В этой статье объясняется, как использовать запрос с наибольшим значением в Access для поиска самых последних или самых ранних дат в наборе записей. Данные, возвращаемые такими запросами, позволяют получать ответы на различные деловые вопросы, например о том, когда клиент делал заказ в последний раз.
Выберите нужное действие
Сведения о работе запросов на набор значений с датами
Запросы на набор значений используются, когда возникает необходимость найти в таблице или группе записи, содержащие самую последнюю или самую давнюю дату. Полученные данные позволят отвечать на различные деловые вопросы, например следующие:
-
Когда сотрудник в последний раз продавал товар? Ответ поможет определить наиболее и наименее продуктивных сотрудников.
-
Когда клиент делал заказ в последний раз? Если в течение определенного периода заказов не было, его можно перенести в список неактивных клиентов.
-
У кого ближайшие дни рождения?
Правила создания и использования запросов на набор значений
Для создания запроса на набор значений следует сначала создать запрос на выборку. В зависимости от требуемых результатов вы можете установить для запроса порядок сортировки или преобразовать его в итоговый запрос. При преобразовании используются агрегатные функции, например Max или Min для возврата наибольшего или наименьшего значения и First или Last для получения самой последней или самой давней даты. Итоговые запросы и агрегатные функции используются только для поиска данных, которые попадают в набор групп или категорий. Предположим, что нужно найти объем продаж за указанную дату для каждого города, в котором работает компания. В этом случае города становятся категориями (необходимо собрать данные по городам), поэтому можно использовать итоговый запрос.
В процессе работы помните, что в запросе (независимо от его типа) должны использоваться поля, содержащие описательные данные, например имена клиентов, и поля со значениями даты, среди которых будет производиться поиск. Кроме того, значения даты должны находиться в полях с типом данных "Дата/время". Запросы, описываемые в этой статье, завершаются ошибкой, если вы попытаетесь выполнить их для значений даты в поле "Короткий текст". Кроме того, при использовании итогового запроса поля данных должны содержать информацию о категории, например о городе или стране.
Выбор между запросом на набор значений и фильтром
Чтобы определить, стоит ли создавать запрос на набор значений или же следует применить фильтр, примите во внимание следующее:
-
Если вы хотите получить записи, в полях которых содержатся самые последние или самые давние даты, а точные значения дат неизвестны или не имеют значения, следует создать запрос на набор значений.
-
Если вы хотите получить все записи, в которых даты совпадают с определенной датой, предшествуют ей или следуют за ней, используйте фильтр. Например, для просмотра дат продаж между апрелем и июлем нужно применить фильтр. Подробное обсуждение фильтров выходит за пределы данной темы.
Дополнительные сведения о создании и использовании фильтров см. в статье Применение фильтра для просмотра избранных записей в базе данных Access.
Поиск самой последней или самой давней даты
В этом разделе приведены инструкции по созданию простого запроса на набор значений, использующего порядок сортировки, а также более сложного запроса с выражениями и другими условиями. Сначала описаны основные шаги создания запроса на набор значений, а затем показывается, как найти ближайшие дни рождения сотрудников путем добавления условий. Используются данные из следующей таблицы.
|
Фамилия |
Имя |
Адрес |
Город |
Страна или регион |
Дата рождения |
Дата приема на работу |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Авдеев |
Григорий |
Загородное шоссе, д. 150 |
Москва |
РФ |
05-фев-1968 |
10-июн-1994 |
|
Кузнецов |
Артем |
ул. Гарибальди, д. 170 |
Пермь |
РФ |
22-май-1957 |
22-ноя-1996 |
|
Дегтярев |
Дмитрий |
ул. Кедрова, д. 54 |
Красноярск |
РФ |
11-ноя-1960 |
11-мар-2000 |
|
Зуева |
Ольга |
ул. Губкина, д. 233 |
Тверь |
РФ |
22-мар-1964 |
22-июн-1998 |
|
Белых |
Николай |
пл. Хо Ши Мина, д. 15, кв. 5 |
Москва |
РФ |
05-июн-1972 |
05-янв-2002 |
|
Комарова |
Лина |
ул. Ляпунова, д. 70, кв. 16 |
Красноярск |
РФ |
23-янв-1970 |
23-апр-1999 |
|
Зайцев |
Сергей |
ул. Строителей, д. 150, кв. 78 |
Омск |
РФ |
14-апр-1964 |
14-окт-2004 |
|
Ермолаева |
Анна |
ул. Вавилова, д. 151, кв. 8 |
Иркутск |
РФ |
29-окт-1959 |
29-мар-1997 |
При необходимости можно ввести эти примеры данных в новую таблицу вручную или скопировать этот пример таблицы в электронную программу, например Microsoft Excel, а затем использовать Access для импорта полученного листа в таблицу.
