Сводка Сведения о том, как интегрировать типы контента и рабочие процессы в решение для управления документами в SharePoint 2013.
В этой статье описаны типы контента и рабочие процессы, а также руководство по планированию интеграции их в SharePoint Server 2016 решение для управления документами. Тип контента — это многократно используемая коллекция метаданных (столбцов), рабочего процесса, поведения и другие параметры для категории элементов или документов в списке SharePoint Server 2016 или библиотеке документов. Типы контента позволяют управлять параметрами для категории данных в централизованном, повторно используемом способе. Рабочий процесс позволяет прикрепить бизнес-процесс к элементам в SharePoint Server 2016.
В этой статье:
Перед тем как использовать таблицу " тип контента" и "Планирование рабочего процесса " (HTTPS://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878), включенную в эту статью, для планирования типов контента и рабочих процессов, убедитесь в том, что у вас есть сведения о том, что вы прочитали пользователей и проанализируете использование документов в SharePoint 2013 и выполнены ли на листе "анализ использования документов" и "участники документа".
Общие сведения о типах контента
Тип контента определяет атрибуты элемента списка, документа или папки. Для каждого типа контента можно указать следующее:
-
Свойства, связываемые с элементами соответствующего типа.
-
Метаданные, связываемые с элементами соответствующего типа.
-
Рабочие процессы, которые можно запускать из элементов соответствующего типа.
-
Политики управления сведениями, которые нужно связать с элементами соответствующего типа.
-
Шаблоны документов (для типов контента документов).
-
Пользовательские функции.
Тип контента можно связать со списком или библиотекой. После этого вы указываете, что список или библиотека могут содержать элементы этого типа контента, и что команда " создать " в этом списке или библиотеке позволит пользователям создавать новые элементы этого типа.
Примечание: Вы также можете связать свойства, рабочие процессы, политики и шаблоны непосредственно со списком или библиотекой. Однако это может привести к ограничению этих связей со списком или библиотекой и не будет повторно использоваться в рамках вашего решения. В SharePoint Server 2016 рабочие процессы на уровне сайта могут быть связаны с несколькими списками и библиотеками.
Библиотеки документов и списки могут содержать несколько типов контента. Например, библиотека может содержать документы и рисунки, относящиеся к проекту. Если список или библиотека содержат несколько типов контента, применяются следующие варианты.
-
По умолчанию команда " создать " в этом списке или библиотеке позволяет пользователям выбирать любые доступные типы контента при создании нового элемента. Владельцы типов контента могут настроить новую команду для отображения только определенных типов контента.
-
Отображаются столбцы, связанные со всеми доступными типами контента.
Вы можете определять пользовательские типы контента в коллекции типов контента сайта. Настраиваемый тип контента должен быть производным, прямо или косвенно из основного типа контента, такого как документ или элемент. После того как оно определено на сайте, на нем и на всех сайтах ниже этого сайта будут доступны пользовательские типы контента. Чтобы обеспечить доступность типа контента в семействе веб-сайтов, укажите его в коллекции типов контента сайта верхнего уровня. В SharePoint Server 2016 вы также можете создать пользовательский тип контента в концентраторе типов контента, определенном в экземпляре службы управляемых метаданных. При создании в концентраторе типов контента тип контента будет доступен для других семейств веб-сайтов, которые являются частью веб-приложений, связанных с этим экземпляром службы управляемых метаданных.
Примечание: Служба управляемых метаданных и концентратор типа контента недоступны в SharePoint Foundation 2013.
Например, если в вашей организации используется определенный шаблон контракта, в коллекции типов контента сайта верхнего уровня в семействе веб-сайтов можно создать тип контента, который определяет метаданные для этого контракта, шаблон контракта и рабочие процессы, необходимые для просмотра и завершения контракта. Затем любые библиотеки документов в семействе веб-сайтов, с которыми вы связываете тип контента контракта, будут включены в список всех этих функций и будут включены авторы для создания новых контрактов на основе шаблона.
На сайтах, основанных на SharePoint Server 2016, каждый элемент списка или элемент библиотеки по умолчанию, например контакт, задача или документ, имеет соответствующий основной тип контента в коллекции типов контента сайта. При планировании типов контента вы можете использовать эти определения основных типов контента как точки начала и базовые новые типы контента в соответствии с требованиями.
Типы контента организованы в иерархию, которая позволяет одному типу контента наследовать характеристики из другого типа контента. Это наследование позволяет использовать классы документов для совместного использования характеристик в масштабах Организации, а также позволяет группам настраивать эти характеристики для определенных сайтов и списков.
