Благодаря публикации задач в Microsoft Teams руководители операций и другие бизнес-руководители могут централизованно определять задачи и распространять их между командами в организации, которые должны выполнять работу. Вы создаете список на странице Публикация приложения Планировщика, добавляете в него задачи, а затем публикуете список в выбранных командах (расположениях).Требования к завершению можно добавлять к задачам в рамках публикации задач. Требования к завершению позволяют применять определенные действия в качестве предварительных условий для завершения задачи, поэтому задача не может быть помечена как завершенная, если эти действия не будут завершены первым. Это повышает ясность и успех первого завершения для руководителей и работников первой линии. Это также помогает предотвратить неправильное пометка задач до завершения всех необходимых шагов.В публикации задач доступны три типа требований к завершению: требование контрольного списка, требование к форме и требование утверждения.
При добавлении или изменении задач в публикуемом списке задач к задаче можно применять одно или несколько требований к завершению. При публикации этой задачи получатели задачи должны выполнить все требования к завершению задачи, прежде чем они смогут пометить ее завершенной. Получатели задач могут выполнить требования к завершению с помощью приложения Планировщик в Teams на компьютере, в Интернете или на мобильных устройствах.Эта возможность помогает обеспечить спокойствие как сотрудникам, так и руководителям бизнеса, что правильные шаги были выполнены до того, как задача была помечена как завершенная.
В этой статье
Установка требования к контрольным спискам
Установка требования к контрольным спискам
При установке требования к контрольным спискам получатели задач должны завершить все элементы контрольного списка, прежде чем помечать задачу завершенной.
-
В списке задач выберите заголовок задачи, чтобы открыть задачу.
-
В разделе Checklist добавьте свои элементы. Можно добавить до 20 элементов.
-
Включите переключатель Обязательный .
Примечание: Переключатель Обязательный скрыт, если у задачи нет элементов контрольного списка.
Взаимодействие с командой получателей
Когда пользователь в группе получателей ( как правило, сотрудник или руководитель первой линии) открывает задачу, он увидит элементы контрольного списка с указанием того, что элементы контрольного списка являются обязательными. Они не могут пометить задачу завершенной, пока все элементы контрольного списка не будут помечены как завершенные. При выполнении всех требований любой сотрудник первой линии может пометить задачу завершенной.
Добавление требования к форме
Вы можете добавить до двух форм в задачу, чтобы получатели задачи могли заполнить до того, как они смогут пометить задачу завершенной. Вы можете создать новую форму или использовать любую форму, созданную ранее с помощью публикации задач.Эта функция работает на платформе Microsoft Forms и позволяет собирать информацию из команд без необходимости связываться с каждым расположением по отдельности.
-
В списке задач выберите заголовок задачи, чтобы открыть задачу.
-
В разделе Требования выберите Обязательная форма.
-
В разделе Выберите группу выберите группу. Члены этой группы смогут просматривать ответы формы. Не забудьте выбрать группу, включающую людей, которым вы хотите предоставить общий доступ к ответам формы.
-
В разделе Параметры формы выберите, нужно ли создать новую форму или использовать существующую форму в группе.
Если вы создаете новую форму
-
В разделе Текст для отображения в задаче введите имя формы, а затем выберите Создать и добавить в задачу.
-
Создается новая пустая форма, которая добавляется в задачу. Нажмите кнопку Открыть , чтобы открыть форму, а затем добавьте в нее свои вопросы.
Примечания:
-
Включите вопрос, определяющий расположение команды, например номер розничного магазина, чтобы вы могли сопоставить ответ с расположением.
-
Убедитесь, что параметры формы позволяют респондентам изменять свои ответы.
-
Если вы используете существующую форму
-
В разделе Выберите существующую форму для добавления найдите и выберите форму, которую нужно добавить.
-
В разделе Текст для отображения в задаче введите имя формы, а затем выберите Добавить в задачу.
-
Просмотр ответов формы
После публикации списка задач необходимо просмотреть ответы формы от получателей задач.
