Слияние для создания конвертов

Шаг 1. Настройка списка рассылки

Список рассылки — это источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

Советы

• Если у вас нет списка рассылки, его можно создать во время слияния. Соберите все списки адресов и добавьте их в источник данных.
• Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец почтовых индексов или почтовых индексов в виде текста, чтобы сохранить нули. Дополнительные сведения см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.
• Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является вашей почтовой программой по умолчанию.

Шаг 2. Проверка макета конверта

При необходимости сначала проверьте печать на небольшой партии конвертов.

1. Перейдите в раздел Файл>Новый>пустой документ.

2. Перейдите в раздел Почтовые конверты>.
   

3. В поле Адрес получателя введите Пример адреса для проверки того, как выглядят напечатанные конверты.

4. В поле Обратный адрес введите свой обратный адрес.
   

5. Выберите Параметры>параметры конверта и выполните следующие действия.

   • Выберите соответствующий размер конверта или задайте размер, нажав кнопку Настраиваемый размер.
     
   • При необходимости выберите шрифт и задайте смещение элементов Адрес получателя и Обратный адрес слева и сверху.

6. На вкладкеПараметры печати проверьте Способ подачи, загрузите конверт так, как показано на рисунке, а затем нажмите кнопку ОК.
   

7. Нажмите кнопку Печать, а затем выберите Да, чтобы сохранить обратный адрес как адрес по умолчанию.

Шаг 3. Запуск слияния

1. Перейдите в раздел Mailings>Start Mail Merge>Конверты.
   
2. В диалоговом окне Параметры конверта проверьте параметры и нажмите кнопку OK.
3. По желанию вы также можете добавить обратный адрес или логотип.
4. Выберите Файл>Сохранить.

Шаг 4. Связывание списка рассылки с основным документом

1. Перейдите в раздел Рассылки>Выберите получателей.
   
2. Выберите источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
3. Выберите Файл>Сохранить.

Если нужно изменить список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.

Шаг 5. Добавление блока адреса на конверт

Блок адреса — это поле слияния, которое вы размещаете там, где должны находиться адреса на конверте. Чтобы лучше понять, где именно, включите знак абзаца (¶) с помощью клавиш CTRL+SHIFT+8.

1. Поместите курсор туда, куда нужно добавить блок адреса.
2. Перейдите враздел Блок адресоврассылки> и выберите формат. Дополнительные сведения см. в статье Вставка блока адреса.
   
3. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите формат имени получателей для конвертов.
4. Если вы хотите, нажмите или Кнопку Предыдущая чтобы просмотреть несколько записей в источнике данных, чтобы увидеть, как они выглядят.
5. Нажмите кнопку ОК.
6. Перейдите в раздел Сохранить файл>, чтобы сохранить документ слияния.

Если часть адреса отсутствует, см. статью Слияние: подбор полей, чтобы исправить проблему.

Этап 6. Предварительный просмотр и печать конвертов

Выполните окончательную проверку перед выводом конвертов на печать.

1. Нажмите или Кнопку Предыдущая чтобы просмотреть несколько записей в источнике данных, чтобы увидеть, как они выглядят.
2. Нажмите кнопку Готово & объединить>документы печати.
   

Шаг 7. Сохранение документа слияния для генерации конвертов

При сохранении документа слияния он остается подключенным к списку рассылки, что позволяет использовать его в дальнейшем.

Чтобы повторно использовать документ слияния с конвертом, откройте документ и нажмите кнопку Да, когда Word предложит сохранить подключение. Чтобы изменить адреса в документе слияния, откройте его и нажмите кнопку Изменить список получателей для сортировки, фильтрации и выбора определенных адресов.

Шаг 1. Настройка списка рассылки

Список рассылки — это источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

Шаг 2. Подготовка основного документа для генерации конвертов

1. Перейдите в раздел Mailings>Start Mail Merge>Конверты.
   
2. В диалоговом окне Конверт в разделе Обратный адрес выберите необходимый вариант.
3. В диалоговом окне Конверт в разделе Параметры печати щелкните Параметры страницы.
4. В диалоговом окне Параметры страницы в списке Размер бумаги выберите вариант, соответствующий размеру ваших конвертов.
   Если ни один из вариантов не подходит, выполните ниже приведенные действия.
5. В диалоговом окне Настройка страницы выберите Альбомная>ОК.
6. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Конверт.
7. Перейдите в раздел Сохранить файл>.

Шаг 3. Связывание списка рассылки с основным документом

1. На вкладке Рассылки нажмите кнопку Выбрать получателей.
   
2. Выберите источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
3. При необходимости измените список получателей. Дополнительные сведения см. в статье Слияние: изменение получателей.
4. Выберите Файл>Сохранить.

Шаг 4. Добавление и форматирование полей слияния

1. В документе установите флажок Перетащить поля в это окно или ввести текст, а затем щелкните текст или коснитесь его, чтобы удалить.
2. Перейдите в раздел Mailings>Insert Merge Field (Вставка поля слияния) и выберите поле, которое нужно добавить.
   
3. Добавьте и отформатируйте нужные поля, а затем нажмите кнопку ОК.

Шаг 5. Предварительный просмотр и печать конвертов

1. Перейдите в разделРезультаты предварительной версиирассылки>, чтобы узнать, как будут выглядеть конверты.
   

   Примечание

   Используйте стрелки влево и вправо на вкладке Рассылки для перехода между конвертами.

2. Чтобы изменить поля слияния, повторно нажмите кнопку Просмотр результатов.

3. По завершении перейдите на вкладку Рассылки и нажмите кнопку Готово & Объединить>печать документов , чтобы завершить слияние.
   

   Совет

   Чтобы просмотреть и обновить каждый конверт по отдельности перед печатью, перейдите в раздел MailingsFinish & Merge>Edit Individual Documents ( Редактирование отдельных> документов). По завершении перейдите к разделу Печать файла>, чтобы распечатать конверты.