Создание простого запроса на набор значений
-
На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.
-
В диалоговом окне щелкните таблицу, которую вы хотите использовать в запросе, нажмите Добавить, чтобы поместить ее в верхний раздел конструктора запросов, и нажмите кнопку Закрыть.
-или-
Дважды щелкните таблицу, а затем нажмите кнопку Закрыть.
Если вы используете пример данных, перечисленных в предыдущем разделе, добавьте в запрос таблицу Сотрудники.
-
Добавьте на бланк поля, которые вы хотите использовать в запросе. Вы можете дважды щелкнуть каждое поле или перетащить его в пустую ячейку в строке Поле.
Если вы работаете с примером таблицы, то добавьте поля "Фамилия", "Имя" и "Дата рождения".
-
В поле, которое содержит искомые наибольшие или наименьшие значения (при использовании примера таблицы — поле "Дата рождения), в строке Сортировка выберите порядок сортировки По возрастанию или По убыванию.
При сортировке по убыванию будут возвращены самые последние даты, при сортировке по возрастанию — самые давние.
Важно: В строке Сортировка следует установить значение только для полей, содержащих даты. Если порядок сортировки задан по другому полю, запрос не вернет ожидаемых результатов.
-
На вкладке Конструктор запросов в группе Настройка запросов щелкните стрелку вниз рядом с элементом Все (список "Основные значения ") и введите количество записей, которые нужно просмотреть, или выберите нужный параметр из списка.
-
Нажмите кнопку Выполнить
-
Сохраните запрос и оставьте его открытым, чтобы использовать на следующих шагах.
Как вы видите, этот тип запросов на набор значений дает ответы на основные вопросы, например "Кто из сотрудников самый старший или самый молодой?". Ниже описано, как с помощью выражений и других условий создавать более точные и гибкие запросы. Запрос по описанным ниже условиям выдает ближайшие дни рождения у трех сотрудников.
Добавление условий в запрос
Примечание: В этих инструкциях предполагается, что вы используете запрос, описанный в предыдущем разделе.
-
Откройте запрос, созданный на предыдущих шагах, в Конструкторе.
-
В бланке запроса в столбце справа от столбца "Дата рождения" скопируйте и вставьте или введите следующее выражение: Expr1: DatePart("m"; [Дата рождения]). Затем нажмите кнопку Выполнить.
Функция DatePart извлекает месяц из значения в поле "Дата рождения".
-
Переключитесь в Конструктор.
-
Справа от первого выражение вставьте или введите следующее выражение: Expr2: DatePart("d"; [Дата рождения]). Затем нажмите кнопку Выполнить.
В этом случае функция DatePart извлекает день из значения в поле "Дата рождения".
-
Переключитесь в Конструктор.
-
Для обоих введенных выражений снимите флажки в строке Показать, щелкните строку Сортировка и выберите пункт По возрастанию.
-
Нажмите кнопку Запустить.
-
При необходимости вы можете указать условия для ограничения области запроса. После этого запрос будет сортировать только записи, удовлетворяющие им, и определять первые или последние значения полей из отсортированного списка.
Для продолжения работы с примером данных откройте Конструктор. Затем в строке Условия отбора столбца Дата рождения введите следующее выражение:
Month([Дата рождения]) > Month(Date()) Or Month([Дата рождения])= Month(Date()) And Day([Дата рождения])>Day(Date())
Это выражение выполняет следующее: часть Month([Дата рождения]) > Month(Date()) проверяет дату рождения каждого сотрудника, чтобы узнать, выпадает ли она на будущий месяц, и, если значение true, включает эти записи в запрос. Часть выражения Month([Дата рождения])= Month(Date()) And Day([Дата рождения])>Day(Date()) в выражении проверяет даты рождения, которые приходятся на текущий месяц, чтобы узнать, приходится ли день рождения на текущий день или позже текущего дня. Если это условие имеет значение true, функция включает эти записи в запрос. Подводя итоги: это выражение игнорирует все записи, в которых день рождения приходится на период с 1 января до даты выполнения запроса.
