii Corectare automată nume
Când redenumiți un obiect bază de date, cum ar fi un câmp, un tabel, un formular sau un raport, doriți de obicei ca modificarea numelui să fie propagată în toată baza de date. Altfel, obiectele care fac referire la numele vechi nu vor funcționa așa cum vă așteptați. Access furnizează caracteristica Corectare automată nume, care ajută la propagarea modificărilor de nume. În mod implicit, Corectare automată nume este activată pentru toate bazele de date noi din Access. Cu toate acestea, dacă este dezactivată, puteți face următoarele pentru a o activa.
Activarea opțiunii Corectare automată nume
-
Faceți clic pe Fișier > Opțiuni.
-
În caseta de dialog Opțiuni Access , în panoul din stânga, faceți clic pe Baza de date curentă.
-
Sub Opțiuni Corectare automată nume, bifați caseta de selectare Urmărire informații Corectare automată nume , apoi bifați caseta de selectare Efectuare Corectare automată nume .
-
Dacă doriți să păstrați un tabel care înregistrează fiecare modificare efectuată de Corectare automată nume, bifați caseta de selectare Înregistrare modificări Corectare automată nume .
-
Faceți clic pe OK.
-
Pentru a salva modificările, faceți clic pe Salvare pe bara de instrumente Acces rapid.
Notă: Caracteristica Corectare automată nume nu este aceeași cu caracteristica Corectare automată. Caracteristica Corectare automată nume corectează referințele dintre obiecte. Caracteristica Corectare automată corectează cuvinte sau expresii ortografiate frecvent greșit.
Redenumirea unui câmp în Vizualizarea foaie de date
-
În Panoul de navigare, faceți dublu clic pe tabelul în care doriți să redenumiți câmpul.
Tabelul este deschis în Vizualizarea foaie de date.
-
Faceți clic dreapta pe titlul coloanei pentru câmpul pe care doriți să-l redenumiți, apoi faceți clic pe Redenumire câmp în meniul de comenzi rapide.
-
Tastați noul nume pentru câmp, apoi apăsați pe ENTER.
Redenumirea unui câmp în Vizualizarea proiect
-
În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe tabelul în care doriți să redenumiți câmpul, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.
Tabelul este deschis în Vizualizarea proiect.
-
Faceți clic pe celula din coloana Nume câmp pentru câmpul pe care doriți să-l redenumiți.
Sfat: Pentru a selecta întregul nume de câmp, indicați spre stânga primului caracter din nume până când indicatorul se transformă într-o săgeată, apoi faceți clic.
-
Editați textul pentru a redenumi câmpul.
-
Pentru a salva modificările, faceți clic pe Salvare pe bara de instrumente Acces rapid.
Redenumirea unui tabel
Puteți redenumi un tabel și majoritatea altor obiecte ale bazei de date direct din Panoul de navigare.
-
În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe tabelul pe care doriți să-l redenumiți , apoi faceți clic pe Redenumire în meniul de comenzi rapide.
Notă: Trebuie să închideți toate obiectele deschise care fac referire la tabel înainte de a-l redenumi.
-
Tastați numele nou, apoi apăsați pe ENTER.
-
Pentru a salva modificările, faceți clic pe Salvare pe bara de instrumente Acces rapid.
Modificarea textului care apare într-un titlu de coloană
O legendă este un titlu sau un titlu pe care îl puteți atribui unui câmp setând proprietatea Legendă a câmpului. Legenda este independentă de numele câmpului- fiecare câmp are un nume de câmp și poate avea și o legendă. De exemplu, poate doriți ca numele câmpului să fie un singur cuvânt fără spații încorporate. Apoi puteți utiliza proprietatea Caption pentru a crea un nume mai descriptiv, care să includă spații. Access afișează legenda în locul numelui câmpului în Vizualizarea foaie de date și în etichete și titluri în interogări, formulare și rapoarte.
Dacă nu furnizați text pentru proprietatea Legendă , numele câmpului este utilizat în mod implicit.
