Формула для успешных сайтов и счастливых пользователей — это хорошо спланированные и устойчивые подходы к управлению сайтами и пользователями. Ниже приведены некоторые ключевые задачи и концепции, которые можно использовать для планирования сайтов и управления пользователями в организации.
Сведения о семействах веб-сайтов
Независимо от того, не знакомы ли вы с SharePoint или используете много версий, современный интерфейс SharePoint обеспечивает большую гибкость, удобную навигацию, а все сайты удобны для мобильных устройств. Рекомендуется создавать семейства веб-сайтов для каждой рабочей нагрузки в организации. Современный интерфейс SharePoint упрощает навигацию и обслуживание, так как каждый сайт теперь является семейством веб-сайтов. Узнайте больше о современном интерфейсе SharePoint и преимуществах использования центральных сайтов. Рекомендуется создавать семейства веб-сайтов для каждой рабочей нагрузки, а затем связывать их все с центральным сайтом. Это обеспечивает большую гибкость и позволяет легко адаптироваться к изменяющимся потребностям вашей организации. Дополнительные сведения см. в статье Что такое центральный сайт SharePoint?
Администратор SharePoint делегирует управление семействами веб-сайтов разным пользователям в вашей организации. Модель разрешений SharePoint помогает, позволяя назначать разрешения разным ролям, таким как администратор семейства веб-сайтов, владелец сайта и другие роли. Сведения о добавлении и удалении администраторов семейства веб-сайтов см. в статье Управление администраторами семейства веб-сайтов.
Администратор семейства веб-сайтов имеет уровень разрешений "Полный доступ" для семейства веб-сайтов. Это означает, что вы можете добавлять или удалять сайты или изменять параметры для любого сайта в семействе веб-сайтов. Кроме того, вы можете просматривать, добавлять, удалять или изменять все содержимое на этих сайтах. Дополнительный администратор семейства веб-сайтов может быть назначен администратором семейства веб-сайтов. Администратор семейства веб-сайтов может добавить другого администратора семейства веб-сайтов или изменить администратора семейства веб-сайтов на странице Параметры. Дополнительные сведения об этой задаче см. в статье Управление администраторами семейства веб-сайтов.
Традиционное семейство веб-сайтов — это группа сайтов SharePoint с одинаковыми параметрами администрирования владельца и общего доступа, такими как разрешения. Дочерние сайты наследуют навигацию, разрешения и дизайн сайта от семейства веб-сайтов. поэтому при любом изменении участников и проектов сайтов также должны быть изменены;
Выбор сайтов для каждой рабочей нагрузки
Важно спланировать тип семейства веб-сайтов SharePoint, необходимый для рабочих нагрузок. Затем вы хотите, чтобы пользователи легко переходили и находили нужные им данные. В этом разделе приводятся сведения о некоторых современных доступных сайтах SharePoint, а также рассказывается о навигации по этим сайтам. Отличная статья о планировании навигации — планирование навигации для современного интерфейса SharePoint.
Центральный сайт SharePoint — это рамка или основа, которая помогает организовать различные сайты команд и информационных сайтов. При создании семейств веб-сайтов для каждой рабочей нагрузки в организации центральный сайт соединяет эти семейства веб-сайтов логическими способами, что упрощает поиск и управление ими. Затем вы можете перемещать семейства веб-сайтов и управлять ими между центральными сайтами в любое время изменения рабочих нагрузок. Дополнительные сведения см. в разделе Планирование центральных сайтов SharePoint.
Сайт группы SharePoint и все страницы, которые вы создаете на нем, доступны только пользователям, которых вы приглашаете, предоставив им разрешение на доступ к сайту. Вы также можете подключить сайт группы к группе Microsoft 365. С помощью сайта группы ваша организация, команда или группа могут взаимодействовать друг с другом и совместно работать над документами и другими файлами, публиковать объявления, планировать собрания, поддерживать задачи, отслеживать проблемы или элементы действий, а также хранить информацию в списках. Дополнительные сведения см. в статье Что такое сайт группы SharePoint?
Информационный сайт SharePoint позволяет делиться такими сведениями, как новости, отчеты и состояние, с другими пользователями. Информационный сайт обычно имеет несколько участников, но много участников.