Другие примеры выражений условий для запросов можно найти в статье Примеры условий запроса.
-
На вкладке Конструктор запросов в группе Настройка запросов щелкните стрелку вниз рядом с элементом Все (список "Основные значения ") и введите количество записей, которые нужно просмотреть, или выберите нужный параметр из списка.
Чтобы просмотреть следующие три дня рождения, введите 3.
-
Нажмите кнопку Выполнить
Если отображается больше записей, чем требовалось
Если в данных есть записи с одинаковым значением даты, запрос может возвращать больше записей, чем вы указали. Например, вы можете создать запрос на набор значений для получения записей о трех сотрудниках, н запрос вернет четыре, поскольку у Измайлова и Быкова дни рождения совпадают, как указано в следующей таблице.
|
Фамилия |
ДатаРождения |
|---|---|
|
Белых |
26.09.1968 |
|
Бутусов |
02.10.1970 |
|
Измайлов |
15.10.1965 |
|
Быков |
15.10.1969 |
Если отображается меньше записей, чем требовалось
Предположим, что вы создали запрос, возвращающий наибольшие или наименьшие пять записей в поле, но он возвращает только три. Как правило, чтобы решить эту проблему, нужно открыть запрос в Конструкторе и проверить строку Условия отбора для столбцов в бланке запроса.
Дополнительные сведения об условиях см. в статье Примеры условий запроса.
Если выводятся повторяющиеся записи
Если запрос на набор значений возвращает повторяющиеся значения, то либо базовые таблицы содержат повторяющиеся записи, либо записи отображаются как одинаковые, потому что запрос не включает поля, значения которых позволяют их различить. Например, в следующей таблице показан результат запроса, отображающего пять последних отгруженных заказов вместе с именем продавца, который проводил транзакцию.
|
Дата поставки |
Продавец |
|---|---|
|
12.11.2004 |
Ковалев |
|
12.11.2004 |
Маслов |
|
12.10.2004 |
Попов |
|
12.10.2004 |
Попов |
|
12.10.2004 |
Ковалев |
Третья и четвертая записи кажутся одинаковыми, но это может объясняться тем, что Попов обработал два различных заказа, отгруженных в один день.
Чтобы избежать отображения повторяющихся записей, можно выполнить одно из двух действий в зависимости от требуемого результата. Вы можете изменить структуру запроса, добавив поля, которые позволят различить записи, например поля "КодЗаказа" и "КодКлиента". Или, если достаточно показать только одну из повторяющихся записей, вы можете выбрать отображение только уникальных записей, задав значение Да для свойства запроса Уникальные значения. Чтобы задать значение этого свойства, в Конструктор щелкните правой кнопкой мыши в любом свободном месте в верхней половине окна конструктора запросов и выберите в контекстном меню команду Свойства. В окне свойств найдите свойство Уникальные значения и задайте для него значение Да.
Дополнительные сведения о работе с повторяющимися записями см. в статье Поиск повторяющихся записей с помощью запроса.
Поиск самых последних или самых давних дат для записей в категории или группе
Для поиска самых последних или самых давних дат для записей, входящих в группы или категории, используются итоговые запросы. Итоговый запрос представляет собой запрос на выборку, в котором для вычисления значений определенного поля используются агрегатные функции, например Min, Max, Sum, First, и Last
В этом разделе предполагается, что вы управляете бизнесом по управлению событиями. Вы заботитесь о промежуточном, освещении, питании и других аспектах больших функций. Кроме того, мероприятия, которыми вы управляете, делятся на несколько категорий, таких как запуски продуктов, уличные ярмарки и концерты. В этом разделе объясняется, как ответить на распространенный вопрос: Когда происходит следующее событие по категориям? Другими словами, когда будет следующий запуск продукта, следующий концерт и так далее.
