Archivácia: Filtrovanie zobrazenia zoznamu v SharePoint

Filtre znížia množstvo vrátených údajov výberom položiek na základe operácií (napríklad väčšie ako alebo menšie ako) a zhodných údajov. Keď vytvoríte filtrované zobrazenie, prvý indexovaný stĺpec vo výraze filtra by mal čo najviac zmenšiť množinu údajov. Filtrovanie poľa stavu alebo dátumu môže napríklad často výrazne zmenšiť množinu údajov. Ak máte 15 000 položiek, budete chcieť, aby prvý index vrátil menej ako 5 000 položiek. Aj keď vaša množina údajov nemá viac ako 5 000 položiek, je to vhodné.

SharePoint vyberie prvý indexovaný stĺpec v dotaze a potom použije ostatné stĺpce na výber údajov. Ďalšie stĺpce, ktoré určíte vo filtri zobrazenia, môžu, ale nemusia byť indexované. Zobrazenie tieto indexy používa, a to ani vtedy, ak výsledok filtrovaného zobrazenia vráti menej položiek, než je prahová hodnota zobrazenia zoznamu.

Máte napríklad dotaz: veľkosť = veľké AND farba = červená. V zozname sa veľkosť ne indexuje, ale farba je. Ak je v zozname menej ako 5 000 červených položiek, dotaz je úspešný vo veľkom zozname. Ak však máte dotaz veľkosť = veľké OR farba = červená a databáza môže nájsť všetky červené položky, je nutné skontrolovať úplný zoznam a nájsť všetky veľké položky. Ak sa vráti viac než 5 000 položiek, dotaz je najviac.

Ak vo výraze filtra použijete dva alebo viaceré stĺpce, určujúci index alebo indexy by mali používať operátor AND. Napríklad, ak chcete vrátiť psy z veľkého zoznamu zvierat. Máte neindexovaný stĺpec s názvom Druh, v ktorom sa nachádza hodnota Pes. Ak dotazujte len na Druh = Pes, váš dotaz bude s obmedzeniami. Ak však máte indexovaný stĺpec s názvom Trieda, dotaz sa zmení na Trieda = Cicavce AND Druh = Pes. Pomocou dotazu Trieda = Cicavce AND (Druh = PES OR Druh = Mačky) môžete vyhľadávať mačky aj psy. Druhý dotaz vyberie všetky Cicavce a potom sa vyfiltruje Psy a Mačky.

Ak stĺpce, ktoré budete používať na filtrovanie, nemajú indexy, môžete začať vytvorením indexov. Ďalšie informácie nájdete v téme Pridanie indexu do SharePoint stĺpca.

Po indexovanie môžete stĺpec pridať, keď vytvárate alebo upravujete zobrazenie, a potom ho môžete použiť na filtrovanie zobrazenia. Pred vytvorením zobrazenia môžete chcieť pridať ďalšie stĺpce do zoznamu, aby ste mali väčšiu flexibilitu zoraďovania, zoskupovania a filtrovania. Na zoraďovanie a filtrovanie môžete vybrať stĺpce, ktoré sú v množine údajov, ale nezobrazujú sa.

Vytvorenie zobrazenia

Otvorte zoznam alebo knižnicu, kde chcete vytvoriť zobrazenie.

V závislosti od verzie vykonajte niektorý z týchto krokov:

• VSharePoint vykonajte nasledovné kroky:

1. Kliknite na záhlavie stĺpca, podľa ktorý chcete filtrovať, a v možnostiach ponuky vyberte položku Filter.
   
   

2. Na table filtra, ktorá sa otvorí v pravej časti stránky, vyberte hodnoty stĺpca, podľa ktorých chcete zoznam filtrovať. Po dokončení kliknite na tlačidlo Použiť.
   
   
   
   Teraz by ste si mali všimnúť, že vedľa hlavičky stĺpca sa nachádza ikona filtra, čo znamená, že zoznam sa filtruje podľa hodnôt v tomto stĺpci.
   
   
   
   Ďalšie informácie o table Filtre a spôsobe filtrovania podľa hodnôt uložených vo viacerých rôznych stĺpcoch nájdete v časti Čo je tabla Filtre zoznamu a knižnice?

3. Pozrite sa na ponuku zobrazení v pravom hornom rohu zoznamu alebo knižnice. Názov aktuálneho zobrazenia by ste si mali všimnúť hviezdičkou (*). Znamená to, že zobrazenie nie je neuložené. Ak chcete vytvoriť nové zobrazenie, vyberte názov aktuálneho zobrazenia a potom z možností ponuky vyberte položku Uložiť zobrazenie ako.
   
