Структурирование (группировка) данных на листе

1. Убедитесь, что каждый столбец данных, который требуется структурировать, имеет метку в первой строке (например, Регион), содержит аналогичные факты в каждом столбце, а диапазон, который требуется обвести, не содержит пустых строк или столбцов.

2. При необходимости сгруппированные строки сведений могут иметь соответствующую сводную строку — промежуточный итог. Чтобы создать их, выполните одно из следующих действий.

   • Вставка итоговых строк при помощи команды Промежуточные итоги    

     Используйте команду Итоги для вставки функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ непосредственно под или над каждой группой строк с подробными данными и для автоматического создания многоуровневой структуры. Подробнее об использовании функции "Итоги" читайте в статье Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.

   • Вставка собственных итоговых строк    

     Вставьте собственные итоговые строки с формулами непосредственно под или над каждой группой строк с подробными данными. Например, под (или над) строками данных о продажах за март и апрель используйте функцию СУММ, чтобы подсчитать промежуточные итоговые данные по продажам за эти месяцы. Этот пример показан в таблице далее в этой статье.

3. По умолчанию Excel ищет сводные строки под сведениями, которые они обобщают, но их можно создать над строками сведений. Если вы создали строки сводки под подробными сведениями, перейдите к следующему шагу (шаг 4). Если вы создали строки сводки над строками сведений, перейдите в раздел Данные > Структура, а затем выберите средство запуска диалогового окна.

   

   Откроется диалоговое окно Параметры.

   

   В диалоговом окне Параметры снимите флажок Сводка строк ниже и нажмите кнопку ОК.

4. Структурируйте данные. Выполните одно из перечисленных ниже действий.

   Автоматическое структурирование данных

   1. Выделите ячейку в диапазоне ячеек, которые нужно выделить.

   2. Перейдите в раздел Структура >> Группа данных > структура, а затем выберите Автоматические структуры.

      

   Структурирование данных вручную

   Важно: При группировке уровней структуры вручную лучше отобразить все данные , чтобы избежать неправильной группировки строк.

   1. Чтобы очертить внешнюю группу (уровень 1), выделите все строки, которые содержит внешняя группа (т. е. строки сведений и, если вы добавили их, их суммарные строки).

      1. Первая строка содержит метки и не выбрана. 2. Так как это внешняя группа, выделите все строки с промежуточными и подробными данными. 3. Не выбирайте общий итог.

   2. Перейдите в раздел >>> группа данных. В диалоговом окне Группа выберите Строки, а затем нажмите кнопку ОК.

      Совет: Если выбрать целые строки, а не только ячейки, Excel автоматически группирует по строкам— диалоговое окно Группа даже не открывается.

      

      Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.

   3. Или структурируйте внутреннюю вложенную группу — строки с данными для определенного раздела данных.

      Примечание: Если вам не нужно создавать внутренние группы, перейдите к шагу f ниже.

      Для каждой внутренней вложенной группы выберите строки с подробными данными, соответствующие итоговой строке.

      1. Можно создать несколько групп на каждом внутреннем уровне. Здесь два раздела уже группируются на уровне 2. 2. Этот раздел выбран и готов к группировке. 3. Не выбирайте строку сводки для группирования данных.

   4. Перейдите в раздел> группа > > данных.

      

      В диалоговом окне Группа выберите Строки, а затем нажмите кнопку ОК. Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.

      Совет: Если выбрать целые строки, а не только ячейки, Excel автоматически группирует по строкам— диалоговое окно Группа даже не открывается.

   5. Продолжайте выделение и группировку внутренних строк до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.

   6. Если вы хотите разгруппировать строки, выделите их, а затем выберите Данные > Структура > Разгруппировать > Разгруппировать.

      Вы также можете разгруппировать разделы структуры, не удаляя весь уровень. Удерживая нажатой клавишу SHIFT, выберите или для группы, а затем перейдите в раздел > структура >Разгруппировать > Разгруппировать.

      Важно: Если вы разгруппируете структуру, пока подробные данные скрыты, строки сведений могут оставаться скрытыми. Для отображения данных перетащите указатель через номера видимых строк рядом со скрытыми строками. Затем перейдите в раздел Главная > Ячейки > Формат, наведите указатель мыши на пункт Скрыть & Отобразить, а затем выберите Отобразить строки.