Например, для всех документов, которые могут выдавать пользователи в Организации может потребоваться набор метаданных, например номер учетной записи, номер проекта и руководитель проекта. Создав тип контента для конечного пользователя верхнего уровня, на основе которого наследуются все другие типы документов, предоставленных клиентом, убедитесь, что необходимые данные, такие как номера счетов и номера проектов, будут связаны со всеми вариантами документов, предоставленных клиентом в Организации. Обратите внимание, что если владелец типа контента добавляет еще один обязательный столбец в тип контента для конечного пользователя верхнего уровня, владелец типа контента может распространить изменения на все типы контента, наследуемые от него, и добавить новый столбец во все документы, которые могут быть доступны клиентам.
Интеграция свойств с Office 2016
В система Microsoft Office, когда пользователь редактирует документ на сервере управления документами SharePoint Server 2016, в верхней части документа отображается область сведений о документе. На панели сведений о документе отображается редактируемая форма свойств документа на сервере.
SharePoint Server 2016 упрощает настройку формы свойств для типа контента. При настройке типа контента можно запускать InfoPath 2016, который создает форму свойств по умолчанию на основе свойств типа контента. Форма по умолчанию содержит те же элементы управления, макет и схема, которые InfoPath 2016 использовать в случае, если настраиваемая форма не определена. Затем вы можете настроить и развернуть форму так же, как и в любой другой InfoPath 2016 форме. Например, вы можете добавить в форму логотип компании, шрифты и цветовую схему. Подключите его к настраиваемому источнику данных; Добавление условной логики; и функциональные возможности формы, доступные для пользователей на основе их ролей.
Кроме того, при редактировании свойств в области сведений о документе авторы, использующие Word 2016, могут вставлять в документы свойства, определенные на сервере. Например, если в свойствах документа есть имя руководителя проекта, это имя можно вставить на страницу заголовка, нижний колонтитул или в любое место, где в документе используется имя. Если для проекта назначен новый руководитель проекта, свойство руководитель проекта может быть обновлено на сервере управления документами. Это обновленное имя руководителя проекта будет отражено во всех экземплярах этого свойства, которые были вставлены в документ.
Использование метаданных с типами контента
Метаданные — это сведения о документе, который используется для классификации и классификации содержимого. Метаданные связаны с типом контента в виде столбца. Метаданные могут предоставлять контекстные сведения о документе путем их связывания с автором, темы, аудиторией, языком и т. д. В отличие от свойств метаданные хранятся в столбцах, и их можно индексировать и искать с помощью поисковой системы SharePoint.
Метаданные, добавленные на уровне семейства веб-сайтов, можно связать с типами контента. С помощью метаданных с типами контента все более поздние типы контента могут наследовать некоторые или все метаданные из родительского типа контента на уровне семейства веб-сайтов. Дополнительные метаданные затем можно добавить на более низкий уровень, например в один документ.
Шаблоны столбцов
Каждый элемент метаданных, связанный с типом контента, — это столбец, который является расположением в списке для хранения сведений. Списки и библиотеки часто отображаются в виде столбцов данных. Тем не менее, в зависимости от представления, связанного с этим списком, столбцы могут отображаться в других формах, например в днях на экране календаря. В формах, связанных со списком или библиотекой, столбцы отображаются в виде полей.
Вы можете определить столбцы для использования в нескольких типах контента. Для этого создайте их в коллекции шаблонов столбцов. Коллекция шаблонов столбцов на каждом сайте в семействе веб-сайтов. Как и в случае с типами контента, столбцы, определенные в коллекции шаблонов столбцов сайта, доступны на этом сайте и на всех сайтах под ним.
Типы контента папки
Типы контента папки определяют метаданные, связанные с папкой в списке или библиотеке. При применении типа контента к папке к списку или библиотеке Новая команда в этом списке или библиотеке будет включать тип контента "папка", что позволяет пользователям создавать папки этого типа.
Вы можете определить представления в списке или библиотеке, которые будут доступны только в папках определенного типа контента. Это полезно, если вы хотите, чтобы папка содержала определенный документ и вы хотите, чтобы в ней отображались только столбцы, связанные с типом документа, который находится в этой папке.
С помощью объектной модели продукты SharePoint можно настроить новую команду для типа содержимого папки, чтобы при создании пользователем новой папки этого типа она предоставила несколько файлов и документов на основе шаблонов, хранящихся на сервере. Это полезно, например, для реализации типа составного документа, для которого требуется несколько файлов для совместного использования с одним документом конечного результата.
