С помощью Outlook можно отправлять и получать сообщения, вести календарь, сохранять имена и номера контактов, а также отслеживать задачи. Но даже если вы пользуетесь Outlook каждый день, возможно, вы не знаете о некоторых его возможностях, которые помогут вам работать еще эффективнее.
Забыли вложить файл?
Outlook не может напоминать вам о задачах или встречах, которые вы забыли записать, но может останавливать отправку сообщений без вложений. Если в вашем сообщении есть слова attachment ("вложение") или attached ("вложено"), а вы пытаетесь отправить его без вложения, Outlook напомнит вам о необходимости вложить файл. Вы можете приостановить отправку, вложить файл и отправить сообщение. Другие полезные советы по работе с вложениями вы найдете в статье Вложение файлов и вставка изображений в сообщения электронной почты в Outlook.
Не опаздывайте на рейсы
Если вы получили письмо о бронировании рейса, гостиницы или автомобиля, Outlook автоматически добавит в ваш календарь сведения о номерах для подтверждения или отслеживания и даже ссылки. К сожалению, Outlook пока не может рассчитать время в пути до аэропорта, поэтому не забудьте проверить, нет ли пробок.
Узнайте, как автоматически добавлять сведения о рейсах и посылках в календарь.
Игнорируйте беседы
Вы когда-нибудь находились в потоке электронной почты, который вы хотите игнорировать? Если вы работаете в крупной компании, кто-то может добавить вас в список рассылки без вашего ведома. Юмористический (и несколько болезненный) анекдот о собственном опыте Майкрософт в этой ситуации см. в блоге команды Exchange. Вместо того, чтобы удалять каждое сообщение в потоке по мере их поступления, можно игнорировать весь диалог. Все сообщения в беседе будут перемещены в папку "Удаленные", а будущие сообщения в этой беседе полностью обойдут папку "Входящие" и перейдут прямо в папку "Удаленные". Дополнительные сведения См . игнорирование всех сообщений электронной почты в беседе.
Не пропускайте важных писем
Возможно, вы с нетерпением ждете письмо о принятии на работу, уведомление о начале продаж билетов на концерт или сообщение от начальника. Также возможно, что ваша работа мешает вам часами гипнотизировать список сообщений Outlook.
Положитесь на оповещения Outlook: они сообщат вам о том, что входящее сообщение соответствует определенным условиям. Они будут выводиться поверх всех открытых приложений, поэтому вы ни в коем случае не пропустите письмо. Дополнительные сведения об оповещениях см. в статье Включение и отключение оповещений о новых сообщениях.
Очистка папки
В вашей папке "Входящие" есть беседы с десятками или даже сотнями сообщений? Скорее всего, множество из них являются почти полными дубликатами. Вы ознакомились с ними, отреагировали на них, но не удалили.
Кнопка "Очистить" позволяет удалить большинство таких сообщений, оставив только непрочитанные письма и сообщения с уникальными сведениями. Попробуйте эту функцию и убедитесь в том, насколько лучше станет выглядеть ваш почтовый ящик. Узнайте больше об очистке папок и бесед...
Открытие нескольких окон Outlook
Вам когда-нибудь требовалось быстро переключаться между почтовым ящиком и календарем или просматривать их рядом? Переключиться между представлениями "Почта", "Люди", "Календарь", "Задачи", "Заметки", "Папки", "Ярлыки" и "Надстройки" очень просто. Для этого достаточно нажать соответствующую кнопку на панели навигации.
Если вы хотите открыть любой из этих параметров в новом окне Outlook, щелкните правой кнопкой мыши кнопки, а не щелкайте или выбирайте их. Выберите Открыть в новом окне.
@упоминания
Вы когда-нибудь отправляли сообщение десятку коллег, хотя вам требовался ответ только нескольких из них? Возможно, вы выделяли их имена полужирным шрифтом, подчеркиванием или яркими цветами. Теперь у вас появилась еще одна возможность.
Введите @ перед именем коллеги, и произойдет несколько вещей:
-
Пользователь автоматически добавится в строку "Кому" сообщения.
-
Его имя будет выделено в тексте сообщения.
-
При получении сообщения он увидит символ @ в списке сообщений, что говорит о том, что вы упомянули его имя.
Хотите поделиться своими советами?
Возможности Outlook практически безграничны. Он отлично справляется с управлением контактами, созданием и назначением задач, печатью привлекательных почтовых наклеек, а также ведением расписания. Мы уверены, что у вас есть свои собственные советы и рекомендации, которыми было бы полезно поделиться с миром. Оставьте свой комментарий и расскажите о том, что еще можно делать с помощью Outlook.
Если вы хотите открыть любой из этих параметров в новом окне Outlook, щелкните правой кнопкой мыши кнопки, а не щелкайте или выбирайте их. Выберите Открыть в новом окне.
