Dialógové okno Upraviť príjemcov
Pomocou tohto dialógového okna môžete vybrať príjemcov, ktorým chcete odoslať e-mail.
-
Zoznam príjemcov Zobrazia sa všetky záznamy, ktoré sa použijú v hromadnej korešpondencii. Predvolene je vybratý každý riadok. Vymažte všetky mená, ktoré nechcete odoslať.
-
Zdroj údajov Ak chcete zmeniť jednotlivé polia alebo pridať záznamy, vyberte položku Upraviť. Ak ste vytvorili alebo vlastníte zoznam, môžete tiež odstrániť záznamy alebo prispôsobiť stĺpce v zdroji údajov. Obnovenie aktualizuje zoznam príjemcov, ak ho potrebuje.
-
Zoradiť Vyberte až tri úrovne polí, ktoré chcete zoradiť vo vzostupnom alebo zostupnom poradí. Zoznam príjemcov sa znova zobrazí tak, aby zohľadňoval zoradenie. Ďalšie informácie nájdete v téme Dialógové okno Možnosti dotazu – zoradenie.
-
Filter Porovná polia zoznamu a porovnáva ich s jedným alebo s jedným alebo viac reťazcami, ktoré poskytnete. Medzi porovnania patria:
-
Rovná sa alebo Nerovná sa
-
Menšie alebo väčšie
-
Menšie alebo rovné alebo väčšie alebo rovné
-
Je prázdne alebo nie je prázdne
-
Obsahuje alebo Neobsahuje
Pri porovnaniach sa rozlišujú malé a veľké písmená, takže sa v tejto skupine zhoduje s priemýlišmi , že sa višli do priemýšly. Zoznam príjemcov sa znova zobrazí, aby sa vyjadrovali výsledky filtrovania. Ďalšie informácie nájdete v téme Dialógové okno Filter možností dotazu.
-
-
Vyhľadanie duplikátov Kontroluje a zobrazuje všetky duplicitné záznamy na základe mena a prie priezvisko. V zozname môžete vymazať začiarknutie políčka pre ľubovoľnú položku, ktorú nechcete zahrnúť do korešpondencie. Zrušením začiarknutia políčka sa záznam z hlavného zoznamu príjemcov neodstráni, len sa vymaže pole priradené k menu.
-
Vyhľadanie príjemcu Skenuje a zvýrazní záznamy s poľami, ktoré sa zhodujú so zadaním textu. Môžete skontrolovať všetky polia v záznamoch alebo zadať iba jedno, napríklad Mesto alebo Štát. Keď sa nájde viac ako jeden, zvýrazní sa prvý. Výberom položky Hľadať ďalej sa posuňte na všetky zhody.
-
Overenie adries Na kontrolu adresy v zdroji údajov sa používa technológia overovania adries tretej strany. Ak žiadne nastavenie nemáte, výberom tejto možnosti získate možnosť prejsť na stránku, kde nájdete ďalšie informácie o tom, kde si môžete službu zakúpiť.
-
OK Zavrie dialógové okno. Zmeny sa už ukladajú pri použití zoradení, filtrov alebo iných parametrov.
Úprava poštového zoznamu
Prechod na položku Korešpondencia > Upraviť zoznam príjemcov na úpravu zoznamu príjemcov
Úprava položiek zoznamu Zobrazuje zdroj údajov po jednom zázname. Vyberte a upravte niektoré z polí. Zmeny sa uložia, ak prepnete na iný záznam alebo vyberiete tlačidlo OK.
Hľadať Vyhľadá zhodu s reťazcom, ktorý zadáte pre pole v zdroji údajov. V tomto článku sa rozlišujú malé a veľké písmená, takže pri tejto nádych bude môcť nájsť prie jej nádych, tesa alebo mEGAN. Ak sa v dialógovom okne Hľadanie v poli zobrazí dialógové okno Úprava položiek zoznamu, možno ho budete chcieť premiestniť tak, aby sa záznamy, ktoré nájde, presuli. Pokračujte v hľadaní výberom položky Hľadať ďalej. Kontextové okno vás informuje o tom, že Word je na konci databázy zdroja údajov.
Zobraziť zdroj Otvorí dokument s tabuľkou položiek v súbore zdroja údajov. Môžete ho použiť na rýchlu zmenu mnohých polí. Tabulátor z poľa na pole. Ak chcete pridať záznamy, odporúčame vybrať tabuľku a zapnúť orámovanie(Domov > orámovania). Prejdite na posledné pole posledného záznamu a stlačte kláves Tab. Týmto sa vytvorí nový záznam. Môžete tiež prejsť na položku Rozloženie vedľa položky Návrh tabuľky a výberom položky Vložiť nad alebo pod pridať nový záznam.
OK Zavrie dialógové okno.
Hľadanie skupín zoradením zoznamu
Zoznam príjemcov môžete zoradiť a zoskupiť tak informácie určitými spôsobmi, napríklad podľa konkrétnych miest.
-
Prejdite na položku Korešpondencia >Filtrovať príjemcov.
-
Vyberte položku Zoradiť > zoradenie podľaa vyberte názov poľa, podľa ktorého chcete zoraďovať.
Ak chcete zoraďovať podľa viacerých polí, napríklad podľa štátu a potom podľa mesta, vyberte položku Potom podľa a potom vyberte ďalšie polia, podľa ktorého chcete zoraďovať.
-
Keď sú všetky polia zoradené podľa toho, ako chcete, vyberte tlačidlo OK.
Ďalšie informácie nájdete v téme Dialógové okno Možnosti dotazu – zoradenie.
Zobrazenie len riadkov na zahrnutie filtrovaním zoznamu
Zoznam môžete filtrovať tak, aby sa zobrazili len ľudia alebo položky, ktoré chcete zahrnúť do zlúčenia, napríklad len ľudia v určitom meste alebo položky inventára za určitú cenu.
-
Vyberte položku Korešpondencia >Filtrovať príjemcov.
-
V časti Filtrovaťzáznamy vyberte stĺpec, podľa ktorého chcete filtrovať.
-
Vyberte položku Porovnanie a typ porovnania, ktoré chcete vykonať.
-
Do poľa Porovnať podľa zadajte hodnotu pre filter.
-
Vyberte možnosť A alebo Aleboa potom podľa potreby pridajte do filtra ďalšiu podmienku. Vyberte napríklad položku Alebo, v zozname Pole vyberte položku Mesto, vyberte položku Rovná sa a potom zadajte názov druhého mesta.
-
Vyberte tlačidlo OK.
-
Ďalšie informácie nájdete v téme Dialógové okno Filter možností dotazu.
Teraz môžete vložiť polia hromadnej korešpondencie do dokumentu, ktorý používate na hromadnú e-mailovú korešpondenciu alebo hromadnú korešpondenciu vo Worde.
