Новые возможности Microsoft Access 2010, русская версия

Совместное доступ к базе данных в Интернете

• Использование шаблона    В Access 2010 пять #x0: "Контакты", "Активы", "Проекты", "Мероприятия" и "Благотворительные пожертвования". Вы также можете изменить любой шаблон до или после публикации.

• Начало работы с нуля    При создании пустой базы данных необходимо выбрать между обычной и веб-базой данных. Этот выбор влияет на функции разработки и команды, которые вы видите, чтобы можно было легко убедиться, что ваше приложение совместимо с Интернетом.

• Преобразование существующей базы данных в веб-базу данных    Вы можете опубликовать существующее приложение в Интернете. Не все функции базы данных рабочего стола поддерживаются в Интернете, поэтому вам может потребоваться настроить некоторые функции приложения.

  Чтобы выявить и устранить любые проблемы совместимости, запустите новое web compatibility checker (Проверка веб-совместимости).

• Интрасеть или Интернет    Вы можете опубликовать презентацию на собственном сервере SharePoint или использовать размещенное решение SharePoint.

  Примечание: Для работы с веб-базой данных необходима учетная запись пользователя. Анонимный доступ не поддерживается.

Дополнительные сведения о веб-базах данных см. в статье "Создание базы данных для публикации в Интернете".

Новый конструктор макроса

Access 2010 предлагает новый конструктор макроса с IntelliSense и понятным и понятным интерфейсом.

1. Выберите действие из списка...

2. ... или дважды щелкните макрос в каталоге макроса, чтобы добавить его в макрос.

3. При работе с макросом появляется вкладка "Конструктор".

При добавлении макроса в конструкторе макроса появляются дополнительные параметры. Например, при добавлении действия "Если" вы увидите:

Посмотрите видео, чтобы узнать, как работает новый конструктор макроса.

В дополнение к традиционным макросам для создания макроса данных используется новый конструктор макроса данных.

Макрос данных: изменение данных на основе событий

Макрос данных помогает поддерживать агрегаты в веб-базах данных, а также внедрять "триггеры" в Access 2010 базе данных.

Предположим, у вас есть поля PercentComplete и Status. С помощью макроса данных можно установить для percentComplete 100 при закеке состояния "Завершено" и 0 при закеке "Состояние не начата".

Макрос данных можно увидеть в действии в видео ниже.

Расширенный построитель выражений

Построитель выражений теперь IntelliSense функции, поэтому вы можете видеть параметры по мере их ввести. Здесь также отображается справка по выбранному значению выражения в окне построитель выражений. Например, если выбрана функция Trim, построитель выражений отобразит:

Trim(string) Возвращает строку типа Variant, содержащую копию указанной строки без пробелов.

Дополнительные сведения см. в статье "Использование построитель выражений".

Вычисляемые поля

Вы можете создать поле, в которое будут отображаться результаты вычисления. Вычисление может ссылаться на другие поля в той же таблице. Для создания вычислений используется построитель выражений.

Новые шаблоны баз данных

Access 2010 содержит профессионально разработанные шаблоны баз данных для отслеживания контактов, задач, событий, учащихся и активов, а также других типов данных. Вы можете использовать их сразу же, а также улучшить и уточнить, чтобы отслеживать информацию именно так, как вы хотите.

Каждый шаблон — это полное приложение для отслеживания, которое содержит предопределяные таблицы, формы, отчеты, запросы, макрос и связи. Шаблоны мгновенно полезны, чтобы быстро прибегать к работе. Если шаблон вам больше не нужен, вы можете приходить в нее. В противном случае вы можете воспользоваться шаблоном, чтобы начать работу с базой данных, которая соответствует вашим потребностям.

Помимо шаблонов, которые входят в Access 2010, вы можете подключиться к Office.com и скачать дополнительные шаблоны.

Части приложения для добавления функциональности в существующую базу данных

Вы можете легко добавить функции в существующую базу данных с помощью части приложения. Новые возможности Access 2010 — это шаблон, который включает в себя часть базы данных, например предварительно отформатированную таблицу или таблицу со связанной формой и отчетом. Например, добавьте часть приложения "Задачи" в базу данных и получите таблицу "Задачи", форму "Задачи" и возможность связать таблицу "Задачи" с другой таблицей базы данных.

Дополнительные сведения см. в статье "Сохранение и повторное использование элементов конструктора баз данных".

Улучшенное представление таблицы

Вы можете создать таблицу и приступить к ее использованию, не заранее определив поля. Просто нажмите кнопку "Таблица" на вкладке "Создание" и начните вводить данные в новую таблицу. Access 2010 автоматически определяет оптимальный тип данных для каждого поля, чтобы вы могли работать в нужное время. В столбце "Щелкните, чтобы добавить" будет показано, куда нужно добавить новое поле. Если вам нужно изменить тип данных или формат отображения нового или существующего поля, воспользуйтесь командами на ленте на вкладке "Поля". Вы также можете ввести данные из таблиц Microsoft Excel в новую таблицу — Access 2010 создаст все поля и автоматически распознает типы данных.

Область ''Список полей''

В области "Список полей" можно добавлять поля из других таблиц. Вы можете перетаскивать поля из таблицы в источнике записей, из связанных таблиц или из несвязанных таблиц базы данных. Если необходима связь между таблицами, она будет создана автоматически или в процессе будет предложено это сделать.

Режим макета помогает ускорить оформление форм и отчетов

В этом представлении можно вносить изменения в структуру при просмотре данных в форме или отчете.

В этом представлении есть несколько усовершенствований, которые требуются при разработке форм или отчетов в Интернете.

Лента

Лента — это набор вкладок, которые содержат группы команд, у которых есть функции и возможности. Лента заменяет слои меню и панели инструментов, которые были доступны в более ранних версиях Access. На рисунке ниже показана лента с выбранной вкладкой "Главная".

Основные функции ленты:

• Вкладки команд — это вкладки, на которых часто отображаются часто используемые команды, чтобы вы могли находить нужные команды в нужный момент.

• Контекстные вкладки команд — вкладки команд, которые появляются в зависимости от контекста, то есть объекта, над котором вы работаете, или задачи, которую вы выполняете. Контекстная вкладка команды содержит команды, которые с наибольшей вероятностью будут применяться к тем или иным командам.

• "Коллекций" — новые элементы управления с предварительным просмотром стиля или параметра, с целью предварительного просмотра результатов перед выбором.

Представление Backstage

Новое в Access 2010 представлении Backstage содержит команды, которые применяются к всей базе данных, например сжатие и восстановление или открытие новой базы данных. Команды расположены на вкладке в левой части экрана, а каждая вкладка содержит группу связанных команд или ссылок. Например, если нажать кнопку "Создать", вы увидите набор кнопок, которые могут создать базу данных с нуля или выбрать один из профессионально разработанных шаблонов баз данных.

Многие команды, которые можно найти в представлении Backstage, были доступны в меню "Файл" в более ранних версиях Access, а также в базах данных, которые вы недавно открывали и (при наличии подключения к Интернету) ссылок на office.com статьи.

Чтобы вернуться в представление Backstage, щелкните вкладку "Файл".

Область навигации

Списки в области навигации и простой доступ ко всем объектам в открытой базе данных.

С помощью области навигации можно упорядоировать объекты по типу объекта, дате создания, даты изменения, связанной таблице (с учетом зависимостей объектов) или по настраиваемой группе, которую вы создаете. Требуется больше места для работы над оформлением формы? Вы можете легко свернуть области навигации, чтобы она занимает мало места, но по-прежнему остается доступной.

Объекты с вкладками

По умолчанию таблицы, запросы, формы, отчеты и макрос отображаются в окне Access как объекты со вкладками.

Вы можете изменить этот параметр для базы данных и использовать окна объектов вместо вкладок.

щелкая вкладки объектов, можно легко переключаться между разными объектами.

Окно справки

Access 2010 в одном окне справки доступны справочные материалы для разработчиков и Справка по Access. Эти две системы содержат материалы для помощи разных типов. С помощью просмотра справки можно выбрать отображаемую информацию. Например, вы можете изменить область поиска только на содержимое справочника разработчика Access. Независимо от параметров, задамых в окне справки, все справочные материалы по Access и Справочник разработчика Access всегда доступны в Интернете, Office.com msDN.

Вкладка «Создание»

С помощью вкладки "Создание" можно быстро создавать формы, отчеты, таблицы, запросы и другие объекты базы данных. При выборе таблицы или запроса в области навигации можно одним щелчком создать форму или отчет на основе этого объекта с помощью команды "Форма" или "Отчет".

Новые формы и отчеты, созданные этим процессом одним щелчком, используют обновленный дизайн, чтобы сделать их более наглядными и полезными. Автоматически созданные формы и отчеты получают профессионально оформленный дизайн с заголовками, которые содержат логотип и заголовок. Кроме того, автоматически созданный отчет содержит даты и время, а также информативные притявщики и итоги.

"Отчет" и "Макет"

Эти представления, улучшенные в Access 2010, по возможности можно работать с формами и отчетами в интерактивном режиме. В режиме отчета можно просматривать отчет с точностью, не печатая и не отображая его в режиме предварительного просмотра. Чтобы сосредоточиться на определенных записях, используйте функцию фильтрации или используйте операцию поиска для поиска совпадающих текста. С помощью команды "Копировать" можно скопировать текст в буфер обмена или щелкнуть активные гиперссылки в отчете, чтобы копировать ссылку в браузере.

В этом представлении можно вносить изменения в структуру при просмотре данных. В этом представлении можно вносить множество общих изменений в структуру при просмотре данных в форме или отчете. Например, можно добавить поле, перетащив его имя из новой области списка полей, или изменить свойства на листе свойств.

В этом представлении теперь доступны улучшенные макеты — группы элементов управления, которые можно настроить в качестве одного, чтобы можно было легко переустановить поля, столбцы, строки или целые макеты. Вы также можете удалить поле или добавить форматирование в представлении макета.

Упрощение группировки и сортировки в отчетах

В Access добавлен новый способ группировки и сортировки данных в отчетах, а также добавления итогов. Интерфейс прост для навигации и понимания, а при использовании в новом представлении макета сразу же меняется результат изменений.

Предположим, что вы хотите увидеть в отчете общий объем продаж по регионам. В представлении макета и в области "Группировка, сортировка и итоги" можно добавить уровень группировки и запросить итог и просмотреть изменения в прямом эфире в отчете. Строка "Итог" упрощает добавление суммы, среднего, количества, максимального или минимального значения в заглавные или минимальные отчеты. Простые итоги больше не требуют создания вычисляемого поля вручную. Теперь нужно просто наказать и щелкнуть.

Улучшенные макеты для создания улучшенных форм и отчетов

Формы и отчеты часто содержат табли желтую информацию, например столбец с именами клиентов или строку со всеми полями клиента. Эти элементы управления можно сгруппировать в макет, которыми можно легко управлять в одном блоке, включая метку.

Поскольку элементы управления можно выбирать из разных разделов, таких как подписи в заглавных или приклеивых разделах, для них обеспечивается немалая гибкость. Вы можете легко:

• Перемещение макета или его новый внешний вид. Например, можно переместить столбец влево или вправо.

• Форматирование макета. Например, можно сделать столбец "Имя клиента" полужирным шрифтом, чтобы он был хорошо различ.

• Добавление столбца (поля) в макет.

• Удаление столбца (поля) из макета.

• Объединение и разбиение ячеек

Макеты сохраняются вместе с оформлением, чтобы они оставались доступными. В видеоролике ниже показано, как работают макеты в формах и отчетах.

Разделение форм для быстрого просмотра данных

Разделенная форма используется для создания формы, объединяющей представление таблицы и форму. Вы можете настроить свойство так, чтобы Access выводит таблицу вверху, внизу, слева или справа.

Внедренные макросы в формы и отчеты

Чтобы избежать написания кода, используйте внедренные макросы. Внедренный макрос хранится в свойстве и является частью объекта, к которому он принадлежит. Вы можете изменить оформление внедренного макроса, не беспокоясь о других элементах управления, которые могут его использовать — каждый внедренный макрос будет независимым. Внедренные макросы являются надежными, так как они автоматически предотвращают выполнение потенциально небезопасных операций.

Вычисляемые поля

Вы можете создать поле, в которое будет вычислино значение из других данных в той же таблице. Для создания вычислений используется построитель выражений, поэтому вам будут IntelliSense доступ к справке по значениям выражений.

Использовать в качестве источника вычисляемых данных другие таблицы нельзя. Вычисляемые поля не поддерживают некоторые выражения.

Многозначные поля

Многоязычное поле может хранить несколько значений в одной записи. Предположим, вам нужно назначить задачу одному из ваших сотрудников или подрядчиков, но вы хотите назначить ее более чем одному сотруднику. В большинстве систем управления базами данных и в версиях Access до Office Access 2007 необходимо было создать связь "многие ко многим", чтобы правильно сделать это.

Многозначные поля особенно подходят при работе со списком SharePoint, который содержит одно из типов многозначных полей, которые используются в Windows SharePoint Services. Access 2010 совместим с этими типами данных.

Поля вложений для файлов

Тип данных "Вложение" позволяет легко хранить в базе данных документы всех типов и двоичные файлы без излишнего роста. Access автоматически сжимает вложения, когда это возможно, чтобы сократить использование места. Хотите прикрепить документ Word к записи или сохранить ряд цифровых изображений в базе данных? Вложения упрощают выполнение этих задач. Вы даже можете добавить несколько вложений в одну запись.

Поля MEMO теперь хранят RICH TEXT и поддерживают историю версий

Поля мемов с насыщенным текстом означают, что в записях больше не ограничен обычный текст. Вы можете форматирование текста с помощью параметров (например, полужирного на тексте, налияния на него, наряду с различными шрифтами и цветами и другими распространенными вариантами форматирования) и сохранить его в базе данных. Текст в формате RICHS хранится в поле МЕМО в формате на основе HTML, совместимом с типом данных "форматированный текст" в Windows SharePoint Services. Для нового свойства TextFormat за устанавливается формат RichText или PlainText,а затем сведения будут правильно отформатированы в текстовых полей и в представлении таблицы.

Поля Memo полезно применять для хранения больших объемов данных. Вы можете настроить свойство "Только для приложения", чтобы сохранить историю всех изменений в поле МЕМО. Затем вы сможете просматривать этот журнал. Эта функция также поддерживает функцию отслеживания в Windows SharePoint Services, чтобы вы также могли просматривать историю содержимого списка SharePoint с помощью Access.

Календарь для выбора дат

Поля и элементы управления, которые используют тип данных "Дата/время", автоматически получают поддержку для встроенного интерактивного календаря. Кнопка календаря автоматически отображается справа от даты. Хотите узнать дату предстоящей пятницы? Нажмите кнопку, и календарь автоматически появится, чтобы вы могли найти и выбрать дату. Вы можете отключить календарь для поля или управления с помощью свойства.

