Pri nastavovaní schôdze cez Lync, pripájaní k takejto schôdzi a prezentovaní na nej môžete používať rôzne možnosti. Tieto osvedčené postupy vám pomôžu efektívne využívať funkcie, ktoré vám uľahčia prácu a zabezpečia príjemný priebeh schôdze.
Nastavenie schôdze cez Lync
Plánovanie schôdze
-
V prípade schôdze s malým počtom účastníkov a neformálnej schôdze s pracovníkmi z vašej spoločnosti nemusíte meniť nastavenia, stačí použiť predvolené možnosti schôdze. Nezabúdajte, že pri výbere predvolených možností sa prezentujúcim môže stať ľubovoľný účastník a že k schôdzi sa možno pripojiť priamo.
-
Ak máte v súvislosti so schôdzou špecifickú požiadavku, napríklad väčší počet účastníkov, zabezpečenie údajov alebo účasť externých klientov, je nevyhnutné zmeniť možnosti schôdze tak, aby vyhovovali tejto požiadavke. Informácie nájdete v téme Nastavenie možností schôdzí cez Lync.
Poznámka: Maximálny počet účastníkov schôdze je 250.
-
Ak sú niektorí účastníci fyzicky prítomní a ďalší sú pripojení online, schôdzu cez Lync môžete spustiť v konferenčnej miestnosti. V Outlooku kliknite na položku Vyhľadávač miestností a vyhľadajte a pridajte konferenčnú miestnosť v požadovanej budove. Miestnosť môžete rezervovať aj zvlášť a informácie o nej môžete pridať do poľa Umiestnenie v žiadosti o schôdzu.
Určenie náhradného prezentujúceho
Ak sa k schôdzi nemôžete pripojiť alebo na ňu budete meškať, vyberte náhradného prezentujúceho. Náhradný prezentujúci môže okrem iného spustiť nahrávanie, pomáhať poslucháčom a spravovať ich alebo monitorovať otázky odoslané počas schôdze, aby ste sa vy mohli sústrediť na svoju prezentáciu. Je to mimoriadne dôležité v prípade schôdze alebo udalosti s veľkým počtom účastníkov.
Zistenie svojho PIN kódu
Pri pripájaní k schôdzi cez telefón väčšinou nepotrebujete PIN kód. Pripájate sa priamo a vaše číslo sa zobrazuje v zozname účastníkov. Ak sa však chcete pripojiť ako vedúci účastník alebo overený volajúci, zobrazí sa výzva na zadanie PIN kódu a čísla do práce alebo klapky.
Poznámka: Vytáčanie v pozícii overeného volajúceho znamená iba to, že schôdza je zabezpečená a pred pripojením k nej sa treba identifikovať.
Je užitočné, ak máte svoj PIN kód poruke pre prípad potreby. Ak si svoj PIN kód nepamätáte, v žiadosti o schôdzu kliknite na položku Zabudli ste PIN kód na telefonické pripojenie? a postupujte podľa pokynov na stránke na obnovenie kódu.
Začlenenie školiaceho dokumentu alebo prepojenia do žiadosti o schôdzu
Ak pozývate účastníkov, ktorí nemajú skúsenosti s aplikáciou Lync, do žiadosti o schôdzu pridajte školiaci dokument s postupom na školenie alebo prepojenie na školenie k aplikácii Lync, aby ste účastníkom pomohli oboznámiť sa s funkciami schôdze ešte predtým, ako sa k nej pripoja.
Pripojenie k schôdzi cez Lync
-
Na schôdzu sa prihláste 10 až 15 minút pred jej začiatkom, aby ste sa pripravili a v prípade potreby mali čas na riešenie možných problémov.
-
Pred schôdzou sa rozhodnite, či budete pre zvukovú časť schôdze používať zvuk cez počítač (integrovaný zvuk a video v Lync) alebo telefón.
-
Ak používate zvuk cez počítač, nastavte svoje zvukové zariadenia a videozariadenia a skontrolujte kvalitu. Môžete použiť mikrofón a reproduktory počítača alebo pripojiť náhlavnú súpravu. Ďalšie informácie nájdete v téme Nastavenie a testovanie zvuku v Lyncu a riešenie problémov s ním.
-
Ak na zvukový prenos zo schôdze používate telefón, využite funkciu aplikácie LyncZavolať mi. V okne Pripojenie k zvukovému prenosu zo schôdze vyberte položku Zavolať mi na a zadajte telefónne číslo, na ktoré sa vám má zavolať. Ak použijete túto funkciu, nebudete musieť zadávať identifikáciu schôdze ani PIN kód.
-
Ak máte možnosť, v záujme dosiahnutia vyššej kvality zvuku použite namiesto mikrofónu a reproduktorov počítača náhlavnú súpravu.
