Microsoft Office InfoPath позволяет создавать шаблоны форм для ввода и сбора данных. Microsoft Office Excel 2007 позволяет пользователям рассчитывать, изменять диаграмму и анализировать данные. Используя обе эти программы и XML-код, вы можете легко создать простое, но эффективное бизнес-решение для отслеживания активов в компании.
В этой статье
Общие сведения о создании решения для отслеживания активов
Вы можете обмениваться данными XML между InfoPath и Excel. Несмотря на то, что команда экспорта InfoPath является простым и простым способом отправки данных формы в Excel, вы можете воспользоваться другим подходом, благодаря которому вы сможете значительно повысить гибкость. При явном сопоставлении файла схемы XML (XSD) в Excel, а затем импорта файлов форм InfoPath (XML) в Excel можно настроить макет данных и более эффективно использовать возможности Excel, чтобы упростить управление данными и их анализ.
В этой статье мы воспользуемся шаблоном образца формы инспектора ресурсов InfoPath для демонстрации того, как можно сделать так, чтобы InfoPath, XML и Excel работали вместе. Представьте, что каждый год ваша организация дополнит инвентаризацию активов в офисе каждого сотрудника. Затем запускается отчет Excel, который помогает выбрать способ распределения бюджета оборудования на следующий год. На следующей схеме представлен обзор того, как можно собрать, отслеживать и сообщать о данных активов в вашем отделе.
1. создается шаблон формы Tracker для актива.
2. файл схемы сопоставлен с таблицей Excel и макет таблицы настроен.
3. создается пустая Сводная таблица и сводный отчет сводной диаграммы.
4. форма для отслеживания активов используется для сбора данных от пользователей.
5. все данные формы экспортированы в таблицу Excel и обновлены отчеты сводной таблицы и сводной диаграммы.
Это решение состоит из следующих ролей пользователей и продуктов:
|
Требования к программному обеспечению |
|||
|
Роли. |
Office InfoPath 2007 |
Office Outlook 2007 |
Office Excel 2007 |
|
Конструктор решений |
|
|
|
|
Решение – лицо |
|
|
|
|
Employees |
|
|
|
Действие 1: Настройка шаблона формы Tracker для актива
Шаблон формы слежения за активом, который входит в состав InfoPath, позволяет собирать сведения о каждом ресурсе в офисе сотрудника, отделе, которому принадлежит сотрудник, категориях активов и сведения о каждом средстве. В этом решении конструктор форм отправляет шаблон формы в учетную запись электронной почты разработчика, используя Office Outlook 2007.
Задача 1: открытие и настройка шаблона формы средства отслеживания ресурсов
Так как вы не можете опубликовать шаблон формы в списке получателей электронной почты, если у него есть элемент управления "форматированный текст", содержащий связанные изображения, вам нужно внести небольшое изменение в образец формы шаблон средства отслеживания активов.
-
В меню файл выберите пункт конструктор шаблонов форм.
-
В диалоговом окне Создание шаблона формы в разделе Открытие шаблона формынажмите кнопку Настройка образца.
-
В диалоговом окне Приступая к работе выберите пункт Отслеживание ресурсов Samples, а затем в разделе задачи формынажмите кнопку конструкторировать эту форму.
-
Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления ассетнотес , наведите указатель на пункт Свойства поля форматированного текста , откройте вкладку Отображение и в разделе Доступное форматированиеснимите флажок связанные рисунки .
Задача 2: определение параметров отправки
Следующая задача состоит в том, чтобы определить параметры отправки, чтобы сотрудники могли отправлять в учетной записи электронной почты в качестве вложенного файла форму с уникальным именем (XML-файл).
-
В меню Сервис выберите команду Параметры отправки.
-
В диалоговом окне " Параметры отправки " установите флажок Разрешить пользователям отправлять эту форму .
-
Выберите пункт отправить данные формы в одно место назначения, а затем в списке выберите пункт Электронная почта.
-
Нажмите Добавить.
Откроется диалоговое окно мастера подключения к данным .
-
В поле Кому введите псевдоним, который будет принимать все отправленные формы.
-
Чтобы указать уникальную строку темы, в поле Тема :
-
Нажмите кнопку Вставить формулу
-
Введите следующую формулу:
-
concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)
-
Нажмите кнопку Проверить формулу, а затем два раза нажмите кнопку ОК .
-
В поле Введение введите соответствующее сообщение или добавьте важные инструкции для этого решения.
