Планирование наборов документов в SharePoint Server

Сведения о наборах документов

Наборы документов — это функция в SharePoint Server 2016, которая позволяет организациям управлять единым для конечного результата или рабочим продуктом, который может включать несколько документов или файлов. Набор документов — это особый тип папки, объединяющий уникальные атрибуты набора документов, атрибуты и поведение папок и документов, а также элементы пользовательского интерфейса, метаданные и объектной модели, которые помогают управлять всеми аспектами рабочего продукта.

Для работы с группами и пользователями в нескольких организациях, наборе документов или рабочем продукте требуется более эффективное управление проектом и предоставлением конечного результата. Например, компании может потребоваться сбор, создание и управление различными документами, фотографиями и звуковыми файлами, относящимися к определенному случаю. Кроме того, группе сбыта может потребоваться компилировать документы из различных источников, чтобы создать запрос предложений и управлять им для потенциальных клиентов. Наборы документов предоставляют этим группам и пользователям возможность управлять этими наборами документов в виде единой коллекции, конечного результата или рабочего продукта. Владельцы наборов документов могут создать настраиваемую страницу приветствия, которая может отображать элементы и важную информацию о рабочем продукте.

В SharePoint Server 2016 Организации, которые хотят создавать наборы документов и управлять ими, всегда могут настроить тип контента "набор документов" для каждого рабочего продукта, который они обычно создают. Тип контента "набор документов" может затем определять утвержденные типы контента, атрибуты, элементы по умолчанию, столбцы, рабочие процессы и политики. Дополнительные настраиваемые типы контента наборов документов можно затем создать из родительского типа контента, каждый из которых наследует свойства и параметры из типа содержимого родительского множества документов. После добавления типа контента в библиотеку пользователи смогут создать набор документов, наследующий атрибуты типа контента "набор документов" с помощью команды " создать ". Тип контента "набор документов" предоставляет дополнительные параметры, позволяющие указывать разрешенные типы контента, содержимое по умолчанию, общие столбцы, столбцы начальной страницы и представление начальной страницы по умолчанию.

Дополнительные сведения о типах контента можно найти в разделе Планирование типов контента и рабочих процессов (SharePoint Server 2010).

Дополнительные сведения о том, как создавать наборы документов и управлять ими в SharePoint Server 2016, можно найти в разделе Создание и настройка нового типа контента для набора документов в SharePoint Server 2016 справке.

Администрирование наборов документов

Наборы документов в SharePoint Server 2016 делитесь многими из тех же атрибутов и свойств, что и папки. Однако при планировании решения для набора документов необходимо учитывать некоторые важные моменты.

• Количество документов, которые могут существовать в наборе документов, не ограничено. Тем не менее, время загрузки может быть ограничено пороговое значение представления списка, которое по умолчанию установлено на 5 000 элементов. Папки разрешены в наборах документов, но Навигация по метаданным не может использоваться в наборе документов. Поэтому важно учитывать возможность превышения порогового значения представления списка и проблем при проектировании навигации при определении количества элементов, которые должны существовать в наборе документов. Кроме того, при использовании функции " Отправить " с набором документов сумма для всех документов в наборе документов не может быть больше 50 МБ. Для коллекции или рабочего продукта с очень большим количеством элементов, лучше использовать структуру папок в библиотеке документов.

• Количество наборов документов, которые могут существовать в библиотеке документов, не ограничено. Однако количество наборов документов, которые могут отображаться в списках, будет ограничено пороговое значение представления списка.

• При использовании общих метаданных при наличии более 10 элементов, использующих общие метаданные в наборе документов, обновления метаданных будут выполняться заданием таймера каждые 15 минут. Например, если у вас есть 10 документов на верхнем уровне библиотеки и один документ в наборе документов с общими метаданными, задание времени не будет выполняться. Но если добавить еще один комплект документов с 9 еще документами, будет запущено задание таймера.

• При использовании маршрутизации наборов документов наборы документов, отправленные организатору контента, останутся в библиотеке-выпадающем приложении и будут перемещены в соответствующее расположение с помощью задания таймера обработки организатора контента, которое по умолчанию выполняется ежедневно.

Для использования наборов документов в семействе веб-сайтов функция "Наборы документов" должна быть включена.

Включение функции наборов документов для семейства веб-сайтов

1. На странице " Параметры сайта " в разделе Администрирование семейства веб-сайтоввыберите пункт возможности семейства веб-сайтов.

2. На странице " компоненты " для наборов документовнажмите кнопку " активировать".

После включения функции наборов документов можно создавать типы контента для наборов документов.