Dacă doriți să modificați numele care apare în titlul unei coloane în Vizualizarea foaie de date, puteți face acest lucru fără a modifica numele câmpului setând proprietatea Legendă a câmpului. Pentru a modifica proprietatea Caption a unui câmp, procedați astfel:
-
În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe tabelul în care doriți să modificați legenda, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.
Tabelul este deschis în Vizualizarea proiect.
-
Faceți clic pe celula din coloana Nume câmp pentru câmpul a cărui proprietate Legendă doriți să o setați.
-
În secțiunea de jos, sub Proprietăți câmp, pe fila General , faceți clic pe Legendă.
-
Tastați o nouă legendă pentru câmp.
-
Pentru a salva modificările, faceți clic pe Salvare pe bara de instrumente Acces rapid.
Data viitoare când deschideți tabelul în Vizualizarea foaie de date, legenda în locul numelui câmpului va apărea în titlul coloanei.
Adăugarea de câmpuri la formulare sau rapoarte
Atunci când creați o bază de date pe care o bazați pe un șablon, baza de date va conține un număr de formulare și rapoarte predefinite, predefinite, cu care puteți lucra imediat. Totuși, este posibil să găsiți că doriți să adăugați un câmp suplimentar la un formular sau la un raport. Atunci când adăugați un câmp la un formular sau raport, creați ceea ce se numește control.
Controalele sunt obiecte care afișează date, efectuează acțiuni și vă permit să vizualizați și să lucrați cu informații care îmbunătățesc interfața cu utilizatorul, cum ar fi etichetele și imaginile. Controalele pot fi legate, nelegate și calculate.
Pentru o listă completă a tipurilor de controale pe care le puteți utiliza în formulare și rapoarte, consultați articolul Introducere în controale.
Adăugarea unui câmp la un formular sau raport în Vizualizarea aspect
După ce creați un formular sau un raport, puteți ajusta cu ușurință proiectul acestuia lucrând în Vizualizarea aspect. Utilizând datele active reale ca ghid, puteți să ajustați lățimea câmpului și să rearanjați câmpurile. Puteți să plasați câmpuri noi în formular sau raport și să setați proprietățile pentru formular sau raport și controalele lor.
Pentru a comuta la Vizualizarea aspect, în Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe formular sau raport, apoi faceți clic pe Vizualizare aspect în meniul de comenzi rapide. Alternativ, aveți posibilitatea să faceți clic pe butonul Vizualizare aspect din bara de stare Access sau să faceți clic dreapta pe fila document a formularului sau raportului, apoi să faceți clic pe Vizualizare aspect în meniul de comenzi rapide.
Deschiderea foii de proprietăți
-
În fila Proiect, în grupul Instrumente, faceți clic pe Foaie de proprietăți.
Comandă rapidă de la tastatură Apăsați F4.
Puteți utiliza panoul Listă de câmpuri pentru a adăuga câmpuri din tabelul sau interogarea subiacentă la proiectul dvs. Pentru a afișa panoul Listă de câmpuri, pe fila Format , în grupul Controale , faceți clic pe Adăugare câmpuri existente. Apoi puteți glisa câmpurile direct din panoul Listă de câmpuri în proiectul dvs.
Afișarea panoului Listă de câmpuri
-
În fila Proiectare, în grupul Instrumente, faceți clic pe Adăugare câmpuri existente.
Adăugarea unui câmp din panoul Listă de câmpuri
-
Pentru a adăuga un singur câmp, glisați câmpul din panoul Listă de câmpuri în secțiunea în care doriți să fie afișat în formular sau raport.
-
Pentru a adăuga simultan mai multe câmpuri, țineți apăsată tasta CTRL și faceți clic pe câmpurile dorite. Glisați câmpurile selectate în formular sau raport.
Când fixați câmpurile într-o secțiune, Access creează un control legat de casetă text pentru fiecare câmp și plasează automat un control etichetă lângă fiecare câmp.
Pentru mai multe informații despre formulare și rapoarte, consultați articolele Adăugarea unui câmp la un formular sau raport, Crearea unui formular în Access și Crearea unui raport simplu.
