Obsah tohto článku
- Čo robiť
- Čo nerobiť
- Používanie distribučných zoznamov a skupín kontaktov
- Používanie vnorených komentárov
- Používanie skrytých kópií
- Príprava na dovolenku
Čo robiť
Vďaka nasledujúcim pravidlám budú vaše e-maily vyzerať profesionálne a budú vaše správy zrozumiteľné.
Pred odoslaním si správu prečítajte.
Použite popisný predmet orientovaný na akciu. Príklad: "Manažéri: prosím, pošlite dátumy schôdze vedenia" obsahuje názov skupiny aj akciu, aby príjemcovia mohli rýchlo zistiť, čo majú urobiť. Medzi ďalšie užitočné predpony patria "pre informáciu:" a "vyžaduje sa akcia".
Ak sa vyžaduje akcia, do riadka predmetu uveďte, čo chcete.
Zmeňte predmet správy, ak sa zmení téma konverzácie.
Vytvárajte krátke a výstižné správy.
Obsah správy organizujte od najdôležitejších po najmenej dôležité časti.
Skúste dôležité informácie používať tučným písmom .
Úlohy a otázky umiestnite do samostatných riadkov , aby vynikli a boli nápadnejšie.
Pri kladení otázok píšte mená tučným písmom. Napríklad: "Milan: V akom stave je projekt?" Ak používate Outlook 2016 so službou Microsoft 365, consider using @Mentions.
Obmedzte počet osôb, ktorým správu odosielate, a odošlite ju len tým, ktorí si ju majú prečítať.
- Osoby, ktoré potrebujú byť informované, zadajte do riadka Kópia .
- Osoby, ktoré majú odpovedať alebo vykonať akciu, zadajte do riadka Komu .
V prípade potrebypoužitepodpis. Dbajte však na to, aby bol jednoduchý, krátky, profesionálny a ak je to možné, aj bez grafiky.
Ak očakávate okamžitú odpoveď, neodosielajte e-mail. Zatelefonujte alebo odošlite okamžitú správu.
Ak sa nachádzate v e-mailovej konverzácii, ktorá obsahuje vyše desať správ a žiadne riešenie, zvážte zavolanie alebo zorganizovanie schôdze, na ktorej by ste problém prediskutovali. Komplexné problémy sa nie vždy riešia najefektívnejšie pomocou e-mailu.
Potvrďte prijatie správ, ktoré vyžadujú rozsiahlejšiu odpoveď. Ak ste príliš zaneprázdnení a nemôžete okamžite odpovedať tak, ako je potrebné, oznámte odosielateľovi, že sa problémom zaoberáte a odpoviete do určitého času alebo dátumu. Označte správu príznakom , aby ste si pripomenuli, že máte odpovedať neskôr.
Vysokú dôležitosť (
) používajte s mierou.Poznámka
Aj keď ste nastavili pravidlo oneskoreného odoslania, označenie správy vysokou dôležitosťou spôsobí, že sa odošle okamžite.
Ak pokladáte otázku, na ktorú môžu odpovedať viaceré osoby, radšej vyberte len jednu osobu a neodosielajte otázku skupine.
Kľúčom k písaniu dobrých e-mailových správ je vcítiť sa do príjemcov.
Spracovanie: Nastavovanie príznaku pri odoslaní
Ak odosielate správu osobe, od ktorej potrebujete odpoveď, postupujte nasledovne:
- Pri odoslaní ju sami pre seba označte príznakom.
- Ak chcete začať s príznakom, zmeňte názov e-mailovej úlohy s príznakom na paneli To-Do spracovanie.
- Správu označte kategóriou @Čakanie.
Po vykonaní týchto troch krokov viete, že vašou nasledujúcou akciou je odoslanie ďalšej správy alebo vyhľadanie odpovede.
Tip Často je efektívnejšie sebe pripomenúť odoslanie ďalšej správy, než nastaviť pre príjemcu príznak správy. Podobne postupujte aj v prípade, že sľúbite vykonať úlohu nachádzajúcu sa v správe. Správu sami pre seba označte príznakom, vďaka čomu sa zobrazí na paneli s úlohami a nezabudnete na ňu.
Čo nerobiť
- Nepoužívajte šablóny.
- Nezahŕňajte svojho manažéra do všetkých správ, ktoré odosielate.
- Neodosielajte správy, keď ste nahnevaní. Radšej ich napíšte, uložte do priečinka Koncepty a vráťte sa k nej neskôr.
- Neočakávajte rýchlu odpoveď na dlhé správy (dlhšie než dva odseky).
- Neodosielajte nasledujúcu správu skôr než jeden deň po prvej správe. Ak nedostanete odpoveď v časovom limite, skúste zatelefonovať alebo odoslať okamžitú správu.
- Nepoužívajte potvrdenia o prečítaní alebo potvrdenia o doručení v každej správe, ktorú odosielate. Používajte ich, len ak si nie ste istí, či príjemcovia správu skutočne prijmú.
-
Nepridávajte príznaky ku každej odoslanej správe. Príjemcovia ich postupne začnú ignorovať.
- Nepíšte VŠETKY PÍSMENÁ VEĽKÉ.
- Neodosielajte prílohy – namiesto nich odošlite prepojenia.
