Používanie hromadnej korešpondencie na odosielanie hromadných e-mailových správ

Skôr ako začnete, otvorte prázdny dokument v programe Word a napíšte text e-mailovej správy, ktorú chcete odoslať.

Ak chcete odoslať e-mail, je nutné, aby ste si nainštalovali e-mailový program kompatibilný s rozhraním MAPI, napríklad Outlook alebo Gmail.

Krok 1: Príprava hlavného dokumentu

  • Prejdite na položky Korešpondencia > Spustiť hromadnú korešpondenciu > E-mailové správy.

    Spustenie hromadnej korešpondencie s vybratou položkou E-mailové správy

Krok 2: Nastavenie poštového zoznamu

Poštový zoznam je zdrojom údajov. Viac informácií nájdete v téme Zdroje údajov, ktoré možno používať pre hromadnú korešpondenciu.

Tipy

  • Ak nemáte k dispozícii poštový zoznam, môžete ho vytvoriť počas hromadnej korešpondencie.

  • Ak používate tabuľkový hárok programu Excel, naformátujte stĺpce so ZIP alebo PSČ ako text, aby ste zachovali všetky nuly. Ďalšie informácie nájdete v téme Formátovanie čísel, dátumov a iných hodnôt hromadnej korešpondencie v Exceli.

  • Ak chcete použiť kontakty programu Outlook, uistite sa, že vaším predvoleným e-mailovým programom je Outlook v rovnakej verzii ako program Word.

Skontrolujte, či zdroj údajov obsahuje stĺpec s e-mailovými adresami a či sa v ňom nachádza e-mailová adresa každého, komu chcete odoslať e-mail.

  1. Prejdite na položky Korešpondencia > Vybrať príjemcov.

  2. Vybrať zdroj údajov. Viac informácií nájdete v téme Zdroje údajov, ktoré možno používať pre hromadnú korešpondenciu.

  3. Vyberte položky Súbor > Uložiť.

Ak potrebujete upraviť, zoradiť alebo filtrovať poštový zoznam, pozrite si tému Hromadná korešpondencia: Upraviť príjemcov.

  1. Prejdite na položky Korešpondencia > Riadok s pozdravom.

  2. Vyberte formát, ktorý chcete použiť.

  3. Výberom tlačidla OK vložte zlučovacie pole.

  4. Vyberte položky Súbor > Uložiť.

Do e-mailovej správy môžete vložiť ďalšie polia zo zdroja údajov. Ďalšie informácie nájdete v téme Vkladanie polí hromadnej korešpondencie.

Poznámka: Po vložení polí bude potrebné vykonať manuálne formátovanie e-mailu.

Ak chýba niektorá časť adresy alebo iné polia, opravíte ich podľa informácií v téme Hromadná korešpondencia: Mapovanie polí.

Ak chcete zmeniť písmo, veľkosť alebo rozstupy v zlúčenom obsahu, vyberte názov zlučovacieho poľa a vykonajte požadované zmeny.

  1. Ak chcete zobraziť mená a adresy v texte listu, vyberte položku Ukážka výsledkov a potom vyberte tlačidlo Nasledujúci Tlačidlo Ďalší záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie alebo Predchádzajúci Tlačidlo Predchádzajúci záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca skupinu Ukážka výsledkov.

  2. Vyberte položky Dokončiť a zlúčiť > Odoslať e-mailové správy.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca zvýraznený príkaz Dokončiť a zlúčiť spolu s možnosťami.

  3. V poli Komu vyberte stĺpec alebo pole s e-mailovými adresami z poštového zoznamu.

    Poznámka:  Word odošle samostatnú správu na každú e-mailovú adresu. Nie je možné poslať kópie alebo skryté kópie ostatným príjemcom. Do e-mailu môžete pridať prepojenia, ale nemôžete pridať prílohy.

  4. Do poľa Predmet správy zadajte predmet správy.

  5. Ak chcete dokument odoslať ako telo e-mailovej správy, v poli Formát e-mailu vyberte položku HTML (predvolené nastavenie) alebo položku Obyčajný text

  6. V časti Odoslať záznamy použite jednu z nasledujúcich možností:

    • Všetky záznamy (predvolené).

    • Aktuálny záznam, správa sa odošle iba záznamu zobrazenému na obrazovke.

    • Oda Komu odošlú iba určitú škáluzáznamov.

