Obsah tohto článku
Čo robiť
Nasledujúce pravidlá pomôžu vašim e-mailom vyzerať profesionálne a prečítať si správy.
-
Pred odoslaním si správu prečítajte.
-
Použite popisný predmet orientovaný na akciu. Príklad: "Managers: Please send your Board Retreat Dates" (Manažéri: Odošlite dátumy schôdze rady) obsahuje názov skupiny aj akciu, aby príjemcovia mohli rýchlo zistiť, čo musia urobiť. Medzi ďalšie užitočné predpony patrí "FYI:" a "Action Required" (Vyžaduje sa akcia).
-
Ak sa vyžaduje akcia, v riadku Predmet uveďte, čo chcete.
-
Zmeňte predmet správy, ak sa zmení téma konverzácie.
-
Vytvárajte krátke a výstižné správy.
-
Usporiadajte obsah správy od najdôležitejších po najmenej dôležité.
-
Zvážte tučné písmo dôležitých informácií.
-
Položte úlohy alebo otázky do samostatných riadkov tak, aby vynikli a všimli si ich.
-
Pri kladení otázok tučným písmom mená ľudí. Príklad: "Ryan: Aký je stav projektu?" Ak používate Outlook 2016 s Microsoft 365, zvážte použitie @Mentions.
-
Obmedzte počet ľudí , ktorým odosielate správu tým, ktorí si ju potrebujú prečítať.
-
Vložte ľudí, ktorí potrebujú byť informovaní, do riadka Kópia .
-
Položte ľudí, ktorí potrebujú odpovedať alebo vykonať akciu, do riadka Komu .
-
-
Ak je to vhodné, použite podpis, no používajte jednoduchý, krátky, profesionálny a ak je to možné, bez grafických prvkov.
-
Ak chcete okamžitú odpoveď, neodosielajte e-maily. Zatelefonujte alebo odošlite okamžitú správu.
-
Ak sa nachádzate v e-mailovej konverzácii, ktorá obsahuje viac ako 10 správ bez vyriešenia, zvážte zavolanie alebo nastavenie schôdze na prediskutovanie problému. Komplexné problémy sa nie vždy riešia najefektívnejšie pomocou e-mailu.
-
Potvrďte prijatie správ, ktoré vyžadujú rozsiahlejšiu odpoveď. Ak ste príliš zaneprázdnení a nemôžete okamžite odpovedať tak, ako je potrebné, oznámte odosielateľovi, že sa problémom zaoberáte a odpoviete do určitého času alebo dátumu. Označte správu príznakoma pripomeňte si odpoveď neskôr.
-
Používajte s mierou vysokú dôležitosť (
Poznámka: Aj keď ste nastavili pravidlo oneskoreného odosielania, označenie správy s vysokou dôležitosťou spôsobí jej okamžité odoslanie.
-
Ak položíte otázku a existuje niekoľko ľudí, ktorí by mohli odpovedať, vyberte len jednu osobu , a nie odošlite svoju otázku skupine.
Kľúčom k písaniu dobrých e-mailových správ je vcítiť sa k príjemcom.
Spracovanie: Nastavovanie príznaku pri odoslaní
Ak odosielate správu osobe, od ktorej potrebujete odpoveď, postupujte nasledovne:
-
Zmeňte názov e-mailovej úlohy označenej príznakom na paneli To-Do a začnite s funkciou Spracovať.
-
Správu označte kategóriou @Čakanie.
Keď vykonáte tieto tri kroky, viete, že vašou ďalšou akciou je odoslanie ďalšej správy alebo vyhľadanie odpovede.
Tip Často je efektívnejšie sebe pripomenúť odoslanie ďalšej správy, a nie nastaviť príznak správy pre príjemcu. Podobne postupujte aj v prípade, že sľúbite vykonať úlohu nachádzajúcu sa v správe. Správu sami pre seba označte príznakom, vďaka čomu sa zobrazí na paneli s úlohami a nezabudnete na ňu.
Don's
-
Nepoužívajte grafické efekty.
-
Nezahrňte svojho manažéra do každej odoslanej správy.
-
Neodosielajte správu, keď ste nahnevaní. Radšej ich napíšte, uložte do priečinka Koncepty a vráťte sa k nej neskôr.
-
Neočakávajte rýchlu odpoveď pri odosielaní dlhých správ (viac ako dva odseky).
-
Neodosielajte nadväzujúce správy menej ako jeden deň po prvej správe. Ak sa neozvete včas, skúste použiť telefón alebo okamžité správy.
-
Nepoužívajte potvrdenia o prečítaní ani potvrdenia o doručení v každej správe, ktorú odošlete. Používajte ich, len ak si nie ste istí, či príjemcovia správu skutočne prijmú.
-
Nepripájajte príznaky ani
-
Nepoužívajte všetky veľké písmená.
-
Neodosielajte prílohy – namiesto nich odošlite prepojenia.
-
Nerozbaľujte distribučné zoznamy ani skupiny kontaktov. Rozbalením distribučných zoznamov sa správy ťažšie čítajú a spôsobia, že sa presunú do nesprávnych poštových priečinkov.
