Планирование управления версиями документов, утверждения контента и извлечения данных в SharePoint

Сведения об управлении версиями, утверждении контента и возможностях проверки

SharePoint Server 2016 включает следующие функции, которые помогут вам управлять документами в библиотеке документов.

• Управление версиями — это способ нумерации и сохранения успешных итераций документа.

• Утверждение контента — это способ, с помощью которого участники сайта с разрешениями утверждающего управляют публикацией содержимого.

• Извлечение и Возврат — это методы, с помощью которых пользователи могут лучше управлять тем, когда создается новая версия документа, а также добавлять примечания к изменениям, которые были внесены при проверке документа.

Вы настраиваете параметры для функций управления контентом, описанных в этой статье в библиотеках документов. Чтобы предоставить общий доступ к этим параметрам в разных библиотеках решения, можно создать шаблоны библиотеки документов, которые включают параметры управления контентом. Это гарантирует, что новые библиотеки будут отражать ваши решения по управлению контентом.

Дополнительные сведения об управлении версиями можно найти в разделе Включение и Настройка управления версиями для списка или библиотеки.

Планирование управления версиями

Управление версиями по умолчанию для библиотеки документов зависит от шаблона семейства веб-сайтов. Однако вы можете настроить контроль управления версиями для библиотеки документов в зависимости от конкретных требований. Каждая библиотека документов может иметь другой элемент управления версиями, который лучше всего подходит для разных типов документов в библиотеке. уSharePoint Server 2016 есть три варианта управления версиями:

• Без управления версиями      Указывает, что предыдущие версии документов не сохраняются. Если управление версиями не используется, не удается получить доступ к предыдущим версиям документов, а история документов также не сохраняется, так как примечания, сопровождающие все итерации документа, не сохраняются. Используйте этот параметр для библиотек документов, которые содержат неважное содержимое или содержимое, которое ни разу не изменится.

• Создание основных версий      Указывает, что в число сохраненных версий документов используется простая схема управления версиями (например, 1, 2, 3). Для управления эффектом на дисковом пространстве вы можете указать, сколько предыдущих версий нужно сохранить, и вернуть их из текущей версии.

  При каждом сохранении новой версии документа все пользователи, у которых есть разрешения на доступ к библиотеке документов, смогут просматривать содержимое. Используйте этот параметр, если вы не хотите различать черную версию документов и опубликованные версии. Например, в библиотеке документов, которая используется в Рабочей группе Организации, рекомендуется выбирать наиболее важные варианты управления версиями, если все участники группы должны иметь возможность просматривать все итерации каждого документа.

• Создание основных и вспомогательных (черновых) версий      Указывает, что в число сохраненных версий документов используется основная и младшая схема управления версиями (например, 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1). Версии, заканчивающиеся на .0 , являются основными версиями и версиями, заканчивающимися на ненулевые расширения — дополнительные версии. Предыдущие основные и дополнительные версии документов сохраняются вместе с текущими версиями. Для управления эффектом в объеме хранилища вы можете указать, сколько предыдущих основных версий нужно сохранить, и вернуть их из текущей версии. Кроме того, вы можете указать, сколько старших версий будут храниться в них: соответствующие дополнительные версии. Например, если указать, что небольшие версии должны храниться для двух основных версий, а текущая старшая версия — 4,0, будут сохранены все дополнительные версии, начиная с 3,1.

  В основной и вспомогательной версиях любой пользователь с разрешениями на чтение может просматривать основные версии документов. Вы можете указать, какие пользователи могут также просматривать дополнительные версии. Как правило, мы рекомендуем предоставить разрешения на просмотр и работу с дополнительными версиями для пользователей, которые могут изменять элементы, и ограничивают пользователей, у которых есть разрешения на чтение, просматривать только основные версии.

  Используйте основные и дополнительные номера версий, если вы хотите отличать опубликованное содержимое, которое может просматривать только аудитория и черновики, которые еще не готовы к публикации. Например, на веб-сайте отдела кадров, который описывает преимущества Организации, используйте основные и дополнительные версии для ограничения доступа сотрудников к описаниям преимуществ во время пересмотра описаний.

