Informácie o pracovných postupoch na lokalite SharePoint

Informácie o pracovných postupoch na lokalite SharePoint

SharePoint pracovné postupy sú vopred naprogramované mini-aplikácie, ktoré zjednodušujú a automatizujú širokú škálu podnikových procesov. Pracovné postupy sa môžu pohybovať v rozsahu od zhromažďovania podpisov, pripomienok alebo schválení plánu alebo dokumentu až po sledovanie aktuálneho stavu bežného postupu. SharePoint pracovné postupy sú navrhnuté na úsporu času a úsilia a na zabezpečenie konzistentnosti a efektivity úloh, ktoré vykonávate na pravidelnom základe.

Poznámka: Pracovné postupy SharePointu 2010 boli vyradené od augusta 1, 2020 pre nových nájomníkov a odstránené z existujúcich nájomníkov v novembri 1, 2020. Ak používate pracovné postupy SharePointu 2010, odporúčame migráciu do služby Power automatizovať alebo iné podporované riešenia. Ďalšie informácie nájdete v téme SharePoint 2010 pracovný postup odchodu do dôchodku.

Čo je pracovný postup SharePoint ?

Pravdepodobne už viete, čo je vývojový diagram. Je to grafická mapa procesu s pokynmi o tom, čo sa stane na každom kroku.

Proces pracovného postupu

SharePoint pracovný postup sa podobá na automatizovaný vývojový diagram, ktorý zaberie veľa práce, hádania a náhodnosti zo štandardných pracovných procesov.

Pozrite si napríklad proces schvaľovania dokumentu na ilustrácii. Manuálne spustenie tohto procesu môže znamenať veľa kontroly a sledovania, preposielania dokumentov a odosielania upomienok – a každú z týchto úloh musí vykonať vy alebo jeden alebo viacerí kolegovia. Znamená to veľa práce navyše a neustály tok prerušení.

Ak však na spustenie procesu použijete pracovný postup schválenia dokumentu SharePoint, všetky tieto kontroly a sledovanie a pripomenutie a preposielanie vykonáva pracovný postup automaticky. Ak niekto príde neskoro na dokončenie úlohy alebo ak nejaký iný problém prichádza, väčšina zahrnutých pracovných postupov vygeneruje oznámenie o tom, že vás bude informovať. Monitorovanie procesu je znížené.

Spustenie pracovného postupu SharePoint je jednoduché. Vyberte typ pracovného postupu, vyberte požadované možnosti a nechajte spustiť pracovný postup. Ak potrebujete, ukončite alebo ukončite pracovný postup.

Každý z typov pracovných postupov obsahuje napríklad šablónu. Môžete pridať inštanciu pracovného postupu pre jeden zoznam alebo knižnicu alebo celú kolekciu lokalít pomocou formulára na začatie na určenie možností a výberov, ktoré chcete pre inštanciu. Tieto možnosti a výbery zahŕňajú osoby, ktorým pracovný postup priraďuje úlohy, termíny úloh, spôsob, akým sa pracovný postup môže spustiť a komu, a pokyny, ktoré sa majú zahrnúť do oznámení o úlohe. Vytvorte nový pracovný postup tak, že prejdete na položku nastavenia zoznamu > nastavenie pracovného postupu > pridať pracovný postup. Ak chcete, Prečítajte si ďalšie informácie o pracovných postupoch 2010 a 2013.

Dôležité: Predvolene nie sú aktivované pracovné postupy schválenia, zhromažďovania pripomienok a zhromažďovania podpisov a nie sú uvedené v zozname Vyberte šablónu pracovného postupu formulára priradenia. Ak chcete, aby boli k dispozícii na používanie, správca lokality ho musí aktivovať na úrovni kolekcie lokalít. Prejdite na položky Nastavenie lokality > funkcie kolekcie lokalít > aktivovať funkciu pracovných postupov. SharePoint 2013 poskytuje aj šablóny pracovného postupu na základe SharePoint 2010. V prípade, že chcete vytvoriť pracovný postup založený na SharePoint 2013 s podobnou logikou, použite nástroj, ako je napríklad SharePoint Designer 2013.

