Функция каталогов в Word объединяет данные в один документ, например каталог членства, каталог или список частей. Так как можно объединять несколько типов источников данных, можно создавать отчеты из баз данных, таких как Access, используя все функции форматирования Word.
Запуск документа
- Откройте пустой документ.
- Перейдите в раздел Mailings>Start Mail MergeDirectory (Начатьслияние>>).
Выбор получателей
- Перейдите в раздел Mailings>Start Mail Merge (Начать слияние>) Выберите получателей.
- Выберите источник данных. Дополнительные сведения см. в разделе Источники данных, которые можно использовать для слияния.
- Выберите Файл>Сохранить.
Если вам нужно изменить список рассылки, перейдите в раздел Слияние: Изменение получателей.
Вставка кодов полей
На этом этапе не включайте текст, который нужно напечатать только один раз в результирующем документе каталога.
Введите текст, который нужно повторить для каждого элемента в каталоге, например Имя или Адрес: метки для отдельных записей.
Щелкните или коснитесь того места, где в документе нужно поместить поле слияния и вставить поле слияния. Дополнительные сведения см. в разделе Поля слияния почты.
Совет
- Чтобы создать таблицу с одной меткой или строкой заголовка, создайте заголовок документа. Поместите строку метки таблицы в заголовок. Затем поместите поля слияния в текст документа.
-
- Это хорошо подходит для длинных каталогов, охватывающих несколько страниц, так как создает заголовок для каждой страницы.
Вы не можете вводить символы поля слияния (« ") вручную. Вы должны использовать область задач Слияние, перейдя в пункт Mailings>Write & Insert Fields Insert FieldsInsert Merge Field (Вставка поля> слияния).
Если поля слияния отображаются внутри фигурных скобок, например { MERGEFIELD City }, Word отображает коды полей вместо результатов полей. Это не влияет на слияние, но его трудно форматировать. Щелкните правой кнопкой мыши код поля и выберите пункт Переключить коды полей в контекстном меню.
Если какая-либо часть вашего адреса отсутствует, см. статью Слияние: сопоставление полей , чтобы исправить это.При необходимости повторите шаг 2.
Завершив работу с основным документом и вставив все поля слияния, перейдите к разделу Сохранить как>.
Предварительный просмотр каталога
- Перейдите в разделРезультаты>предварительного просмотрарассылки>.
- Используйте кнопки Назад и Вперед для перемещения по данным или используйте поиск получателя для поиска определенных записей.
- Если необходимо изменить, выберите Предварительный просмотр результатов , чтобы вернуться в представление поля слияния.
Завершение слияния
Выберите Почтовые рассылки>Готово>& Слияние и выберите Изменить отдельные документы. Вы увидите два других варианта, но вы не можете использовать их с каталогом.
Выберите один из следующих вариантов:
- Чтобы объединить все записи, выберите Все.
- Чтобы объединить только запись, которая отображается в окне документа, выберите Текущая запись.
- Чтобы объединить диапазон записей, введите номера записей в полях От и До .
Нажмите кнопку ОК.
В новом документе добавьте текст, который требуется распечатать только один раз, например колонтитулы, заголовки столбцов или любой другой текст.
Сохраните или распечатайте каталог так же, как и любой обычный документ.
