Поиск записей, содержащих наибольшие или наименьшие значения в группе или в поле

Выбор между запросом на набор значений и фильтром

Чтобы определить, стоит ли создавать запрос на набор значений или же следует применить фильтр, примите во внимание следующее:

• Если вы хотите отобрать записи, содержащие наибольшие или наименьшие значения в поле, но точные максимальные и минимальные значения поля не известны или не имеют значения, то следует создать запрос на набор значений.

• Если вы хотите отобрать все записи, в которых значения поля равны нужному значению либо больше или меньше его, то следует применить фильтр. Например, чтобы отобрать товары с ценой от 50 до 100 ₽, лучше применить фильтр. На рисунке показаны пример фильтра в Конструкторе с запросом и результаты его применения:

  

  Дополнительные сведения о создании и использовании фильтров см. в статье Применение фильтра для просмотра избранных записей в базе данных Access.

Правила создания и использования запросов на набор значений

Помните, что независимо от типа запроса (запрос на выборку или итоговый запрос) необходимо использовать поля, содержащие описательные данные, такие как имена сотрудников или наименования товаров, и поле, содержащее наибольшие или наименьшие значения, которые вы хотите найти, например поле цены или даты. Вы можете использовать несколько полей данных, и, если используется итоговый запрос, поля данных обычно должны включать информацию о категории, такую как поле города или страны и региона. Данные о категории можно опустить только при создании итогового запроса по всем записям, например запроса, который выводит первые пять процентов самых дорогих заказов. Кроме того, вы можете использовать запросы обоих типов для поиска наибольших или наименьших значений в группе или категории записей. Дополнительные сведения о том, как это делать, см. в разделе Поиск записей, содержащих наибольшие или наименьшие значения, в группах или категориях далее в этой статье.

Создание простого запроса на набор значений

1. На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.

2. Щелкните таблицу, которую вы хотите использовать в запросе, нажмите кнопку Добавить , чтобы поместить таблицу в конструктор сетку, а затем нажмите кнопку Закрыть.
   -или-
   Дважды щелкните таблицу.
   Если вы используете пример данных, добавьте в запрос таблицу "Сотрудники".

3. Добавьте на бланк поля, которые вы хотите использовать в запросе. Вы можете дважды щелкнуть каждое поле или перетащить его в пустую ячейку в строке Поле.
   Если вы работаете с примером таблицы, то добавьте поля "Фамилия", "Имя" и "Дата рождения".

4. В поле, содержащем наибольшие и наименьшие значения (в нашем примере — поле "Дата рождения"), щелкните строку Сортировка и выберите По возрастанию или По убыванию.
   Если поля значений содержат числа, например цены или объемы продаж, то порядок сортировки По возрастанию возвращает наименьшие значения, а порядок сортировки По убыванию — наибольшие значения. Если поля значений содержат даты, то порядок сортировки По убыванию возвращает самую последнюю дату, а порядок сортировки По возрастанию — самую раннюю дату.
   

   Важно: Необходимо указать в строке Сортировка значение По возрастанию или По убыванию только для полей, в которых вы ищете наибольшие и наименьшие значения. Если задать порядок сортировки для другого поля (например, поля "НазваниеТовара" вместо поля "Цена"), запрос не будет возвращать требуемые результаты.

5. На вкладке Конструктор в группе Настройка запросов щелкните стрелку вниз рядом с полем Возвращать (список Верхние значения ) и введите количество или процент записей, которые вы хотите просмотреть, или выберите параметр из списка.

6. Чтобы выполнить запрос и отобразить результаты в режиме таблицы, нажмите кнопку Выполнить.

7. Сохраните запрос и оставьте его открытым, чтобы использовать на следующих шагах.

Как вы видите, этот тип запросов на набор значений дает ответы на основные вопросы, например "Кто из сотрудников самый старший или самый молодой?". Ниже описано, как с помощью выражений и других условий создавать более точные и гибкие запросы. Запрос по описанным ниже условиям выдает ближайшие дни рождения у трех сотрудников.