-
Нажмите кнопку Далее.
-
На следующей странице мастера выберите команду отправить данные формы в виде вложения, а затем выберите вложение шаблона формы, чтобы убедиться в том, что пользователи смогут открыть форму .
Это гарантирует, что у сотрудников есть доступ к файлу шаблона формы (XSN) в том случае, если он не может получить к нему доступ из расположения в сети.
-
Для задания уникального имени файла для каждого файла формы (XML) в поле имя вложения :
-
Нажмите кнопку Вставить формулу
-
Введите ту же формулу, что и в строке темы :
-
concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)
-
Нажмите кнопку Проверить формулу, а затем два раза нажмите кнопку ОК .
-
Нажмите кнопку Далее.
-
На следующей странице мастера в поле введите имя для этого подключения к данным введите описательное имя для этого подключения к данным отправки.
-
Убедитесь в том, что в разделе Сводка указаны правильные данные, а затем нажмите кнопку Готово.
-
Сохранение формы в общедоступной сетевой папке, доступной для лица, принимающего решения, и для всех сотрудников.
Шаг 2: Сопоставьте файл схемы и настройте макет таблицы в Excel.
Для настройки подключения между InfoPath и Excel требуется три задачи: извлечение файла схемы для шаблона формы отслеживания ресурсов, сопоставление этого файла схемы в Excel и настройка макета по умолчанию для таблицы Excel, которая будет содержать все импортированные XML-данные. файлы данных форм.
Задача 1: извлечение файла схемы из InfoPath
-
В InfoPath откройте файл шаблона формы Tracker для актива.
-
В меню Сервис выберите команду конструктор форм.
-
В меню файл выберите команду Сохранить как исходные файлы.
-
В диалоговом окне Обзор папок выберите папку или создайте новую папку, в которой вы хотите сохранить файл схемы.
Обратите внимание на расположение папки, в которой хранятся все исходные файлы, и имя файла схемы (в данном случае — мисчема. xsd), содержащего определение схемы для данных XML формы.
Задача 2: сопоставление файла схемы InfoPath в Excel
-
Создайте новый файл Excel и сохраните его в расположении, доступном для решения.
-
Если вкладка разработчик не отображается в Excel, выполните указанные ниже действия.
-
Нажмите кнопку Microsoft Office
-
В категории популярные в разделе Основные параметры работы с Excelустановите флажок Показывать вкладку "Разработчик" на ленте и нажмите кнопку ОК.
Примечание: Лента входит в Пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent.
-
-
На вкладке Разработчик в группе XML нажмите кнопку Источник.
Откроется область задач XML-источник .
-
Нажмите кнопку карты XML, а затем в диалоговом окне карты XML нажмите кнопку добавить.
-
На компьютере под управлением Windows Vista
-
В адресной строкещелкните диск или папку, в которой находится файл мисчема. xsd , созданный в действии 2 раздела Task 1: извлечение файла схемы из InfoPath.
На компьютере с операционной системой Microsoft Windows XP
-
В списке Поиск в выберите диск или папку, в которой находится файл мисчема. xsd , созданный в действии 2 раздела, Задача 1: извлечение файла схемы из InfoPath.
-
-
Щелкните файл, а затем нажмите кнопку Открыть.
-
Когда появится диалоговое окно несколько корней , щелкните корневой узел ассеттраккинг , определенный в файле мисчема. xsd, и нажмите кнопку ОК.
Карта XML отображается в области задач Источник XML .
-
Перетащите элемент Node, который является повторяющимся элементом XML, в расположение на листе, где должна отображаться таблица Excel.
Задача 3: Настройка макета таблицы Excel
По умолчанию Excel использует имена XML-элементов в качестве заголовков столбцов таблицы. Однако вы можете изменить заголовки столбцов, изменив ячейки заголовков столбцов.
-
Чтобы изменить заголовки столбцов по умолчанию, оставьте выбранную таблицу Excel, найдите следующий префикс строки, NS1: активи удалите его. Например, можно изменить значение NS1: omkt на ID.
-
Чтобы настроить ширину столбца, нажмите кнопку выделить все , а затем дважды щелкните границу заголовков столбцов.
Шаг 3: создание сводного отчета сводной таблицы и сводной диаграммы
С помощью отчетов из сводной таблицы и сводной диаграммы можно анализировать, просматривать и визуализировать сводные данные. Настройка отчетов сводной таблицы и сводной диаграммы, которые вы хотите использовать в этом сценарии, может быть простой операцией для того, чтобы лицо, принимающее решение, запускало отчет с завершенными данными позже.