Откройте форму и перейдите на вкладку Ответы . Там вы сможете:
-
См. сводную информацию о форме и ответах.
-
Выберите Просмотреть результаты , чтобы просмотреть сведения об ответе каждого респондента.
-
Выберите Дополнительные сведения под каждым вопросом, чтобы просмотреть имя каждого респондента и его ответ.
-
Выберите Открыть в Excel , чтобы просмотреть ответы в книге Excel. Книга предоставляет моментальный снимок текущих данных ответа.
Совет: При просмотре ответов в Excel сортируйте по дате завершения или изменения (или по идентификатору, а затем дате завершения или изменения), чтобы просмотреть последние ответы из каждого расположения. В некоторых случаях расположение может отправить несколько ответов.
Дополнительные сведения см. в разделе Проверка результатов формы и предоставление общего доступа к ним.
Ответы форм с отправленными файлами
Если форма содержит один или несколько вопросов о отправке файлов, вы можете просмотреть отправленные изображения по одному на вкладке Ответы , как описано ранее. При необходимости вы также можете получить доступ к папке, в которую отправляются файлы. Отправленные файлы хранятся в файлах SharePoint команды публикации.
Папки SharePoint создаются при отправке первого файла при отправке ответа формы.При получении первой отправки файла библиотека документов для команды будет содержать папку Apps. В ней папка Microsoft Forms содержит папку с именем формы. В этой папке находится папка для каждого вопроса в форме, в которую были отправлены файлы.Например, если вы добавили форму "Опрос открытия магазина", которая содержит три вопроса о передаче файлов, отправленные файлы находятся в следующих папках для группы в SharePoint:
-
Documents\Apps\Microsoft Forms\Store открытие опроса\Вопрос
-
Documents\Apps\Microsoft Forms\Store открытие опроса\Вопрос 1
-
Documents\Apps\Microsoft Forms\Store открытие опроса\Вопрос 2
Каждое отправленное имя файла включает имя команды, в которой находится задача, исходное имя образа и отображаемое имя учетной записи пользователя, отправив файл и отправив форму.Например, имя файла изображения, отправленного Джони Шерманом от имени команды Seattle Store 121, — Seattle Store 121-20210219_183537_Joni Sherman.jpg.Чтобы просмотреть эскизы вместо списка изображений, перейдите в раздел Все документы > плитки.
(Необязательно) Помощь командам получателей в просмотре отправленных изображений
Могут быть случаи, когда один из членов команды завершил опрос, а руководитель или другой коллега из этой команды хочет проверить, что было отправлено его товарищем по команде.
По этой причине мы предоставляем пользователям в команде возможность просматривать ответы формы, отправленные для их расположения. Это работает без дополнительной настройки для вопросов, которые не требуют отправки файлов. Для вопросов, требующих отправки файлов, отправленные файлы отправляются в папку в команде публикации, к которой члены команд получателей обычно не имеют доступа. Если пользователь просматривает ответы формы, отправленные его командой, и у него нет доступа к отправленному файлу, он увидит ссылку на файл, которая переведет его на сайт SharePoint, позволяющий запрашивать разрешения.
Вы также можете поделиться папкой отправленных файлов со всеми пользователями в вашей организации. Если вам удобно предоставлять общий доступ к папке всем пользователям в вашей организации, вы можете заранее выполнить этот шаг, и пользователи также увидят все изображения, отправленные участниками команды при отправке ответа формы.
Чтобы предоставить общий доступ к папке SharePoint, содержащей отправленные файлы, выполните следующие действия:
-
Перейдите в папку Documents\Apps\Microsoft Forms в файлах команды публикации.
Совет: Помните, что эта папка не будет отображаться до тех пор, пока в форму с вопросом отправки файла не будет отправлен ответ.
-
Найдите и нажмите кнопку Поделиться папкой. При необходимости щелкните значок карандаша , чтобы изменить разрешения с Can edit (Можно изменить ) на Can view (Можно просматривать).
