С помощью баз данных Access можно хранить и отслеживать практически любые данные, например запасы, контакты или бизнес-процессы. Давайте рассмотрим способы создания базы данных Access на компьютере, добавления в нее данных, а затем узнаем о дальнейших действиях по настройке и использованию новой базы данных.
В этой статье
- Выберите шаблон
- Создание базы данных с нуля
- Добавление таблицы
- Копирование и вставка данных
- Импорт или связывание данных
- Упорядочение данных с помощью мастера анализа таблиц
- Дальнейшие действия
Выбор шаблона
Шаблоны Access содержат встроенные таблицы, запросы, формы и отчеты, которые готовы к использованию. При запуске Access первое, что бросается в глаза, — шаблоны. Вы можете найти другие шаблоны в Интернете.
- В программе Access выберите "Создать файл>".
- Выберите шаблон базы данных на компьютере и введите имя базы данных в поле "Имя файла". Если вы не видите шаблон, который вам подходит, используйте поле поиска шаблонов в сети .
- Можно использовать папку по умолчанию, которая отображается под полем "Имя файла ", или выбрать папку, щелкнув значок папки.
- Нажмите кнопку Создать.
В зависимости от шаблона может потребоваться выполнить одно из указанных ниже действий, чтобы приступить к работе.
Если в Access отображается диалоговое окно входа с пустым списком пользователей:
- Выберите "Новый пользователь".
- Заполните форму сведений о пользователе.
- Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
- Выберите только что введенное имя пользователя и нажмите "Войти".
Если Access отображает предупреждение системы безопасности на панели сообщений и вы доверяете источнику шаблона, выберите "Включить содержимое". Если для входа в базу данных требуется выполнить вход, выполните вход еще раз.
Дополнительные сведения см. в статье Создание классической базы данных Access на основе шаблона.
Создание базы данных с нуля
Если ни один из шаблонов не подходит, начните с пустой базы данных на компьютере.
- В программе Access выберите "Создать>пустую базу данных рабочего стола".
- Введите имя базы данных в поле "Имя файла ".
- Можно использовать папку по умолчанию, которая отображается под полем "Имя файла ", или выбрать папку, щелкнув значок папки.
- Нажмите кнопку Создать.
Добавление таблицы
В базе данных данные хранятся в нескольких связанных таблицах. Чтобы создать таблицу:
При первом открытии базы данных в режиме таблицы отображается пустая таблица, в которую можно добавить данные. Чтобы добавить другую таблицу, выберите "Создать>таблицу". Вы можете начать вводить данные в пустое поле (ячейку) или вставить данные из другого источника, например книги Excel.
Чтобы переименовать столбец (поле), дважды щелкните его заголовок и введите новое имя.
Совет
Понятные имена позволяют узнать, что содержится в каждом поле, не видя его содержимое.
Выберите "Сохранить файл>".
- Чтобы добавить дополнительные поля, введите текст в столбце "Щелкните, чтобы добавить ".
- Чтобы переместить столбец, выделите его, щелкнув его заголовок и перетащив в нужное место. Вы также можете выделить смежные столбцы и перетащить их вместе в новое место.
Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о таблицах.
Копирование и вставка данных
Данные из другой программы, например Excel или Word, можно скопировать в таблицу Access и вставить их. Лучше всего это работает, когда данные разделены на столбцы. Если данные хранятся в текстовом редакторе, например Word, используйте теги, чтобы разделить столбцы или преобразовать данные в формат таблицы, прежде чем копировать их.
Если данные нуждаются в редактировании, например разделении полных имен на имена и фамилии, сделайте это сначала в исходной программе.
Откройте источник и скопируйте данные, нажав Ctrl+C.
Откройте таблицу Access, в которую нужно добавить данные, в режиме таблицы и вставьте их, нажав клавиши CTRL+V.
Дважды щелкните заголовок каждого столбца и введите понятное имя.
Нажмите кнопку "Сохранить файл>" и введите имя новой таблицы.
Примечание
Тип данных каждого поля задается в Access на основе сведений, вставляемых в первую строку каждого столбца, поэтому убедитесь, что данные в следующих строках соответствуют первой строке.
Импорт или связывание данных
Данные можно импортировать из других источников или создать связь с данными из Access, не перемещая информацию из места хранения. Связывание может быть хорошим вариантом, если данные обновляют несколько пользователей, а вы хотите убедиться, что у вас установлена последняя версия, или если вы хотите сэкономить место в хранилище. Для большинства форматов можно выбрать связывание или импорт данных. Дополнительные сведения см. в статье "Импорт данных из другой базы данных Access или создание связи с ними".
Процесс немного отличается в зависимости от источника данных, но эти инструкции помогут вам начать работу:
На вкладке " Внешние данные " в группе "Импорт & связь " нажмите кнопку "Создать данные", а затем в перечисленных подменю выберите формат данных, из которого будет осуществляться импорт или связывание.
Примечание
Если вам по-прежнему не удается найти нужный формат, возможно, потребуется сначала экспортировать данные в поддерживаемый Access, например в текстовый файл с разделителями.
Следуйте инструкциям в диалоговом окне "Получение внешних данных ".
При связывании некоторые форматы доступны только для чтения. Ниже приведены внешние источники, из которых можно импортировать данные или создать связь с ними.
| Источник данных | Импорт | Создать ссылку |
|---|---|---|
| Excel | Да | Да (только чтение) |
| Access | Да | Да |
| Базы данных ODBC (например, SQL Server) | Да | Да |
| Текстовые файлы или файлы данных с разделителями-запятыми (CSV) | Да | Да (только добавление новых записей) |
| Список SharePoint | Да | Да |
| XML | Да | |
| Службы данных | Да (только чтение) | |
| Документ HTML | Да | Да |
| Папка Outlook | Да | Да |
Дополнительные сведения см. в статье "Импорт данных из другой базы данных Access или создание связи с ними".
Упорядочение данных с помощью мастера анализа таблиц
Мастер анализа таблиц позволяет быстро выявлять избыточные данные. Мастер предоставляет простой способ упорядочить данные в отдельных таблицах. Access сохраняет исходную таблицу в качестве резервной копии.
- Откройте базу данных Access, содержащую таблицу, которую нужно проанализировать.
- Выберите "Работа с> базами данных"Анализ таблицы. Первые две страницы мастера содержат краткое руководство с примерами. Если отображается поле для проверки с надписью "Показывать вводные страницы?", выберите его, а затем дважды нажмите кнопку "Назад", чтобы просмотреть введение. Если вы не хотите, чтобы вводные страницы снова отображались, снимите флажок "Показывать вводные страницы?".
Дополнительные сведения см. в разделе Нормализация данных с помощью анализа таблиц.
Дальнейшие действия
Остальные этапы процесса проектирования зависят от того, что вы хотите сделать, но вы, вероятно, захотите создать запросы, формы, отчеты и макросы. Эти статьи могут быть полезны: