Новые возможности Microsoft Access 2010, русская версия

Предоставление общего доступа к базе данных в Интернете

• Использование шаблона    Пять шаблонов поставляются с Access 2010: Контакты, Активы, Проекты, События и Благотворительные вклады. Вы также можете изменить любой шаблон до или после публикации.

• Начало работы с нуля    При создании пустой новой базы данных вы выбираете между обычной базой данных и веб-базой данных. Этот выбор влияет на видимые функции и команды проектирования, что позволяет легко убедиться, что ваше приложение совместимо с Веб-интерфейсом.

• Преобразование существующей базы данных в веб-базу данных    Существующее приложение можно опубликовать в Интернете. Не все функции классической базы данных поддерживаются в Интернете, поэтому вам может потребоваться настроить некоторые функции приложения.

  Вы можете запустить новое средство проверки совместимости веб-сайтов, чтобы выявить и устранить любые проблемы совместимости.

• Интрасеть или Интернет    Вы можете опубликовать на собственном сервере SharePoint или использовать размещенное решение SharePoint.

  Примечание: Для работы с веб-базой данных необходима учетная запись пользователя. Анонимный доступ не поддерживается.

Дополнительные сведения о веб-базах данных см. в статье Создание базы данных для совместного использования в Интернете.

Новый построитель макросов

Access 2010 предлагает новый построитель макросов с поддержкой IntelliSense и чистым и простым интерфейсом.

1. Выберите действие из списка...

2. ... или дважды щелкните действие в каталоге действий, чтобы добавить его в макрос.

3. Вкладка Конструктор отображается при работе с макросом.

При добавлении действия в построителе макросов отображаются дополнительные параметры. Например, при добавлении действия If вы увидите:

Посмотрите следующее видео, чтобы узнать, как работает новый построитель макросов.

Помимо традиционных макросов, вы используете новый построитель макросов для создания макросов данных— новой функции.

Макросы данных: изменение данных на основе событий

Макросы данных помогают поддерживать агрегаты в веб-базах данных, а также позволяют реализовать триггеры в любой Access 2010 базе данных.

Например, предположим, что у вас есть поля PercentComplete и Состояние. Макрос данных можно использовать для параметра PercentComplete значение 100 , если для параметра Состояние задано значение Завершено, и значение 0 , если для параметра Состояние задано значение Не запущено.

Макросы данных в действии можно увидеть в следующем видео.

Расширенный построитель выражений

В построителе выражений теперь доступна функция IntelliSense, поэтому вы можете просматривать параметры при вводе. Он также отображает справку по выбранному значению выражения в окне построителя выражений. Например, если выбрать функцию Trim, построитель выражений отобразит:

Trim(string) Возвращает тип Variant типа string, содержащий копию указанной строки без начальных и конечных пробелов.

Дополнительные сведения см. в статье Использование построителя выражений.

Вычисляемые поля

Можно создать поле, отображающее результаты вычисления. Вычисление может ссылаться на другие поля в той же таблице. Для создания вычисления используется построитель выражений.

Новые шаблоны баз данных

Access 2010 включает набор профессионально разработанных шаблонов баз данных для отслеживания контактов, задач, событий, учащихся и ресурсов, а также других типов данных. Вы можете использовать их прямо сейчас или улучшить и уточнить их для отслеживания информации именно так, как вы хотите.

Каждый шаблон представляет собой комплексное приложение для отслеживания, содержащее предопределенные таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы и связи. Шаблоны предназначены для немедленной пользы из коробки, чтобы вы могли быстро приступить к работе. Если шаблон соответствует вашим потребностям, вы готовы к работе. В противном случае шаблон можно использовать, чтобы приступить к созданию базы данных, которая соответствует вашим конкретным потребностям.

Помимо шаблонов, входящих в состав Access 2010, можно подключиться к Office.com и скачать другие шаблоны.

Части приложения для добавления функциональных возможностей в существующую базу данных

Вы можете легко добавить функциональные возможности в существующую базу данных с помощью части приложения. Новая в Access 2010 часть приложения — это шаблон, который содержит часть базы данных, например таблицу с предварительно отформатированными форматами или таблицу со связанной формой и отчетом. Например, добавьте в базу данных часть приложения "Задачи" и получите таблицу "Задачи", форму "Задачи" и параметр для связывания таблицы "Задачи" с другой таблицей в базе данных.

Дополнительные сведения см. в статье Сохранение и повторное использование элементов проектирования базы данных.

Улучшенное представление таблицы

Вы можете создать таблицу и начать ее использовать, не определяя поля заранее. Просто щелкните Таблица на вкладке Создание и начните вводить данные в новую таблицу, которая появится. Access 2010 автоматически определяет оптимальный тип данных для каждого поля, чтобы вы работали в любое время. В столбце Щелкните, чтобы добавить новое поле, показано, где добавить новое поле. Если вам нужно изменить тип данных или формат отображения нового или существующего поля, можно использовать команды на ленте на вкладке Поля . Вы также можете вставить данные из таблиц Microsoft Excel в новую таблицу— Access 2010 создает все поля и автоматически распознает типы данных.

Область ''Список полей''

Область Список полей позволяет добавлять поля из других таблиц. Поля можно перетаскивать из таблицы в источнике записей, из связанных таблиц или из несвязанных таблиц в базе данных. Если требуется связь между таблицами, она создается автоматически или вам будет предложено в процессе.

Представление макета помогает ускорить проектирование форм и отчетов

Используйте представление макета для внесения изменений в структуру при просмотре данных в форме или отчете.

Представление макета содержит несколько улучшений и требуется при разработке формы или отчета для Интернета.

Лента

Лента — это коллекция вкладок, содержащих группы команд, упорядоченных по функциям и функциям. Лента заменяет слои меню и панелей инструментов, найденные в более ранних версиях Access. На следующем рисунке показана лента с выбранной вкладкой Главная .

Основные функции ленты:

• Вкладки команд — вкладки, на которых отображаются команды, которые часто используются вместе, чтобы вы могли найти нужные команды, когда они вам нужны.

• Вкладки контекстных команд — вкладка команд, которая отображается в зависимости от контекста, то есть объекта, над которым вы работаете, или выполняемой задачи. Контекстная вкладка команд содержит команды, которые, скорее всего, будут применяться к тому, что вы делаете.

• Коллекции — новые элементы управления, которые отображают предварительный просмотр стиля или параметра, чтобы можно было просмотреть результаты перед фиксацией выбора.

Представление Backstage

Новое в Access 2010, представление Backstage содержит команды, которые применяются ко всей базе данных, например сжатие и восстановление или открытие новой базы данных. Команды расположены на вкладках в левой части экрана, и каждая вкладка содержит группу связанных команд или ссылок. Например, если нажать кнопку Создать, вы увидите набор кнопок, которые позволяют создать новую базу данных с нуля или выбрать из библиотеки профессионально разработанных шаблонов баз данных.

Многие команды, которые вы найдете в представлении Backstage, были доступны в меню Файл в более ранних версиях Access, помимо недавно открытых баз данных и (если вы подключены к Интернету), ссылок на office.com статьи.

Чтобы перейти в представление Backstage, перейдите на вкладку Файл .

Область навигации

Область навигации содержит список и обеспечивает простой доступ ко всем объектам в открытой в настоящее время базе данных.

Используйте область навигации для упорядочения объектов по типу объекта, дате создания, дате изменения, связанной таблице (на основе зависимостей объектов) или в создаваемых вами настраиваемых группах. Требуется больше места для работы с формой? Вы можете легко свернуть область навигации, чтобы она занимает мало места, но по-прежнему доступна.

Объекты с вкладками

По умолчанию таблицы, запросы, формы, отчеты и макросы отображаются в виде объектов с вкладками в окне Доступа.

Этот параметр можно изменить для каждой базы данных и использовать окна объектов вместо вкладок.

Щелкнув вкладки объектов, можно легко переключаться между различными объектами.

Окно справки

Access 2010 в одном окне справки и справки для разработчиков access. Эти две системы содержат различные типы содержимого помощи. Средство просмотра справки позволяет выбрать содержимое для отображения. Например, вы можете изменить область поиска, чтобы получить доступ к справочным материалам для разработчиков. Независимо от параметров, заданных в окне справки, все содержимое справки и справки для разработчиков по доступу к доступу всегда доступно в Интернете, на Office.com или на сайте MSDN.

Вкладка «Создание»

Вкладка Создать позволяет быстро создавать новые формы, отчеты, таблицы, запросы и другие объекты базы данных. При выборе таблицы или запроса в области навигации можно создать новую форму или отчет на основе этого объекта одним щелчком мыши с помощью команды Форма или Отчет .

Новые формы и отчеты, созданные этим процессом одним щелчком, используют обновленный дизайн, чтобы сделать их более привлекательными и сразу же полезными. Автоматически созданные формы и отчеты получают профессионально выглядящий дизайн с заголовками, которые включают логотип и название. Кроме того, автоматически создаваемый отчет также включает дату и время, а также информативные нижние колонтитулы и итоги.

Представление отчета и представление макета

Эти представления, расширенные в Access 2010, позволяют работать с формами и отчетами в интерактивном режиме. С помощью представления "Отчет" можно просматривать точную отрисовку отчета, не печатая или отображая его в режиме предварительного просмотра. Чтобы сосредоточиться на определенных записях, используйте функцию фильтра или используйте операцию Поиска для поиска соответствующего текста. С помощью команды Копировать можно скопировать текст в буфер обмена или щелкнуть активные гиперссылки, отображаемые в отчете, чтобы перейти по ссылке в браузере.

Представление макета позволяет вносить изменения в проект при просмотре данных. Представление макета можно использовать для внесения многих общих изменений в структуру при просмотре данных в форме или отчете. Например, добавьте поле, перетащив имя поля из новой области Список полей , или измените свойства с помощью страницы свойств.

Представление макета теперь предлагает улучшенные макеты — группы элементов управления, которые можно настроить как один, чтобы можно было легко упорядочить поля, столбцы, строки или целые макеты. Вы также можете легко удалить поле или добавить форматирование в режиме макета.

Упрощенное создание группирования и сортировки в отчетах

В Access появилась новая возможность группировать и сортировать данные в отчетах, а также добавлять итоги. Интерфейс прост в навигации и понимании, и при его использовании с новым представлением макета вы сразу увидите результат изменений.

Предположим, что вы хотите просмотреть в отчете общий объем продаж по регионам. Используйте режим макета и панель Группирование, Сортировка и Итог , чтобы добавить уровень группы и запросить итог— и просмотреть изменения в реальном времени в отчете. Строка Итог упрощает добавление суммы, среднего значения, количества, максимума или минимума в колонтитулы отчета. Для простых итогов больше не требуется вручную создавать вычисляемое поле. Теперь вы просто наведите указатель и щелкните.

Улучшенные макеты элементов управления для создания форм и отчетов

Forms и отчеты часто содержат табличную информацию, например столбец с именами клиентов или строку, содержащую все поля для клиента. Эти элементы управления можно сгруппировать в макет, которым можно легко управлять в виде одной единицы, включая метку.

Так как вы можете выбирать элементы управления из разных разделов, например метку в верхнем или нижнем колонтитуле раздела, существует большая гибкость. Вы можете легко:

• Перемещение или изменение размера макета. Например, перемещение столбца влево или вправо.

• Форматирование макета. Например, задайте столбец имени клиента полужирным шрифтом, чтобы он был выделен.

• Добавление столбца (поля) в макет.

• Удаление столбца (поля) из макета.

• Объединение и разбиение ячеек

Макеты сохраняются вместе с вашим дизайном, чтобы они оставались доступными. В следующем видео показано, как макеты работают в формах и отчетах.

Разделенные формы для быстрого просмотра данных

Используйте разделенную форму, чтобы создать форму, которая объединяет представление таблицы и представление формы. Вы можете задать свойство, чтобы указать Access, что таблица будет размещена сверху, снизу, слева или справа.

Внедренные макросы в формы и отчеты

Используйте внедренные макросы, чтобы избежать написания кода. Внедренный макрос хранится в свойстве и является частью объекта, которому он принадлежит. Вы можете изменить структуру внедренного макроса, не беспокоясь о других элементах управления, которые могут использовать макрос— каждый внедренный макрос является независимым. Внедренные макросы являются доверенными, так как они автоматически не могут выполнять потенциально опасные операции.

Вычисляемые поля

Можно создать поле, отображающее значение, вычисленное из других данных в той же таблице. Вы используете построитель выражений для создания вычисления, чтобы воспользоваться преимуществами IntelliSense и простым доступом к справке для значений выражений.

Использовать в качестве источника вычисляемых данных другие таблицы нельзя. Вычисляемые поля не поддерживают некоторые выражения.

Многозначные поля

В многозначном поле может храниться несколько значений на запись. Предположим, что вам нужно назначить задачу одному из ваших сотрудников или подрядчиков, но вы хотите назначить ее нескольким сотрудникам. В большинстве систем управления базами данных и в версиях Access, предшествующих Office Access 2007, для правильного выполнения этого действия необходимо было создать связь "многие ко многим".

Многозначные поля особенно подходят при работе со списком SharePoint, который содержит один из типов многозначных полей, используемых в Windows SharePoint Services. Access 2010 совместимо с этими типами данных.

Поля вложений для файлов

Тип данных Attachment позволяет легко хранить все виды документов и двоичных файлов в базе данных без необходимости увеличивать размер базы данных. Access автоматически сжимает вложения, если это возможно, чтобы свести к минимуму использование пространства. Присоединить документ Word к записи или сохранить серию цифровых изображений в базе данных? Использование вложений значительно упрощает эти задачи. Можно даже добавить несколько вложений в одну запись.

Поля memo теперь хранят форматированный текст и поддерживают журнал редакций

Поля метаданных форматированного текста означают, что вы больше не ограничены обычным текстом в записях. Вы можете отформатировать текст с помощью параметров (например, полужирным, курсивным, в дополнение к разным шрифтам и цветам и другим общим параметрам форматирования) и сохранить текст в базе данных. Форматированный текст хранится в поле Memo в формате на основе HTML, совместимом с типом данных форматом форматированного текста в Windows SharePoint Services. Для нового свойства TextFormat задается значение RichText или PlainText, а затем информация будет правильно отформатирована в элементах управления "Текстовое поле" и в режиме таблицы.

Поля Memo полезно применять для хранения больших объемов данных. Вы можете настроить свойство Только добавление , чтобы сохранить журнал всех изменений в поле Memo. Затем вы сможете просматривать этот журнал. Эта функция также поддерживает функцию отслеживания в Windows SharePoint Services поэтому вы также можете использовать Access для просмотра журнала содержимого списка SharePoint.

Календарь для выбора дат

Поля и элементы управления, использующие тип данных Date/Time, автоматически получают поддержку встроенного интерактивного календаря. Кнопка календаря автоматически отображается справа от даты. Хотите узнать дату предстоящей пятницы? Нажмите кнопку, и календарь автоматически появится, чтобы найти и выбрать дату. Вы можете отключить календарь для поля или элемента управления с помощью свойства .

Расширенные средства сортировки и фильтрации

Предположим, что необходимо быстро найти соответствующее значение или отсортировать столбец данных. Функция автофильтра расширяет и без того мощные возможности фильтрации, что позволяет быстро сосредоточиться на необходимых данных. Вы можете легко выбрать из уникальных значений в столбце, что удобно в ситуациях, когда не удается вспомнить нужное имя, или вы можете отсортировать значения с помощью параметров контекстного меню на простом языке, таких как Сортировка самых старых по новым или Сортировка от наименьшего до самого большого.

Наиболее распространенные параметры фильтра легко отображаются в командах меню. Кроме того, можно использовать быстрые фильтры для ограничения сведений на основе вводимых данных. Параметры быстрого фильтра автоматически изменяются в зависимости от типа данных, поэтому вы увидите разумные варианты для текста, даты и числовых данных.

Итоги и чередование цветов фона в таблицах

Представление таблицы содержит строку Итог, в которой можно отобразить сумму, число, среднее, максимальное, минимальное, стандартное отклонение или дисперсию. После добавления строки Итог наведите указатель на стрелку в ячейке столбца и выберите нужное вычисление.

Таблицы, отчеты и непрерывные формы поддерживают чередующийся цвет фона для строк, который можно настроить независимо от цвета фона по умолчанию. Заливка каждой другой строки несложна, и вы можете выбрать любой цвет.

Условное форматирование

Access 2010 добавлены новые функции условного форматирования, позволяющие реализовать те же стили форматирования, что и в Excel. Например, теперь можно добавить гистограммы данных, чтобы сделать столбец чисел более удобочитаемым, как показано на следующем рисунке:

Сбор данных с помощью форм InfoPath и Outlook

Функция сбора данных помогает собирать отзывы с помощью Outlook и, при необходимости, InfoPath. Вы можете автоматически создать форму InfoPath или HTML-форму и внедрить ее в текст сообщения электронной почты. Затем форму можно отправить получателям, выбранным из контактов Outlook, или именам получателей, хранящимся в поле в базе данных Access.

Вы выбираете, следует ли собирать новые сведения или обновлять существующую информацию. Затем получатели заполняют форму и возвращают ее. Outlook распознает входящие формы и автоматически сохраняет данные в базе данных Access— повторное создание не требуется.

Экспорт в PDF и XPS

В Access 2010 можно экспортировать данные в формат PDF (формат переносимого документа) или XPS (спецификация XML-бумаги) для печати, публикации и распространения по электронной почте при условии, что вы сначала установите надстройку Публикация в формате PDF или XPS. Экспорт формы, отчета или таблицы в .pdf или XPS-файл позволяет собирать сведения в легко распространяемой форме, которая сохраняет все ваши характеристики форматирования, но не требует установки Access на своих компьютерах для печати или просмотра выходных данных.

• Формат PDF    PDF —это электронный формат с фиксированным макетом, который сохраняет форматирование документов и помогает при совместном использовании файлов. Формат PDF гарантирует, что при просмотре файла в Интернете или печати он сохраняет именно тот формат, который вы планировали, и данные в файле не могут быть легко скопированы или изменены. Формат PDF также полезен для документов, которые будут воспроизведены с помощью коммерческих методов печати.

• Спецификация XML-бумаги    XPS — это электронный формат файлов, который сохраняет форматирование документов и помогает в совместном использовании файлов. Формат XPS гарантирует, что при просмотре файла в Интернете или печати он сохраняет именно тот формат, который вы планировали, и данные в файле не могут быть легко скопированы или изменены.

Работа с внешними данными упрощается

Теперь вы можете подключиться к веб-службе в качестве внешнего источника данных. Вам потребуется файл определения веб-службы, предоставленный администратором веб-службы. После установки файла определения можно связать данные веб-службы в виде связанной таблицы.

Новые функции упрощают импорт и экспорт данных. Вы можете сохранить операцию импорта или экспорта, а затем повторно использовать сохраненную операцию при следующем выполнении той же задачи. Мастер импорта электронных таблиц позволяет переопределить тип данных, выбранный Access, а также импортировать, экспортировать и связать файлы, которые имеют Office Excel 2007 по крайней мере форматов файлов.