Сводка: Узнайте об элементах решения для управления документами и процессе планирования управления документами в SharePoint 2013.
Эта статья содержит подробное описание различных элементов решения для управления документами, основанного на SharePoint Server 2016.
Управление документами управляет жизненным циклом документов в организации— их создания, проверки и публикации, а также тем, как они в конечном итоге будут удаляться или сохраняться. Хотя термин "управление" подразумевает, что данные контролируются верхней частью организации, эффективная система управления документами должна отражать культуру организации, использующей ее. Средства, которые вы используете для управления документами, должны быть достаточно гибкими, чтобы вы могли строго контролировать жизненный цикл документа, если он соответствует корпоративной культуре и целям, но также позволяет реализовать более разнонаправленную систему, если она лучше подходит для вашего предприятия.
Элементы системы управления документами
Эффективное решение для управления документами определяет следующее:
-
Какие документы и другое содержимое можно создавать в организации.
-
Какой шаблон нужно использовать для каждого типа документа.
-
Метаданные, которые необходимо предоставить для каждого типа документа.
-
Где хранить документ на каждом этапе жизненного цикла.
-
Управление доступом к документу на каждом этапе жизненного цикла.
-
Перемещение документов внутри организации в ходе их создания, проверки, утверждения, публикации и расположения участниками группы.
SharePoint Foundation 2013 функции, которые реализуют все эти аспекты управления документами. SharePoint Server 2016 включает те же функции и добавляет следующие функции:
-
Какие политики следует применять к документам для аудита действий, связанных с документами, их сохранения или удалять, а важное для организации содержимое защищено.
-
Инструкции по обработке документов в качестве корпоративных записей, которые должны храниться в соответствии с требованиями законодательства и корпоративными правилами.
Чтобы информационные работники могли без труда воспользоваться этими возможностями, не отключаясь от ежедневной работы и привычных инструментов, приложений в система Microsoft Office, таких как Microsoft Outlook и Word, также включают функции, которые поддерживают каждый этап жизненного цикла документа.
Процесс планирования
Процесс планирования управления документами состоит из следующих основных этапов:
-
Определение ролей управления документами Убедитесь, что ваши планы включают отзывы ключевых заинтересованных лиц вашей организации, у вас есть лучшие команды для реализации решения и вы знаете, кто будет участвовать в процессах управления документами.
-
Анализ использования документов Определив, кто работает с документами, определите, над какими документами они работают и как они их используют. Дополнительные сведения см. в документе Определение пользователей и анализ использования документов (SharePoint Server 2010).
-
Планирование организации документов Вы можете упорядоизировать документы в веб-сайтах, на сайтах и в библиотеках. SharePoint Server 2016 предлагает ряд функций для у упорядотки и хранения документов: от специализированных сайтов до свободно структурированных библиотек документов для быстрого создания документов и совместной работы. В библиотеке можно дополнительно упорядочесть содержимое по папок и вложенным папок. Дополнительные сведения см. в документе Планирование библиотеки документов (SharePoint Server 2010).
-
Планирование перемещения контента между расположениями Может потребоваться переместить или скопировать документ с одного сайта или библиотеки на другой на разных этапах жизненного цикла. Дополнительные сведения см. вдокументеПланирование потока контента " в планировании библиотеки документов (SharePoint Server 2010).
-
Планирование типов контента Используйте типы контента для у систематизации сведений о документах, таких как метаданные, шаблоны документов и процессы рабочего процесса. Это важный шаг, который поможет вам упорядочить документы и обеспечить единообразие в организации. Дополнительные сведения см. в теме Планирование типа контента и рабочего процесса (SharePoint Server 2010).
-
Планирование рабочего процесса При планировании рабочего процесса для организации вы можете контролировать и отслеживать перемещение документов от одного участника группы к другому по мере совместной работы каждого участника в жизненном цикле документа. SharePoint Server 2016 включает в себя процессы для выполнения основных задач группы, таких как просмотр и одобрение документов. SharePoint Server 2016 также поддерживает создание и установку пользовательских рабочих процессов. Дополнительные сведения см. в теме Планирование типа контента и рабочего процесса (SharePoint Server 2010).
-
Планирование управления контентом Вы можете спланировать соответствующий уровень контроля на основе типа контента или места хранения. Например, может потребоваться, чтобы документы в определенной библиотеке перед их редактированием были иными. Дополнительные сведения см. в материалах Планирование версий, утверждения контента и инее (SharePoint Server 2010).
-
Планирование политик Для каждого типа контента спланируйте политики управления сведениями, чтобы убедиться, что документы проверяются, сохраняются и обрабатываются иным образом в соответствии с требованиями организации к организации. SharePoint Server 2016 политики, реализующие аудит, хранение документов и штрих-коды (чтобы убедиться, что печатаемая содержимое соотносится с соответствующими электронными версиями). Дополнительные сведения см. в теме Планирование политики управления сведениями (SharePoint Server 2010).
Примечание: Политики недоступны в SharePoint Foundation 2013.
