Если вы используете Office продуктов, следует ли использовать Excel или Использовать Access для управления табличные данные? В сопутствующих статьях Использование Access или Excel дляуправления данными , в этой статье рассмотрены преимущества каждого продукта и их результаты в таблице. Но зачем выбирать один или несколько вариантов? Если данные хранятся в Access и подключаются к ним из Excel, вы получаете преимущества обоих этих приложений. Ниже 10 причин, по которым Excel и Access вместе имеет смысл.
Хотя Excel не является базой данных, она широко используется для хранения данных и часто используется для решения простых задач с базой данных. Однако Excel — это плоская, а не реляционная база данных. Если простые таблицы необходимо превратить в несколько таблиц со связанными данными, access — первый вариант, с которой информационные работники могут быстро создать приложение базы данных. Access всегда был отличной "панелью для получения данных" для сбора и консолидации разных данных на всем предприятии, большая часть которого находится в Excel книгах. После добавления данных в Access вы можете добавлять дополнительные таблицы и присоединяться к ним, создавать запросы (или представления данных), структурировать данные и определять типы данных, чтобы обеспечить целостность данных, обмениваться и обновлять данные среди множества пользователей, а также создавать мощные отчеты и формы.
В Excel в отличие от простого макета электронных таблиц, в Access есть несколько взаимосвязанных объектов, которые сначала могут показаться сложными. Но для использования Access не нужно быть экспертом. Access предназначен для всех типов пользователей, и вы можете использовать его только в том, что вам нужно.
Повернув назад, можно поохотьть слой.
1. Используйте Access тремя способами: в качестве случайного пользователя, опытного пользователя или разработчика.
2. Таблицы, запросы, формы и отчеты строится друг на друга и составляют сердце приложения базы данных.
3. Иногда у пользователей есть мастера, конструкторы свойств, Office Fluent пользовательский интерфейс и Excel похожие на них функции, чтобы быстро при этом работать.
4. Power users have macros, the property pane, expressions, and database design tools to delve deeper and do more.
5. Разработчики могут работать с модулями и разрабатывать код VBA для создания пользовательских решений баз данных и развертывания приложений времени запуска.
Для начала можно скопировать данные из Excel в Access. Вы можете создать таблицу Access и отобразить ее в таблице, которая очень похожа на Excel таблицу. Вы можете выполнять распространенные задачи создания таблиц, такие как определение типа данных, имени поля или нового поля, прямо в представлении таблицы. Так, если ввести дату в пустое поле, Access задаст для него тип данных "Дата/время". Если ввести текст, например имя, Access приместит к полю текстовый тип данных. Если вы хотите переместить поле, просто щелкните и перетащите его.
При копировании данных Excel и их копировании в Access вам даже не нужно создавать таблицу или открывать ее в таблике. Access автоматически спросит, есть ли в данных заглавные таблицы, правильно ли используется тип данных, и создаст таблицу Access. Это не могло быть проще.
Дополнительные сведения см. в теме Открытие пустой таблицы.
Один из простейших способов получить преимущества обоих Excel и Access — связать Excel с таблицей Access. Используйте ссылку Access, если вы планируете хранить данные в Excel, но при этом регулярно используете некоторые из многих функций Access, таких как отчеты и запросы. Данные связываются из Access, а не из Excel.
Access поддерживает два основных способа создания таблиц баз данных. Пользователи могут создавать новые таблицы для хранения данных в базе данных Access или создавать связи с существующими данными за пределами базы данных Access. Данные в связанных таблицах отображаются и ведут себя по-разному, как и в других таблицах. Мастер диспетчера связанных таблиц помогает отслеживать, находить и обновлять данные Excel или другого источника данных при переходе и разрыве связи.
Когда вы создаете связь Excel или именуемого диапазона, Access создает новую таблицу, связанную с данными Excel данных. Если вы хотите добавить, изменить или удалить данные, внося изменения в Excel, а также обновите (или повторно запросите) данные в таблице Access. Однако изменить содержимое таблицы в Access невозможно. С помощью данных, связанных Excel, вы можете создавать отчеты, запросы и формы, доступные только для чтения, в Access.
Дополнительные сведения см. в этойExcel.
Если вы решите вырезать кабель данных, вы можете переместить данные в Excel импортировать их в Access. Обратите внимание, что импорт слов имеет два разных значения между Excel и Access. В Excel при импорте (или подключении) вы можете сделать постоянное подключение к данным, которые можно обновлять. При импорте в Access данные импортируется один раз, но без постоянного подключения к данным. При импорте данных Access сохраняет их в новой или существующей таблице, не изменяя их в Excel. В Access за одну операцию можно импортировать все или все Excel книги.