В процессе работы помните следующее: по умолчанию итоговые запросы, которые будут здесь созданы, могут включать только поля, содержащие данные группы или категории, и поля с датами. В запросы не должны включаться другие поля, которые описывают элементы в составе категории, например имена клиентов или поставщиков. Однако вы можете создать второй запрос, в котором будут содержаться итоговые запросы и поля с описательными данными. Ниже в этом разделе будет показано, как выполнить эту задачу.
Инструкции в данном разделе предполагают использование следующих трех таблиц:
Таблица "Типы мероприятий"
|
КодТипа |
Тип мероприятия |
|---|---|
|
1 |
Презентация товара |
|
2 |
Корпоративное мероприятие |
|
3 |
Частное мероприятие |
|
4 |
Мероприятие по сбору средств |
|
5 |
Выставка-продажа |
|
6 |
Лекция |
|
7 |
Концерт |
|
8 |
Выставка |
|
9 |
Уличная ярмарка |
Таблица "Клиенты"
|
КодКлиента |
Компания |
Контакт |
|---|---|---|
|
1 |
Contoso, Ltd. НИИ |
Николай Белых |
|
2 |
Лесопитомник |
Регина Покровская |
|
3 |
Fabrikam |
Елена Матвеева |
|
4 |
Лесопитомник |
Афанасий Быков |
|
5 |
А. Datum |
Лилия Медведева |
|
6 |
Adventure Works |
Максим Измайлов |
|
7 |
железа |
Арина Иванова |
|
8 |
Художественная школа |
Полина Кольцова |
Таблица "Мероприятия"
|
КодМероприятия |
Тип мероприятия |
Клиент |
Дата мероприятия |
Цена |
|---|---|---|---|---|
|
1 |
Презентация товара |
Contoso, Ltd. |
14.04.2003 |
10 000 ₽ |
|
2 |
Корпоративное мероприятие |
Лесопитомник |
21.04.2003 |
8000 ₽ |
|
3 |
Выставка-продажа |
Лесопитомник |
01.05.2003 |
25000 ₽ |
|
4 |
Выставка |
НИИ железа |
13.05.2003 |
4 500 ₽ |
|
5 |
Выставка-продажа |
Contoso, Ltd. |
14.05.2003 |
55 000 ₽ |
|
6 |
Концерт |
Художественная школа |
23.05.2003 |
12 000 ₽ |
|
7 |
Презентация товара |
А. Datum |
01.06.2003 |
15 000 ₽ |
|
8 |
Презентация товара |
Лесопитомник |
18.06.2003 |
21 000 ₽ |
|
9 |
Мероприятие по сбору средств |
Adventure Works |
22.06.2003 |
1300 ₽ |
|
10 |
Лекция |
НИИ железа |
25.06.2003 |
2450 ₽ |
|
11 |
Лекция |
Contoso, Ltd. |
04.07.2003 |
3800 ₽ |
|
12 |
Уличная ярмарка |
НИИ железа |
04.07.2003 |
5500 ₽ |
Примечание: Действия, описываемые в данном разделе, предполагают, что таблицы "Клиенты" и "Типы мероприятий" находятся на стороне "один" отношения "один-ко-многим" с таблицей "Мероприятия". В данном случае таблица "Мероприятия" имеет с этими таблицами общие поля "КодКлиента" и "КодТипа". Итоговые запросы, описанные в следующих разделах, не будут работать, если эти связи отсутствуют.
Как добавить эти данные в базу данных?
Чтобы добавить эти примеры таблиц в базу данных, можно скопировать данные в Excel, а затем импортировать их, но за некоторыми исключениями:
-
При копировании таблиц "Типы мероприятий" и "Клиенты" в Excel не копируйте столбцы "КодТипа" и "КодКлиента". Access добавит значения первичного ключа при импорте листов; что экономит время.
-
После импорта таблиц необходимо открыть таблицу "Мероприятия" в Конструкторе и преобразовать столбцы "Тип мероприятия" и "Клиент" в поля подстановки. Для этого щелкните столбец Тип данных для каждого поля и выберите пункт Мастер подстановок.
При создании полей подстановки Access заменяет текстовые значения в столбцах Тип события и Клиент числовыми значениями из исходных таблиц.