Добавление условий в запрос

1. Откройте запрос, созданный на предыдущих шагах, в Конструкторе.

2. В бланке запроса в столбце справа от столбца "Дата рождения"» скопируйте и вставьте или введите выражение Expr1: DatePart("m"; [Дата рождения]). Функция DatePart извлекает месяц из значения в поле "Дата рождения".

3. Справа от столбца, содержащего выражение, скопируйте и вставьте или введите выражение Expr2: DatePart("d"; [Дата рождения]). В этом случае функция DatePart извлекает день из значения в поле "Дата рождения".

4. В строке Показать снимите флажки для всех выражений, а затем щелкните ячейку Сортировка для каждого выражения и выберите порядок По возрастанию.

5. При необходимости вы можете указать условия для ограничения области запроса. При задании условий запрос сортирует только записи, отвечающие им, и определяет наибольшие или наименьшие значения в отсортированном списке.
   В приведенном примере введите или скопируйте и вставьте в строку Условия отбора поля "Дата рождения" следующее выражение:

   Month([Дата рождения]) > Month(Date()) Or Month([Дата рождения])= Month(Date()) And Day([Дата рождения])>Day(Date())

   Это выражение выполняет следующее: часть Month([BirthDate]) > Month(Date()) проверяет дату рождения каждого сотрудника, чтобы узнать, выпадает ли она на будущий месяц, и, если значение true, включает эти записи в запрос. Часть выражения Month([BirthDate])= Month(Date()) And Day([BirthDate])>Day(Date()) проверяет даты рождения, которые приходятся на текущий месяц, чтобы узнать, приходится ли дата рождения на текущую дату или позже текущей даты. Если это условие true, функция включает эти записи в результаты запроса. Таким образом, это выражение игнорирует все записи, в которых дата рождения приходится на период с 1 января до даты выполнения запроса.

   Другие примеры выражений условий для запросов можно найти в статье Примеры условий запроса.

6. На вкладке Конструктор в группе Настройка запросов щелкните стрелку вниз рядом с полем Возвращать (список Верхние значения ) и введите количество или процент записей, которые вы хотите просмотреть, или выберите параметр из списка.

7. Чтобы выполнить запрос и отобразить результаты в режиме таблицы, нажмите кнопку Выполнить.

Создание итогового запроса

1. На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.

2. Выберите таблицы, с которыми вы хотите работать, нажмите кнопку Добавить, а затем нажмите кнопку Закрыть после завершения добавления таблиц.
   -или-
   Дважды щелкните каждую из нужных таблиц, а затем нажмите кнопку Закрыть. Каждая таблица отображается в бланке запроса. При использовании таблиц из примера выше добавьте таблицы "Категории" и "Товары".

3. Дважды щелкните поля таблицы, которые вы хотите использовать в запросе.
   На данном этапе необходимо удостовериться, что в запрос были добавлены только поля, по которым выполняется группировка, и поля значений. При использовании примера добавьте поле "Название категории" из таблицы "Категории" и поле "Цена" из таблицы "Товары".

4. Кроме того, можно указать условие для ограничения области действия запроса.
   Будут отсортированы только записи, соответствующие условиям, а в отсортированном списке будут найдены наибольшие и наименьшие значения. Например, чтобы исключить товары категории "Спортивное снаряжение", добавьте в строку Условия отбора поля "Название категории" следующее выражение: <>"Спортивное".
   Другие примеры выражений условий для запросов можно найти в статье Примеры условий запроса.

5. Преобразуйте запрос в итоговый запрос.

   1. На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Итоги.

      В бланке запроса появится строка Итог.

6. Убедитесь, что ячейка Итог каждого поля группы содержит значение Группировка, а затем в ячейке Итог того поля, в котором ищутся наибольшие или наименьшие значения, выберите Max или Min.
   Выбор значения Max возвращает наибольшее значение в числовом поле и самую последнюю дату или время в поле даты и времени. Выбор значения Min возвращает наименьшее значение в числовом поле и самую раннюю дату или время в поле даты или времени. В нашем примере выберите в ячейке Итог поля "Название категории" значение Группировка, а в ячейке Итог поля "Цена" — параметр Max или Min.