-
Выделите ячейку в таблице Excel.
-
На вкладке Вставка в группе таблицы нажмите кнопку Сводная таблицаи выберите пункт Сводная таблица.
Откроется диалоговое окно Создание сводной таблицы.
-
Чтобы поместить отчет сводной таблицы на новый лист, начиная с ячейки a1, нажмите кнопку Новый листи нажмите кнопку ОК.
Excel добавит пустой отчет сводной таблицы в указанное место и отобразит список полей сводной таблицы, в котором можно добавить поля, создать макет и настроить отчет сводной таблицы.
-
Чтобы создать перекрестный табличный отчет для данных, перетащите поле « идентификатор » в область «значения», « отдел » в область «названия столбцов», поле « Категория » в область «названия строк» и поле « AssignedTo » в области фильтра отчета.
-
Щелкните отчет сводной таблицы.
-
На вкладке Вставка в группе диаграммы щелкните тип линейчатой диаграммы.
-
В разделе плоскаялинейчатая выберите пункт Группировка.
-
Настройте размер и расположение отчета сводной диаграммы в настройках.
Шаг 4: сбор сведений о ресурсах от пользователей
Теперь, когда шаблон формы готов к заполнению всеми сотрудниками, необходимо опубликовать форму и отправить ее каждому сотруднику. Когда каждый из сотрудников отправляет заполненную форму, он отправляется в виде файла данных XML (XML), вложенного в сообщение электронной почты, в учетную запись электронной почты лица, принимающего решения. После этого лицо, принимающее решение, сможет переместить все сообщения в выделенную папку InfoPath в Outlook. В этом случае рекомендуется назначить определенному периоду времени для всех пользователей заполнение форм, чтобы приложение, принимающее решение, мог выполнить отчет с заполненными формами, когда достигнут крайний срок сбора данных.
-
В InfoPath откройте шаблон формы (XSN-файла), сохраненный на шаге 1: Создание шаблона формы образца средства отслеживания ресурсов
-
В меню Сервис выберите команду конструктор форм.
-
В меню файл выберите команду опубликовать.
-
В мастере публикации выберите список получателей электронной почты, а затем нажмите кнопку Далее.
-
На следующей странице мастера в поле имя шаблона формы введите имя для шаблона формы и нажмите кнопку Далее. Имя шаблона формы появится в заголовке сообщения, которое отправляется получателям сообщения электронной почты.
-
Кроме того, на следующей странице мастера вы можете создавать столбцы, которые будут отображаться в папках Outlook для упорядочения сообщений электронной почты.
-
Нажмите кнопку Далее.
-
Нажмите кнопку Опубликовать.
-
После того как мастер публикации закончит публикацию шаблона формы, откроется сообщение электронной почты с формой.
-
Заполните сообщение, введите имена сотрудников или используйте список рассылки, а затем отправьте сообщение.
В Outlook лицо, принимающее решение, может упорядочить все отправленные XML-формы одним из двух способов:
-
Если диалоговое окно " папки форм InfoPath " появляется при первом запуске сообщения, нажмите кнопку создать папку форм.
-
Создание правила в Outlook для перемещения в папку InfoPath всех связанных форм InfoPath.
Дополнительные сведения можно найти в разделе Управление сообщениями с помощью правил.
Шаг 5: импорт форм в Excel
Так как вы уже создали книгу Excel с шагами 2 и 3, для лица, принимающего решения, нужно экспортировать и проанализировать данные формы. Лицо, принимающее решение, должно просто экспортировать XML-файлы (XML) из Outlook, импортировать все файлы форм (XML) в книгу Excel, а затем обновить данные.
Задача 1: экспорт форм из Outlook в папку Windows
-
В Outlook выберите папку, которая включает все формы, полученные от сотрудников, а затем нажмите клавиши CTRL + A, чтобы выделить все сообщения электронной почты в форме.
-
Щелкните правой кнопкой мыши выделенную область, наведите указатель на пункт действия в InfoPath, а затем выберите пункт Экспорт форм.
-
В диалоговом окне Экспорт форм выберите папку и нажмите кнопку ОК.
Задача 2: импорт форм в Excel
-
В книге Excel, созданной в действии 2: Сопоставьте файл схемы и настройте макет таблицы в Excel, азатем выберите одну из сопоставленных ячеек в таблице Excel.
