Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word

Вы создали список контактов и других данных, который хотите использовать для слияния в Word. Если в качестве источника данных используется таблица Excel, то достаточно подготовить данные для слияния. Но если источником данных является файл со значениями, разделенными табуляциями (TXT) или запятыми (CSV), сначала следует импортировать данные в Excel, а затем подготовить их для слияния.

Шаг 1. Настройка источника данных в Excel

Если вы используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, пропустите этот шаг. Если источником данных является TXT- или CSV-файл, импортируйте его в Excel.

После импорта TXT- или CSV-файла перейдите к шагу 2.

Откройте Excel.
Щелкните Данные > Из текстового/CSV-файла.
Выберите файл .csv или .txt.
В предварительной версии импорта задайте для столбца ZIP/почтовый индекс значение Текст.
Чтобы завершить импорт, выберите Загрузить (или Импортировать) в предварительной версии импорта. Затем Excel вставляет данные в лист.
Используйте этот лист в качестве источника данных для слияния.

Откройте Excel.
Excel 2016 Выберите Данные > Получение внешних данных > Из текста.
Выберите нужный TXT- или CSV-файл и нажмите кнопку Импорт.
В мастере импорта текста в области Тип исходных данных выберите С разделителями.
При необходимости выберите элемент Мои данные содержат заголовки над областью Предварительный просмотр, а затем нажмите кнопку Далее.
В области Разделители установите нужный флажок (например, "знак табуляции" или "запятая") и нажмите кнопку Далее.
В области Образец разбора данных выберите столбец, содержащий почтовые индексы, а затем в списке Формат данных столбца выберите Текстовый.

Примечание: Каждый раз, когда вы применяете формат ("общий", "текстовый" или "дата") к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.
При необходимости повторите действие 7, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и нужный формат данных.
Нажмите кнопку Finish (Готово).
В диалоговом окне Импорт данных примите значение по умолчанию (имеющийся лист), а затем нажмите кнопку ОК.

Внимание: В диалоговом окне Импорт данных указывается адрес выбранной ячейки. Данные импортируются, начиная с этой ячейки.
Сохраните электронную таблицу с новым именем файла.

Шаг 2. Подготовка источника данных

В источнике данных Excel, который вы хотите использовать в качестве списка рассылки в Word, проверьте правильность форматирования столбцов с числовыми данными. Например, примените нужный формат, такой как денежный.

При выборе процентного формата помните, что значения в ячейках будут умножены на 100. Если вы хотите избежать этого, отформатируйте столбец с процентными значениями как текст.

Отформатируйте значения почтовых индексов как текст, чтобы сохранить данные во время слияния. Если вы не сделали этого при импорте, выполните форматирование сейчас. Начальные нули, например в индексе 000399, удаляются при слиянии, если значения не отформатированы как текст.

Выберите столбец, содержащий почтовые индексы или другие данные, которые нужно отформатировать.
На вкладке Главная в группе Число щелкните стрелку раскрывающегося списка Числовой формат и выберите нужное значение (например, "Текст").

Не забудьте добавить нужный символ перед полем слияния или после него. Например, вот как будут выглядеть денежные и процентные значения, если опустить символы:

Результаты слияния: "ваш взнос в размере 50" и "предложить вам скидку 20".