Руководитель проекта общается с большим количеством заинтересованных лиц в проекте — от участников группы, выполняющих задачи проекта, до руководителей Организации и клиентов проектов. Поскольку связь настолько важна для успешной работы вашего проекта, и из-за того, что вы обмениваетесь информацией различных типов с различными типами заинтересованных лиц, вам понадобится твердый план связи с проектом. Вы можете использовать Project Web App, используя подписку на Project Online, чтобы реализовать многие аспекты плана взаимодействия и обмениваться нужными сведениями с нужными людьми.
В этой статье
Почему связь между проектами важна?
Благодаря большому количеству пользователей, которые участвуют в одном проекте, крупной или маленькой, связь с ней имеет значительную роль в отношении успеха или сбоя проекта. В случае отсутствия связи в проекте могут возникать ошибочные этапы, такие как допущения, дублирование сил и противоположные промежутки времени. Кроме того, заинтересованным сторонам может потребоваться, чтобы они надавались в изолированных приемниках, а не были неслышны, что может привести к ухудшению и снижению производительности.
С другой стороны, когда связь хорошо подходит, ваш проект может наблюдать эффективность процесса, идентификации и предотвращения проблем и рисков, инновационного решения проблем и принятия решений на основе звуковых фактов. Возможность качественной связи в проекте повышает вероятность того, что ваш проект будет находиться в календарном плане и в рамках бюджета.
Что такое качественная связь, несмотря на это? Это средство обмена нужными сведениями с нужными людьми. Проверка того, что заинтересованные лица на всех уровнях будут слышны. Применяйте каналы для формальной и неформальных разговоров, перемещая проект в направлении своей цели.
Рекомендации по взаимодействии в проекте
Время, в которое нужно подумать о взаимодействии с проектом, — это то, что вы находитесь на этапе планирования проекта. На самом деле, если вы добавите процесс связи между первыми задачами вашего проекта, вы можете сообщить команде о том, что она эффективно — это задача каждого участника группы и является ключом к успеху проекта.
В следующих разделах описаны четыре вопроса о том, как будет обрабатываться связь в течение всего жизненного цикла вашего проекта, а также о том, как компилировать ответы в план коммуникации, который подходит для всех.
С кем нужно общаться?
Вы обязаны общаться с любыми заинтересованными или надвигающейся за успехом проекта, это значит, что это значит, что это значит, что это за проект. Подумайте о том, что это за эти заинтересованные лица. Скорее всего, они будут находиться на разных уровнях Организации, и некоторые из них могут быть внешними по отношению к вашей организации. Вот несколько возможных заинтересованных лиц проекта:
-
Участники группы проекта. Эти люди выполняют фактические трудозатраты проекта.
-
Руководитель портфеля проектов. Если ваша организация работает над большим количеством проектов одновременно, вам может потребоваться связаться с руководителем портфеля.
-
Диспетчер ресурсов. Как и в случае с руководителем портфеля, если ваша организация в значительной степени зависит от проекта, может возникнуть необходимость в тесном взаимодействии с диспетчером ресурсов, который гарантирует, что пользователи с правильным набором уровней опыта для различных проектов будут доступны.
-
Управление для руководителей. Для высшего менеджмента обычно нужно знать, как выполняется проект, особенно в отношении календарного плана и стоимости.
-
Спонсор или клиент. Возможно, у вас есть спонсор или клиент, который отличается от управления и кто оплачивает проект.
-
Представителю конечного пользователя. Этот человек представляет тех, кто может получить преимущество от проекта или иным образом влияет на ее заполнение.
Какие сведения нужны?
Так как первое правило общения — информация о вашей аудитории, вы получаете больше возможностей для общения в общении, когда вы настраиваете связь с тем, что нужно знать каждому набору заинтересованных лиц.
Например, участники группы проекта должны знать задачи, которым они назначены, и о том, кто из них задействует в свою очередь. Возможно, вам также потребуется время от времени просматривать полный план проекта, чтобы обеспечить хорошее представление о том, что такое область и направление сортировки.
В отличие от участников группы, которым требуются важные сведения, руководителей и спонсоров проектов, требуется очень высокий уровень общего вида проекта. Для них важна производительность по сравнению с календарным планом проекта и бюджетом, и вам нужно узнать, отслеживается ли проект на предмет выполнения целей.
Просмотрите список заинтересованных лиц и подумайте о проекте с точки зрения. Это поможет вам определить, какая информация будет обмениваться с ними, а также указать, какую форму следует использовать для связи. Кроме того, общайтесь с заинтересованными лицами и Узнайте, что и как они предпочитают общаться.
Как часто должны происходить различные типы общения?
Постарайтесь не слишком немного общения, и проектные риски более мишапс, чем должны быть. слишком много аннойед заинтересованных лиц — это бусиворк, которые влияют на время реализации или наблюдения проекта.