1. Убедитесь в том, что в первом столбце каждой строки данных, для которых требуется создать структуру, имеется заголовок, что каждая строка содержит данные одного типа и что в диапазоне данных отсутствуют пустые строки или столбцы.

2. Вставьте собственные итоговые столбцы с формулами непосредственно справа или слева от каждой группы строк с подробными данными. В таблице, приведенной в шаге 4, показан пример.

   Примечание: Для структурирования данных по столбцам обязательно наличие итоговых столбцов с формулами, которые ссылаются на ячейки в каждом из столбцов с подробными данными этой группы.

3. Если столбец сводки находится слева от столбцов сведений, перейдите в раздел Данные > Структура, а затем выберите средство запуска диалогового окна.

   

   Откроется диалоговое окно Параметры.

   

   В диалоговом окне Параметры снимите флажок Сводка столбцов справа от сведений и нажмите кнопку ОК.

4. Чтобы структурировать данные, выполните одно из перечисленных ниже действий.

   Автоматическое структурирование данных

   1. Выделите ячейку в диапазоне.

   2. Перейдите в раздел > структура >группа > группа, а затем выберите Пункт Автоматические структуры.

   Структурирование данных вручную

   Важно: Группируя уровни структуры вручную, отобразите на экране все данные во избежание ошибок при группировке столбцов.

   1. Чтобы очертить внешнюю группу (уровень 1), выберите все подчиненные сводные столбцы, а также связанные с ними подробные данные.

      1. Столбец А содержит метки. 2. Выберите все столбцы сведений и промежуточных итогов. Обратите внимание, что если вы не выберете целые столбцы, при выборе параметра Группа (данные > структура > Группа) откроется диалоговое окно Группа, в котором будет предлагаться выбор строк или столбцов. 3. Не выбирайте столбец с общим итогом.

   2. Перейдите в раздел >> > группа данных. 

      

      Над группой появится символ структуры.

   3. Чтобы создать структуру внутренней вложенной группы подробных столбцов (уровень 2 или выше), выберите столбцы сведений, расположенные рядом со столбцом, содержащим сводный столбец.

      1. Можно создать несколько групп на каждом внутреннем уровне. Здесь два раздела уже группируются на уровне 2. 2. Эти столбцы выбраны и готовы к группировке. Обратите внимание, что если вы не выберете целые столбцы, при выборе параметра Группа (данные > структура > группа) откроется диалоговое окно Группа, в котором будет предлагаться выбор строк или столбцов. 3. Не выбирайте столбец сводки для группирования данных.

   4. Перейдите в раздел Группа > структуры > данных.

      

      Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.

5. Продолжайте выделение и группировку внутренних столбцов до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.

6. Если вы хотите разгруппировать столбцы, выберите столбцы, а затем перейдите в раздел Данные > Структура > Разгруппировать.

Вы также можете разгруппировать разделы структуры, не удаляя весь уровень. Удерживая нажатой клавишу SHIFT, выберите или группы, а затем перейдите в раздел > структура >Разгруппировать.

Если разгруппировать структуру, пока подробные данные скрыты, столбцы сведений могут оставаться скрытыми. Для отображения данных перетащите указатель через номера видимых столбцов рядом со скрытыми столбцами. Перейдите в раздел Главная > Ячейки > формат, наведите указатель мыши на пункт Скрыть & Отобразить, а затем выберите Отобразить столбцы.

1. Если символы структуры не отображаются , и , перейдите в раздел Параметры > файла> Дополнительно и в разделе Параметры отображения для этого листа установите флажок Показывать символы структуры, если применяется структура, а затем нажмите кнопку ОК.

2. Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

   • Отображение или скрытие подробных данных для группы    

     Чтобы отобразить подробные данные в группе, нажмите кнопку для группы или нажмите клавиши ALT+SHIFT+=.

   • Чтобы скрыть подробные данные для группы, нажмите кнопку для группы или нажмите клавиши ALT+SHIFT+-.

   • Развертывание или свертывание структуры до определенного уровня    

     В символов структуры выберите нужный номер уровня. Подробные данные более низких уровней будут скрыты.