-
Kvalita zvuku úzko súvisí so stavom siete. Používajte drôtové sieťové pripojenie a skontrolujte, či ste v počítači vypli bezdrôtové pripojenie.
-
Ak po pripojení k schôdzi nehovoríte, stlmte si mikrofón.
Prezentácia na schôdzi cez Lync
-
Požiadajte kolegu, aby sa spolu s vami prihlásil na schôdzu, a skontrolujte kvalitu zvukového a obrazového prenosu zo schôdze.
-
Skontrolujte možnosti dostupné počas schôdze a overte, či ste zapli alebo vypli správne funkcie pre poslucháčov, napríklad účastnícke povolenia, zobrazovanie obsahu alebo povolenia na zapisovanie poznámok.
-
Ak používate PowerPoint:
-
V rámci balíka snímok by nemalo byť viac než 15 snímok. Používajte na nich väčšie písmo (vyše 30 bodov) a jednoduché pozadie, ktoré účastníkov nebude rozptyľovať.
-
Prezentáciu nahrajte vopred a precvičte si používanie ovládacích prvkov pri presúvaní snímok alebo zapisovaní poznámok. Pomocou laserového ukazovateľa alebo pečiatok môžete napríklad poukázať na dôležité body prezentácie.
-
Používajte poznámky pre prezentujúceho, ktoré vám pomôžu zapamätať si body, o ktorých chcete hovoriť. Ďalšie informácie nájdete v téme Zdieľanie powerpointových snímok počas schôdze cez Lync.
-
-
Pri zdieľaní pracovnej plochy alebo programu:
-
Nezabúdajte, že pri zdieľaní programu sa účastníkom zobrazujú iba programy a súbory, ktoré zdieľate. Ak prejdete do iných programov, na schôdzi sa nebudú zobrazovať.
-
Ak chcete prepínať medzi programami, použite zdieľanie pracovnej plochy.
-
Ak chcete zistiť, čo sa zobrazuje účastníkom schôdze, keď zdieľate pracovnú plochu alebo program, v schôdzi cez Lync kliknite na položku Ukážka.
-
Informujte cieľovú skupinu o tom, že svoju oblasť zobrazenia môžu zväčšiť prechodom do režimu zobrazenia na celú obrazovku.
Ďalšie informácie nájdete v téme Zdieľanie pracovnej plochy alebo programu počas schôdze cez Lync.
-
-
Vyhraďte dostatočný čas na otázky a informujte poslucháčov o tom, že svoje otázky a komentáre môžu zadávať do oblasti určenej na výmenu okamžitých správ.
-
Ak nehovoríte, stlmte si mikrofón a skontrolujte, či v prípade potreby viete stlmiť mikrofón účastníkov alebo jeho stlmenie zrušiť pomocou aplikácie Lync alebo, ak používate telefón, pomocou príkazov tónovej voľby (stlačte klávesy *1 na klávesnici telefónu na vytáčanie, aby ste si príkazy vypočuli).
-
Na začiatku schôdze účastníkom pripomeňte, ako môžu stlmiť svoj vstup alebo zrušiť jeho stlmenie.
-
Spustenie schôdze v konferenčnej miestnosti
Miestnosť je vhodné pripraviť v dostatočnom časovom predstihu pred začatím schôdze, aby sa zabezpečilo správne nastavenie aplikácie Lync, ktoré zaručí fungovanie so zvukovými zariadeniami a videozariadeniami v miestnosti.
-
Pripojte si prenosný počítač k projektoru a v prípade potreby aj k telefónu v konferenčnej miestnosti.
-
Ak vzniká ozvena, stlmte mikrofón a reproduktory počítača. Požiadajte o to isté aj ostatných v miestnosti, ktorí sú prihlásení do aplikácie Lync.
-
Telefón v miestnosti môžete pripojiť k počítaču, prípadne sa pomocou telefónu pripojte k zvukovému prenosu zo schôdze.
-
Ak chcete použiť projektor, ktorý sa nachádza v miestnosti, pripojte kábel k počítaču a vyberte vhodné zobrazenie. Na klávesnici stlačte kombináciu klávesov Windows + P, čím vyvoláte zobrazenie, a potom kliknite na niektorú z týchto možností:
-
Duplikovať, ak chcete zobraziť svoju pracovnú plochu na monitore počítača aj na projektore v miestnosti.
-
Rozšíriť, ak chcete rozšíriť pracovnú plochu na monitore počítača a na projektore v miestnosti.
-
Iba projektor, ak chcete zobraziť pracovnú plochu iba na projektore v miestnosti.
-
Odporúčame vybrať možnosť Duplikovať, aby ste schôdzu mohli zobraziť na monitore aj obrazovke v miestnosti.