Мастер импорта поможет вам принять важные решения о том, нужно ли изменять типы данных и добавлять заглавные данные. Если при импорте данных возникнут ошибки, Access предупредит вас и сохранит их в таблице, чтобы можно было быстро найти и исправить их. Например, букво-цифровой почтовый индекс может быть зарыт в столбце, который вы считали числовым, или для поля первичного ключа был обнаружен дубликат. Вы можете либо внести изменения в Excel, либо повторно импортировать данные, либо внести изменения в новую таблицу Access. После завершения операции можно сохранить использованные действия и даже создать Outlook, чтобы напоминать вам о регулярных операциях импорта.
После импорта данных они снова будут доступны в Access, и вы сможете добавлять, изменять и удалять их с помощью таблиц и форм. После импорта данных вы можете решить, следует ли удалять их из Excel. Обычно лучше иметь только одно расположение для обновления данных.
Примечание: При импорте данных из Excel Access не импортируется формула, а только результаты этих формул.
Дополнительные сведения см. в следующих статьях:
Вы также можете повторно подключить данные Access к Excel. Для этого создайте подключение в Excel, который часто хранится в файле подключения к данным Office (ODC), к базе данных Access и извлекаете все данные из таблицы или запроса. После подключения к данным вы также можете автоматически обновлять (обновлять) свои Excel из исходной базы данных Access при обновлении базы данных с новой информацией.
Дополнительные сведения см. в следующих статьях:
После того как данные будут доступны в Access, вы сможете воспользоваться потрясающим массивом средств создания и настройки отчетов. Хотите создать отчет всего несколькими щелчками мыши? Используйте мастер отчетов. Хотите создать и изменить макет отчета в режиме реального времени с помощью данных в режиме реального времени, переместить блоки данных и изменить их в нем, добавить и удалить поля, а затем сразу же увидеть изменения по мере их создания? Используйте представление Макет. Хотите работать с отчетом для поиска, фильтрации и сортировки данных в прямом эфире? Используйте представление Отчет. Хотите самостоятельно добавить кнопки, номера страниц, изображения, гиперссылки и стили профессионального стиля? Используйте множество мастеров и коллекций элементов управления в группах Элементы управления и Макет на вкладке Конструктор ленты. С помощью Access можно легко создавать простые отчеты, сгруппировать и сводные отчеты, почтовые наклейки, графические отчеты и подотловки.
После создания отчета используйте Access для его распространения в электронном виде. Например, вы можете отправить отчет с помощью сообщения электронной почты или сохранить его в разных форматах, таких как моментальный снимок Или PDF-файл Access, чтобы добавить его на веб-страницу или SharePoint сайт.
Дополнительные сведения см. в следующих статьях:
После того как данные будут доступны в Access, вы сможете воспользоваться множеством средств создания и настройки форм. Хотите создать форму всего несколькими щелчками мыши? Используйте мастер форм. Хотите создать и изменить макет формы в режиме реального времени с помощью данных в режиме реального времени, переместить блоки данных и изменить их объем, добавить и удалить поля, а также сразу же увидеть изменения по мере их создания? Используйте представление Макет. Хотите самостоятельно добавить кнопки, списки, поля со списком, группы вариантов, рисунки, маски ввода, диаграммы, гиперссылки и стили профессионального стиля? Используйте множество мастеров и коллекций элементов управления в группах Элементы управления и Макет на вкладке Конструктор ленты. С помощью Access можно легко создавать простые формы, формы с вкладками, непрерывные формы, всплывающие формы, модальные диалоговое окно и подчиненные формы.
В Access можно легко создать разделенную форму, которая отображает синхронизированные таблицу и представление формы, чтобы получить все необходимое. После создания отформы можно легко прокручивать, фильтровать и даже искать данные за ней с помощью стандартных кнопок навигации и поля поиска в нижней части формы.
Дополнительные сведения см. в следующих статьях:
Какой бы продукт вы ни использовали, вы фильтруете данные, чтобы работать с подмножество данных, и сортировать данные так, как вам нужно. В Access Excel пользователи могут фильтровать и сортировать данные в представлении таблицы, не изучив новый пользовательский интерфейс. Значки, меню команд, команды, условия и диалоговые окна очень похожи при работе с текстом, числами, датами или пустыми полями. Вы даже можете сохранить фильтры и сортировку вместе с представлением таблицы.