Еженедельные отчеты о состоянии, а также расписания — это то, что является стандартным для обновления Teams в календарном плане, но чаще всего 20-минутных ежедневных собраний. Аналогичным образом, спонсорам и клиентам также может потребоваться Еженедельный обзор календарного плана проекта и его производительности. Если вы собираетесь использовать руководитель портфеля или представитель конечного пользователя, возможно, связь может быть ежемесячной или даже ежеквартальной.
Каждый проект и требования к его общению отличаются. Тщательно обсудите частоту общения с разными заинтересованными лицами в проекте. Опять же, общайтесь с другими заинтересованными лицами о том, что им нужно и хотите, чтобы они могли вносить изменения в соответствии с проектом и его сотрудниками.
Какая технология будет использоваться для обмена информацией?
Узнайте, какие технологические ресурсы Организации доступны вам и вашим заинтересованным лицам. Регулярное общение между абонентами и обмен данными по электронной почте часто является нормой. Но собрание с помощью средства, такого как Skype для бизнеса, может оказаться существенным для территориально разбросанных заинтересованных лиц и может включать звук, видео, демонстрацию экрана и виртуальную доску. Обмен мгновенными сообщениями (IM) может выполняться быстрее и проще, чем электронная почта, и может помочь заинтересованным сторонам быстро получить необходимую информацию. С помощью средства, такого как Yammer, ваша группа может подключаться друг к другу в частной социальной сети. Вы можете обмениваться сведениями, общаться с процессами, решать проблемы и принимать решения.
Что бы вы ни выпробовали, попробуйте использовать технологические инструменты, с которыми все смогут работать. Но не неохотно, чтобы попытаться использовать новую технологию, если она подходит для проекта и команды, или вернуться к методу связи со старым способом, если это лучше. Это очень удобно для упрощения совместной работы в команде проекта.
Создание плана взаимодействия проекта
Определив заинтересованные лица и определить, какие типы обмена сведения необходимы для них, и как часто вы можете создать план коммуникации для проекта. Это не требуется. Это может быть только одна страница или простая таблица, в которой все, что вы узнали, и задается этап для правильной связи в течение жизненного цикла проекта.
Опубликуйте план коммуникации в проекте, чтобы все заинтересованные лица могли получить к ним доступ в любое время. Периодически посещайте его. Изменение условий в проекте может потребовать изменения ваших обычных стратегий связи. Переход между этапами проекта (например, от планирования к исполнению или от выполнения до закрытия) может также вызывать различные потребности в общении.
Публикация плана взаимодействия в Project Online
У вас много вариантов для облегчения взаимодействия при работе с Project Web App в Project Online. Для начала вы можете добавить план коммуникации, а также другие документы, связанные с проектом, в библиотеку документов для проекта.
-
На панели быстрого запуска выберите пункт проекты.
-
В центре проектоввыберите имя проекта, в который вы хотите добавить план коммуникации.
-
На панели быстрого запуска выберите пункт документы. Откроется страница " документы " для проекта.
-
В строке меню выберите команду Добавить.
-
Найдите и выберите план коммуникации в файловой системе, а затем нажмите кнопку Открыть. Файл будет добавлен в библиотеку документов для проекта.
Показать членам группы, как получить доступ к календарному плану проекта
Участники вашей группы обычно используют Project Online для отправки своих расписаний или ввода хода выполнения задач. Но они также могут получить доступ к полному расписанию — важно для просмотра большого изображения проекта, а также для понимания того, кто ожидает завершения своих задач.
-
На панели быстрого запуска выберите пункт проекты.
-
В центре проектоввыберите имя проекта. Откроется проект и отобразятся все задачи, назначенные для задач, запланированные для начала и окончания, какие задачи зависят друг от друга и т. д.
Определение и настройка нужных отчетов
Основным аспектом взаимодействия между проектами является создание отчетов. Вы определяете, настраиваете и периодически запускает отчеты, необходимые для участников группы, руководителя портфеля, руководителя ресурсов, высшего управления, клиентов и других заинтересованных лиц.
В Project Web App входит набор образцов отчетов, которые помогут вам приступить к работе с некоторыми основами для создания отчетов. Ниже приведены примеры отчетов.
-
Панель инструментов для обзора проекта
-
Обзор проекта
-
Обзор ресурсов
-
Для просмотра образцов отчетов на панели быстрого запуска выберите пункт отчеты.
-
На появившейся странице отчеты PWA выберите язык. В списке перечислены три образца отчетов.
-
Чтобы открыть отчет в Excel в Интернете, щелкните имя отчета.
См. также
Что участники групп могут делать в Project Online?
Образцы отчетов в Project Online
Какие средства создания отчетов можно использовать с данными Project?