Планирование утверждения контента

Используйте утверждение контента для формализации и управления тем, чтобы сделать содержимое доступным для аудитории. Например, в Организации, которая публикует содержимое как один из своих продуктов или служб, перед публикацией содержимого может потребоваться юридическая проверка и утверждение.

Черновик документа, ожидающий утверждения контента, находится в состоянии ожидания. Когда утверждающий просматривает документ и утверждает его содержимое, он становится доступен для просмотра пользователями, у которых есть разрешения на чтение. Владелец библиотеки документов может включить утверждение контента для библиотеки документов и, при необходимости, может связать рабочий процесс с библиотекой, чтобы запустить процесс утверждения.

Способ отправки документов для утверждения зависит от параметров управления версиями в библиотеке документов.

• Без управления версиями      Если управление версиями не используется и изменения в документе сохраняются, состояние документа становится ожидание. SharePoint Server 2016 сохраняет более раннюю версию документа, чтобы пользователи, у которых есть разрешения на чтение, могли просматривать его. После утверждения ожидающих изменений новая версия документа становится доступна для просмотра пользователями, у которых есть разрешения на чтение, и более ранними версиями не сохраняются.

  Если управление версиями не используется, а новый документ отправляется в библиотеку документов, он добавляется в библиотеку в состоянии ожидания и не отображается для пользователей с разрешениями на чтение до тех пор, пока он не будет утвержден.

• Создание основных версий      Если используется основная версия и изменения вносятся в документ, состояние документа становится ожиданием, а предыдущая основная версия документа станет доступна для просмотра пользователями, у которых есть разрешения на чтение. После того как изменения документа будут утверждены, создается новая старшая версия документа и становится доступной для пользователей с разрешениями на чтение, а предыдущая старшая версия сохраняется в списке истории документа.

  Если используется основная версия и новый документ отправляется в библиотеку документов, он добавляется в библиотеку в состоянии ожидания и не отображается для пользователей с разрешениями на чтение до тех пор, пока не будет одобрена как версия 1.

• Создание основных и вспомогательных (черновых) версий      Если используется основная и младшая версии, а изменения вносятся в документ, автор может сохранить новую вспомогательную версию документа в виде черновика или создать новую основную версию, которая изменит состояние документа на ожидание. После того как изменения документа будут утверждены, создается новая крупная версия документа и становится доступной пользователям с разрешениями на чтение. В основной и вспомогательной версиях документы хранятся в списке журнала документа.

  Если используется основная и младшая версии, а новый документ отправляется в библиотеку документов, он может быть добавлен в библиотеку в виде черновика как версия 0,1 или автор может немедленно запросить утверждение. В этом случае состояние документа становится ожиданием.

Планирование извлечения и возврата

Вы можете потребовать от пользователей извлечения документов из библиотеки документов, прежде чем они будут редактировать документы. Преимущества, предоставляемые требованием извлечения и возврата, включают в себя следующее:

• Улучшенный контроль над созданием версий документов. Когда документ извлекается, автор может сохранить документ без его проверки. Другие пользователи библиотеки документов не смогут увидеть эти изменения, и новая версия не будет создана. Новая версия (видимая для других пользователей) создается только при проверке автором документа. Это предоставляет автору более гибкие возможности и управление.

• Улучшенная запись метаданных. Когда документ возвращается, автор может добавить комментарии, описывающие изменения, внесенные в документ. В результате будет создана запись с предысторией изменений, внесенных в документ.

Если вы хотите, чтобы пользователи могли вернуть и извлекать документы для редактирования, вы можете использовать функции в Office 2016 клиентские приложения, которые поддерживают эти действия. Пользователи могут извлекать документы, отменять извлечение и возвлекать документы из клиентских приложений Office 2016.

Когда документ извлечен, он блокируется для монопольного редактирования пользователем. Когда пользователь сохраняет изменения в этом файле, изменения загружаются и сохраняются на сервере. Изменения являются личными для пользователя и не видны другим пользователям. Когда пользователь готов к возврату документа, последние изменения становятся видимыми для других пользователей и публикуются.

В Office 2016 клиентских приложениях пользователи также могут выбрать вариант Оставлять извлеченные документы на сервере, изменяя параметры редактирования контента.