В этой статье объясняется, как просматривать ответы на сбор данных, как проверить параметры обработки электронной почты, а также действия, которые можно предпринять для устранения распространенных типов сообщений об ошибках или проблем с ответами.
Диалоговое окно Управление сообщениями сбора данных позволяет управлять сообщениями сбора данных, отправленными получателям электронной почты, и ответами, полученными для каждого из этих сообщений в папке "Входящие" Outlook.
Если диалоговое окно не отображается, сделайте следующее, чтобы открыть его:
-
Откройте базу данных, содержащую сообщение, которым вы хотите управлять.
-
На вкладке Внешние данные в группе Сбор данных щелкните Управление ответами.
В этой статье
Просмотр ответов
Вот что происходит после отправки формы сбора данных по электронной почте. Получатели отвечают на сообщение, нажав кнопку Ответить, заполнив форму, а затем нажмите кнопку Отправить. В этом разделе объясняется, как просмотреть ответы и что делать, если какие-либо из них обрабатываются неправильно. Независимо от того, решили ли вы обработать ответы автоматически или вручную, вы можете открыть ответы вручную или узнать, кто ответил. Дополнительные сведения о настройке параметров обработки ответа см. в статье Добавление данных, собранных по электронной почте, в базу данных Access.
Чтобы просмотреть ответы, сделайте следующее:
-
Откройте Microsoft Outlook 2007 или 2010 и перейдите в папку, которую вы назначили для хранения ответов на сбор данных.
Совет: Если вы не помните имя папки, на вкладке Внешние данные в группе Сбор данных щелкните Управление ответами. В диалоговом окне Управление сообщениями сбора данных имя папки отображается в столбце Папка Outlook в строке, соответствующей сообщению, ответы которого вы хотите просмотреть.
-
Чтобы открыть ответ в Outlook, дважды щелкните ответ. Вы увидите форму, как она была заполнена отправителем.
Access не будет обрабатывать ответы на ответное сообщение. Таким образом, если вы видите, что одна или несколько форм от получателей пусты, неполны или заполнены неправильно, необходимо повторно отправить исходное сообщение электронной почты этим пользователям, а не использовать команду Ответить . Дополнительные сведения о повторной обработке сообщения о сборе данных см. в разделе Повторная отправка сообщения о сборе данных.
Аналогичным образом, если вы хотите отправить запрос другим пользователям, необходимо повторно отправить исходное сообщение, а не пересылать его.
Проверка параметров автоматической обработки ответов
Если вы решили, чтобы ответы обрабатывались автоматически, выполните следующие действия, чтобы убедиться, что ответы обработаны правильно.
-
Для каждого ответа просмотрите значения в столбцах Флаг последующей деятельности, Состояние сбора данных и Категории .
Совет: Если в представлении не отображаются столбцы Следующие флаги, Состояние сбора данных и Категории , добавьте их с помощью средства выбора полей. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца и выберите пункт Выбор поля. В диалоговом окне Выбор полей перетащите каждое поле и перетащите его вправо или влево от существующего заголовка столбца.
Если в папке Outlook для параметра Флаг последующего выполнения задано значение Операция сбора данных выполнена успешно, столбец Состояние сбора данных пуст, а в столбце Категории есть зеленый индикатор, ответ успешно обработан.
-
Кроме того, может потребоваться просмотреть содержимое целевых таблиц, чтобы убедиться, что собранные данные хранятся в виде новых записей или обновлений существующих записей.
Примечание: Вы не сможете добавить данные из ответа по электронной почте, если получатель использовал Hotmail или Yahoo для отправки вам формы сбора данных.
Устранение неполадок с автоматически обработанными ответами
Получатели электронной почты могут сообщить, что они заполнили формы и отправили их вам в качестве ответов. Однако ожидаемые результаты не отображаются в Access или Outlook. Например:
-
Данные не отображаются в целевых таблицах в Access. Новые записи не добавляются или существующие записи не обновляются.
-
В столбце Состояние сбора данных для сообщения в Outlook отображается сообщение об ошибке или строка "Сообщение необработано". Кроме того, в столбце Категории сообщения отображается красный квадрат или пустой.
Если вы столкнулись с такими проблемами, см. инструкции по устранению неполадок в статье Ответы на сбор данных не обрабатываются автоматически.
Кроме того, см. статью Добавление данных, собранных по электронной почте, в базу данных Access , если вы хотите проверить, правильно ли настроена автоматическая обработка.
Обработка ответов вручную
Ручная обработка ответа включает запуск операции экспорта из Outlook. Одновременно можно экспортировать только один ответ. Избегайте ответов, для которых в столбце Состояние сбора данных задано значение Сбор данных с помощью электронной почты выполнен успешно. Это состояние указывает, что ответ уже успешно обработан. Ответы, для которых в столбце Состояние сбора данных задано значение Сообщение без обработки , должны обрабатываться вручную. Ответ с сообщением об ошибке в этом столбце не удалось обработать автоматически и потребует устранения неполадок, прежде чем его можно будет экспортировать вручную. Сведения об устранении неполадок см. в статье Ответы на сбор данных не обрабатываются автоматически.
-
В Outlook щелкните правой кнопкой мыши ответ, который нужно обработать вручную.
-
Щелкните Экспорт данных в Microsoft Office Access.
