Prehľad: Riadenie, povolenie a zdieľanie lokality pre vlastníkov lokality

Moderné riadenie lokality

V modernom SharePointe je riadenie lokality dôležitejšie než v predchádzajúcich verziách, pretože existuje väčšia kontrola a možnosti vytvárania lokalít. Riadenie vašej organizácie závisí od toho, akú úroveň kontroly potrebuje vaša organizácia nad obsahom, čím sa určia podrobnosti o vytváraní lokalít a riadení vlastníkom lokality. Správca SharePointu vám môže pomôcť pochopiť politiky týkajúce sa požiadaviek zabezpečenia, vládnych nariadení, označenia vlastnou značkou, zjednodušenia ovládania a pokynov na školenia. Pred vytvorením plánu riadenia lokality získajte od svojho správcu SharePointu ďalšie informácie o politikách vytvárania a používania lokalít vo vašej organizácii.

Moderná navigačná štruktúra lokality SharePoint

Najefektívnejšie lokality SharePoint pomáhajú používateľom rýchlo nájsť, čo potrebujú, aby mohli na základe získaných informácií prijímať rozhodnutia, dozvedieť sa, čo aktuálne rieši, získať prístup k potrebným nástrojom alebo spolupracovať s kolegami na vyriešení problému. Ďalšie informácie o plánovaní navigácie na lokalite v SharePointe.

Súčasťou architektúry informácií môže byť aj klasifikácia informácií. Ak sú informácie, ktoré publikujete, pre spoločnosť vysokú hodnotu, vyžadujú osobitné zabezpečenie alebo sa na ne vzťahujú pravidlá dodržiavania súladu s nariadeniami, zvážte vytvorenie klasifikačnej schémy na identifikáciu špecifických typov obsahu, ktoré je potrebné starostlivo spravovať. Po usporiadaní informácií do konkrétnych zoznamov a knižníc môžete použiť funkcie riadenia na spravovanie zobrazenia obsahu.

Moderná architektúra SharePointu je navrhnutá tak, aby bola flexibilná a prispôsobovala sa meniacim sa potrebám vašej organizácie. Moderné lokality je možné priradiť k centrálnym lokalitám. Priradené lokality zdieľajú navigáciu a značku s centrom. Ak to vlastník lokality rozbočovača povolí a vlastníci lokality schvália, priradené lokality môžu tiež zdieľať povolenia centra.

Pri určovaní navigačnej štruktúry lokality zvážte tieto faktory:

• Aký druh obsahu budete mať na lokalite? Ako sa to premietne do stránok, zoznamov a knižníc?
• Ako sa budú informácie prezentovať na stránke?
• Ako sa používatelia lokality pohybujú na lokalite?
• Ako sa budú informácie zameriavať na konkrétne cieľové skupiny?
• Ako sa nakonfiguruje a optimalizuje vyhľadávanie?

Spravovanie povolení na moderných lokalitách

Integrita, dôvernosť a ochrana osobných údajov dôležitých informácií organizácie závisí od toho, ako zabezpečíte lokalitu. Konkrétne od toho, komu udelíte prístup na lokalitu. Do spravovania povolení na moderných lokalitách pracujú používatelia aj skupiny používateľov. Povolenia v moderných komunikačných a tímových lokalitách sa získavajú zo šablón lokalít, ktoré poskytujú odlišné možnosti. pre každú lokalitu.

Lokality zamerané na komunikáciu nie sú priradené k skupinám v Microsoft 365 a majú tri predvolené roly – vlastníkov lokality, členov lokality a návštevníkov lokality.