     Например, если структура содержит четыре уровня, можно скрыть четвертый уровень при отображении остальных уровней, выбрав .

   • Отображение или скрытие всех структурированных данных    

     Чтобы отобразить все подробные данные, выберите самый низкий уровень в символов структуры. Например, если есть три уровня, выберите .

   • Чтобы скрыть все подробные данные, выберите .

Для выделенных строк Microsoft Excel использует такие стили, как RowLevel_1 и RowLevel_2 . Для контурных столбцов Excel использует такие стили, как ColLevel_1 и ColLevel_2. В этих стилях используются полужирные, курсивные и другие текстовые форматы, чтобы различать строки или столбцы сводки в данных. Изменив способ определения каждого из этих стилей, можно применить различные форматы текста и ячеек для настройки внешнего вида структуры. Стиль можно применить к структуре либо при создании структуры, либо после ее создания.

Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

Автоматическое применение стиля к новым строкам или столбцам сводки    

1. Перейдите в раздел Данные > Структура, а затем выберите средство запуска диалогового окна.

   

   Откроется диалоговое окно Параметры.

   

2. Установите флажок Автоматические стили.

Назначение стиля существующей итоговой строке или столбцу    

1. Выделите ячейки, к которым требуется применить стиль.

2. Перейдите в раздел Данные > Структура, а затем выберите средство запуска диалогового окна.

   

   Откроется диалоговое окно Параметры.

   

3. Установите флажок Автоматические стили , а затем выберите Применить стили.

   

Для форматирования структурированных данных также можно применять автоформаты.

1. Если символы структуры не отображаются , и , перейдите в раздел Параметры > файлов> Дополнительно, а затем в разделе Параметры отображения для этого листа установите флажок Показывать символы структуры при применении структуры.

2. Используйте символы структуры , и , чтобы скрыть подробные данные, которые не нужно копировать.

   Подробную информацию см. в разделе Отображение и скрытие структурированных данных.

3. Выделите диапазон итоговых строк.

4. Перейдите на страницу Главная > Редактирование > Найти & Выбрать, а затем выберите Перейти к специальным.

   

5. Выберите Только видимые ячейки.

6. Нажмите кнопку ОК и скопируйте данные.

Скрытие многоуровневой структуры

• Перейдите в раздел Параметры файла > > Дополнительно, а затем в разделе Параметры отображения для этого листа снимите флажок Показывать символы структуры при применении структуры .

Удаление многоуровневой структуры

1. Выберите лист.

2. Перейдите в раздел > данныеСтруктура > Разгруппировать, а затем выберите Очистить структуру.

   

   Важно: Если удалить структуру, пока подробные данные скрыты, строки или столбцы сведений могут оставаться скрытыми. Для просмотра данных выделите номера или буквы видимых соседних строк или столбцов соответственно. Перейдите в раздел Главная > Ячейки > формат, наведите указатель мыши на пункт Скрыть & отобразить, а затем выберите Отобразить строки или Отобразить столбцы.

Рассмотрим ситуацию, когда требуется создать итоговый отчет, содержащий только итоговые данные и диаграмму итогов. Для этого можно выполнить действия, указанные ниже.

1. Создание сводного отчета

   1. Структурируйте данные.

      Подробнее читайте в разделе Создание многоуровневой структуры из строк или Создание многоуровневой структуры из столбцов.

   2. Скройте сведения, выбрав символы структуры , и , чтобы отобразить только итоги, как показано в следующем примере структуры строки:

      

   3. Подробную информацию см. в разделе Отображение и скрытие структурированных данных.

2. Диаграмма сводного отчета

   1. Выделите итоговые данные, которые требуется представить в виде диаграммы.

      Например, для диаграммы только итоги Бьюкенен и Даволио, но не общие итоги, выделите ячейки от A1 до C19, как показано в приведенном выше примере.

   2. Выберите Вставить > диаграммы > рекомендуемые диаграммы, а затем перейдите на вкладку Все диаграммы и выберите тип диаграммы.

      

      Например, если выбран параметр Кластеризованный столбец, диаграмма будет выглядеть следующим образом:

      

      При отображении или скрытии данных в структурированном списке эти изменения отображаются и на диаграмме.