-
В диалоговом окне Экспорт данных в Microsoft Access просмотрите сведения об ответе и нажмите кнопку ОК для экспорта. Если операция экспорта выполнена успешно, появится сообщение Данные успешно экспортированы в базу данных. Если операция завершается сбоем, появится сообщение Не удается импортировать данные из-за ошибок с описанием проблем, вызвавших сбой. В следующей таблице перечислены проблемы, которые могут привести к сбою операции экспорта.
Устранение неполадок, связанных с обработанными вручную ответами
|
Сообщение о проблеме или столбце состояния сбора данных |
Причина |
Решение |
|
Щелкнув ответ правой кнопкой мыши, команда Экспорт данных в Microsoft Access не отображается . |
Выбранное сообщение не является допустимым ответом на сбор данных. |
Удалите сообщения, которые не являются ответами сбора данных, из указанной папки. |
|
Ответ не будет в нужной папке. |
В указанную папку будут отправляться только исходные ответы на сообщение. Ваши ответы на собственные сообщения (если вы не использовали копию сообщения в папке Отправленные для создания ответа) и ответы, которые являются частью потока сообщений электронной почты, используемого для обсуждения, могут не перемещаться в указанную папку. Другие возможные причины включают в себя то, что Access не установлен или что надстройка, необходимая для обработки ответов, либо отсутствует, либо повреждена. |
Если один из ваших ответов не обрабатывается, заполните форму, которая находится в отправленном сообщении, найденном в папке Отправленные. Если пользователь заполнил форму в ответе на ответ, попросите пользователя ответить на исходное сообщение. Если вы подозреваете, что надстройка отсутствует или повреждена, переключитесь на Outlook и выполните следующие действия.
Если вы видите запись в разделе Отключенные надстройки приложений, щелкните стрелку в поле Управление , выберите Отключенные элементы, а затем в диалоговом окне Отключенные элементы выберите Надстройка Microsoft Access Outlook для сбора и публикации данных и нажмите кнопку Включить. Если вы не видите надстройку Microsoft Access Outlook для сбора и публикации данных , попробуйте установить Access еще раз. |
|
Не удается найти базу данных. Найдите базу данных и импортируйте данные вручную. |
База данных была либо перемещена в другое расположение, переименована или удалена, либо повреждена. |
Восстановите базу данных в исходное расположение и повторите попытку. |
|
База данных уже используется. |
База данных открыта в монопольном режиме, и изменения не могут быть внесены в базу данных, пока не будет снята монопольная блокировка. |
Попросите пользователя, у которого открыта база данных в монопольном режиме, закрыть и открыть базу данных в обычном режиме. Затем попробуйте экспортировать ответ вручную. |
|
Таблица, запрос или поле отсутствуют. |
Целевая таблица или запрос были удалены или переименованы, либо их структура была изменена таким образом, что содержимое формы не может быть добавлено в таблицы. |
Создайте отсутствующие целевые таблицы и запросы или создайте и отправьте новое сообщение о сборе данных. |
|
Форма либо повреждена, либо была изменена. |
Форма в ответе повреждена, либо кто-то (получатель или отправитель) изменил форму. |
Если получатель изменил форму, попросите его повторно отправить вам форму, а затем экспортировать ответ вручную. Если форма в исходном сообщении повреждена или недопустима, необходимо создать и отправить новое сообщение. |
|
Отсутствуют сведения, необходимые для завершения обработки. |
Отсутствуют сведения, необходимые для сопоставления ответа с существующей записью, которую необходимо обновить. |
Параметры сообщения должны быть синхронизированы с Outlook. В Access на вкладке Внешние данные в группе Сбор данных щелкните Управление ответами. В диалоговом окне Управление ответами выберите сообщение. В разделе Сведения о сообщении в Access отображается поле предупреждения. Щелкните предупреждение, чтобы синхронизировать параметры, а затем закройте диалоговое окно. Вернитесь в Outlook и попробуйте экспортировать ответ вручную. |
|
Невозможно добавить или обновить данные, так как данные приводят к дубликату значения в поле, которое принимает только уникальные значения. |
Поле, для свойства Indexed которого задано значение Да (нет дубликатов), не может содержать повторяющиеся значения. Если значение, присвоенное полю формы, уже существует в соответствующем поле таблицы, операция завершится ошибкой. |
Попросите получателей отправить другой ответ с другим значением в поле формы. |
|
Введенное значение не является элементом в списке вариантов. |
Форма содержит обязательное поле, которое ищет значения, но пользователь не указал значение поля, либо свойство LimitToList поля имеет значение Да , а пользователь указал значение, отсутствующее в списке. |
Попросите получателей повторно отправить ответ после заполнения всех полей или заполните и сохраните форму , а затем повторите попытку экспорта. |
|
Недопустимое значение в поле формы. |
Получатель ввел недопустимые данные в одном или нескольких полях. |
Попросите получателей повторно отправить ответ после заполнения всех полей или заполните и сохраните форму, а затем повторите попытку экспорта. |
|
Ответ содержит форму, необходимую для заполнения. По завершении отправьте его отправителю этого сообщения электронной почты. |
Получатель не заполнил форму. |
Попросите получателей отправить еще один ответ после заполнения формы. |
Если исходное сообщение не достигло некоторых пользователей, попробуйте повторно отправить сообщение, а не пересылать его. Дополнительные сведения о повторной обработке сообщения см. в статье Повторная отправка сообщения о сборе данных.