Типы контента для наборов документов "планирование"

Вы можете запланировать типы контента для вашего решения с помощью таблицы анализ использования документов, которую можно выполнить с помощью статьи Определение пользователей и анализ использования документов в SharePoint 2013. Затем можно использовать лист типа контента (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409), чтобы записать решения о каждом новом типе контента для наборов документов, который будет использоваться в вашем решении.

Планирование типов контента для наборов документов с помощью листа типа контента

1. Введите набор документов в поле тип контента    на листе тип контента.

2. Введите URL-адрес сайта, на котором будет определен новый тип контента для нового множества документов. Обратите внимание, что типы контента доступны на сайте, где они определены, и на всех сайтах, расположенных под этим сайтом.

3. Определение родительского типа контента    Введите тип контента "родительский набор документов" в поле " родительский тип    контента" на листе "тип контента". Это будет либо основной тип контента "набор документов", либо настраиваемый тип контента "набор документов", который вы уже планируете.

4. Определение параметров наборов документов    Определите и укажите следующие параметры наборов документов в листе тип контента:

   1. Определение допустимых типов контента    Укажите типы контента по умолчанию, которые будут разрешены в этом типе контента "документ".

   2. Определение содержимого по умолчанию    Если тип контента "набор документов", который вы создаете, будет настроен для автоматического создания содержимого по умолчанию при создании нового экземпляра набора документов, вы можете добавить файлы в набор документов вручную. Можно добавлять только файлы допустимых типов контента для набора документов.

   3. Определение общих столбцов    Укажите, должны ли значения в столбцах для наборов документов автоматически синхронизироваться со всеми документами, содержащимися в этом множестве.

   4. Определение столбцов начальной страницы    Укажите, какие столбцы должны отображаться на странице приветствия для каждого из наборов документов.

   5. Определение представления начальной страницы    Укажите представление, в котором будет отображаться содержимое набора документов на странице приветствия.

5. Определение порядка столбцов и столбцов    В таблице " план столбцов    " на листе "тип контента":

   1. Введите каждый столбец, наследуемый от родительского типа контента. В столбце Новый?    введите No для каждой записи.

   2. Для каждого дополнительного столбца введите имя предопределенного столбца или столбца, который будет создан. Введите имена дополнительных столбцов, их типы и укажите, являются ли они новыми.

6. В разделе " шаблон плана    " листа введите None ( нет).

7. Определение рабочих процессов    При наличии доступного рабочего процесса, связанного с типом контента "Наборы документов", вы можете связать его с типом контента. Затем рабочий процесс можно инициировать для любого элемента списка с этим типом контента. Полное обсуждение планирования рабочего процесса показано в разделе Планирование рабочих процессов. После проверки рабочих процессов и определения доступных рабочих процессов Укажите каждый рабочий процесс, чтобы связать его с типом контента в таблице рабочих процессов плана    на листе тип контента. Если рабочий процесс не наследуется от родительского типа контента, введите эти данные в столбец New?    .

8. Определение политики    Политика — это набор правил для типа контента; возможности политики предоставляют подробные сведения о каждом правиле, например, можно ли печатать элементы типа контента, а также какие действия должны быть проверены для элемента. Дополнительные сведения о планировании политики можно найти в разделе Планирование политики управления сведениями в SharePoint Server 2013. Чтобы просмотреть политики и определить, какие возможности политики и шаблоны политик доступны, в разделе планирование политики    на листе тип контента выполните указанные ниже действия.

   1. Если у родительского типа контента есть параметры политики, они будут применены в новом типе контента без изменений. Это гарантирует, что политики, после того как они будут установлены, будут принудительно применены ко всем соответствующим типам контента. Если текущий тип контента наследует параметры политики из родительского типа, в разделе планирование политики    на листе тип контента введите Да на вопрос "— политика, определенная в родительском типе контента?".

   2. Если текущий тип контента наследует политику на основе родительского типа контента, в поле записать имя политики    в разделе планирование политики    введите имя шаблона политики. Аналогичным образом, если текущий тип контента не наследует политику и вы хотите применить шаблон политики, в поле записать имя политики    в разделе планирование политики    введите имя шаблона политики.

   3. Если текущий тип контента наследует один или несколько отдельных функций политики из родительского типа контента, введите каждый компонент политики в таблице " функция    " в разделе " планирование политики    " на листе. И наоборот, если текущий тип контента не наследует политику и вы хотите связать возможности политики с текущим типом контента, введите эти возможности политики в таблице Feature    . Обратите внимание, что вы не можете связать отдельные возможности политики и политику по имени с типом контента.

Worksheets

Для записи сведений, описанных в этой статье, используйте указанные ниже листы.

• Лист типа контента (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409)

• Анализ листа использования документов (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165873&clcid = 0x409)