Модель управления
Управление — это набор политик, ролей, обязанностей и процессов, которые управляют, направляют и контролируют взаимодействие бизнес-подразделений и технических групп организации для достижения бизнес-целей. Что касается семейства веб-сайтов SharePoint, план управления может быть руководством для планирования ролей, обязанностей и политик, необходимых для поддержки семейства веб-сайтов. В плане может среди прочего оговариваться следующее:
- архитектура данных, включая веб-страницы, документы, списки и данные;
- Мероприятия по обслуживанию, в том числе по управлению учетными записями пользователей
- Политики настройки и использования фирменной символики
- Обучение
Подготовка плана управления для организации — важная задача. Участвуя в разработке такого плана, можно определить зоны ответственности бизнес-команд и технических групп, указав, за какие части системы кто отвечает. Дополнительные сведения о разработке плана управления см. в статье Обзор: рекомендации по управлению тем, как пользователи используют ваш сайт группы.
Управление пользователями
Примечание
Возможно, вам потребуется поработать с администратором SharePoint для управления пользователями. Например, администратор SharePoint управляет профилями пользователей.
Учетные записи пользователей в Microsoft 365
Глобальный администратор добавляет новых пользователей в Microsoft 365 с помощью Центр администрирования Microsoft 365, который является порталом для управления пользователями и настройки служб. Дополнительные сведения см. в разделе Пользователи и роли. При добавлении нового пользователя глобальный администратор выполняет следующие действия:
- Указывает, может ли этот пользователь также получить доступ к центру администрирования.
- задает географическое положение пользователя;
- выбирает тип пользовательской лицензии;
- создает имя пользователя и пароль.
Пользователи сайта группы
Вы можете добавлять пользователей на сайт группы и настраивать разрешения для пользователей. Уровни разрешений и членство в группах SharePoint можно найти в разделе Параметры. Однако Microsoft 365 теперь создает группу безопасности с именем Все, кроме внешних пользователей , которая содержит всех пользователей в каталоге Microsoft 365 (за исключением людей, которые являются внешними для вашей организации и приглашены через функцию внешнего общего доступа). Этой группе безопасности автоматически предоставляется доступ в качестве участника в SharePoint. Это означает, что пользователи, добавляемые в каталог Microsoft 365, могут по умолчанию изменять сайты, списки и библиотеки.
Уровни разрешений и членство в группах
Уровни разрешений — это коллекции прав SharePoint, которые позволяют пользователям выполнять набор связанных задач. Например, уровень разрешений Чтение включает такие необходимые для просмотра документов, элементов и страниц на сайте SharePoint разрешения, как "Просмотр элементов", "Открытие элементов", "Просмотр страниц" и "Просмотр версий". Разрешения могут быть заданы на нескольких уровнях. Дополнительные сведения см. в статье Планирование стратегии разрешений.
Не рекомендуется назначать уровни разрешений непосредственно отдельным пользователям, так как это может затруднить отслеживание и управление доступом к сайтам. Иногда это необходимо, но его следует свести к минимуму, чтобы избежать сложности. Вместо этого назначьте разрешения группам, а затем назначьте отдельных пользователей соответствующим группам. Группа — это набор пользователей, которые определяются на уровне семейства веб-сайтов для простого управления разрешениями. Дополнительные сведения см. в разделах Группы SharePoint по умолчанию и Настройка разрешений сайта. Каждой группе назначен уровень разрешений по умолчанию. Например, некоторые из основных групп SharePoint по умолчанию включают следующие уровни разрешений:
| Группа | Уровень разрешений |
|---|---|
| Владельцы | Полный доступ к управлению |
| посетители; | Чтение |
| Участники | Участие |
Любой пользователь с разрешением "Полный доступ" может создавать пользовательские группы.
При назначении уровней разрешений группам SharePoint на уровне семейства веб-сайтов по умолчанию все сайты и содержимое сайта наследуют эти уровни разрешений. Это поведение по умолчанию называется наследованием разрешений. Можно указать, следует ли задавать уникальные разрешения при создании подсайда или прерывать наследование разрешений на сайте, списке, библиотеке или элементе. Дополнительные сведения см. в статье Что такое наследование разрешений?
Так как уровень разрешений пользователя определяет, что он может видеть и получать доступ на сайте, необходимо тщательно рассмотреть его членство в группе. Например, пользователь, отвечающий за создание и настройку сайтов, должен принадлежать по крайней мере к группе "Проектирование". С другой стороны, пользователь, которому нужно только читать и скачивать содержимое и может быть членом группы "Посетители". Дополнительные сведения см. в статье Уровни разрешений в SharePoint.
Планирование использования функций сайта и семейства веб-сайтов
Администратору семейства веб-сайтов может потребоваться toSharePoint, управлять функциями на уровне семейства веб-сайтов и сайтов. Эти задачи могут включать активацию или отключение функций в соответствии с планом управления. Дополнительные сведения см. в разделе Включение или отключение функций семейства веб-сайтов. См. также статью Управление корзиной семейства веб-сайтов SharePoint.