-
На вкладке разработчик в группе XML нажмите кнопку Импорт.
Откроется диалоговое окно Импорт XML .
-
На компьютере под управлением Windows Vista
-
В адресной строкещелкните папку, содержащую файлы данных XML (XML), созданные в задаче 1: экспорт форм из Outlook в папку Windows.
На компьютере с операционной системой Microsoft Windows XP
-
В списке Поиск в выберите папку, содержащую файлы данных XML (XML), созданные в задаче 1: экспорт форм из Outlook в папку Windows.
-
-
Выполните одно из указанных ниже действий:
-
Если файлы являются смежными, нажмите клавишу SHIFT, а затем щелкните первый и последний файл в списке.
-
Если файлы не являются смежными, нажмите клавишу CTRL, а затем щелкните каждый файл, который нужно импортировать в список.
-
-
Нажмите кнопку Импорт.
По умолчанию Excel перезаписывает все существующие данные в сопоставленных ячейках, а именно — конечный результат для этого бизнес-решения. Тем не менее, решение может, например, импортировать данные несколько моментов, чтобы оценить ход выполнения до запланированного срока.
Примечание: В Excel вы также можете добавлять данные с помощью параметра Добавить новые данные в существующие XML-таблицы (на вкладке разработчик в группе XML нажмите кнопку Свойства карты), которое может быть уместно для других решений.
Дополнительные сведения можно найти в разделе Подключение к XML-файлу.
Задача 3: обновление отчетов сводной таблицы и сводной диаграммы
-
Щелкните ячейку отчета сводной таблицы.
-
На вкладке Параметры в группе данные щелкните стрелку рядом с кнопкой Обновить все, а затем выберите команду Обновить.
Книга Excel теперь включает все отчеты данных и сводки, которые помогут вам распределить бюджет оборудования на следующий год. Разумеется, вы можете при необходимости дополнительно выполнить анализ книги Excel, например сортировку, фильтрацию или условное форматирование данных.
Заключительные идеи: использование списка или базы данных Access в SharePoint
В качестве альтернативы можно использовать список SharePoint или базу данных Access, а не XML, для передачи данных между InfoPath и Excel.
Использование списка SharePoint
Из InfoPath вы можете легко использовать список SharePoint как источник данных, доступный только для чтения. Вы можете выполнить одно из следующих действий:
-
Из списка SharePoint экспортируйте данные в Excel, которые автоматически создают подключение к данным в Excel.
-
В Excel явно создайте подключение к данным в списке SharePoint.
После создания подключения к данным вы можете обновить данные в Excel, чтобы получить актуальные данные.
Вы можете использовать список SharePoint для добавления и обновления данных, использовать форму InfoPath для отображения элемента из списка (например, сложный или длинный элемент лучше отобразить по вертикали), а затем использовать Excel для дальнейшего анализа данных.
1. отображение отдельного элемента для упрощения проверки в InfoPath.
2. Добавление и обновление данных в списке SharePoint.
3. Обновите и сообщите о своих возможностях в Excel.
Дополнительные сведения можно найти в разделе Добавление подключения к данным в библиотеку документов или список SharePoint
Использование базы данных Access
Из InfoPath вы можете создать подключение к базе данных Access для чтения и записи. В Excel можно явно создать подключение к базе данных Access, которую можно обновить для получения актуальных данных. Вы можете даже задать подключение для автоматического обновления при открытии книги или периодически обновлять, например каждые 5 минут.
Базу данных Access можно использовать в качестве посредника между приложением InfoPath и приложением Excel. При отправке формы InfoPath в Access вы обновляете базу данных Access. Когда вы обновляете подключение к данным в Excel, вы получаете обновленные данные из Access. Фактически вы отправляете данные прямо из InfoPath в книгу Excel.
1. Отображение и отправка формы в базу данных Access.
2. Сохранение данных в базе данных Access.
3. Обновите и сообщите о своих возможностях в Excel.
Дополнительные сведения можно найти в разделе Создание шаблона формы, основанного на базе данных Microsoft Access.
Совет: Знаете ли вы, что вы можете создать форму InfoPath прямо из Access? Если на компьютерах пользователей установлено приложение Outlook 2007 или 2010, а также приложение InfoPath 2007 или 2010, вы можете собирать данные от различных пользователей прямо из Access с помощью мастера сбора данных из электронных писем. Дополнительные сведения можно найти в справке Access, добавив в нее данные, собранные по электронной почте, в базу данных Access.
