При отправке писем в список рассылки вы можете настроить сообщение. Например, включите слова "Просроченных" для некоторых получателей на основе значений в определенных полях источника данных. Настройка основана на правилах, которые выполняются при выполнении слияния.
В примере "Просроченных" будет использоваться значение If... Затем... Правило иначе , указывающее, чтобы включить текст "Просроченных" для получателей, где значение поля "Дата выполнения" находится в прошлом.
Настройка правил выполняется после выбора получателей для слияния и после вставки полей слияния в документ.
Перейдите в раздел Правило рассылки> и выберите правило на основе описаний ниже.
Спросить
Например, вы отправляете одно и то же приглашение на ежеквартально собрание. В источнике данных не хранятся даты собрания, а дата собрания отображается в приглашении несколько раз.
Поместив закладки в документ и включив поле Ask, можно выполнить одно и то же слияние для каждого собрания. Единственное, что вам нужно будет ввести , это дата собрания, и вы введете ее только один раз.
- В документе слияния нажмите клавиши CTRL+F9 и введите имя, чтобы создать закладку. Повторите это, используя одно и то же имя, во всех местах, где должен отображаться ответ на поле Ask в документе.
- Поместите курсор в документ перед первой созданной закладкой.
- Перейдите в раздел Запросправил>рассылки>.
- Выберите только что созданную закладку (или введите ее имя) и введите запрос, например "Дата события?" в поле Запрос .
- Нажмите кнопку ОК и снова нажмите кнопку ОК .
- В конце процесса при нажатии кнопки Готово & объединить выберите Изменить отдельные документы. Вам будет предложено ввести ответ для каждого получателя. Этот ответ будет вставлен в указанные вами закладки в документах, полученных в результате слияния.
Дополнительные сведения: Коды полей: Поле ask
FILLIN
Например, вы отправляете одно и то же приглашение на ежеквартально собрание. В источнике данных не хранятся даты собрания, а дата собрания отображается в приглашении только один раз.
Поместив поле Fill-in в документ, можно выполнить одно и то же слияние для каждого собрания. Единственное, что нужно ввести, — это дата собрания.
- Поместите курсор в нужное место, куда будет идти текст заполнения.
- На вкладке Рассылки перейдите в разделЗаполнениеправил>.
- Введите запрос, например "Дата события?", в поле Запрос .
- Нажмите кнопку ОК и снова нажмите кнопку ОК .
- В конце процесса, нажав кнопку Готово & слияние, выберите Изменить отдельные документы. Вам будет предложено ввести ответ для каждого получателя. Этот ответ будет вставлен в поле Заполнение в документах, полученных в результате слияния.
Дополнительные сведения: Коды полей: Fill-In поле
Если... Затем... Еще
Например, вы отправляете корреспонденцию списку участников конференции, которые путешествуют как внутри страны, так и за рубежом. Поле Страна или регион в источнике данных может быть пустым для внутренних участников. Вы можете использовать if... Затем... Еще... правило для персонализации сообщения для всех получателей. Получатели, у которых пустое поле "Страна или регион", могут увидеть сообщение "Вы будете приветствоваться у ворот по прибытии", тогда как все остальные получатели могут увидеть: "Вас будут приветствовать на столе возле таможни".
- Поместите курсор в нужное место, куда будет идти условный текст.
- Перейдите враздел Правила>рассылки>, если... Затем... В остальном.
- В списке Имя поля выберите поле из источника данных, которое будет определять условный текст.
- В списке Сравнение выберите способ сравнения значения данных.
- В поле Сравнить с введите значение сравнения (пропустите это значение, если выбрано пустое или не пустое в качестве сравнения).
- В поле Вставить этот текст введите текст, который идет в документе при выполнении условий сравнения.
- В поле В противном случае вставьте этот текст в документе, если условия сравнения не выполнены.
- Нажмите кнопку ОК.
Дополнительные сведения: Коды полей: поле IF
MERGEREC
Например, вы хотите, чтобы каждый получатель отображал свою позицию в списке ожидания. Вы можете отсортировать список получателей в хронологическом порядке регистрации, а затем использовать правило слияния записи #, чтобы отобразить нумерованное положение получателя в списке.
Номер записи отражает любую сортировку или фильтрацию, примененную к источнику данных перед слиянием.
Совет
Используйте правило слияния rec # рядом с полем "Дата печати", чтобы создать уникальные номера счетов.
- Поместите курсор в нужное место, где будет отображаться номер записи.
- Перейдите в раздел Запись слиянияправил>рассылки>#.
