С помощью мастера экспорта можно экспортировать данные из базы данных Access в формат файла, который можно считывать Excel. В этой статье показано, как подготовить и экспортировать данные в Excel, а также приведены некоторые советы по устранению распространенных проблем, которые могут возникнуть.
В этой статье
Экспорт данных в Excel: основные сведения
При экспорте данных в ExcelAccess создает копию выбранных данных, а затем сохраняет скопированные данные в файле, который можно открыть в Excel. При частом копировании данных из Access в Excel можно сохранить сведения об операции экспорта для дальнейшего использования и даже запланировать автоматический запуск операции экспорта с заданными интервалами.
Распространенные сценарии экспорта данных в Excel
-
Ваш отдел или рабочая группа использует Access и Excel для работы с данными. Данные хранятся в Access базах данных, но для анализа данных и распространения результатов анализа используется Excel. В настоящее время ваша команда экспортирует данные в Excel как и когда это необходимо, но вы хотите сделать этот процесс более эффективным.
-
Вы давно являетесь пользователем Access, но ваш руководитель предпочитает работать с данными в Excel. Через регулярные промежутки времени вы выполняете копирование данных в Excel, но вы хотите автоматизировать этот процесс, чтобы сэкономить время.
Сведения об экспорте данных в Excel
-
Access не включает команду "Сохранить как" для формата Excel. Чтобы скопировать данные в Excel, необходимо использовать функцию экспорта, описанную в этой статье, или можно скопировать данные Access в буфер обмена, а затем вставить их в электронную таблицу Excel.
-
Можно экспортировать таблицу, запрос, форму или отчет, а также отдельные записи в представлении.
-
Excel включает команду для импорта данных из базы данных Access. Эту команду можно использовать вместо команды экспорта в Access; однако команда импорта Excel позволяет импортировать только таблицы или запросы. Дополнительные сведения см. в статье справки ExcelПодключение к внешним данным (импорт).
-
Макросы или модули нельзя экспортировать в Excel. При экспорте формы, отчета или таблицы с подчиненными формами, отчетами или таблицами экспортируется только главная форма, отчет или таблица. Необходимо повторить операцию экспорта для каждой подчиненной формы, вложенного отчета и подтаблицы, которые необходимо экспортировать в Excel.
-
В ходе операции экспорта можно экспортировать лишь один объект базы данных. Однако можно объединить несколько листов в Excel после завершения отдельных операций экспорта.
Подготовка к экспорту
Прежде чем выполнять операцию экспорта, следует проверить данные, которые будут экспортироваться, на предмет сообщений об ошибках и ошибочных значений. При возникновении ошибок попробуйте устранить их перед экспортом данных в Excel. В противном случае во время операции экспорта могут возникнуть проблемы, а значения NULL могут быть вставлены в ячейки на листе Excel. Дополнительные сведения о проблемах, которые могут возникнуть при экспорте в Excel, см. в разделе Устранение неполадок с отсутствующими и неправильными значениями.
Если исходным объектом является таблица или запрос, определите, как требуется экспортировать данные: с сохранением форматирования или без него. Выбранный способ экспорта влияет на два аспекта целевого файла: объем экспортируемых данных и формат их отображения. В приведенной ниже таблице представлены результаты экспорта форматированных и неформатированных данных.
|
Экспорт |
Исходный объект |
Поля и записи |
Форматирование |
|---|---|---|---|
|
Без форматирования |
Таблица или запрос Примечание: Формы и отчеты невозможно экспортировать без форматирования. |
Экспортируются все поля и записи базового объекта. |
Параметры свойства "Формат" пропускаются в ходе операции. Для полей подстановки экспортируются только значения кодов подстановки. Содержимое полей гиперссылок экспортируется в виде столбца текста, в котором ссылки отображаются в формате отображаемый_текст#адрес#. |
|
С форматированием |
Таблица, запрос, отчет или форма |
Экспортируются только поля и записи, отображаемые в текущем представлении или объекте. Фильтрованные записи, скрытые столбцы таблицы, а также не отображаемые в форме или отчете поля не экспортируются. |
В мастере соблюдаются параметры свойства "Формат". В случае полей подстановки экспортируются значения подстановки. При экспорте полей гиперссылок значения экспортируются в виде гиперссылок. При экспорте полей форматированного текста текст экспортируется без форматирования. |
Выберите целевую книгу и ее формат. Имейте в виду, что отчеты можно экспортировать только в более старом формате XLS (но не в формате XLSX).
Во время операции экспорта Access предлагает указать имя целевой книги. В приведенной ниже таблице представлена сводка случаев создания новой книги или перезаписи имеющейся.
|
Целевая книга |
Исходный объект |
Экспортируемые данные |
Результат |
|---|---|---|---|
|
Не существует |
Таблица, запрос, отчет или форма |
Данные с форматированием или без него |
В ходе операции экспорта создается книга. |
|
Существует |
Таблица или запрос |
Данные без форматирования |
Файл не перезаписывается. В книгу добавляется новый лист, которому присваивается имя объекта, из которого экспортируются данные. Если лист с таким именем уже существует в книге, Access предложит либо заменить содержимое соответствующего листа, либо указать другое имя для нового листа. |
|
Существует |
Таблица, запрос, отчет или форма |
Данные с форматированием |
Файл перезаписывается экспортируемыми данными. Все имеющиеся листы удаляются, и создается новый лист с именем экспортируемого объекта. Данные на листе Excel наследуют параметры формата исходного объекта. |
Данные всегда добавляются в новый лист. Невозможно добавить данные в имеющийся лист или именованный диапазон.
Выполнение экспорта
-
Если целевая Excel книга открыта, закройте ее, прежде чем продолжить.
