Plánovanie množín dokumentov na serveri SharePoint Server

Informácie o množinách dokumentov

Množiny dokumentov sú funkciou v SharePoint Server 2016, ktorá umožňuje organizácii spravovať jeden výstupný alebo pracovný produkt, ktorý môže obsahovať viacero dokumentov alebo súborov. Množina dokumentov je špeciálny druh priečinka, ktorý kombinuje jedinečné atribúty množiny dokumentov, atribúty a správanie priečinkov a dokumentov a poskytuje prvky používateľského rozhrania, metaúdaje a objektového modelu, ktoré vám pomôžu spravovať všetky aspekty pracovného produktu.

Pre tímy a používateľov v mnohých organizáciách je množina dokumentov alebo pracovné produkty potrebná na lepšiu správu projektu alebo výstupu. Právny tím môže napríklad potrebovať zhromažďovať, vytvárať a spravovať rôzne dokumenty, fotografie a zvukové súbory, ktoré súvisia s konkrétnym prípadom. Alebo môže byť potrebné, aby predajný tím zostavil dokumenty z rôznych zdrojov na vytvorenie a spravovanie žiadosti o návrh (RFP) pre potenciálneho klienta. Množiny dokumentov poskytujú týmto tímom a používateľom možnosť spravovať tieto skupiny dokumentov ako jednu kolekciu, výstup alebo pracovné produkty. Majitelia množiny dokumentov môžu potom vytvoriť vlastnú uvítaciu stránku, ktorá môže zobraziť zahrnuté položky a dôležité informácie o pracovnom produkte.

V SharePoint Server 2016 môžu organizácie, ktoré chcú vytvárať a spravovať množiny dokumentov konzistentne konfigurovať typ obsahu množiny dokumentov pre jednotlivé pracovné produkty, ktoré zvyčajne vytvárajú. Typ obsahu množiny dokumentov môže potom definovať schválené typy obsahu, atribúty, predvolené položky, stĺpce, pracovné postupy a politiky. Ďalší prispôsobený typ obsahu množiny dokumentov sa potom môže vytvoriť z nadradeného typu obsahu, pričom každá z nich zdedí vlastnosti a nastavenia zo skupiny typ obsahu nadradeného dokumentu. Po pridaní typu obsahu do knižnice môžu používatelia potom vytvoriť množinu dokumentov, ktorá zdedí atribúty typu obsahu množiny dokumentov pomocou príkazu nový . Typ obsahu množiny dokumentov poskytuje ďalšie nastavenia, ktoré umožňujú špecifikovať povolené typy obsahu, predvolený obsah, zdieľané stĺpce, stĺpce uvítacej stránky a predvolené zobrazenie uvítacej stránky.

Ďalšie informácie o typoch obsahu nájdete v téme plánovanie typov obsahu a pracovných postupov (SharePoint Server 2010).

Ďalšie informácie o vytváraní a spravovaní množín dokumentov v SharePoint Server 2016 nájdete v téme Vytvorenie a konfigurácia nového typu obsahu množiny dokumentov v pomocníkovi SharePoint Server 2016.

Spravovanie množín dokumentov

Množiny dokumentov v SharePoint Server 2016 zdieľajú mnoho rovnakých atribútov a vlastností ako priečinkov. Existuje však niekoľko dôležitých úvah, ktoré by ste mali vedieť pri plánovaní riešenia pre množinu dokumentov.

• Počet dokumentov, ktoré môžu existovať v množine dokumentov, nie je obmedzený. Zobrazovanie časov zaťaženia však môže byť obmedzené na prahovú hodnotu zobrazenia zoznamu, ktorá je predvolene nastavená na položky 5 000. Priečinky sú povolené v množinách dokumentov, ale Navigácia metaúdajov sa nedá použiť v množine dokumentov. Z tohto dôvodu je dôležité zvážiť možnosť prekročenia prahov zobrazenia zoznamu a návrhu navigácie, keď určíte, koľko položiek by malo existovať v množine dokumentov. Ak okrem toho použijete funkciu Odoslať v množine dokumentov, súčet pre všetky dokumenty v množine dokumentov nemôže byť väčší ako 50 MB. V prípade kolekcie alebo pracovného produktu s veľkým počtom položiek môže byť štruktúra priečinkov v knižnici dokumentov lepšie riešenie.