-
В поле для добавления имен или групп введите Все, кроме внешних пользователей.
-
Выберите группу и нажмите кнопку Отправить.
После выполнения этих действий эта папка и все вложенные папки будут переданы этой группе, в которую должны входить члены команд получателей. Так как все последующие формы также будут отправлять файлы в папку Microsoft Forms, выполнение этого шага по одному разу должно работать для всех прошлых и будущих форм, используемых в качестве требований к заполнению этой командой публикации.Дополнительные сведения о том, как предоставить общий доступ к папке SharePoint, см. в статье Share SharePoint files or folder.
Взаимодействие с командой получателей
Когда пользователь в команде получателей ( обычно это сотрудник или руководитель первой линии) открывает задачу, он увидит, что требуется отправить форму. Они могут открыть форму и заполнить вопросы, не выходя из задачи. Помните, что для отправки фотографии при отправке формы требуются разрешения устройства на доступ к камере. После отправки формы задача отражает, что требование формы выполнено. Любой участник этой команды, который просматривает задачу, также может просматривать ответы, отправленные командой. При выполнении всех требований любой сотрудник первой линии может пометить задачу завершенной.
Добавление требования к утверждению
При добавлении требования к утверждению задачи получатели задач должны запросить и получить утверждение от руководителя, прежде чем они смогут пометить ее как завершенную.
Примечание: Требование утверждения можно добавить только к задачам в стандартных списках задач. Требования к утверждению не допускаются для задач в списках, которые все должны выполнить. Дополнительные сведения о списках задач в публикации задач.
Эта функция поддерживается приложением "Утверждения" и позволяет руководителям передней линии проверять, что работа выполняется в стандартном режиме, что помогает повысить внимание к деталям и подотчетности, особенно при выполнении важных задач.
-
В списке задач выберите заголовок задачи, чтобы открыть задачу, а затем в разделе Требования выберите Обязательное утверждение.
-
В разделе Требование утверждения отображается сообщение о том, что требуется утверждение.
Взаимодействие с командой получателей
Когда пользователь в команде получателей ( как правило, сотрудник или руководитель первой линии) открывает задачу, он увидит, что он должен запросить и получить утверждение для работы над задачей, прежде чем помечать ее завершение.
Этот сотрудник первой линии может выбрать участника команды для запроса на утверждение. Как правило, это их руководитель. Однако сотрудник может выбрать другого участника команды, что может быть полезно, если его руководитель находится в отпуске. Задача отражает, какой пользователь сделал запрос и у кого он запросил утверждение, поэтому команда имеет представление о своем запросе. Назначенный утверждающий получает уведомление от приложения "Утверждения", и он может предоставить утверждение при просмотре самой задачи или из приложения "Утверждения".
Сотрудник первой линии, который просматривает задачу, может видеть текущее состояние запроса на утверждение. Они не могут пометить задачу завершенной до тех пор, пока в запросе на утверждение не будет указано, что она была утверждена. При необходимости сотрудник первой линии может отменить запрос и сделать новый запрос. Если запрос на утверждение, связанный с задачей, отображается как Утверждено, это требование выполняется. При выполнении всех требований любой сотрудник первой линии может пометить задачу завершенной.
Другие клиенты Планировщика
Задачи с требованиями к завершению предназначены для использования в приложении Планировщика в Teams. В настоящее время они не поддерживаются в других интерфейсах Планировщика, таких как приложение Планировщик для iOS или Android.Если пользователь использует приложение за пределами Teams для взаимодействия с задачей, требование к завершению по-прежнему применяется. Однако если кто-то попытается выполнить задачу с невыполненных требованиями к завершению, он не сможет пометить задачу завершенной. Вместо этого они получают сообщение об ошибке. Если выполнены все требования к завершению, пользователь может успешно пометить задачу как завершенную из другого клиента Планировщика за пределами Teams.
См. также
Публикация списков задач для определения и отслеживания работы в организации
