Excel vám umožňuje chrániť prácu, a to buď tak, že zabránite otvoreniu zošita bez použitia hesla, udelíte v zošite prístup iba na čítanie alebo len zabezpečíte hárok tak, aby ste omylom neodstránili žiadne vzorce. V tomto článku budeme diskutovať o rôznych spôsoboch využitia primárnych možností zabezpečenia a distribúcie excelových súborov.
Upozornenie:
-
Ak stratíte alebo zabudnete heslo, spoločnosť Microsoft ho nedokáže obnoviť za vás.
-
Nemali by ste sa domnievať, že na dosiahnutie bezpečnosti stačí iba zabezpečiť zošit alebo hárok heslom – vždy by ste si mali dvakrát rozmyslieť distribúciu excelových zošitov, ktoré by mohli obsahovať citlivé osobné údaje, napríklad čísla kreditných kariet, rodné čísla, identifikáciu zamestnancov.
-
Zabezpečenie na úrovni hárka nie je zamýšľané ako funkcia zabezpečenia. Iba bráni používateľom v úprave zamknutých buniek pracovného hárka.
Nižšie sa uvádzajú rôzne dostupné možnosti zabezpečenia údajov v Exceli:
-
Na úrovni súborov: Možnosť uzamknutia excelového súboru zadaním hesla, aby ho používatelia nemohli otvoriť ani upraviť. Máte dve možnosti:
-
Šifrovanie súborov: Keď vyberiete túto možnosť, nastavíte heslo a excelový súbor uzamknete. Tým zabránite ostatným používateľom súbor otvoriť. Ďalšie informácie nájdete v téme Zabezpečenie excelového súboru.
-
Nastavenie hesla na otvorenie alebo úpravu súboru: Nastavíte heslo na otvorenie alebo úpravu súboru. Túto možnosť použite, ak je potrebné udeliť prístup iným používateľom iba na čítanie alebo na úpravu. Ďalšie informácie nájdete v téme Zabezpečenie excelového súboru.
-
Označenie ako finálnej verzie: Túto možnosť použite, ak chcete označiť svoj excelový súbor ako finálnu verziu a chcete zabrániť ďalším zmenám inými používateľmi. Ďalšie informácie nájdete v téme Pridanie alebo odstránenie ochrany dokumentu, zošita alebo prezentácie.
-
Obmedzenie prístupu: Ak má vaša organizácia povolenia nastavené pomocou prístupových práv k informáciám (IRM), môžete použiť niektoré z dostupných povolení správy IRM v dokumente. Ďalšie informácie nájdete v téme Pridanie alebo odstránenie ochrany dokumentu, zošita alebo prezentácie.
-
Digitálny podpis: Do excelového súboru môžete pridať digitálny podpis. Ďalšie informácie nájdete v téme Pridanie alebo odstránenie digitálneho podpisu v súboroch balíka Office.
Poznámka: Ak chcete pridať digitálny podpis, musíte mať platný certifikát od certifikačnej autority.
-
-
Na úrovni zošitov: Štruktúru zošita môžete zamknúť zadaním hesla. Zamknutím štruktúry zošita sa zabráni iným používateľom pridať, premiestniť, odstrániť, skryť a premenovať hárky. Ďalšie informácie o ochrane zošitov nájdete v téme Zabezpečenie zošita.
-
Na úrovni hárkov: Pomocou zabezpečenia hárka môžete riadiť spôsob práce používateľa v hárkoch. Môžete určiť, čo presne môže používateľ v hárku robiť, a tým sa zabezpečiť, aby jeho práca nemala vplyv na žiadne dôležité údaje v hárku. Môžete napríklad stanoviť, že používateľ môže len pridávať riadky a stĺpce alebo len zoraďovať a používať automatický filter. Po zapnutí zabezpečenia hárka môžete zabezpečiť ďalšie prvky, napríklad bunky, rozsahy, vzorce a ovládacie prvky ActiveX alebo ovládacie prvky formulára. Ďalšie informácie o ochrane hárkov nájdete v téme Zabezpečenie hárka.
Ktorú úroveň ochrany mám použiť?
-
Ak chcete riadiť úroveň prístupu používateľov k excelovému súboru, používajte zabezpečenie na úrovni súborov. Povedzme, že máte v excelovom súbore týždenné správy o stave od členov tímu. Nechcete, aby tento súbor otvárala osoba mimo vášho tímu. Existujú dve možnosti:
-
Ak nechcete, aby ostatní mohli otvárať váš súbor: Daný excelový súbor môžete zašifrovať, čo je najbežnejší spôsob. V podstate to znamená, že ho uzamknete heslom a nikto okrem vás ho nebude môcť otvoriť.
-
Ak chcete iným používateľom povoliť prístup iba na čítanie alebo úpravy: Manažérom svojho tímu môžete umožniť úpravu týždenných správ o stave, ale členom tímu dáte prístup iba na čítanie. Excelový súbor môžete zabezpečiť zadaním dvoch hesiel: jedného na otvorenie a druhého na úpravu. Vhodné heslá môžete neskôr sprístupniť tímu podľa toho, akú úroveň prístupu im chcete umožniť.
-
-
Ak chcete riadiť prácu používateľov s hárkami v rámci štruktúry zošita, použite zabezpečenie na úrovni zošitov. Povedzme, že zošit zostavy stavu obsahuje viacero hárkov a každý hárok je pomenovaný podľa člena tímu. Chcete zabezpečiť, aby mohol každý člen tímu pridávať údaje do vlastného hárka, ale hárky v zošite nemohol nijako upravovať, či už sa myslí pridanie nového pracovného hárka alebo presúvanie hárkov v rámci zošita.
-
Ak chcete určiť, ako majú používatelia pracovať v rámci jednotlivých hárkov, použite zabezpečenie na úrovni hárka. Povedzme, že každý hárok v zošite zostavy stavu obsahuje údaje, ktoré sú spoločné pre všetky hárky, ako sú hlavičky riadkov alebo špecifické rozloženie zostavy, a nechcete, aby ich niekto zmenil. Pomocou zabezpečenia hárka môžete stanoviť, že používatelia budú môcť vykonávať v hárku iba špecifické funkcie. Môžete napríklad používateľom poskytnúť možnosť zadať údaje, ale nedovoliť im odstránenie riadkov alebo stĺpcov, alebo im umožniť iba vkladať hypertextové prepojenia či zoraďovať údaje.
Použiť môžete jednu alebo viac úrovní zabezpečenia excelových údajov podľa svojich potrieb alebo potrieb svojej organizácie. Vybrať si môžete všetky dostupné možnosti alebo kombinácie možností – závisí to vždy od požadovanej úrovne zabezpečenia excelových údajov. Môžete napríklad zašifrovať zdieľaný excelový súbor, ako aj povoliť zabezpečenie zošita alebo hárka iba prostredníctvom zabezpečenia hárka v osobnom zošite, aby ste omylom neodstránili vzorce.
Potrebujete ďalšiu pomoc?
Vždy sa môžete opýtať odborníka v komunite Excel Tech Community alebo získať podporu v komunitách.
