Receptom na úspešné stránky a spokojných používateľov je dobre naplánovaný a udržateľný prístup k správe stránok a používateľov. Tu sú niektoré kľúčové úlohy a koncepty, ktoré môžete použiť na plánovanie lokalít a spravovanie používateľov v organizácii.
Informácie o kolekciách lokalít
Bez ohľadu na to, či so SharePointom len začínate alebo používate mnoho verzií, moderné prostredie SharePointu poskytuje väčšiu flexibilitu, jednoduchšiu navigáciu a všetky lokality sú prispôsobené mobilným zariadeniam. Odporúčame vytvárať kolekcie lokalít pre každé vyťaženie vo vašej organizácii. Moderné prostredie SharePointu uľahčuje navigáciu a údržbu, pretože každá lokalita je teraz kolekciou lokalít. Získajte ďalšie informácie o modernom prostredí SharePointu a výhodách používania centrálnych lokalít. Odporúčame vytvoriť kolekcie lokalít pre každú pracovnú záťaž a potom ich všetky priradiť k centrálnej lokalite. To poskytuje väčšiu flexibilitu a ľahko sa prispôsobuje meniacim sa potrebám vašej organizácie. Ďalšie informácie nájdete v téme Čo je centrálna lokalita SharePointu?
Správca SharePointu deleguje správu kolekcií lokalít na rôznych ľudí v organizácii. Model povolení SharePointu vám umožňuje priraďovať povolenia rôznym rolám, ako je napríklad správca kolekcie lokalít, vlastník lokality a ďalšie roly. Informácie o pridávaní a odstraňovaní správcov kolekcie lokalít nájdete v téme Spravovanie správcov kolekcie lokalít .
Správca kolekcie lokalít má úroveň povolení Úplný prístup ku kolekcii lokalít. To znamená, že môžete pridať alebo odstrániť lokality a zmeniť nastavenia ľubovoľnej lokality v rámci kolekcie lokalít. Okrem toho môžete zobraziť, pridať, odstrániť alebo zmeniť všetok obsah na týchto lokalitách. Správca kolekcie lokalít môže určiť sekundárneho správcu kolekcie lokalít. Ako správca kolekcie lokalít môžete pridať ďalšieho správcu kolekcie lokalít alebo zmeniť správcu kolekcie lokalít prostredníctvom stránky Nastavenia. Ďalšie informácie o tejto úlohe nájdete v téme Spravovanie správcov kolekcie lokalít.
Tradičná kolekcia lokalít je skupina lokalít SharePoint, ktoré majú rovnakého vlastníka a zdieľajú rovnaké nastavenia správy, ako sú napríklad povolenia. Podlokality dedia z kolekcie lokalít navigáciu, povolenia a návrh lokality. Takže vždy, keď sa zmenia členovia lokality a projekty, musia sa zmeniť aj vaše lokality.
Výber lokalít pre jednotlivé vyťaženia
Je dôležité naplánovať typ kolekcie lokalít SharePointu, ktorý budete potrebovať pre svoju pracovnú záťaž. Potom chcete používateľom zjednodušiť navigáciu a nájsť to, čo potrebujú. Táto časť obsahuje podrobnosti o niektorých moderných lokalitách SharePoint, ktoré sú k dispozícii, a tiež o navigácii na týchto lokalitách. Skvelým článkom o navigácii pri plánovaní je Navigácia pri plánovaní pre moderné prostredie SharePointu.
Centrálnu lokalitu SharePoint si môžete predstaviť ako rámec alebo základ, ktorý vám pomôže usporiadať tímové a komunikačné lokality. Keď vytvoríte kolekcie lokalít pre jednotlivé pracovné zaťaženia v organizácii, centrálna lokalita spája tieto kolekcie lokalít logickými spôsobmi, ktoré uľahčujú ich vyhľadanie a správu. Potom môžete premiestňovať a spravovať kolekcie lokalít medzi centrálnymi lokalitami vždy, keď sa zmení vaše zaťaženie. Ďalšie informácie nájdete v téme Plánovanie sharepointových centrálnych lokalít.
Tímová lokalita SharePoint a všetky stránky, ktoré v rámci tejto lokality vytvoríte, sú k dispozícii len pre používateľov, ktorých pozvete povolením na prístup na danú lokalitu. Tímovú lokalitu môžete pripojiť aj k skupine v Microsoft 365. Pomocou tímovej lokality sa organizácia, tím alebo skupina môžu vzájomne spojiť a spolupracovať na dokumentoch a iných súboroch, zverejňovať oznámenia, plánovať schôdze, udržiavať úlohy, sledovať problémy alebo položky akcií a ukladať informácie v zoznamoch. Ďalšie informácie nájdete v téme Čo je tímová lokalita SharePoint?
Komunikačná lokalita SharePointu umožňuje zdieľať s ostatnými používateľmi informácie, ako sú napríklad správy, správy a stav. Lokalita zameraná na komunikáciu má zvyčajne niekoľko prispievateľov, ale veľa členov.