  7. Ak chcete spustiť hromadnú korešpondenciu, vyberte tlačidlo OK

Prejdite na položky Súbor > Uložiť. Pri uložení hlavného dokumentu sa uloží aj pripojenie k vybratému zdroju údajov. Ak ho chcete znova použiť, otvorte dokument a vyberte možnosť Áno, keď sa zobrazí výzva na zachovanie pripojenia k zdroju údajov.

Pozrite tiež

Skôr ako začnete, otvorte prázdny dokument v programe Word a napíšte text e-mailovej správy, ktorú chcete odoslať.

Ak chcete odoslať e-mail, je nutné, aby ste si nainštalovali e-mailový program kompatibilný s rozhraním MAPI, napríklad Outlook alebo Gmail.

Krok 1: Vytvorenie hlavného dokumentu v programe Word

  1. Prejdite na položky Korešpondencia > Spustiť hromadnú korešpondenciu > E-mailové správy.

    e-mail hromadnej korešpondencie

  2. V programe Word napíšte e-mailovú správu, ktorú chcete odoslať.

Krok 2: Nastavenie poštového zoznamu

Poštový zoznam je zdrojom údajov. Viac informácií nájdete v téme Zdroje údajov, ktoré možno používať pre hromadnú korešpondenciu.

Tipy

  • Ak nemáte k dispozícii poštový zoznam, môžete ho vytvoriť počas hromadnej korešpondencie.

  • Ak používate tabuľkový hárok programu Excel, naformátujte stĺpce so ZIP alebo PSČ ako text, aby ste zachovali všetky nuly. Ďalšie informácie nájdete v téme Formátovanie čísel, dátumov a iných hodnôt hromadnej korešpondencie v Exceli.

  • Ak chcete použiť kontakty programu Outlook, uistite sa, že vaším predvoleným e-mailovým programom je Outlook v rovnakej verzii ako program Word.

Skontrolujte, či zdroj údajov obsahuje stĺpec s e-mailovými adresami a či sa v ňom nachádza e-mailová adresa každého, komu chcete odoslať e-mail.

  1. Prejdite na položky Korešpondencia > Vybrať príjemcov.

  2. Vybrať zdroj údajov. Viac informácií nájdete v téme Zdroje údajov, ktoré možno používať pre hromadnú korešpondenciu.

  3. Vyberte položky Súbor > Uložiť.

Ak potrebujete upraviť, zoradiť alebo filtrovať poštový zoznam, pozrite si tému Hromadná korešpondencia: Upraviť príjemcov.

  1. Prejdite na položky Korešpondencia > Vložiť zlučovacie pole a potom vyberte polia, ktoré chcete pridať.

    Karta Korešpondencia so zvýraznenou položkou Vložiť zlučovacie pole

  2. V hlavnom dokumente vyberte pole Presuňte polia do tohto poľa alebo napíšte text a kliknite alebo ťuknite na text, ktorý chcete odstrániť.

  3. Pridajte a naformátujte polia, ktoré chcete zahrnúť do e-mailovej správy, a vyberte tlačidlo OK.

  1. Prejdite na kartu Korešpondencia > Ukážka výsledkov a zobrazí sa ukážka e-mailových správ.

    Karta Korešpondencia so zvýraznenou položkou Ukážka výsledkov

    Na posúvanie medzi e-mailovými správami použite tlačidlá so šípkami doľava a doprava na karte Korešpondencia.

  2. Ak chcete pridať alebo odstrániť zlučovacie polia, vyberte znovu položku Ukážka výsledkov.

  3. Keď ste pripravení, prejdite na položku Korešpondencia > Dokončiť a zlúčiť > Zlúčiť do e-mailu.

    Položka Zlúčiť do e-mailu nie je k dispozícii, ak ste nevybrali predvolený e-mailový program.

  4. Vyberte zlučovacie pole Komu, predmet a možnosť odoslať ako text, HTML alebo ako prílohu. Ak vyberiete možnosť odoslať ako prílohu, e-mail nebude obsahovať žiadny základný text, ale správa sa odošle ako priložený dokument.

  5. Vyberte položku Hromadná korešpondencia do priečinka Pošta na odoslanie.

Potrebujete ďalšiu pomoc?

Zapojte sa do diskusie

Spýtať sa komunity >

Získať podporu

KONTAKTUJTE NÁS >

Boli tieto informácie užitočné?

Aká je podľa vás jazyková kvalita textu?
Čo sa vám páčilo, prípadne čo nie?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

×