-
Nepoužívajte sarkazmus. Váš humor môže byť nepochopený.
-
Nepíšte niečo, čo by ste nechceli, aby všetci vo vašej spoločnosti čítali. Nikdy neviete, kde môže vaša e-mailová správa skončiť.
-
Nepoužívajte cursive alebo vysoko umelecké písma, ktoré sú ťažko čitateľné.
-
Nepoužívajte červené písma, pretože sa ťažko čítajú a možno ich interpretovať ako kritické.
-
Neodosielajte odpoveď všetkým distribučnej skupine alebo distribučnej skupine so žiadosťou o odstránenie. Nikdy.
Pravidlá pre skupiny kontaktov a distribučné zoznamy
-
Ak odpovedáte veľkej skupine kontaktov, postupujte podľa všetkých e-mailových aplikácií Dos a Don'ts.
-
Ak potrebujete viac informácií od jednej osoby alebo problém skúmate samostatne, odpovedzte na celý distribučný zoznam, aby všetci vedeli, že odpovedáte, a potom odpovedajte jednotlivcom samostatne. Po vyriešení problému s riešením nezabudnite odpovedať na distribučný zoznam. Umožňuje to, aby na riešenie odkazovali iní ľudia v distribučnom zozname.
Presmerovanie osôb
Ak niekto odošle správu distribučnému zoznamu, ktorého ste členom, a na správu by lepšie odpovedal niekto iný alebo iný distribučný zoznam, postupujte takto:
-
Odpovedzte správnemu distribučnému zoznamu alebo osobe v riadku Komu .
-
Odošlite odpovede správnemu distribučnému zoznamu alebo osobe.
-
Do riadka Skrytá neumierajte pôvodný distribučný zoznam , pretože správa nebude filtrovaná podľa pravidiel iných ľudí. Distribučný zoznam radšej ponechajte v riadku Komu alebo Kópia .
Odstránenie z distribučných zoznamov
Ak dostanete e-mail z distribučného zoznamu, na ktorý nechcete byť, odošlite správu správcovi siete alebo vlastníkovi distribučného zoznamu a požiadajte ho o odstránenie. Neodpovedajte na celý distribučný zoznam. Ak chcete nájsť vlastníka zoznamu distribučných zoznamov, dvakrát kliknite na názov distribučného zoznamu.
Používanie vnorených komentárov
Pridávanie vnorených komentárov do prijatých e-mailov predstavuje pohodlný spôsob, ako odpovedať na otázky a odpovedať priamo na problémy. Za najlepšie sa považuje postupovať takto:
-
V správe spomeňte, že pridávate vnorené komentáre. Použite napríklad vetu „ďalšie komentáre sa nachádzajú nižšie.“
-
Svoj text odlíšte od pôvodnej správy. Skúste napríklad:
-
Zmena farby písma
-
Vopred čakajúce meno alebo iniciály v hranatých zátvorkách, napríklad [Melissa], [MM]
-
Zmena písma na kurzívu, tučné písmo alebo oboje
-
-
Neodstraňujte nič, čo ste nenapísali.
Používanie skrytých kópií
Pomocou funkcie Skrytá môžete odstrániť ľudí z e-mailovej konverzácie, ak sa domnievate, že už nepotrebujú ďalší e-mail alebo ak sa téma konverzácie zmenila.
Ak ste napríklad jedným z piatich ľudí, ktorí dostanú otázku a chcete na otázku odpovedať, presuňte ďalších štyroch ľudí do riadka Skrytá a uveďte niečo ako "Skrytá Jozef, Michal, Jakub a Jennifer. Tu je odpoveď..." Budúce správy sa potom budú nachádzať iba medzi vami a pôvodným odosielateľom.
Skrytú kópiu nepoužívajte na to, aby ste tretej strane (napríklad vášmu manažérovi) umožnili získať informácie o citlivej správe. Príjemca skrytej kópie si nemusí uvedomiť, že prijal skrytú kópiu, a môže odpovedať všetkým, čím zistí, že prijal skrytú kópiu. To môže naraziť ako zaludny správanie z vašej strany.
Namiesto použitia skrytej kópie na informovanie tretej strany o probléme prepošlite správu po jej odoslaní.
Príprava na dovolenku
Ak používate Outlook s kontom Microsoft 365, Outlook.com, Hotmail.com alebo Live.com alebo kontom Microsoft Exchange, môžete nastaviť správu mimo pracoviska, aby ľudia vo vašej organizácii vedeli, že ste preč.
Najvhodnejšie je postupovať podľa pokynov v časti Pridanie času mimo kancelárie do outlookových kalendárov spolupracovníkov.
Ak ste vy alebo váš správca vytvorili zdieľaný kalendár dovolenky, nezabudnite tam uverejniť svoju dovolenku. Ak všetci používajú zdieľaný kalendár, nemusíte odoslať samostatnú žiadosť o schôdzu, aby ste všetci vedeli, že ste preč, ako už bolo uvedené v článku, ale e-mailová správa môže slúžiť ako dobré pripomenutie.