   

4. V zobrazenom poli Uložiť ako zadajte nový názov zobrazenia. (Ak chcete, aby všetci mohli vidieť vaše zobrazenie, ponechajte začiarknuté políčko Nechajte toto zobrazenie ako verejné. Ak chcete nastaviť toto zobrazenie ako súkromné, aby ste ho mohli vidieť iba vy, zrušte začiarknutie políčka.) Nové zobrazenie vytvoríte kliknutím na tlačidlo Uložiť.
   
   
   
   Teraz by sa malo zobraziť filtrované zobrazenie zoznamu alebo knižnice.

   Poznámka: Zoznam alebo knižnicu je možné filtrovať bez toho, aby ste ich ukladali ako zobrazenie. 

• Vo SharePoint 2016, 2013, 2010 alebo SharePoint klasického systému vykonajte nasledovné:

1. Kliknite na kartu Zoznam alebo Knižnica a potom kliknite na položku Vytvoriť zobrazenie.
   
   

2. Na stránke Typ zobrazenia kliknite na zobrazenie, ktoré chcete použiť. Ak si nie ste istí, vyberte položku Štandardné zobrazenie.

   

3. Zadajte názov zobrazenia.

   

4. Upravte webovú adresu zobrazenia alebo prijmite predvolenú. Neskôr sa môžete vrátiť a toto zmeniť.

5. V časti Filterkliknite na položku Zobraziť položky, len ak sú splnené nasledovné podmienky a potom vyberte spôsob filtrovania položiek na základe indexovaných stĺpcov.

   Ak chcete napríklad vytvoriť zobrazenie iba položiek, ktoré sa zmenili dnes, vyberte stĺpec Upravené (Indexované) a podmienku rovná sa a potom zadajte text [Dnes].

   

   Poznámka: Ak sa za názvom žiadne stĺpce, ktoré majú za názvom slovo (Indexované), žiadne indexované stĺpce pre tento zoznam alebo knižnicu zobraziť nemajú. Najskôr musíte vytvoriť jednoduchý alebo zložený index.

6. Ak chcete obmedziť počet položiek zobrazených na každej stránke, posuňte sa nadol na položku Obmedzenie počtu položiek a nastavte hodnotu Počet zobrazených položiek. Keď vytvoríte zobrazenie, predvolený počet zobrazených položiek je 30.

   

7. Pri nastavovaní limitu položiek na stránke si môžete vybrať dve možnosti:

   • Zobraziť položky v dávkach určenej veľkosti, ktorá vytvára zobrazenie údajov na stránke, čo je užitočné vtedy, keď prehľadávate položky neinteraktívnym spôsobom.

     Ak existuje viac položiek, než je vaše nastavenie limitu, zobrazenie sa bude stránkovať.

     

   • Obmedziť celkový počet vrátených položiek na zadanú hodnotu, vytvára pevný limit, ktorý môže a nemusí vrátiť všetky výsledky operácie filtrovania. Môže to byť užitočné pri testovaní zobrazenia, vytváraní prototypu alebo pri načítavaní iba hornej hodnoty v zobrazení.

8. Ak chcete zobraziťvšetky informácie z položiek zoznamu vo formáte zvislej tably, v časti Štýl môžete vybrať položku Tabla ukážky. Tabla ukážky je jedným zo štýlov zobrazenia, ktoré si môžete pri úprave alebo vytváraní zobrazenia vybrať v časti Štýl.

   

   Po prechode myšou na názov položky v oblasti posúvania na ľavej strane stránky sa môžete rýchlo presúvať údajmi a zobraziť všetky hodnoty stĺpca aktuálnej položky, ktorú sú vertikálne zobrazené na pravej strane stránky. Zobrazí sa menej úvodných údajov, čo pomáha pri rýchlejšiu zobrazenie zobrazenia. Tento štýl je užitočný aj vtedy, keď je zoznam široký alebo obsahuje veľa stĺpcov a na zobrazenie údajov by vyžadoval vodorovné posúvanie.

   

9. Kliknite na tlačidlo OK.

K dispozícii sú aj ďalšie kroky, ktoré môžete vykonať so zobrazením, tieto však stačia na zobrazenie údajov, ktoré prekročili prahovú hodnotu zobrazenia zoznamu, ak ste zablokovaní. Zoraďovať a zoskupovať môžete aj podľa súčtov, rozbaliť priečinky a optimalizovať zobrazenie pomocou mobilného zariadenia.