Дополнительные сведения: Коды полей: Поле MergeRec
MERGESEQ
Например, требуется, чтобы корреспонденция отображала для каждого получателя общее число людей, зарегистрировавшихся на мероприятие. Правило Последовательности слияния # предоставляет количество записей в объединенном документе.
- Поместите курсор в нужное место, где будет отображаться номер записи.
- Перейдите в раздел Последовательностьслиянияправил>рассылки> #.
Дополнительные сведения: Коды полей: Поле MergeSeq
NEXT
Например, вы используете слияние для печати списка контактов на одном листе бумаги. Используйте правило следующей записи, чтобы сообщить Word перейти к следующей записи, не запуская новую страницу.
Примечание
Лист почтовых наклеек выкладывается в виде таблицы в Word. Чтобы поместить следующий адрес в метку, Word использует правило "Следующая запись" в каждой ячейке таблицы.
- Поместите курсор в то место, где должны отображаться данные из следующей записи.
- Перейдите враздел Правила>рассылки>Следующая запись.
- Вставка поля слияния для данных, которые вы хотите выполнить следующими
Список названий компаний может выглядеть следующим образом:
«Company_Name»
«Следующая запись»«Company_Name»
«Следующая запись»«Company_Name»
Дополнительные сведения: Коды полей: Следующее поле
NEXTIF
Например, вы хотите, чтобы на одном листе бумаги был указан список участников внутренней конференции, а участников международных поездок — на другом листе бумаги. Поле Страна или регион в источнике данных может быть пустым для внутренних путешественников. Правило Next Record If можно использовать, чтобы предотвратить запуск новой страницы Word до тех пор, пока она не достигнет получателей, поле "Страна или регион" не будет пустым. Для этого сначала отсортируйте источник данных по стране или региону.
- Поместите курсор в то место, где должны отображаться данные из следующей записи.
- Перейдите враздел Правила>рассылки>Следующая запись, если.
- В списке Имя поля выберите имя поля слияния, например Город.
- В списке Сравнение выберите способ сравнения значения данных. Например, чтобы выбрать получателей в определенном городе, выберите Равно.
- В поле Сравнить с введите значение, которое нужно использовать. Например, чтобы выделить получателей в Токио, введите Tokyo (пропустите этот параметр, если выбрано значение пустое или не пустое в качестве сравнения).
Дополнительные сведения: Коды полей: Поле NextIf
SET
Например, вы готовите приглашения на конференцию, где основной докладчик еще не завершен. Вы можете оставить заполнители для имени говорящего во всем документе и включить правило Задания закладок, в котором вы введете имя говорящего один раз, и оно отображается во всех заполнителях.
Заполнители — это поля ссылки; Правило Задания закладок вставляет поле, которое не отображается в документе (если вы не нажимаете клавиши ALT+F9, чтобы отобразить коды полей).
- Поместите курсор в любое место документа.
- Перейдите в разделНастройказакладки правил >рассылки>, введите имя, а затем нажмите кнопку ОК.
- Поместите курсор в нужное место, где будет отображаться текст закладки.
- Перейдите в раздел Вставка>полябыстрых частей> и выберите Ссылку.
- Выберите только что созданную закладку и нажмите кнопку ОК.
- Вставьте поле Ref везде, где нужно, чтобы текст закладки отображалась.
- Перед выполнением слияния щелкните правой кнопкой мыши поле Задать, выберите Изменить поле и введите нужный текст в поле Текст .
- Нажмите кнопку ОК.
Дополнительные сведения: Коды полей: Задать поле
Поле SKIPIF
Например, вы владеете магазином одежды и обнаружите, что у вас есть overstock конкретной футболки, но не в самом популярном размере. Когда вы будете готовы отправить листовку, вы будете исключать клиентов, которые носят определенный размер. Используйте правило "Пропустить запись если", чтобы сравнить содержимое данных о размере клиента с размером, который требуется исключить.
- Перейдите враздел Правила>рассылки>Пропустить запись, если.
- В списке Имя поля выберите имя поля слияния, например Размер.
- В списке Сравнение выберите способ сравнения значения данных. Например, чтобы выделить клиентов, которые носят определенный размер, выберите Равный.
- В поле Сравнить с введите значение, которое нужно использовать. Например, чтобы выделить клиентов, которые носят слишком малый размер, выберите XS (пропустите этот параметр, если выбрано пустое или не пустое в качестве сравнения).
Дополнительные сведения: Коды полей: Поле SkipIf