Создание автоматических отчетов о состоянии с помощью агента Планировщика

Агент Планировщика автоматизирует получение электронных писем с отчетами о состоянии для ваших планов, создавая краткие, профессиональные сводки на основе хода выполнения, вех и предстоящих задач. Это помогает информировать заинтересованных лиц, экономит время, а также поддерживает прозрачность и согласованность проектов. Отчеты о состоянии работают как с общими базовыми планами , так и с общими премиум-планами.

Создать новый отчет

Вариант 1. Начать с нового плана

1. Перейдите в Microsoft Teams и откройте приложение "Планировщик ".
2. Создайте новый план, выбрав план "Базовый " или "Премиум". Отчеты о состоянии работают в обоих случаях.
3. Поделитесь планом, выбрав значок "Поделиться " в правом верхнем углу. Можно создать новую группу или добавить план в существующую группу.
4. Добавьте в план не менее 10 задач.
5. Выберите вкладку "Отчеты " на верхнем баннере. Если эта вкладка не отображается, выполните проверку меню переполнения (три точки), чтобы просмотреть дополнительные параметры.

Вариант 2. Начните с существующего плана

1. Перейдите в Microsoft Teams и откройте приложение "Планировщик ".
2. Откройте общий план, который содержит не менее 10 задач. Отчеты о состоянии работают как с общими базовыми планами (с включенным агентом Планировщика), так и с общими премиум-планами (с включенным агентом Планировщика).
3. Убедитесь, что план опубликован для группы Microsoft 365. Если нет, поделитесь им, нажав кнопку "Поделиться " в правом верхнем углу.
4. Перейдите на вкладку "Отчеты ".

Создание, просмотр и изменение отчета

1. Нажмите кнопку "Начало работы" на верхнем баннере на вкладке "Отчеты".
2. В разделе "Отчетный период" выберите раскрывающийся список и выберите период времени, который должен охватывать отчет, например "Прошлая неделя", "Последние две недели", "Прошлый месяц" или "Последний квартал".
3. (Необязательно) Выберите "Показать дополнительные параметры ", чтобы настроить отчет:
   • Разделы отчета: выберите раскрывающийся список, чтобы выбрать, какие разделы следует включить, например " Сводка для руководства", "Риски и препятствия" и "Достижения".
   • Дополнительные инструкции: Добавьте конкретные сведения о том, что вы хотите включить в отчет. Например, "Добавить раздел хода выполнения и разбить его по сегментам".
   • Длина отчета: выберите краткий, Standard или подробный.
4. Нажмите кнопку Создать отчет. Агент Планировщика синтезирует сведения из плана для создания индивидуального отчета.
5. Отчет откроется на холсте Loop, и вы получите уведомление в приложении со ссылкой на отчет. Вы можете внести непосредственные изменения в отчет (на холсте Loop), чтобы завершить работу.

Просмотр последних отчетов

1. Выберите план, содержащий отчеты, к которым вам нужен доступ.
2. Перейдите на вкладку "Отчеты ".
3. В разделе "Последние отчеты " вы увидите список, содержащий 10 последних созданных отчетов. Каждый отчет показывает свое состояние, например "Черновик".

Открытие или удаление отчета

В списке "Последние отчеты " нажмите кнопку "Дополнительные параметры" (...) рядом с отчетом, затем выберите следующие команды:

• Откройте, чтобы открыть отчет в Loop, где вы можете просмотреть или продолжить его редактирование.
• DELETE — удалить отчет из списка.

Просмотреть все прошлые отчеты

1. Выберите план, содержащий отчеты, к которым вам нужен доступ.
2. Перейдите на вкладку "Отчеты ".
3. В разделе "Последние отчеты " вы увидите список, содержащий 10 последних созданных отчетов.
4. В верхней части раздела "Последние отчеты" нажмите кнопку "Просмотреть все", чтобы открыть папку SharePoint, в которой хранятся все прошлые отчеты.

Принятие мер по жалобам

Предоставление общего доступа к отчету в качестве компонента Loop

При просмотре отчета вы можете получить доступ к дополнительным параметрам с помощью значков Loop в правом верхнем углу.

• Выберите "Общие расположения", чтобы просмотреть ссылку на папку SharePoint, в которой хранится компонент Loop. Здесь вы также можете выбрать "Добавить в рабочую область Loop", чтобы включить компонент в другую рабочую область.
• Выберите "Копировать компонент" и вставьте его в другое место, например Microsoft Teams, Outlook, OneNote, Word или другие приложения Microsoft 365. Любые изменения, внесенные в компонент в этих расположениях, будут автоматически обновляться в режиме реального времени.
• Выберите "Посмотреть, у кого есть доступ", чтобы просмотреть список членов команды, которые в настоящее время имеют разрешение на доступ к вашему отчету.

Предоставление общего доступа к отчету внешним пользователям за пределами группы

1. Перейдите в папку SharePoint, где хранится компонент Loop, и откройте его оттуда.
2. Открыв отчет в Loop, нажмите "Поделиться" в правом верхнем углу.

Распространение отчета с помощью информационного бюллетеня SharePoint

Открыв отчет в Планировщике в Teams, выберите Поделиться как информационным бюллетенем , расположенный в правой части перемещаемой панели действий. Это действие преобразует ваш отчет в формат информационного бюллетеня SharePoint.

Закрытие отчета

Нажмите кнопку "Закрыть " в правой части перемещаемой панели действий, чтобы вернуться на страницу отчета по умолчанию.

Требования к доступу

Чтобы создать отчет о состоянии, пользователи должны иметь доступ к агенту Планировщика и лицензию на Microsoft 365 Copilot.

Функция отчета о состоянии работает со следующими планами:

• Общие базовые планы (с включенным агентом Планировщика)
• Общие премиум-планы (с включенным агентом Планировщика)

В обоих случаях план должен быть общим для группы Microsoft 365 и содержать не менее 10 задач.

Другие способы работы с агентом Планировщика

Доступ к агенту Планировщика

Создание плана с нуля с помощью агента Планировщика

Вопросы и ответы об агенте Планировщика