Tu je niekoľko tipov, na ktoré treba pamätať pri vytváraní stratégie povolení:

• Riaďte sa princípom najmenších oprávnení: Poskytnite používateľom najnižšiu úroveň povolení, ktorú potrebujú na vykonanie priradených úloh.
• Použitie štandardných predvolených skupín: Poskytnite používateľom prístup tak, že ich pridáte do štandardných predvolených skupín (napríklad Členovia, Návštevníci a Vlastníci).
• Zvážte segmentovanie obsahu podľa úrovne zabezpečenia: Vytvorte lokalitu alebo knižnicu špeciálne pre citlivé dokumenty. Nenechávajte ich rozptýlené vo väčšej knižnici a chránené jedinečnými povoleniami.

Moderné povolenia lokality podľa názvu

Ďalšie zdroje informácií pre vlastníkov lokalít:

• Prispôsobenie lokality SharePoint
• Prispôsobenie navigácie na lokalite SharePoint
• Vyhľadávanie v modernom SharePointe
• Nastavenie centrálnej lokality SharePoint
• Správa komunikačnej lokality SharePointu
• Spravovanie nastavení lokality SharePoint
• Zdieľanie lokality
• Úprava povolení pre zoznam, knižnicu alebo jednotlivú položku

Riadenie lokality

Dôležitou, no často neviditeľnou súčasťou každej lokality je jej model riadenia – množina politík, rolí, zodpovedností a procesov, ktoré zaviedlate s cieľom určiť, ako ľudia v skupine používajú SharePoint.

Mnohé organizácie používajú model riadenia pre lokality buď na úrovni centrálnej správy, alebo na úrovni kolekcie lokalít, ktoré môže vytvárať a udržiavať IT oddelenie alebo tím. Ako vlastník lokality potrebujete zistiť, či už pre kolekciu lokalít alebo farmu existuje model riadenia. Ak áno, môžete ho použiť ako usmernenie pre používateľov lokality alebo vytvoriť ďalší model riadenia na riešenie konkrétnych problémov. Ak ste napríklad vlastníkom podlokality v kolekcii lokalít, ako je napríklad klasická tímová lokalita, môže byť vhodné vytvoriť vlastný dodatočný model riadenia. na riešenie konkrétnych problémov v podlokalite.

Model riadenia lokality zjednodušuje používateľom lokality rozpoznať novú podlokalitu, zoznam alebo iný obsah lokality. Zabezpečuje, že podlokality a obsah budú po zastaraní vyradené, aby sa šetril ukladací priestor a zachovala presnosť výsledkov hľadania. Poskytuje používateľom prístup k správnemu obsahu, zachovajte rovnakú značku lokality tak, že vlastníkom podlokality oznámite, aké šablóny a motívy sú k dispozícii. Uľahčuje tiež zmenu vlastníka lokality, keď ľudia odídu z organizácie alebo sa zmenia roly.

Dobrý model riadenia lokality by sa mal zamerať na tieto časti:

• Vytvorenie lokality
• Správa povolení
• Architektúra informácií
• Životný cyklus lokality a ukončenie poskytovania
• Limity ukladacieho priestoru
• Klasifikácia informácií
• Prispôsobenie
• Ochrana údajov
• Navigácia
• Vyhľadávanie
• Roly a zodpovednosti za podporu lokality

O niektorých častiach predchádzajúceho zoznamu sa už možno rozhodne model riadenia na úrovni kolekcie lokalít alebo organizácie, napríklad o tom, koľko ukladacieho priestoru máte pre svoju lokalitu a aké možnosti je možné prispôsobiť vzhľadu a správania lokality. Ďalšie nemusia byť relevantné, pretože závisia od toho, aká zložitá je tímová lokalita a koľko ľudí ju používa. Aj keď sa však nemusíte rozhodovať o týchto témach, je dobré poznať, aké rozhodnutia sa prijali, aby ste mohli informovať používateľov lokality a primerane presadzovať politiky.

Vytvorenie podlokality

Možno chcete, aby členovia vášho tímu mohli v rámci tímovej lokality vytvárať podlokality na použitie v konkrétnych projektoch.