Улучшенные средства сортировки и фильтрации

Предположим, вам нужно быстро найти совпадающие значения или отсортировать столбец данных. Функция автофильтра дополняет уже мощные возможности фильтрации, чтобы вы могли быстро сконцентрироваться на нужных данных. Вы можете легко выбрать уникальные значения в столбце( это удобно в тех случаях, когда не помните нужное имя) или отсортировать значения с помощью параметров контекстного меню на обычном языке, таких как сортировка от старых к новым или сортировка от минимального к максимальному.

Наиболее распространенные параметры фильтра легко видны в командах меню. Кроме того, с помощью быстрых фильтров можно ограничить количество информации на основе ввести данные. Параметры быстрой фильтрации автоматически меняются в зависимости от типа данных, что позволит увидеть разумные варианты для текста, даты и числового данных.

Итоги и чередующиеся цвета фона в таблицах

В представлении таблицы есть строка итогов, в которой можно отобразить сумму, количество, среднее, максимум, минимальное, стандартное отклонение или дисперсию. После добавления строки итогов наберем указатель на стрелку в ячейке столбца и выберем нужное вычисление.

Таблицы, отчеты и лентоемкие формы поддерживают чередующийся цвет фона для строк, который можно настроить независимо от цвета фона по умолчанию. Затенять каждую другую строку очень просто, и вы можете выбрать любой цвет.

Условное форматирование

Access 2010 добавляет новые функции условного форматирования, позволяя добиться тех же стилей форматирования, которые доступны в Excel. Например, теперь можно добавить гобки данных, чтобы столбец чисел был более учитаемым, как показано на следующем рисунке:

Сбор данных с помощью форм InfoPath и Outlook

Функция сбора данных помогает собирать отзывы с помощью Outlook и, при желании, InfoPath. Вы можете автоматически создать форму InfoPath или HTML и встраить ее в текст сообщения электронной почты. Затем вы можете отправить форму получателям, выбранным из контактов Outlook, или по именам получателей, хранимых в поле базы данных Access.

Вы выбираете, следует ли собирать новые сведения или обновлять существующие. Получатели заполняют форму и возвращают ее. Outlook распознает входящие формы и автоматически сохраняет данные в базе данных Access без необходимости повторного вохранения.

Экспорт в PDF и XPS

В Access 2010 вы можете экспортировать данные в формат PDF (Portable Document Format) или XPS (XML Paper Specification) для печати, публикации и распространения электронной почты, если вы сначала установили надстройку Publish as PDF или XPS. Экспорт формы, отчета или таблицы в PDF- или XPS-файл позволяет сохранять данные в удобной для распространения форме, которая сохраняет все ваши характеристики форматирования, но не требует, чтобы другие пользователи устанавливали Access на свои компьютеры для печати или просмотра результатов.

• Формат PDF    PDF — это электронный формат с фиксированным макетом, который сохраняет форматирование документа и помогает совместно работать с файлами. Формат PDF позволяет при просмотре файла на веб-сайте или при его печати сохранить его в нужном формате и данные в файле нельзя будет легко скопировать или изменить. Формат PDF также полезен для документов, которые воспроизводятся методом промышленной печати.

• Спецификация бумаги XML    XPS — это электронный формат файла, который сохраняет форматирование документа и помогает совместно работать с файлами. Формат XPS позволяет при просмотре файла на веб-сайте и при его печати сохранить в точности тот формат, который вы хотите использовать, и данные в файле нельзя будет легко скопировать или изменить.

Упростились работа с внешними данными

Теперь вы можете подключиться к веб-службе в качестве внешнего источника данных. Вам потребуется файл определения веб-службы, предоставленный администратором веб-службы. После установки файла определения можно связать данные веб-службы в качестве связанной таблицы.

Новые функции упрощают импорт и экспорт данных. Вы можете сохранить операцию импорта или экспорта, а затем повторно использовать ее при следующем выполнении той же задачи. Мастер импорта электронных таблиц позволяет переопределять тип данных, выбранный в Access, а также импортировать, экспортировать файлы, форматы файлов Office Excel 2007 или ссылок.