Получение данных сводного отчета с одновременной фильтрацией по элементам

1. Убедитесь, что команда Мастер сводной таблицы и сводных диаграмм находится на панели быстрого доступа. Если вы не видите его, выполните следующие действия.

   Где находится панель быстрого доступа?

   1. Щелкните стрелку рядом с панелью инструментов и выберите Дополнительные команды.

   2. В списке Выбрать команды из выберите пункт Все команды.

   3. Выберите в списке пункт Мастер сводных таблиц и диаграмм и нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.

2. Теперь щелкните значок мастера сводных таблиц и сводных диаграмм на панели быстрого доступа.

3. На странице Шаг 1 мастера выберите Внешний источник данных и нажмите кнопку Далее.

4. На странице Шаг 2 мастера щелкните Получить данные.

5. Подключение к источнику данных.

   Дополнительные сведения о подключении к источнику данных ODBC см. в статье Использование Microsoft Query для получения внешних данных.

6. На странице Шаг 3 мастера щелкните Макет.

7. В диалоговом окне Макет перетащите одно или несколько полей в область Фильтр отчета .

8. Для каждого поля фильтра отчета выполните следующие действия.

   1. Дважды щелкните поле.

      Откроется диалоговое окно Дополнительные параметры поля сводной таблицы .

   2. Чтобы получить только актуальные данные из источника данных каждый раз, когда вы выбираете новый элемент в фильтре отчета, щелкните Запрос внешнего источника данных при выборе каждого элемента поля фильтра отчета (требуется меньше памяти).

      Чтобы предотвратить перемещение поля фильтра отчета в области Метки строк, Метки столбцов или Значения, установите флажок Отключить сводку этого поля (рекомендуется) проверка.

      Чтобы вернуться к операции по умолчанию, извлекая все данные из источника данных каждый раз, когда вы выбираете новый элемент в фильтре отчета, щелкните Получить внешние данные для всех элементов поля фильтра отчета (более высокая производительность).

Фильтр отчетов можно настроить для получения выбранных данных из источника данных сводной таблицы с помощью диалогового окна Дополнительные параметры поля сводной таблицы в мастере сводной таблицы и сводной диаграммы. По умолчанию Microsoft Office Excel извлекает все исходные данные для сводной таблицы, которая включает данные, отфильтрованные (и, следовательно, не отображаемые в отчете), при создании или обновить отчета. При настройке фильтра отчетов для получения данных только для элемента, указанного в фильтре, вы можете получить меньшие объемы данных по мере необходимости. При каждом отображении другого элемента в фильтре извлекается только подмножество данных для нового элемента. Вы можете настроить любое количество фильтров отчетов, а затем применить их по мере необходимости.

Влияние на производительность

Если фильтр отчета настроен для получения данных для одного или нескольких (но не всех) элементов, элемент (Все), содержащий сводку по полному набору данных, недоступен (затемнен), а команда Показать страницы фильтра отчета (на вкладке Параметры в группе Сводная таблица при щелчке стрелки рядом с элементом Параметры) также недоступна. Каждый раз, когда вы выбираете другой элемент, вы извлекаете меньше данных, но по-прежнему приходится ждать получения данных. Если компьютер отключается от внешнего источника данных, вы не сможете выбрать другой элемент, пока не сможете повторно подключиться к источнику данных. Однако этот параметр позволяет работать с гораздо большими объемами данных, чем в противном случае.

Если вы извлекаете все данные для всех элементов, начальная операция извлечения данных может занять больше времени, но затем вы можете выбрать новые элементы в фильтре отчетов без задержки, так как все необходимые данные загружаются в память на компьютере. Вы также можете открыть сводку по полному набору данных, выбрав элемент (Все) и реорганизовав отчет для использования фильтров отчета в других областях. Параметр (Все) обеспечивает наибольшую универсальность, если общий объем извлекаемых данных находится в пределах доступных объемов памяти компьютера.

Перемещение фильтров отчетов

Если перетащить фильтр отчета, настроенный для получения всех данных для всех элементов, в другое положение, например при попытке сделать его меткой строки, Excel попытается получить данные для всех элементов, и у вас могут быть ресурсы компьютера. Однако вы можете запретить пользователю сделать это. Дополнительные сведения см. в разделе Получение данных фильтра отчета для каждого элемента или для всех элементов.

Получение данных для элементов, когда фильтр отчета недоступен

Эта возможность использовать эту функцию недоступна при следующих обстоятельствах:

• Отчеты на основе исходных данных из баз данных OLAP автоматически запрашивают данные по мере необходимости и поэтому не используйте эту функцию.

• Сводная таблица совместно использует кэш данных с одной или несколькими другими сводными таблицами.

• Драйвер ODBC для запрашиваемой внешней базы данных не поддерживает запросы параметров. Драйверы ODBC, поставляемые вместе с Microsoft Office, поддерживают запросы параметров. Вы можете обратиться к сторонним поставщикам драйверов, чтобы определить, есть ли у их драйверов такая поддержка.