-
На панели навигации исходной базы данных выберите объект, который требуется экспортировать.
Экспорт только части данных
Если объектом является таблица, запрос или форма и требуется экспортировать только часть данных, откройте объект в режиме таблицы и выберите необходимые записи.
Открытие формы в режиме таблицы
-
Чтобы открыть форму, дважды щелкните ее.
-
Щелкните форму правой кнопкой мыши, а затем щелкните элемент Режим таблицы. Если он недоступен, выполните действия, описанные ниже.
-
Выберите пункт Режим конструктора.
-
Нажмите клавишу F4, чтобы отобразить панель задач "Страница свойств".
-
В раскрывающемся списке в верхней части этой панели выберите пункт Форма.
-
На вкладке "Формат" панели "Страница свойств" установите значение Да для свойства Режим таблицы.
-
На вкладке Конструктор в группе Представления выберите пункт Режим таблицы.
Примечание: Часть отчета экспортировать нельзя. Однако можно выбрать или открыть таблицу или запрос, на которых основан отчет, и затем экспортировать часть данных в этот объект.
-
-
-
На вкладке Внешние данные в группе Экспорт щелкните Excel.
-
В диалоговом окне Экспорт — электронная таблица Excel просмотрите предлагаемое имя файла для книги Excel (Access использует имя исходного объекта). При необходимости имя файла можно изменить.
-
В поле Формат файла выберите нужный формат файла.
-
Если при экспорте таблицы или запроса требуется сохранить форматирование данных, установите флажок Экспортировать данные с макетом и форматированием. Дополнительные сведения см. в разделе Подготовка к операции экспорта.
Примечание: При экспорте формы или отчета этот флажок установлен по умолчанию и недоступен для изменения.
-
Чтобы просмотреть целевую Excel книгу после завершения операции экспорта, установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта проверка.
Если исходный объект был открыт и одна или несколько записей для экспорта выделены до запуска операции, можно установить флажок Экспортировать только выбранные записи. Если требуется экспортировать все отображаемые записи, этот флажок необходимо снять.
Примечание: Если записи не выделены, этот флажок недоступен (неактивен).
-
Нажмите кнопку ОК.
Если операция экспорта завершается сбоем из-за ошибки, Access отображает сообщение с описанием причины ошибки. В противном случае Access экспортирует данные и, в зависимости от выбранного на шаге 7, открывает целевую книгу в Excel. Access появится диалоговое окно, в котором можно создать спецификацию, которая использует сведения из операции экспорта.
Что еще важно знать об экспорте
-
Сведения о том, как сохранить сведения об экспорте в виде спецификации, которую можно использовать повторно, см. в статье Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации.
-
Дополнительные сведения о запуске спецификаций см. в статье Выполнение сохраненной операции импорта или экспорта.
-
Дополнительные сведения о запуске спецификаций в определенное время см. в статье Планирование импорта или экспорта.
-
Сведения о том, как изменить имя спецификации, удалить ее или обновить имена исходных файлов, см. в статье Задачи управления данными.
Решение проблем, связанных с отсутствующими и неверными значениями
В приведенной ниже таблице описаны различные способы устранения типичных ошибок.
Совет: Если вы обнаружите, что отсутствуют только несколько значений, исправьте их в книге Excel. В противном случае исправьте исходный объект в базе данных Access, а затем повторите операцию экспорта.
|
Источник проблемы |
Описание и решение |
|---|---|
|
Вычисляемые поля |
Экспортируются результаты вычисляемых полей; выражения, на основе которых производится вычисление, не экспортируются. |
|
Многозначные поля |
Многозначные поля экспортируются в виде списка значений, разделенных точками с запятой (;). |
|
Рисунки, объекты и вложения |
Графические элементы (например, эмблемы, содержимое полей объектов OLE и вложения, которые содержатся в исходных данных) не экспортируются. Их следует добавить на лист вручную после завершения операции экспорта. |
|
График |
При экспорте формы или отчета, содержащего объект Graph Microsoft, объект graph не экспортируется. |
|
Данные в неверном столбце |
Значения Null на целевом листе иногда заменяются данными, которые должны находиться в следующем столбце. |
|
Отсутствующие значения даты |
Значения дат, предшествующих 1 января 1900 г., не экспортируются. Соответствующие ячейки на листе содержат значения Null. |
|
Отсутствующие выражения |
Выражения, используемые для вычисления значений, не экспортируются в Excel. Экспортируются только результаты вычислений. Добавьте формулу на лист Excel вручную после завершения операции экспорта. |
|
Отсутствующие подчиненные формы, отчеты и таблицы |
При экспорте формы, отчета или таблицы экспортируется только главная форма, отчет или таблица. Необходимо повторить операцию экспорта для всех подчиненных форм, отчетов и таблиц, которые требуется экспортировать. |
|
Отсутствующие или неправильно отформатированные столбцы |
Если ни один из столбцов на конечном листе не отформатирован, повторите операцию экспорта, установив флажок Экспортировать данные с макетом и форматированием в мастере. И наоборот, если форматирование только некоторых столбцов отличается от версий в исходном объекте, примените форматирование вручную в Excel. Форматирование столбца в Excel
|
|
Значение "#" в столбце |
Значение # может содержаться в столбце, который соответствует логическому полю формы. Это может быть результатом запуска операции экспорта из области переходов или режима формы. Чтобы устранить эту ошибку, откройте форму в режиме таблицы, прежде чем экспортировать данные. |
|
Индикаторы или значения ошибки |
Проверьте ячейки на наличие индикаторов ошибки (треугольников зеленого цвета в углу ячеек) или значений ошибки (строк, которые начинаются со знака #, а не с нужных данных). |