• Počet množín dokumentov, ktoré môžu existovať v knižnici dokumentov, nie je obmedzený. Počet množín dokumentov, ktoré sa môžu zobraziť v zoznamoch, sa však obmedzí na prahovú hodnotu zobrazenia zoznamu.

• Ak pri používaní zdieľaných metaúdajov existuje viac ako 10 položiek, ktoré používajú zdieľané metaúdaje v množine dokumentov, aktualizácie metaúdajov budú spustené v úlohe časovača každých 15 minút. Ak máte napríklad 10 dokumentov na najvyššej úrovni knižnice a jeden dokument v množine dokumentov so zdieľanými metaúdajmi, časová úloha sa nespustí. Ak však pridáte ďalšiu množinu dokumentov s ďalšími 9 dokumentmi, spustí sa úloha časovača.

• Pri použití smerovania množiny dokumentov sa množiny dokumentov, ktoré sa odosielajú organizátorovi obsahu, zostanú v knižnici rozbaľovacieho zoznamu a presunú sa na príslušné miesto pomocou úlohy časovača spracovania organizátora obsahu, ktorý sa predvolene spustí denne.

Ak chcete použiť množiny dokumentov v kolekcii lokalít, musí byť zapnutá funkcia množiny dokumentov.

Povolenie funkcie množiny dokumentov pre kolekciu lokalít

1. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti Správa kolekcie lokalítna položku funkcie kolekcie lokalít.

2. Na stránke funkcie pre množiny dokumentovkliknite na položku aktivovať.

Po zapnutí funkcie množiny dokumentov môžete vytvoriť typy obsahu množiny dokumentov.

Plánovanie typov obsahu nastavených dokumentov

Typy obsahu, ktoré je možné použiť pre svoje riešenie, môžete naplánovať pomocou hárka analýza používania dokumentu, ktorý môžete vykonať pomocou článku Identifikácia používateľov a analýza používania dokumentu v sharepointe 2013. Potom môžete použiť hárok typu obsahu (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = exchg) na zaznamenanie rozhodnutí o každom novom type obsahu množiny dokumentov, ktorý budete používať v riešení.

Plánovanie typov obsahu množiny dokumentov pomocou hárka typu obsahu

1. Do poľa typ obsahu    v hárku typu obsahu zadajte množinu dokumentov .

2. Zadajte URL adresu lokality, na ktorej bude definovaný nový typ obsahu množiny dokumentov. Všimnite si, že typy obsahu sú k dispozícii na lokalite, v ktorej sú definované, a na všetkých lokalitách pod touto lokalitou.

3. Určenie nadradeného typu obsahu    Do poľa nadradený typ obsahu    v hárku typu obsahu zadajte typ obsahu množiny nadradených dokumentov. Bude to buď základný typ obsahu množiny dokumentov alebo vlastný typ obsahu, ktorý ste už naplánovali.

4. Určenie nastavení množiny dokumentov    Určite a potom v hárku typu obsahu zadajte tieto nastavenia množiny dokumentov:

   1. Určenie povolených typov obsahu    Zadajte predvolené typy obsahu, ktoré budú povolené v tomto type obsahu množiny dokumentov.

   2. Určenie predvoleného obsahu    Ak je nastavený typ obsahu, ktorý vytvárate, nakonfigurovaný na automatické vytvorenie predvoleného obsahu pri vytváraní novej inštancie množiny dokumentov, môžete pridať súbory do množiny dokumentov manuálne. Pridať sa môžu iba súbory povolených typov obsahu pre množinu dokumentov.

   3. Určenie zdieľaných stĺpcov    Zadajte, či sa majú hodnoty stĺpcov pre množinu dokumentov automaticky synchronizovať so všetkými dokumentmi nachádzajúcimi sa v množine.