Вы можете создать запрос в Access и даже не знаете, что SQL означает. Четыре мастера запросов помогают создавать простые запросы, находить повторяющиеся записи, находить записи без записей и создавать перекрестные запросы. Вам даже не нужно создавать запрос; просто фильтруя и сортировать данные так, как нужно, и они сохраняются в таблицу.
Дополнительные сведения см. в следующих статьях:
Теперь, когда ваша семья стала больше, список поздравительных карток стал крупнее, и вам нужно следить за большим количеством дней рождения и годовщин. Не беда. Вы можете использовать таблицу или запрос Access в качестве источника данных слияния и создать операцию слияния с помощью мастера слияния Word для писем, карточек, сообщений электронной почты и конвертов. Если вам нужно просто создать почтовые наклейки, создайте и распечатайте наклейки из отчета Access с помощью мастера наклеев. Вы даже можете автоматически добавить штрих-код, соответствующий каждому адресу клиента.
Дополнительные сведения см. в следующих статьях:
Access и Excel предоставляют команды для подключения к данным в SharePoint списках. Excel обеспечивает подключение только для чтения (в одну сторону) к связанным SharePoint спискам; в то время как Access позволяет читать и записывать (двунавязные) данные в связанных SharePoint списках. Списки access и SharePoint хорошо работают друг с другом. Такие типы данных Access и SharePoint, как RICH TEXT, только при добавлении (для поддержки отслеживания истории редакций в поле memo), вложения, автономная нумерация, подытожки и поля с несколькими значениями, можно без проблем интегрирования, а также некоторые (если есть) несоответствия данных.
После связываия данных списка SharePoint с базой данных Access вы даже можете отключить данные списка SharePoint в локальной базе данных Access, работать с данными локально, а затем повторно подключиться к сайту SharePoint, чтобы отправить изменения. Все конфликтующие изменения данных, внесенные другими пользователями, обрабатываются мастером разрешения конфликтов. Формы и отчеты, созданные в Access, основаны на одинаковых данных, но связаны с SharePoint списками.
Excel ниже точки интеграции с SharePoint Server.
1. Можно выполнить однократный импорт данных листа Excel в список SharePoint или экспортировать такие данные в список SharePoint для создания постоянного одностороннего подключения к данным.
2. Постоянное одностороннее подключение к данным можно использовать для обновления данных на листе Excel из списка SharePoint.
3. Публикация Excel в Службы Excel и отображение данных и работа с ними с помощью веб-части Excel Web Access на странице веб-части.
4. Импорт (соединение) данных в книгу Excel с серверов OLAP, баз данных SQL Server Access и неровных файлов.
Ниже точки интеграции с сервером SharePoint Access.
1. Можно выполнять однократный импорт или экспорт данных между представлениями Access и списком SharePoint.
2. Связывать данные между таблицами Access и списком SharePoint, создавая постоянное двухстолевное подключение. (Обновленные данные списка видны в таблице Access; обновленные данные таблицы Access — в списке.)
3. Поддерживается автономное обновление данных в Access с последующей синхронизацией обновлений и разрешением конфликтов.
4. Данные списка можно отображать и изменять в таблицах, формах и отчетах Access.
Дополнительные сведения см. в следующих статьях:
Вы можете создавать сложные классические приложения баз данных, не вводя ни одной строки кода VBA. Каждый объект Access имеет множество свойств и событий, которые можно легко найти на окне свойств, чтобы настроить решение. В каждом объекте есть подробные конструкторы, которые показывают все доступные вам функции. Дополнительные шаблоны баз данных доступны в Office Online. Шаблоны полей и таблиц помогают быстро создавать и настраивать новые таблицы. Вы можете создать базу данных с нуля с помощью встроенных средств разработки баз данных.
Макрос Access использует декларативную среду, которая не требует написания кода VBA, поэтому вам не нужно быть разработчиком. Каждая макросеть выполняет задачу, например открытие формы, выполнение запроса, поиск записей или отображение сообщения. Макрос можно встраить в любое событие отчета, формы или управления. Большинство макроса имеют аргументы, и вы можете добавить к ним условную логику, чтобы они могли делать то, что вам нужно. Вы даже можете определять переменные и снова проверять ошибки, не вводя код VBA.
Разработать прототип и запустить его ИТ-отделом. Создайте решение для своей команды, если оно требуется как можно скорее, и сделайте это в компании без персонала. Отслеживайте билеты, проданные для компании, отслеживайте сроки хранения производственных материалов или печатайте приемные теги для частей. Отслеживание задач, вопросов и результатов в проектах группы. Создайте базу данных каналов продаж для отслеживания потенциальных продаж в небольшой группе специалистов по продажам.