Наборы документов — это функция в SharePoint Server 2016, которая позволяет использовать Office 2016 для управления конечными результатами, охватывающими несколько документов. Наборы документов — это специальные типы папок, которые используются для управления одним готовым для конечного результата или рабочим продуктом, который может включать несколько документов в нескольких расположениях. Наборы документов создаются с помощью расширяемых шаблонов, предоставляемых в SharePoint Server 2016. Вы также можете настроить шаблоны наборов документов для представления рабочих продуктов, относящихся к вашей организации. Наборы документов также включают систему управления версиями, которая позволяет записывать состояние полного набора документов на разных этапах жизненного цикла. Дополнительные сведения о наборах документов можно найти в разделе Планирование наборов документов (SharePoint Server 2010).
Планирование типов содержимого документов
Первым этапом планирования типов контента документов является проверка каждого типа документа, указанного на листе Анализ использования документов (HTTPS://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165873), чтобы определить, будет ли работать существующий тип контента для этого типа документа. Каждый тип контента документа должен наследовать свои параметры непосредственно из основного типа контента документа или из типа контента, который является более подкрывающемся по отношению к типу контента документа. Это гарантирует, что основные столбцы ваших документов, такие как название и кем создано, присутствуют, и вы можете связать шаблон с типом контента. Если достаточно основного типа контента (например, документа), введите его имя в столбце "тип содержимого" на листе "анализ использования документов".
Примечание: Поддерживаемые основные типы контента не включают PDF-файлы.
Чтобы получить сведения об изменении основных типов контента, загрузите Технический документ "руководство по изменению предварительно определенных типов контента и столбцов сайта" (HTTPS://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=260922).
Планирование типов контента списка
Элементы типа контента списка включают столбцы метаданных, связанных с типом контента и рабочими процессами, которые могут выполняться для элементов этого типа контента. Используйте тип контента "список", чтобы определить тип элемента списка, который является уникальным для вашего решения. Например, в решении центра обработки звонков, в котором специалисты службы поддержки изучит и разрешают технические проблемы пользователей, тип контента списка можно использовать для стандартизации данных для каждого инцидента поддержки и отслеживания инцидента с помощью рабочего процесса.
Планирование рабочих процессов
Рабочие процессы реализуют бизнес-процессы для документов, веб-страниц, форм и элементов списка в SharePoint Server 2016. Они могут быть связаны с библиотеками, списками или типами контента.
В управлении документами с помощью рабочих процессов можно перенаправлять документы от одного человека к другому, чтобы они могли выполнять свои задачи по управлению документами, такие как рецензирование документов, утверждение публикации и управление их расположением. Кроме того, можно использовать пользовательские рабочие процессы для перемещения документов из одного сайта или библиотеки в другую. Например, можно создать рабочий процесс, чтобы скопировать документ с одного сайта на другой, когда документ планируется архивировать.
SharePoint Server 2016 включает рабочий процесс с тремя состояниями, который можно использовать для управления бизнес-процессами, которые отслеживают состояние элемента в трех штатах или этапах. SharePoint Server 2016 также включает следующие рабочие процессы, которые устраняют потребности в управлении документами:
-
Сбор отзывов Отправляет документ на рецензирование.
-
Утверждение Отправляет документ на утверждение, как правило, необходимое для его публикации.
-
Ликвидации Управление истечением срока действия документа и его ликвидацией.
-
Сбор подписей Направляет документ для подписей.
Свяжите рабочий процесс с типом контента, если вы хотите сделать этот рабочий процесс доступным при использовании этого типа контента. Например, тип контента "заказ на покупку" может требовать утверждения руководителем, прежде чем можно будет завершить транзакцию. Чтобы убедиться в том, что рабочий процесс утверждения всегда доступен при инициировании заказа на покупку, создайте тип контента "заказ на покупку" и свяжите с ним рабочий процесс утверждения. Затем добавьте тип контента "заказ на покупку" в любую библиотеку документов, в которой будут храниться заказы на покупку.
Для планирования рабочих процессов для решения для управления документами Проанализируйте типы контента документов, которые вы планируете реализовать, и определите бизнес-процессы, которые должны быть доступны для выполнения на содержимом этого типа. Затем укажите рабочие процессы, которые нужно сделать доступными для этого контента.
Ниже приведен пример таблицы, которая анализирует рабочие процессы для типа контента контракта.
|
Процесс контракта |
Рабочий процесс контракта |
|---|---|
|
Просмотр черновиков. |
Сбор отзывов |
|
Получить утверждение от руководителя и юридического Юрисконсульта. |
Утверждение |
|
Устранение открытых проблем. |
Отслеживание вопросов. |
|
Получение подписей. |
Сбор подписей |
Дополнительные сведения можно найти в разделе Рабочий процесс в SharePoint 2013.
Worksheet
Чтобы записать сведения, обсуждаемые в этой статье, используйте следующий лист:
-
Тип контента и лист планирования рабочего процесса (HTTPS://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878)