Дополнительные сведения о создании и использовании полей подстановки см. в статьях Создание и удаление многозначного поля. В этой статье объясняется, как создать тип поля подстановки, который позволяет выбрать несколько значений для заданного поля, а также как создавать списки подстановок.
Создание итогового запроса
-
На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.
-
Дважды щелкните нужные таблицы. Таблицы появятся в верхней части конструктора запросов.
При использовании приведенных выше примеров добавьте таблицы "Мероприятия" и "Типы мероприятий".
-
Дважды щелкните поля таблицы, которые вы хотите использовать в запросе. На данном этапе к запросу следует добавить только поля категорий или групп и поле значений.
При использовании данных из трех приведенных выше таблиц следует добавить либо поле "Тип мероприятия" из таблицы "Типы мероприятий", либо поле "Дата мероприятия" из таблицы "Мероприятия".
-
При необходимости вы можете указать условие для ограничения области запроса. Сортироваться будут только записи, удовлетворяющие этому условию, и в отсортированном списке будут определены первые и последние значения полей.
Например, если вы хотите просмотреть мероприятия с категорией "Частное мероприятие", в строку Условия отбора в столбце Тип мероприятия следует ввести выражение <>"Частное мероприятие".
Другие примеры выражений условий для запросов можно найти в статье Примеры условий запроса.
-
Преобразуйте этот запрос в итоговый запрос следующим образом:
На вкладке Конструктор запросов в группе Показать и скрыть щелкните Итоги.
В бланке запроса появится строка Итоги.
-
Убедитесь, что в строке Итоги поля каждой группы или категории выбран пункт Группировка по, и выберите для строки Итоги поля значения (поля с наибольшими или наименьшими значениями) функцию Max или Min.
Функция Max возвращает наибольшее значение числового поля и самое последнее значение даты или времени в поле с типом данных "Дата/время". Функция Min возвращает наименьшее значение в числовом поле и самую раннюю дату или время в поле "Дата/время".
-
На вкладке Конструктор запросов в группе Настройка запросов щелкните стрелку вниз рядом с элементом Все (список "Основные значения ") и введите количество записей, которые нужно просмотреть, или выберите нужный параметр из списка.
В этом случае для просмотра результатов в режиме таблицы выберите параметр Все и нажмите кнопку Выполнить.
Примечание: В зависимости от функции, выбранной на шаге 6, Access изменяет имя поля значения в запросе на MaxOfFieldName или MinOfFieldName. Если вы используете примеры таблиц, Access переименовывать поле MaxOfEvent Date или MinOfEvent Date.
-
Сохраните запрос и переходите к следующим шагам.
Запрос не возвращает названия продуктов и другую информацию о них. Чтобы просмотреть дополнительные данные, необходимо создать второй запрос, который включает в себя запрос, который вы только что создали. Далее описано, как это сделать.
Создание второго запроса для отображения более подробных данных
-
На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.
-
Перейдите на вкладку Запросы и дважды щелкните запрос итогов, созданный в предыдущем разделе.
-
Откройте вкладку Таблицы и добавьте таблицы, которые вы использовали в итоговом запросе, а также таблицы, в которых содержатся дополнительные данные. Если вы использовали три таблицы из примера, добавьте в новый запрос таблицы "Типы мероприятий", "Мероприятия" и "Клиенты".
-
Свяжите поля в итоговом запросе с соответствующими полями в родительских таблицах. Для этого перетащите каждое поле из итогового запроса на соответствующее поле в таблице.
При использовании примеров данных из трех таблиц перетащите столбец "Тип мероприятия" из итогового запроса на поле "Тип мероприятия" в таблице "Типы мероприятий". Затем перетащите столбец Максимум_Дата мероприятия в итоговом запросе на поле "Дата мероприятия" в таблице "Мероприятия". Благодаря объединению новый запрос на выборку связывает данные из итогового запроса с данными из других таблиц.
-
Добавьте в запрос поля с дополнительной информацией из других таблиц.
При использовании примеров данных из трех таблиц можно добавить поля "Компания" и "Контакт" из таблицы "Клиенты".
-
При желании вы можете задать порядок сортировки по одному или нескольким столбцам. Например, для вывода категорий в алфавитном порядке задайте в строке Сортировка столбца Тип мероприятия значение По возрастанию.