- Nerozširujte distribučné zoznamy ani skupiny kontaktov. Rozširovaním distribučných zoznamov sa správy ťažšie čítajú a často končia v nesprávnych poštových priečinkoch.
- Nebuďte sarkastickí. Váš humor nemusí byť pochopený.
- Nepíšte nič, čo by si nemohol prečítať každý vo vašej spoločnosti. Nikdy neviete, kde vaša e-mailová správa napokon skončí.
- Nepoužívajte kurzívu alebo umelecké písma, ktoré sa ťažko čítajú.
- Nepoužívajte červené písma, pretože sa ťažko čítajú a môžu byť interpretované ako kritika.
- Neodosielajteodpoveď všetkým do distribučného zoznamu alebo skupiny kontaktov so žiadosťou o odstránenie. Nikdy.
Pravidlá pre skupiny kontaktov a distribučné zoznamy
- Ak odpovedáte veľkej skupine kontaktov, riaďte sa všetkými e-mailovými odporúčaniami, ktoré by ste mali a nemali robiť
- Ak potrebujete ďalšie informácie od jednej osoby alebo riešite problém samostatne, odpovedzte celému distribučnému zoznamu, aby všetci vedeli, že odpovedáte, a potom odpovedajte jednotlivcom samostatne. Po vyriešení problému nezabudnite odoslať distribučnému zoznamu odpoveď s riešením. Tým sa umožní, že na riešenie budú odkazovať aj ostatní používatelia v distribučnom zozname.
Presmerovanie osôb
Ak niekto odošle správu distribučnému zoznamu, ktorého ste členom, a na správu by dokázal lepšie odpovedať niekto iný alebo iný distribučný zoznam, postupujte takto:
- Odpovedajte a v riadku Komu uveďte správny distribučný zoznam alebo osobu.
- Zariaďte, aby sa odpovede odosielali správnemu distribučnému zoznamu alebo osobe.
- Do poľa Skrytá nezadávajte pôvodný distribučný zoznam , pretože pravidlá ostatných osôb túto správu neodfiltrujú. Distribučný zoznam radšej nechajte v riadku Komu alebo Kópia .
Odstránenie z distribučného zoznamu
Ak z distribučného zoznamu prijmete správu, v ktorej sa nechcete nachádzať, odošlite správcovi siete alebo vlastníkovi distribučného zoznamu správu, v ktorej požiadate o odstránenie. Neodpovedajte celému distribučnému zoznamu. Ak chcete zistiť vlastníka distribučného zoznamu, dvakrát kliknite na názov distribučného zoznamu.
Používanie vnorených komentárov
Pomocou pridávania vnorených komentárov do prijatých e-mailov môžete jednoducho odpovedať na otázky a reagovať priamo na konkrétne problémy. Za najlepšie sa považuje postupovať takto:
V správe spomeňte, že pridávate vnorené komentáre. Použite napríklad vetu „ďalšie komentáre sa nachádzajú nižšie.“
Svoj text odlíšte od pôvodnej správy. Skúste napríklad:
- Zmena farby písma
- Na začiatok správy pripojiť zátvorku s menom alebo iniciálami, napríklad [Melissa], [MM]
- Zmena písma na kurzívu alebo tučné alebo oboje
Neodstraňujte nič, čo ste nenapísali.
Používanie skrytých kópií
Pomocou funkcie skrytej kópie môžete z e-mailovej konverzácie odstrániť ľudí, ak si myslíte, že mimoriadny e-mail už nepotrebujú alebo sa zmenila téma konverzácie.
Ak ste napríklad jednou z piatich osôb, ktoré prijali otázku, a chcete na ňu odpovedať, ďalších štyroch ľudí presuňte do poľa Skrytá kópia a povedzte niečo ako "Mire, Matej, Matej, Marek a Martina na skrytej kópii". Tu je odpoveď..." Neskoršia konverzácia už bude prebiehať len medzi vami a pôvodným odosielateľom.
Nepoužívajte skrytú kópiu , keď chcete tretej strane (napríklad svojmu manažérovi) poskytnúť citlivú správu. Príjemca skrytej kópie si nemusí uvedomiť, že prijal skrytú kópiu , a môže odoslať odpoveď všetkým. Tým sa odhalí, že dostal skrytú kópiu. Vaše správanie potom môže pôsobiť zákerne.
Ak chcete informovať tretiu stranu o určitej záležitosti, namiesto použitia skrytej kópie odošlite správu a potom ju prepošlite.
Príprava na dovolenku
Ak používate Outlook so službou Microsoft 365, kontom Outlook.com, Hotmail.com, Live.com alebo kontom Microsoft Exchange, môžete nastaviť správu Mimo pracoviska, aby ľudia vo vašej organizácii vedeli, že ste preč.
Najlepšie je postupovať podľa rád uvedených v téme Pridanie času mimo kancelárie do outlookových kalendárov spolupracovníkov.
Ak ste vy alebo váš správca vytvorili zdieľaný kalendár dovoleniek, nezabudnite dovolenku uverejniť tam. Ak všetci používajú zdieľaný kalendár, nemusíte odoslať samostatnú žiadosť o schôdzu, aby všetci vedeli, že ste mimo pracoviska, ako naznačuje článok, na ktorý sa odkazuje vyššie, ale e-mailová správa môže slúžiť ako vhodné pripomenutie.