Úprava zobrazenia

Otvorte zoznam alebo knižnicu, kde chcete vytvoriť zobrazenie.

VSharePoint vykonajte nasledovné kroky:

1. Vykonajte ďalšiu zmenu zobrazenia, napríklad zoradenie, zoskupenie alebo pridanie ďalších filtrov.

2. Postupujte podľa pokynov v krokoch 3 a 4 uvedených vyššie, ale tentokrát nezmenia názov zobrazenia. Kliknite na tlačidlo Uložiť. Existujúce zobrazenie sa tým prepíše.
   
   Ak chcete mať väčšiu kontrolu nad zobrazením, môžete tak urobiť úpravou zobrazenia pomocou klasického editora zobrazení. Ak to chcete urobiť, vyberte názov aktuálneho zobrazenia v ponuke zobrazenia a z možností ponuky vyberte položku Upraviť aktuálne zobrazenie a potom postupujte podľa pokynov pre klasické zobrazenie SharePoint vyššie.
   
   

Vo SharePoint 2016, 2013, 2010 alebo SharePoint klasického systému vykonajte nasledovné:

1. Kliknite na kartu Zoznam alebo Knižnica, vyberte zobrazenie v časti Aktuálne zobrazenie apotom kliknite na položku Upraviť zobrazenie.
   
   

2. Posuňte sa nadol do časti Zobrazenia a potom kliknite na zobrazenie.

3. Potom môžete zmeniť nastavenia, ako je uvedené v krokoch 5 až 9 v postupe Vytvorenie zobrazenia vyššie.

4. Kliknite na tlačidlo OK.

Ak chcete v zobrazení rýchlo filtrovať veľa položiek, prvý stĺpec vo filtri musí byť indexovaný. Iné stĺpce, ktoré určíte vo filtri zobrazenia, môžu, ale nemusia byť indexované, ale zobrazenie tieto indexy nebude používať. Prvý stĺpec filtra by mal vrátiť menej položiek, než je prahová hodnota zobrazenia zoznamu.

Ak prvý stĺpec filtra vráti viac položiek, ako je prahová hodnota zobrazenia zoznamu, môžete použiť filter s dvoma alebo viac stĺpcami. Keď definujete filtrované zobrazenie, ktoré používa dva alebo viac stĺpcov, na obmedzenie celkového počtu vrátených položiek použite operátor AND. Aj v tomto prípade však budete musieť ako prvý stĺpec vo filtri zadať ten stĺpec, ktorý s najväčšou pravdepodobnosťou vráti menší objem údajov. Použitie filtra OR takmer vždy zvyšuje počet vrátených položiek a za týchto okolností tento prístup nie je efektívny.

Ďalšie informácie o zobrazeniach nájdete v téme Vytvorenie, zmena alebo odstránenie zobrazenia zoznamu alebo knižnice.

K dispozícii sú dve kľúčové slová, ktoré môžete použiť na filtrovanie podľa aktuálneho dňa [Dnes] alebo aktuálneho používateľa [Ja]. Ide o dynamické správanie, ktoré sa mení podľa používateľa alebo dátumu.

Používanie funkcie [Ja] môže byť užitočné, keď chcete svoje dokumenty len zobraziť vo veľkej knižnici. [Ja] funguje v stĺpcoch založených na ľuďoch, napríklad Vytvoril alebo Upravil. Ak chcete napríklad zobraziť všetky dokumenty, ktoré ste vytvorili, nastavte filter so stĺpcom Vytvoril/-a na rovnú [Ja]. Ak ste editor a chcete zobraziť posledné súbory, na ktoré ste pracovali, nastavte filter v stĺpci Upravil/-a na rovnú [Ja]. Ak chcete zobraziť obe možnosti, vytvorte dva filtre prepojené spoločnosťou Or.

Kľúčové slovo [Dnes] funguje v stĺpcoch založených na dátumoch. Pomocou matematických výrazov môžete získať rozsahy, ktoré sa menia s dnešným dátumom. Ak chcete napríklad zobraziť všetky dokumenty upravené za posledných 30 dní, môžete v stĺpci Dátum vytvoriť filter, ktorý je väčší alebo rovný ako [Dnes] - 30. Ak chcete aktuálny deň opustiť, nastavte v stĺpci Dátum druhý filter, ktorý je menší ako [Dnes], a prepojte ich pomocou možnosti And.

