"Сохранить рано, сохранить часто" - это прошлое. Теперь есть автосохранение, которое сохраняет каждые несколько секунд, чтобы пользователям не нужно было это делать.
Автосохранение включено, если файл хранится в OneDrive, OneDrive для работы и учебы или SharePoint в Microsoft 365. Он автоматически сохраняет изменения пользователей в облаке по мере их работы. Если над тем же файлом работают другие пользователи, функция автосохранения позволяет им видеть изменения в считанные секунды. Без включения автосохранения пользователи, совместно работающие над тем же документом, не смогут видеть друг друга в режиме реального времени, и вместо этого они будут по-прежнему видеть Обновления Доступно при внесении изменений другими пользователями.
Но автосохранение также приводит к некоторым изменениям в работе пользователей с Microsoft 365, поэтому в этой статье описаны некоторые из более сложных сценариев, а также настройка параметров автосохранения. Мы рекомендуем сообщить пользователям об изменениях, влияющих на их работу в Office.
Примечание: Автосохранение не влияет на производительность системы. Однако использование сети будет выше, так как изменения передаются по мере их внесения, а не сразу, когда пользователи вносят изменения, что может повлиять на пользователей с ограниченной пропускной способностью или высокой стоимостью использования данных, например в мобильной хот-точке.
Изменение рабочих процессов
Автосохранение полезно в большинстве сценариев, но есть несколько случаев, когда пользователям может потребоваться изменить их обычную работу, и мы хотим, чтобы вы были готовы помочь им. Для каждого из сценариев мы изложили, что это за сценарий, что может пойти не так, и рекомендации по его устранению.
-
Начиная с существующего файла, внося изменения, а затем выполняется сохранение копии в новый файл . Все, кто начинает работу с предыдущего файла (например, отчет о доходах за прошлый квартал), редактирует, а затем выполняет сохранение копии для начала отчета о доходах в этом квартале, приведет к тому, что изменения будут сохранены в обоих файлах, если автосохранение включено. Мы рекомендуем всем выполнить команду Сохранить копию, прежде чем вносить какие-либо изменения, и даже добавить напоминание в продукт, когда это произойдет. Если пользователь вносит случайные изменения, он должен использовать функцию журнала версий для восстановления исходного документа.
-
Выполнение гипотетических или "что если" изменений в файле . Любой пользователь, открывший файл и выполняющий гипотетический анализ (например, прогнозирование влияния рыночных изменений на бюджет) с желанием закрыть файл без сохранения, непреднамеренно сохранит все изменения в файле во время включения автосохранения. Мы рекомендуем отключить автосохранение при выполнении гипотетического анализа, а затем снова включить его, когда пользователь снова будет готов к сохранению.
-
Панели мониторинга и просмотр файлов с сортировкой и фильтрами в Excel . Любой, кто сортирует или фильтрует панель мониторинга во время включения автосохранения, повлияет на представление всех остальных пользователей в файле. Если файл предназначен как панель мониторинга или используется несколькими пользователями с сортировкой и фильтрами, рекомендуется задать свойство Read-Only Рекомендуется для этого файла с помощью > сведения о файле > Защита книги > Всегда открывать только для чтения, чтобы пользователи панели мониторинга не сохраняли изменения, если они явно не решили изменить файл.
-
Завершенные или опубликованные файлы . Все, кто случайно изменяет завершенный, опубликованный файл с автосохранением, сохраняют свои изменения в файле. После завершения работы с файлом рекомендуется задать свойство Read-Only Recommended или Пометить как свойство Final в файле, чтобы случайные изменения со стороны зрителей и читателей файла не сохранялись.
Настройка параметров автосохранения в Office
Автосохранение можно настроить следующими способами:
-
Владелец файла может задать для него значение Always Open Только для чтения , чтобы предотвратить случайные изменения. Это можно сделать, задав файл так, чтобы он был открыт в режиме "Только для чтения" (файл > сведения > защита документа, книги или презентации > всегда открыты в режиме только для чтения) или путем предоставления общего доступа к файлу без разрешения редактирования (файл > поделиться > Люди со ссылкой можно изменить и снять флажок Разрешить редактирование).
-
Пользователь может отключить автосохранение для файла, когда он открыт, щелкнув переключатель Автосохранение . Это отключает автосохранение текущего документа для этого пользователя. В следующий раз, когда тот же пользователь откроет документ, автосохранение будет отключено. Если они открывают другой документ, на автосохранение не влияет их выбор в другом документе.
-
Пользователь может по умолчанию отключить автосохранение для всех файлов, открытых в этом конкретном приложении (Word, Excel, PowerPoint ) на этом устройстве.
Примечание: Пользователь по-прежнему может включить функцию автосохранения для отдельных файлов с помощью переключателя автосохранения , описанного выше.
-
Вы, администратор, можете по умолчанию отключить автосохранение для всех файлов, открытых в этом конкретном приложении (Word, Excel, PowerPoint ) с помощью групповая политика.
Примечание: Пользователь по-прежнему может включить функцию автосохранение по умолчанию в приложении или для отдельных файлов, используя описанные выше параметры.
Параметры групповой политики для автосохранений
Мы заменяем параметр "Не автосохранять файлы в Excel /PowerPoint /Word " групповая политика новым параметром "Отключить автосохранение по умолчанию в Excel /PowerPoint /Word " групповая политика.
Если вы используете групповая политика в организации, можно использовать параметр политики, чтобы отключить автосохранение по умолчанию. Существуют отдельные параметры политики для Excel, PowerPoint и Word.
Например, параметр политики для Word называется "Отключить автосохранение по умолчанию в Word" и находится в разделе Путь политики "Microsoft Office 2016\AutoSave".
Чтобы использовать эти параметры политики, убедитесь, что вы загрузили последние файлы административных шаблонов (ADMX/ADML) из Центра загрузки Майкрософт.
Работа с локальными файлами
Автосохранение недоступно при работе с локальными файлами. Старое поведение автовосстановиния по-прежнему доступно для периодического сохранения копий измененных файлов, чтобы свести к минимуму потерю данных в случае непредвиденных сценариев, таких как сбой.
Однако ит-администраторам рекомендуется поощрять пользователей сохранять файлы для OneDrive, OneDrive для работы и учебы или SharePoint в Microsoft 365, чтобы включить автосохранение и избежать потери данных. Вы можете поощрять внедрение OneDrive, OneDrive для работы и учебы или SharePoint в Microsoft 365 с помощью обучения пользователей, а также путем развертывания известного перемещения папок, который автоматически синхронизирует ключевые папки с облаком. Это позволяет им получать доступ к файлам в любом месте и не беспокоиться о потере важных данных.
См. также
Защита окончательной версии файла от изменений
Просмотр предыдущих версий файлов Office
Защита файлов в случае сбоя с помощью автовосстановлищания
Последнее обновление: 4 июня 2019 г.