Adăugarea unui câmp care stochează documente, fișiere sau imagini
Puteți utiliza Access pentru a adăuga un câmp cu tipul de date Atașare pentru a stoca unul sau mai multe documente, fișiere sau imagini. Puteți utiliza un câmp atașare pentru a stoca mai multe fișiere într-un singur câmp. Puteți chiar să stocați mai multe tipuri de fișiere în acel câmp. De exemplu, într-o bază de date de candidați pentru ocuparea forței de muncă, puteți atașa unul sau mai multe CV-uri, în plus față de o fotografie, la înregistrarea pentru fiecare persoană de contact.
Adăugarea unui câmp atașare la un tabel
-
În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe tabelul în care doriți să adăugați câmpul, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.
Tabelul este deschis în Vizualizarea proiect.
-
În coloana Nume câmp , faceți clic pe primul rând necompletat și tastați un nume pentru câmpul nou.
-
Faceți clic pe celula adiacentă din coloana Tip de date , apoi selectați Atașare în listă.
-
Pentru a salva modificările, faceți clic pe Salvare pe bara de instrumente Acces rapid.
Access poate afișa un mesaj care spune că nu puteți anula modificările după ce salvați tabelul. Acest lucru înseamnă că nu puteți efectua conversia câmpului la alt tip de date, dar puteți șterge câmpul, dacă credeți că ați făcut o eroare.
-
Faceți clic pe Da pentru a confirma modificarea.
După ce adăugați câmpul Atașare la tabel, puteți utiliza caseta de dialog Atașări pentru a adăuga documente, fișiere sau imagini la o înregistrare.
Adăugarea unei atașări la un câmp
-
În Panoul de navigare, faceți dublu clic pe tabelul la care doriți să adăugați atașarea.
Tabelul este deschis în Vizualizarea foaie de date.
-
În tabel, faceți dublu clic pe câmpul atașare.
Se afișează caseta de dialog Atașări.
-
Faceți clic pe Adăugare.
Se afișează caseta de dialog Alegere fișier.
-
Utilizați lista Căutare în pentru a naviga la fișierul sau fișierele pe care doriți să le atașați la înregistrare, selectați fișierul sau fișierele, apoi faceți clic pe Deschidere.
Rețineți că puteți selecta mai multe fișiere de orice tip de date acceptat.
-
În caseta de dialog Atașări, faceți clic pe OK pentru a adăuga fișierele la tabel.
Access adaugă fișierele în câmp și incrementează numărul care indică atașările în mod corespunzător.
-
Repetați acești pași pentru a adăuga fișierele de care aveți nevoie la câmpul curent sau la câmpurile din tabelul dvs.
Pentru mai multe informații despre câmpurile atașare, consultați articolul Atașarea fișierelor și graficelor la înregistrările din baza de date.
Modificarea modului în care apare un câmp
Puteți particulariza modul în care apare un câmp atunci când este afișat. De exemplu, puteți seta formate de afișare de utilizat în toată baza de date, cum ar fi în formulare și rapoarte, sau atunci când un tabel este deschis în vizualizarea Foaie de date. Pentru a seta un format de afișare, setați proprietatea Format a unui câmp. Proprietatea Format a câmpului este moștenită automat de formularele și rapoartele noi pe care le creați.
Setarea formatului de afișare în Vizualizarea foaie de date
-
În Panoul de navigare, faceți dublu clic pe tabelul care conține câmpul al cărui format doriți să-l setați.Tabelul este deschis în Vizualizarea foaie de date.
-
Faceți clic pe câmpul al cărui format de afișare doriți să-l setați.
-
Pe fila Câmpuri , în grupul Formatare , faceți clic pe săgeata din lista verticală de lângă Format, apoi selectați un format.
Câmpul se afișează cu noul format de afișare.
Setarea formatului de afișare în Vizualizarea proiect
-
În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe tabelul care conține câmpul al cărui format de afișare doriți să-l modificați, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.
Tabelul este deschis în Vizualizarea proiect.
-
Faceți clic pe câmpul al cărui format de afișare doriți să-l setați.
-
Sub Proprietăți câmp, pe fila General , faceți clic pe caseta Format .
-
Faceți clic pe lista verticală și selectați un format de afișare.
-
Pentru a salva modificările, faceți clic pe Salvare pe bara de instrumente Acces rapid.