Existuje päť vopred naprogramovaných typov pracovných postupov. 

Znak začiarknutia pracovný postup schválenia smeruje dokument alebo inú položku určeným osobám na ich schválenie alebo zamietnutie. Na ovládanie schválenia obsahu v zozname alebo knižnici môžete použiť aj pracovný postup schválenia. Ďalšie informácie a podrobné pokyny nájdete v téme všetko o pracovných postupoch schválenia.

Pracovný postup zhromažďovania pripomienok pracovný postup zhromažďovania pripomienok presmeruje dokument alebo inú položku určeným ľuďom na ich pripomienky. Pracovný postup zhromažďovania pripomienok zlúči všetky pripomienky od účastníkov pre vlastníka pracovného postupu a poskytuje záznam o procese revízie. Ďalšie informácie a podrobné pokyny nájdete v téme všetko o pracovných postupoch zhromažďovania pripomienok.

Pracovný postup zhromažďovania podpisov pracovný postup zhromažďovania podpisov smeruje na dokument balíka Microsoft Office určeným ľuďom na ich digitálne podpisy. Všimnite si, že pracovný postup zhromažďovania podpisov funguje len s Wordovým dokumentom, zošitmi Excelu a formulármi InfoPath. Ďalšie informácie a podrobné pokyny nájdete v téme všetko o pracovných postupoch zhromažďovania podpisov.

Trojfázový pracovný postup trojfázový pracovný postup je určený na sledovanie stavu položky zoznamu v troch štátoch (fázach). Môže sa použiť na spravovanie podnikových procesov, ktoré od organizácií vyžadujú sledovanie veľkého množstva problémov alebo položiek, napríklad problémov technickej podpory, predajných potenciálnych zákazníkov alebo projektových úloh.

Pri každom prechode medzi štátmi sa pracovný postup priradí určitej osobe a odošle danej osobe e-mailové upozornenie o úlohe. Po dokončení tejto úlohy pracovný postup aktualizuje stav položky a pokračuje v ďalšom stave. Trojfázový pracovný postup je navrhnutý tak, aby fungoval so šablónou zoznamu sledovania problémov, ale možno ho použiť s ľubovoľným zoznamom obsahujúcim stĺpec výberu, ktorý obsahuje tri alebo viaceré hodnoty.

Ďalšie informácie a podrobné pokyny nájdete v téme Používanie pracovného postupu s troma štátmi.

Pracovný postup Schválenie vyradenia pracovný postup schválenia publikovania sa podobá na iné pracovné postupy SharePointu v tom, že automatizuje smerovanie obsahu, ktorý sa týka odborníkov a zainteresovaných strán na revíziu a schválenie. Pracovný postup schválenia publikovania je však jedinečný vďaka tomu, že je navrhnutý konkrétne pre publikačné lokality, kde sa publikácia nových a aktualizovaných webových stránok prísne kontroluje. Na týchto lokalitách sa nemôže publikovať nový obsah, kým ho neschvália všetci schvaľovatelia v pracovnom postupe. Ďalšie informácie a podrobné pokyny nájdete v téme Práca s pracovným postupom schválenia publikovania.

Ak chcete pridať alebo spustiť pracovný postup, musíte mať správne povolenie pre zoznam, knižnicu alebo kolekciu lokalít, kde sa pracovný postup spustí:

  • Pridanie pracovného postupu    Podľa predvoleného nastavenia musíte mať povolenie na správu zoznamov na Pridanie pracovného postupu. (Skupina vlastníci a skupina členovia majú predvolene povolenie na spravovanie zoznamov; skupina návštevníci nie je.)