   4. Určenie stĺpcov uvítacej stránky    Zadajte, ktoré stĺpce sa majú zobraziť na uvítacej stránke pre každú množinu dokumentov.

   5. Určenie zobrazenia uvítacej stránky    Určenie zobrazenia na zobrazenie obsahu množiny dokumentov na uvítacej stránke.

5. Určenie stĺpcov a poradia stĺpcov    V tabuľke plán stĺpcov    v hárku typ obsahu:

   1. Zadajte každý stĺpec, ktorý sa dedí z nadradeného typu obsahu. Do poľa nový?    zadajte číslo pre každú položku.

   2. Pre každý ďalší stĺpec zadajte názov preddefinovaného stĺpca alebo stĺpca, ktorý chcete vytvoriť. Zadajte názvy ďalších stĺpcov, ich typy a uveďte, či sú nové.

6. V časti Šablóna plánu    v hárku zadajte hodnotu žiadne.

7. Určenie pracovných postupov    Ak je k dispozícii pracovný postup, ktorý je relevantný pre typ obsahu množiny dokumentov, môžete ho voliteľne priradiť k typu obsahu. Pracovný postup sa potom môže iniciovať na ľubovoľnú položku zoznamu daného typu obsahu. Ak chcete zobraziť celú diskusiu o plánovaní pracovného postupu, pozrite si tému plánovanie pracovných postupov. Po preskúmaní pracovných postupov a určení pracovných postupov, ktoré sú k dispozícii, zadajte každý pracovný postup, ktorý sa má priradiť k typu obsahu v tabuľke pracovných postupov plánu    v hárku typu obsahu. Ak sa pracovný postup nededí z nadradeného typu obsahu, zadajte tieto informácie do nového stĺpca?    .

8. Určenie politiky    Politika je množina pravidiel pre typ obsahu. funkcie politiky poskytujú podrobné informácie o každom pravidle, napríklad o tom, či je možné vytlačiť položky typu obsahu alebo ktoré akcie na položke by mali byť auditované. Ďalšie informácie o plánovaní politiky nájdete v téme Plánovanie politiky správy informácií v SharePoint serveri 2013. Po preskúmaní politík a určení, ktoré funkcie politiky a šablóny politiky sú k dispozícii, v časti plánovanie politiky    v hárku typu obsahu postupujte takto:

   1. Ak nadradený typ obsahu obsahuje nastavenie politiky, použije sa v novom type obsahu nezmenené. Tým sa zabezpečí, že politiky sa po ich nastavení vynútia vo všetkých príslušných typoch obsahu. Ak aktuálny typ obsahu dedí nastavenia politiky z nadradeného typu, v časti plánovanie politiky    v hárku typ obsahu odpovedzte Áno na otázku "je politika definovaná v nadradenom type obsahu?".

   2. Ak aktuálny typ obsahu dedí politiku založenú na nadradenom type obsahu, do poľa zaznamenať názov politiky    v časti plán politiky    zadajte názov šablóny politiky. Podobne, ak aktuálny typ obsahu nezdedí politiku a chcete použiť šablónu politiky, zadajte do poľa zaznamenať názov politiky    v časti plán politiky    názov šablónu politiky.

   3. Ak aktuálny typ obsahu dedí jednu alebo viacero jednotlivých funkcií politiky z nadradeného typu obsahu, zadajte všetky funkcie politiky v tabuľke funkcií    v časti plánovanie politiky    v hárku. Ak aktuálny typ obsahu v opačnom prípade nezdedí politiku a chcete priradiť funkcie politiky k aktuálnemu typu obsahu, zadajte tieto funkcie politiky do tabuľky funkcií    . Všimnite si, že nie je možné priradiť jednotlivé funkcie politiky a politiku podľa názvu typu obsahu.

hárky

Pomocou nasledujúcich hárkov zaznamenajte informácie, ktoré sú popísané v tomto článku:

• Hárok typu obsahu (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = exchg)

• Analýza hárka používania dokumentu (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165873&clcid = exchg)