Možnosť spontánne vytvárať nové podlokality môže byť pre skupinu veľkým prínosom, ale neobmedzená tvorba lokalít sa môže vymknúť spod kontroly. Keď sa podlokality voľne množia, môžu vzniknúť problémy. Príklad:

• Pre používateľov je ťažké nájsť správnu podlokalitu alebo si byť istí, že ju našli.
• Informácie je možné duplikovať na viacerých podlokalitách, pričom zaberajú drahý ukladací priestor a vyžadujú duplicitné úsilie na údržbu.
• Neaktuálne informácie sa môžu vo výsledkoch vyhľadávania nachádzať na podlokalitách, prípadne celé roky. Môže byť ťažké určiť, ktorá verzia informácií je správna.
• Spravovanie povolení pre veľké množstvo podlokalít môže byť veľmi náročné a používatelia sa môžu neúmyselne dostať k informáciám, ktoré by v skutočnosti nemali mať.
• Po opustení skupiny zamestnancami môžu byť nimi vytvorené podlokality opustené, čo môže spôsobiť zmätok a zakaliť výsledky hľadania pre zostávajúcich používateľov lokality.

Ak pri vytváraní lokalít nastavíte niektoré politiky, ktoré sa týkajú nasledujúcich oblastí, môžete ušetriť čas a energiu:

• Kto má povolenie vytvárať podlokality?
• Je potrebné nové podlokality vopred schváliť? Ak áno, aké sú kritériá na schválenie a kto udeľuje schválenie?
• Mali by sa v nových podlokalitách používať vytvorené šablóny a motívy?
• Koľko informácií môže byť uložených na lokalite? Teda, koľko miesta na disku môže zabrať?
• Aké sú pravidlá zahrnutia stratégií navigácie na lokalite?
• Ako dlho by mali byť informácie uložené na podlokalitách predtým, ako sa odstránia alebo archivujú?

Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie lokality alebo podlokality .

Správa povolení

Integrita, dôvernosť a ochrana osobných údajov dôležitých informácií organizácie závisí od toho, ako zabezpečíte lokalitu. Konkrétne od toho, komu udelíte prístup na lokalitu.

Udelenie a obmedzenie prístupu na lokalitu sa nazýva spravovanie povolení a patrí medzi vaše najdôležitejšie povinnosti ako vlastníka lokality.

Tu je niekoľko tipov, ktoré treba mať na pamäti pri vytváraní stratégie povolení.

• Dodržiavajte princíp najmenších oprávnení: poskytnite používateľom najnižšiu úroveň povolenia, ktorú potrebujú na vykonávanie priradených úloh.
• Poskytnite používateľom prístup tak, že ich pridáte do štandardných predvolených skupín (napríklad Členovia, Návštevníci a Vlastníci). Nastavte väčšinu ľudí do skupín Členovia alebo Návštevníci a obmedzte počet ľudí v skupine Vlastníci.
• Pomocou dedenia povolení môžete vytvoriť jasnú a jednoducho vizualizovateľnú hierarchiu. Neudeľujte teda povolenia jednotlivcom, namiesto toho pracujte so skupinami. Tam, kde je to možné, nechajte podlokality jednoducho dediť povolenia z tímovej lokality namiesto jedinečných povolení.
• Usporiadajte obsah a využite výhody dedenia povolení: Zvážte segmentovanie obsahu podľa úrovne zabezpečenia – vytvorte lokalitu alebo knižnicu špeciálne pre citlivé dokumenty, nenechávajte ich roztrúsené vo väčšej knižnici a chránené jedinečnými povoleniami.

Informácie o nastavení povolení nájdete v téme Úrovne povolení v SharePointe alebo Úprava povolení pre zoznam, knižnicu alebo jednotlivú položku .