  • Spustenie pracovného postupu    Na základe predvoleného nastavenia musíte mať povolenie na úpravu položiek na Spustenie pracovného postupu, ktorý už bol pridaný. (Skupina vlastníci a skupina členovia majú obaja povolenie na úpravu položiek na základe predvoleného nastavenia, skupina návštevníci nie je.)
    Prípadne môžu vlastníci nastaviť konfiguráciu konkrétnych pracovných postupov, aby ich mohli spustiť iba členovia skupiny vlastníci. V prípade podlokality s jedinečnými povoleniami budú musieť vlastníci zabezpečiť, aby boli požadované povolenia priradené k používateľom pracovného postupu explicitne. Pozrite si tému Úprava a správa povolení pre zoznam alebo knižnicu lokality SharePoint. < Toto je založené na spätnej väzbe – "vytvoril (-a) som podlokalitu na svojej lokalite spoločnosti SP na otestovanie funkcie pracovného postupu, preto by som mal mať povolenie na spustenie pracovného postupu, ale nemôžem – prečo nie?" >

V nasledujúcom diagrame sú uvedené základné etapy plánovania, pridávania, spúšťania a upravovania pracovného postupu SharePointu. Jednotlivé sekcie na každom kroku nasledujú.

Priebeh pracovného postupu

  • Plán    Ak chcete pridať svoju verziu pracovného postupu, skontrolujte, či viete, aké možnosti a aké informácie budete musieť mať k dispozícii.

  • Pridanie    Vyplňte formulár na začatie a pridajte verziu pracovného postupu do zoznamu, knižnice alebo kolekcie lokalít.

  • Spustiť    Začnite nový pracovný postup manuálne alebo automaticky na dokument alebo inú položku v zozname alebo knižnici. (Ak ho spustíte manuálne, budete môcť zmeniť niektoré nastavenia formulára priradenia pracovného postupu v stručnom formulári na začatie práce.) Keď sa pracovný postup spustí, vytvorí úlohy, odošle správy s oznámeniami a začne sledovať akcie a udalosti.

  • Monitor    Keď je pracovný postup spustený, môžete zobraziť stránku stavu pracovného postupu a zistiť, ktoré úlohy sú dokončené, a aké ďalšie akcie sa vyskytli. Ak je to potrebné, môžete tu upravovať aktuálne a budúce úlohy a dokonca zrušiť alebo ukončiť tento pracovný postup.

  • Revízia    Po dokončení spustenia môže byť celá história na stránke stavu pracovného postupu preskúmaná. Aj zo stránky stav je možné vytvoriť štatistické zostavy o všeobecnom výkone tohto pracovného postupu.

  • Zmeniť    Ak pracovný postup nefunguje presne tak, ako chcete, môžete otvoriť pôvodný formulár priradenia, ktorý ste použili na jeho Pridanie, a vykonať zmeny v ňom.

Ak potrebujete väčšiu flexibilitu so vstavaným pracovným postupom, môžete ho ďalej prispôsobiť pomocou nástroja, akým je napríklad SharePoint Designer 2013. Môžete tiež vytvoriť vlastný pôvodný pracovný postup.

Pomocou návrhára pracovného postupu vytvoríte pravidlá, ktoré spájajú podmienky a akcie s položkami v zoznamoch a knižniciach SharePointu. Zmeny položiek v zoznamoch alebo knižniciach spúšťajú akcie v pracovnom postupe.

Môžete napríklad navrhnúť pracovný postup, ktorý spustí ďalší pracovný postup schválenia, ak náklady na položku prevyšujú konkrétnu čiastku.

Môžete tiež definovať pracovný postup pre množinu súvisiacich dokumentov. Ak je napríklad pracovný postup priradený k knižnici dokumentov alebo ak je filtrovaný na typ obsahu dokumentu, zobrazí sa skupina akcií množiny kontextových dokumentov. Množina dokumentov umožňuje, aby sa skupina dokumentov považovala za jednu jednotku, takže akcia pracovného postupu pre množinu dokumentov sa spustí na každej z položiek v tejto množine dokumentov.

Pozrite tiež

Vytvorenie pracovného postupu pomocou služby SharePoint Designer 2013 a platformy pracovného postupu sharepointu

Vysvetlenie pracovných postupov schválenia v SharePointe 2010

Potrebujete ďalšiu pomoc?

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×