-
На вкладке Конструктор запросов в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.
Результаты запроса отображаются в режиме таблицы.
Совет: Если вам не нравится, что заголовок столбца Цена называется Максимум_Цена или Минимум_Цена, то откройте запрос в Конструкторе и в столбце "Цена" в бланке запроса введите Цена: Максимум_Цена или Цена: Минимум_Цена. После этого в заголовке столбца в режиме таблицы будет выводиться название Цена.
Одновременный поиск самых последних и самых давних дат
Запросы, созданные ранее в этой статье, возвращают либо наибольшие, либо наименьшие значения, но не оба набора сразу. Если вы хотите отобразить оба набора значений в одном представлении, следует создать два запроса (один для получения наибольших значений и другой для получения наименьших значений), а затем объединить и сохранить результаты в одной таблице.
Поиск наибольших и наименьших значений и отображение этих данных в таблице состоит из следующих основных этапов:
-
Создание запроса на поиск наибольших значений и запроса на поиск наименьших значений или, при необходимости группировки данных, создание итоговых запросов, использующих функции Min и Max.
-
Преобразование запроса на поиск наибольших значений (или итогового запроса на поиск максимальных значений) в запрос на создание таблицы и выполнение этого запроса.
-
Преобразование запроса на поиск наименьших значений (или итогового запроса на поиск минимальных значений) в запрос на добавление для добавления записей в таблицу наибольших значений.
Ниже описано, как это сделать.
Создание запросов
-
Создайте запросы на поиск наибольших и наименьших значений.
Шаги, необходимые для создания запроса на поиск наибольших или наименьших значения, описаны выше в разделе Поиск самой последней или самой давней даты. Если нужно сгруппировать записи по категориям, обратитесь к разделу Поиск самых последних или самых давних дат для записей в категории или группе.
Если используются таблицы примеров из предыдущего раздела, используйте только данные из таблицы "Мероприятия". Используйте в обоих запросах поля "Тип мероприятия", "Клиент" и "Дата мероприятия" из таблицы "Мероприятия".
-
Сохраните оба запроса, присвоив им описательные имена, например "Наибольшее значение" и "Наименьшее значение", и оставьте их открытыми для использования на следующих этапах.
-
Создание запроса на создание таблицы
-
В запросе на поиск наибольших значений, открытом в Конструкторе:
На вкладке Конструктор запросов в группе Тип запроса щелкните Создать таблицу.
Откроется диалоговое окно Создание таблицы.
-
В поле Имя таблицы введите имя таблицы, которая будет хранить записи с наибольшими и наименьшими значениями. Например, введите Наименьшие и наибольшие значения, а затем нажмите кнопку ОК.
Каждый раз при выполнении запроса вместо отображения результатов в режиме таблицы запрос будет создавать таблицу и замещать значения текущими данными.
-
Сохраните и закройте запрос.
Создание запроса на добавление
-
Откройте запрос на поиск наименьших значений в Конструкторе.
На вкладке Конструктор запросов в группе Тип запроса нажмите кнопку Добавить.
-
Откроется диалоговое окно Добавление.
-
Введите то же имя, которое вы указали в диалоговом окне Создание таблицы.
Например, введите Наименьшие и наибольшие значения, а затем нажмите кнопку ОК. Каждый раз при выполнении запроса вместо отображения результатов в режиме таблицы он будет добавлять записи в таблицу "Наибольшие и наименьшие значения".
-
Сохраните и закройте запрос.
Выполнение запросов
-
Теперь вы готовы запустить оба запроса. В области навигации дважды щелкните запрос с верхним значением и нажмите кнопку Да при появлении запроса Access. Затем дважды щелкните запрос нижнего значения и нажмите кнопку Да при появлении запроса Access.
-
Откройте таблицу с набором записей в режиме таблицы.
Важно: Если вы попытаетесь выполнить запросы make-table или append и ничего не произойдет, проверка строку состояния Access для следующего сообщения:
Данное действие или событие заблокировано в режиме отключения.
Если выводится это сообщение, сделайте следующее:
-
Выберите Включить это содержимое, а затем кнопку ОК.
-
Выполните запрос еще раз.