7. На вкладке Конструктор в группе Сервис убедитесь, что для списка Return задано значение Все, а затем нажмите кнопку Выполнить , чтобы выполнить запрос и отобразить результаты в режиме таблицы.
   

   Примечание: В зависимости от функции, выбранной на шаге 7, Access изменяет имя поля значения в запросе на MaxOfFieldName или MinOfFieldName. В нашем примере поле будут переименовано в Максимум_Цена или Минимум_Цена.

8. Сохраните запрос и переходите к следующим шагам.

Запрос не возвращает названия товаров и другую информацию о них. Чтобы просмотреть дополнительные данные, необходимо создать второй запрос, который включает в себя запрос, который вы только что создали. Ниже описано создание второго запроса.

Создание второго запроса для отображения более подробных данных

1. На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.

2. Перейдите на вкладку Запросы и дважды щелкните запрос итогов, созданный в предыдущем разделе.

3. Откройте вкладку Таблицы и добавьте таблицы, которые использовались в итоговом запросе, и любые таблицы, содержащие другие связанные данные, которые вы хотите отобразить.
   В нашем примере добавьте в новый запрос таблицы "Категории", "Товары" и "Поставщики".

4. Свяжите поля в итоговом запросе с соответствующими полями в родительских таблицах. Для этого перетащите каждое поле из итогового запроса на соответствующее поле в таблице.

   В описанном примере перетащите поле имя "Название категории" из итогового запроса на поле "Название категории" в таблице "Категории". Затем перетащите поле "Максимум_Цена" из итогового запроса на поле "Цена" в таблице "Товары". Благодаря объединению новый запрос на выборку связывает данные из итогового запроса с данными из других таблиц.

5. В окне итогового запроса дважды щелкните звездочку (*), чтобы добавить запрос целиком в бланк, а затем перетащите дополнительные поля из других таблиц запроса.

   В нашем примере дважды щелкните итоговый запрос, созданный в предыдущем разделе, а затем добавьте поля "Наименование товара" и "Поставщик" из таблиц "Товары" и "Поставщики" соответственно.

6. При необходимости вы можете задать порядок сортировки для одного или нескольких столбцов.
   Например, чтобы вывести список категорий в алфавитном порядке, выберите в ячейке Сортировка столбца "Название категории" значение По возрастанию.

7. На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

   Запрос будет выполнен, а его результаты выведутся в режиме таблицы.

К началу страницы

Создание запроса на создание таблицы

1. В запросе на поиск наибольших значений, открытом в Конструкторе:

   На вкладке Конструктор в группе Тип запроса нажмите кнопку Создание таблицы.
   Откроется диалоговое окно Создание таблицы.

2. В поле Имя таблицы введите имя таблицы, которая будет хранить записи с наибольшими и наименьшими значениями. Например, введите Наибольшие и наименьшие значения, а затем нажмите кнопку ОК.
   Каждый раз при выполнении запроса вместо отображения результатов в режиме таблицы запрос будет создавать таблицу и замещать значения текущими данными.

3. Сохраните и закройте запрос.

Создание запроса на добавление

1. Откройте запрос на поиск наименьших значений в Конструкторе.

2. На вкладке Разработка в группе Тип запроса выберите команду Добавить.

3. В диалоговом окне Добавление введите то же имя, что было указано в диалоговом окне Создание таблицы.
   Например, введите Наибольшие и наименьшие значения, а затем нажмите кнопку ОК. Каждый раз при выполнении запроса вместо отображения результатов в режиме таблицы он будет добавлять записи в таблицу "Наибольшие и наименьшие значения".

4. Сохраните и закройте запрос.

Выполнение запросов

Теперь вы готовы запустить оба запроса.

• В области навигации дважды щелкните запрос верхнего значения и нажмите кнопку Да в сообщениях.

• Дважды щелкните запрос на поиск наименьших значений и нажмите кнопку Да в сообщениях.

• Откройте таблицу с набором записей в режиме таблицы.

К началу страницы