Architektúra informácií

Architektúra informácií lokality je niečo ako obsah v knihe: Určuje, ako sú informácie na danej lokalite – webové stránky, dokumenty, zoznamy a údaje – usporiadané a prezentované používateľom lokality. Architektúra informácií sa často zaznamenáva ako hierarchický zoznam obsahu lokality, kľúčových slov vyhľadávania, typov údajov a ďalších konceptov.

Ak chcete vytvoriť informačnú architektúru, musíte analyzovať informácie, ktoré sa majú prezentovať na lokalite. Tu sú niektoré otázky, ktoré môžete použiť na vývoj informačnej architektúry:

• Aký druh obsahu budete mať na lokalite? Ako sa to premietne do podlokalít, zoznamov, knižníc a podobne?
• Ako sa budú informácie prezentovať na stránke?
• Ako sa používatelia lokality pohybujú na lokalite?
• Ako sa budú informácie zameriavať na konkrétne cieľové skupiny?
• Ako sa nakonfiguruje a optimalizuje vyhľadávanie?

Súčasťou architektúry informácií môže byť aj klasifikácia informácií.

Ak majú informácie, s ktorými pracujete, vysokú hodnotu pre spoločnosť, vyžadujú osobitné zabezpečenie alebo sa na ne vzťahujú pravidlá dodržiavania súladu s nariadeniami, možno budete chcieť nastaviť klasifikačnú schému na identifikáciu konkrétnych typov obsahu, ktoré je potrebné starostlivo spravovať.

Po usporiadaní informácií do konkrétnych zoznamov a knižníc môžete použiť funkcie riadenia na spravovanie obsahu. Príklad:

Vyžadovanie vzatia súborov z projektu

Keď vyžadujete vzatie súboru z projektu, zabezpečíte, že až do vrátenia súboru do projektu môže súbor upravovať iba jedna osoba. Vyžadovanie vzatia dokumentov z projektu zabraňuje viacerým ľuďom vykonávať zmeny súčasne, čo môže viesť ku konfliktom úprav a zmätkom. Vyžadovanie vzatia z projektu môže tiež pomôcť pripomenúť členom tímu, aby pridali komentár pri vrátení súboru do projektu, aby ste mohli jednoduchšie sledovať zmeny v jednotlivých verziách. Ďalšie informácie nájdete v téme Nastavenie knižnice na vyžadovanie vzatia súborov z projektu.

Sledovanie verzií

Ak si potrebujete zachovať predchádzajúce verzie súborov, knižnice vám môžu pomôcť súbory sledovať, uložiť a obnoviť. Môžete sledovať všetky verzie rovnakým spôsobom. Alebo môžete niektoré verzie označiť ako hlavné, napríklad pridaním novej kapitoly do príručky a niektoré verziami ako vedľajšie, ako je napríklad oprava pravopisnej chyby. Na pomoc so spravovaním ukladacieho priestoru môžete vybrať číslo jednotlivých typov verzie, ktorú chcete ukladať. Ďalšie informácie o tvorbe verzií nájdete v téme Ako funguje tvorba verzií v zozname alebo knižnici?

Požadovanie schválenia dokumentu

Môžete stanoviť, že sa vyžaduje schválenie dokumentu. Dokumenty zotrvávajú v stave čakania, kým ich neschváli alebo nezamietne používateľ, ktorý má na to povolenie. Môžete určiť, ktoré skupiny používateľov môžu dokument zobraziť ešte pred jeho schválením. Táto funkcia môže byť užitočná v prípade, že knižnica obsahuje dôležité pokyny alebo postupy, ktoré musia byť konečné skôr, ako sa k nim ostatní dozvedia. Ďalšie informácie o schvaľovaní dokumentov nájdete v téme Požadovanie schválenia položiek v zozname alebo knižnici lokality.