Môžete filtrovať zoznam SharePoint, ktorý obsahuje stĺpec metaúdajov. 

Pridanie stĺpca metaúdajov do zoznamu

Prejdite do zoznamu a vyberte položku +Pridať stĺpec.

Vyberte položku Viac... vyberte prepínač Spravované metaúdaje a potom vyberte tlačidlo OK.

Prípadne môžete po vytvorení stĺpca spravovaných metaúdajov a pridaní položiek do zoznamu použiť značky metaúdajov kliknutím na ikonu Značka na table Úprava položky zoznamu.

Použitie značiek metaúdajov na table stromové zobrazenie.

Filtrovanie značiek spravovaných metaúdajov

1. Ak chcete získať prístup filter, vyberte ikonu filtra .

   

   Poznámka: Možnosť stromového zobrazenia môžete vybrať v rozbaľovacom zozname v hornej časti tably, ktorý poskytuje hierarchické zobrazenie výrazov priradených k vybratému stĺpcu.

2. Vyberte značky metaúdajov, podľa ktorých chcete filtrovať.

   

3. Ak máte v stĺpci Spravované metaúdaje definovaných aspoň 5 hodnôt, tablu filtra zobrazíte výberom prepojenia Zobraziť všetko.

   

4. Skontrolujte značky metaúdajov, ktoré chcete filtrovať, a vyberte položku Použiť.

Nižšie sú uvedené niektoré návrhy typických zobrazení, ktoré dobre fungujú s indexované stĺpce:

Filtrovanie podľa:	Indexovať:	Príklad:
Naposledy zmenené položky	Stĺpec Upravené	Ak chcete zobraziť iba položky, ktoré sa zmenili v priebehu minulého týždňa, použite filterUpravené je väčšienež [Dnes]-7.
Nové položky	Vytvorený stĺpec	Ak chcete vytvoriť zobrazenie iba tých položiek, ktoré boli pridané v priebehu minulého týždňa, použite filterVytvorené je väčšienež [Dnes]-7.
Moje položky	Stĺpec Vytvoril/a	Ak chcete vytvoriť zobrazenie iba tých položiek, ktoré ste pridali, použitefilter Vytvoril/-asa rovná[Ja].
Položky s termínom splatnosti dnes	Stĺpec Termín splatnosti (vytvorený vami v zozname alebo knižnici)	Ak chcete vytvoriť zobrazenie iba tých položiek s termínom splatnosti dnes, použite filter Termín splatnosti sa rovná [Dnes].
Aktualizácie diskusného fóra	Stĺpec Posledná aktualizácia	Ak chcete vytvoriť zobrazenie iba diskusií, ktoré boli aktualizované v priebehu posledného mesiaca, použite filterPosledná aktualizáciajeväčšienež [Dnes]-30.
Archivácia súborov v knižnici dokumentov	Dátum úpravy	Ak chcete vytvoriť zobrazenie dokumentov, ktoré sa nezmenili od roku 2016 (ktoré potom chcete archivovať), použite filter Dátum úpravy je menší ako 31. decembra 2016.
Vyhľadanie podmnožiny finančných údajov	Oblasť, Rok (ako dva jednoduché indexy)	Ak chcete vytvoriť zobrazenie finančných údajov za severovýchodné oblasti v roku 2015, použite filter Oblasť sa rovná "NE" AND Rok sa rovná 2015, pretože je pravdepodobné, že stĺpec Oblasť bude mať menej hodnôt ako stĺpec Rok.
Metaúdaje	Stĺpec Spravovaných metaúdajov	Ak chcete vytvoriť zobrazenie spravovaných metaúdajov, použite filter založený na značkách metaúdajov, ktoré definujete v table filtrov zoznamu aknižnice. Informácie nájdete v téme Čo je tabla Filtre zoznamu a knižnice?

Podporované typy stĺpcov Jeden riadok textu Výber (jedna hodnota) Číslo Mena Dátum a čas Osoba alebo skupina (jedna hodnota) Spravované metaúdaje Áno/Nie Vyhľadávanie

Nepodporované typy stĺpcov Viaceré riadky textu Výber (s viacerými hodnotami) Vypočítavané Hypertextové prepojenie alebo obrázok Vlastné stĺpce Osoba alebo skupina (s viacerými hodnotami) Externé údaje