Riadenie
Riadenie je súbor politík, rolí, zodpovedností a procesov, ktorými sa riadi, riadi a riadi spolupráca obchodných divízií a technických tímov organizácie na dosiahnutie obchodných cieľov. Pokiaľ ide o kolekciu lokalít SharePointu, plán riadenia môže slúžiť ako pomôcka, ktorá vám pomôže pri plánovaní rolí, zodpovedností a politík potrebných na podporu vašej kolekcie lokalít. Môže to okrem iných zahŕňať nasledujúce skutočnosti:
- Architektúra informácií vrátane webových stránok, dokumentov, zoznamov a údajov
- Činnosti údržby vrátane správy používateľských kont
- Politiky označovania vlastnou značkou a prispôsobovania
- Školenie
Je dôležité pripraviť plán riadenia pre vašu organizáciu. Účasťou na vývoji plánu riadenia môžete pomôcť identifikovať vlastníctvo podnikových a technických tímov a určiť, kto je zodpovedný za aké oblasti systému. Ďalšie informácie o vytvorení plánu riadenia nájdete v téme Prehľad: Najvhodnejšie postupy správy používania tímovej lokality.
Spravovanie používateľov
Poznámka
Pri spravovaní používateľov možno budete musieť spolupracovať so správcom SharePointu. Používateľské profily napríklad spravuje správca SharePointu.
Používateľské kontá v službe Microsoft 365
Globálny správca pridáva nových používateľov do služby Microsoft 365 pomocou Centrum spravovania služby Microsoft 365, čo je portál na spravovanie používateľov a konfiguráciu služieb. Ďalšie informácie nájdete v téme Používatelia a roly. Globálny správca pri pridávaní nového používateľa vykoná nasledovné:
- Určuje, či môže daný používateľ získať aj prístup do centra spravovania
- Nastaví geografickú polohu používateľa
- Výber typu používateľskej licencie
- Vytvorí meno používateľa a heslo
Používatelia tímovej lokality
K tímovej lokalite môžete pridávať používateľov a upravovať povolenia pre používateľov. Úrovne povolení a členstvo v skupine SharePointu nájdete v časti Nastavenie. Microsoft 365 však teraz vytvára skupinu zabezpečenia s názvom Všetci okrem externých používateľov , ktorá obsahuje všetkých v adresári služby Microsoft 365 (s výnimkou ľudí, ktorí nie sú členmi vašej organizácie a ktorí sú pozvaní prostredníctvom funkcie externého zdieľania). Tejto skupine zabezpečenia sa automaticky udeľuje prístup ako člen SharePointu. To znamená, že používatelia, ktorých pridáte do služby Microsoft 365 Directory, môžu predvolene upravovať lokality, zoznamy a knižnice.
Úrovne povolení a členstvo v skupine
Úrovne povolení sú kolekcie sharepointových práv, ktoré používateľom umožňujú vykonávať množinu súvisiacich úloh. Úroveň povolenia Čítať napríklad zahŕňa okrem iného povolenia Zobraziť položky, Otvoriť položky, Zobraziť stránky a Zobraziť verzie, ktoré sú všetky potrebné na zobrazovanie stránok, dokumentov a položiek na lokalite SharePoint. Povolenia môžu byť zahrnuté do viacerých úrovní povolení. Ďalšie informácie nájdete v téme Plánovanie stratégie povolení.
Neodporúča sa priraďovať úrovne povolení priamo jednotlivým používateľom, pretože to môže sťažiť sledovanie a spravovanie osôb s prístupom k lokalitám. Niekedy je to nevyhnutné, ale malo by sa obmedziť na minimum, aby sa predišlo zložitostiam. Namiesto toho priraďte povolenia skupinám a potom jednotlivých používateľov priraďte k príslušným skupinám. Skupina je skupina používateľov, ktorí sú definovaní na úrovni kolekcie lokalít pre jednoduchú správu povolení. Ďalšie informácie nájdete v témach Predvolené skupiny SharePointu a Prispôsobenie povolení lokality. Každej skupine je priradená predvolená úroveň povolení. Niektoré základné predvolené skupiny SharePointu napríklad zahŕňajú tieto úrovne povolení:
| Skupina | Úroveň povolení |
|---|---|
| Vlastníci | Úplný prístup |
| Návštevníci | Čítať |
| Členovia | Prispievať |
Vlastné skupiny môže vytvárať každý s povolením Úplný prístup.
Po priradení úrovní povolení k skupinám SharePointu na úrovni kolekcie lokalít dedia tieto úrovne povolení predvolene všetky lokality a obsah lokality. Toto predvolené správanie sa nazýva dedenie povolení. Môžete určiť, či sa majú pri vytváraní podlokality nastaviť jedinečné povolenia alebo prerušiť dedenie povolení na lokalite, v zozname, knižnici alebo položke. Ďalšie informácie nájdete v téme Čo je dedenie povolení?
Keďže úroveň povolení používateľa určuje, čo môže na lokalite vidieť a k čomu má prístup, musíte pozorne zvážiť jeho členstvo v skupine. Používateľ, ktorý je napríklad zodpovedný za vytváranie a prispôsobovanie lokalít, musí byť minimálne členom skupiny Designer. Na druhej strane, používateľ, ktorý potrebuje iba čítať a sťahovať obsah a môže stať, že musí byť členom skupiny Návštevníci. Ďalšie informácie nájdete v téme Úrovne povolení v SharePointe.
Plánovanie používania funkcií lokality a kolekcie lokalít
Ako správca kolekcie lokalít budete možno potrebovaťSharePoint spravovať funkcie na úrovni kolekcie lokalít a na úrovni lokality. Tieto úlohy môžu zahŕňať aktiváciu alebo deaktiváciu funkcií v súlade s vaším plánom riadenia. Ďalšie informácie nájdete v téme Povolenie alebo zakázanie funkcií kolekcie lokalít. Pozrite si tiež Správa Koša kolekcie lokalít SharePoint.