Buďte informovaní o zmenách

Knižnice podporujú technológiu RSS, aby členovia pracovnej skupiny mohli automaticky prijímať a zobrazovať aktualizácie alebo informačné kanály správ a informácií v konsolidovanom umiestnení. Technológia RSS vás môže používať na to, aby vás upozornila na akékoľvek zmeny vykonané v knižnici, napríklad pri zmene súborov uložených v knižnici. Informačné kanály RSS umožňujú používateľom pracovnej skupiny zobraziť konsolidovaný zoznam zmenených súborov. Môžete tiež vytvoriť e-mailové upozornenia, aby ste boli upozornení na každú zmenu súboru. Ďalšie informácie o informačných kanáloch RSS nájdete v téme Spravovanie informačných kanálov RSS pre lokalitu alebo kolekciu lokalít.

Vytvorenie pracovných postupov

Knižnica dokumentov alebo typ obsahu môže používať pracovné postupy, ktoré vaša organizácia definovala pre obchodné procesy, ako je napríklad správa schvaľovania dokumentov alebo revízie. Skupina môže v dokumentoch aplikovať obchodné procesy, ktoré sa označujú ako pracovné postupy, ktoré určujú akcie, ktoré je potrebné vykonať v danej postupnosti, ako napríklad schválenie alebo preklad dokumentov. Pracovný postup je automatizovaný spôsob presúvania dokumentov alebo položiek postupnosti akcií alebo úloh. Predvolene sú pre knižnice k dispozícii tri pracovné postupy: schvaľovanie, ktoré nasmeruje dokument do skupiny ľudí určenej na schválenie; zhromažďovanie pripomienok, ktoré nasmerujú dokument do skupiny ľudí na získanie odozvy a vrátia ho osobe spúšťajúcej pracovný postup ako kompiláciu, a zhromažďovanie podpisov, ktorá smeruje dokument do skupiny ľudí určenej na zhromaždenie digitálnych podpisov. Ďalšie informácie o pracovných postupoch nájdete v téme Prehľad pracovných postupov, ktoré sú súčasťou SharePointu

Definovanie typov obsahu

Ak skupina pracuje s viacerými typmi súborov, ako sú napríklad hárky, prezentácie a dokumenty, môžete rozšíriť funkcie svojej knižnice povolením a definovaním viacerých typov obsahu. Typy obsahu pridávajú flexibilitu a konzistentnosť vo viacerých knižniciach. Každý typ obsahu môže určovať šablónu a dokonca aj procesy pracovného postupu. Šablóny slúžia ako východiskový bod pre formátovanie a často používaný text a pre vlastnosti, ktoré sa vzťahujú na dokumenty daného typu, ako je napríklad názov oddelenia alebo číslo zmluvy. Ďalšie informácie o typoch obsahu nájdete v téme Úvodné informácie o typoch obsahu a publikovaní typov obsahu

Sledovanie auditu

Ak máte skupinu citlivých súborov a bolo by užitočné vedieť, ako sa dokumenty používali, môžete definovať politiku, ktorá povolí sledovanie auditu udalostí, ako sú zmeny, kópie alebo odstraňovanie súborov. Informácie o nastavení auditovania nájdete v téme Konfigurácia nastavenia auditu pre kolekciu lokality

Životný cyklus lokality a ukončenie poskytovania

Lokality, ako napríklad lokality na prácu s dokumentmi a lokality diskusií, majú tendenciu visieť, keď už nie sú užitočné, zaberajú cenný ukladací priestor a mizerné výsledky hľadania. Vhodné je nastaviť plán kontroly lokalít a ich obsahu (aspoň raz ročne), aby ste zistili, či sa oplatí ich ponechať.

Treba mať na pamäti aj to, že zastarané lokality môžu hľadať aj širší model riadenia vašej organizácie. Správca môže napríklad automaticky odstrániť lokality, ktoré ostali nedotknuté 90 dní. Ako vlastníkovi lokality dostanete e-mail s upozornením, že sa to stane. Ďalšie informácie o politike životného cyklu a vyradení z ponuky nájdete v téme Politiky uzavretia lokality.